Une sous-attribution (parfois appelée subvention secondaire lorsque l'attribution principale est une subvention, ou sous-contrat lorsque l'attribution principale est un contrat) est accordée lorsque deux institutions ou plus collaborent à la réalisation d'un projet financé. Contrairement aux consultants, les sous-bénéficiaires réalisent une part substantielle du travail programmatique ou scientifique et contribuent directement aux objectifs et aux résultats du projet. Les sous-attributions sortantes sont soumises à la limitation des coûts indirects établie dans la convention tarifaire des services généraux et administratifs (F&A) de l'UNM. Si vous avez besoin d'aide pour déterminer si un collaborateur externe doit être considéré comme un sous-bénéficiaire ou un consultant, veuillez consulter notre [lien vers la documentation]. Document de clarification concernant la sous-traitance et le consultant/fournisseur
Remarque:
Procédures de sous-attribution
Suivez les étapes ci-dessous lorsque UNM Health Sciences propose d'octroyer une sous-subvention à un autre établissement dans le cadre d'un projet subventionné.
ÉTAPE 1 : Lancer le processus d'engagement du sous-bénéficiaire
Le chercheur principal et/ou le personnel du département doivent envoyer le document électronique Formulaire d'engagement du sous-bénéficiaire du tableau de bord des formulaires de demande du département à l'établissement collaborateur.
Le formulaire demandera les informations suivantes au sous-bénéficiaire proposé :
Important: Demander à l'établissement collaborateur de renvoyer tous les documents requis à au moins trois (3) jours ouvrables avant la date limite de soumission interne du département afin de laisser suffisamment de temps pour l'examen et l'intégration dans le dossier de proposition.
Étape 2 : Téléverser les documents du sous-destinataire
Téléversez tous les documents reçus via le formulaire d'engagement du sous-bénéficiaire dans l'enregistrement CLICK ERA Grants correspondant.
Le budget du sous-bénéficiaire doit être intégré au budget global de la proposition de l'UNM et sera examiné par le Bureau des projets subventionnés (SPO) avant la soumission de la proposition.
**Note: Le campus principal de l'UNM et ses antennes ne sont pas considérés comme des sous-bénéficiaires. Le personnel de ces sites doit imputer directement les dépenses à la subvention, et un tableau de répartition des frais généraux doit être établi, le cas échéant.
ÉTAPE 3 : Configuration des récompenses
Une fois que l'avis d'attribution du bailleur de fonds est parvenu à l'UNMHSC et que la subvention est validée par le SPO puis transmise au service de comptabilité des contrats et subventions, le département recevra une notification automatique l'invitant à créer un enregistrement d'accord CLICK ERA pour chaque sous-bénéficiaire. Tous les documents relatifs aux sous-bénéficiaires figurant dans le dossier de subvention doivent également être téléchargés dans le module Accords.
Le ministère devra fournir un tableau de budget de subvention (ABS) dans le cadre du processus de mise en place de la subvention C&G. Le sous-bénéficiaire devra être clairement indiqué comme poste budgétaire distinct dans le budget du projet.
Étape 4 : Rédaction et négociation de la sous-convention
Le Bureau des projets subventionnés examinera les documents soumis et préparera le projet d'accord de sous-traitance.
Il incombe au Département de veiller à ce que les documents relatifs à la sous-attribution soient correctement téléchargés dans le dossier.
SPO coordonnera toutes les négociations nécessaires avec l'institution collaboratrice et obtiendra les approbations requises avant l'exécution.
Étape 5 : Exécution de l'accord
L’accord de sous-traitance doit être intégralement signé par les deux institutions avant que les travaux puissent commencer dans le cadre de cette sous-traitance.
Une fois l'accord dûment signé, une copie électronique sera fournie à :
Étape 6 : Vérification et paiement de la facture
Après exécution, le sous-bénéficiaire soumettra les factures à la comptabilité des contrats et subventions (C&G).
C&G examinera la facture et la transmettra au chercheur principal pour vérification et approbation des frais. Une fois approuvée, la facture sera traitée par le service de la comptabilité fournisseurs pour paiement.
**REMARQUE: Si des modifications sont nécessaires APRÈS l'exécution, veuillez en informer immédiatement votre contact SPO afin de vérifier si un amendement formel est nécessaire.
Liste de vérification des propositions de sous-traitance sortantes « MONEY OUT »
Les documents suivants sont requis lorsque UNM Health Sciences propose d'octroyer une sous-subvention à un établissement collaborateur dans le cadre d'un projet subventionné.
Documents requis
☐ Formulaire d'engagement électronique du sous-bénéficiaire
L’établissement collaborateur doit remplir et certifier le formulaire électronique d’engagement du sous-bénéficiaire. Ce formulaire recueille des informations institutionnelles essentielles, notamment :
Le représentant autorisé de l'établissement partenaire (AOR) certifiera que les informations fournies sont exactes et que l'établissement se conformera aux conditions générales applicables du commanditaire.
Important : La réglementation fédérale exige que les sous-bénéficiaires maintiennent une inscription active dans SAM.gov et obtenir un identifiant d'entité unique (UEI).
☐ Lettre d'intention du consortium (le cas échéant) Une lettre d'intention de consortium distincte et spécifique peut être exigée par le commanditaire et doit être signée par le représentant autorisé de l'établissement collaborateur.
☐ Énoncé des travaux (SOW)
Un descriptif des travaux relatifs à la part du projet qui incombe au sous-traitant est requis. Bien que les activités du sous-traitant puissent être intégrées à la description globale du projet de l'UNM lors de la soumission de la proposition, un énoncé des travaux distinct sera nécessaire pour la convention de sous-traitance après l'obtention des fonds.
☐ Budget détaillé
Un budget détaillé de la part du projet incombant au sous-bénéficiaire est requis.
Si l'UNM prépare une demande SF424 R&R, les formulaires budgétaires de sous-attribution SF424 R&R doivent être extraits d'ASSIST ou de Grants.gov et fournis à l'établissement collaborateur pour être complétés.
Tous les montants budgétaires doivent être cohérents avec les montants indiqués dans le formulaire d'engagement électronique du sous-bénéficiaire.
☐ Justification du budget
Une justification budgétaire décrivant les coûts proposés est requise.
☐ Notices biographiques du personnel clé (le cas échéant)
Les notices biographiques doivent être fournies dans le format requis par le commanditaire.
Pour les propositions soumises au DHHS, les notices biographiques doivent être préparées à l'aide des formulaires communs du NIH et générées par SciENcv. Les notices biographiques au format PDF créées en dehors de la procédure des formulaires communs du NIH pourraient ne pas être acceptées par le commanditaire.
NOT-OD-26-018 Mise en œuvre par le NIH des formulaires communs
☐ Accord tarifaire F&A
Une copie de l'accord actuel relatif aux frais généraux et administratifs (F&A) de l'établissement collaborateur est requise, le cas échéant.
Documents supplémentaires pouvant être requis
☐ Certificats de formation sur la protection des participants à la recherche humaine (le cas échéant)
☐ Informations sur le soutien actuel et en attente / Autres informations sur le soutien destiné au personnel clé (si le commanditaire le demande)
Considérations particulières pour les laboratoires nationaux
Les laboratoires nationaux (par exemple, le Laboratoire national de Los Alamos ou les Laboratoires nationaux de Sandia) peuvent suivre des exigences du Département de l'Énergie qui diffèrent des pratiques universitaires standard.
Dans certains cas, le laboratoire peut ne pas fournir d'accord sur les frais généraux et administratifs et se contenter de fournir des informations sur les coûts directs et indirects. Au moment de l'attribution du financement, les laboratoires nationaux peuvent émettre un accord de financement plutôt que de signer l'accord de sous-traitance standard de l'UNM. Le Bureau des projets subventionnés connaît bien ces procédures et collaborera directement avec le laboratoire pour faciliter cette collaboration.
Notes de soumission
Vous trouverez ci-dessous les réponses aux questions les plus fréquemment posées concernant les sous-contrats. Si vous avez une question qui n'est pas abordée ci-dessous, veuillez contacter Susan Ponce au (505) 272-9383 ou par courriel à l'adresse suivante : HSC-Subawards @salud.unm.edu
Une sous-attribution est un accord en vertu duquel un bénéficiaire de financement sponsorisé (le bénéficiaire principal) fournit une partie de ce financement à un autre établissement (le sous-bénéficiaire) pour réaliser une partie substantielle du travail programmatique ou scientifique du projet.
Le sous-traitant est responsable de la réalisation des travaux définis, du respect des exigences du commanditaire et de sa contribution directe aux objectifs du projet. Le maître d'ouvrage demeure responsable, auprès du commanditaire, du suivi des performances du sous-traitant.
Si une autre institution doit réaliser une partie des travaux proposés, le sous-bénéficiaire doit être identifié lors de l'élaboration de la proposition.
Au stade de la proposition, les départements doivent obtenir les éléments suivants de l'établissement collaborateur :
Ces documents doivent être téléchargés dans le dossier CLICK ERA Grants et inclus dans le dossier de proposition soumis au Bureau des projets subventionnés (SPO) pour examen.
Suite à l'attribution du marché, SPO préparera, négociera et exécutera l'accord de sous-traitance.
Lorsqu'un autre établissement a l'intention d'inclure UNM Health Sciences en tant que sous-bénéficiaire, le département doit collaborer avec le SPO lors de l'élaboration de la proposition et s'assurer que celle-ci est acheminée par l'intermédiaire de CLICK pour examen et approbation institutionnels.
Les documents généralement requis comprennent :
Si le financement est accordé, le bénéficiaire principal émettra un accord de sous-traitance à l'intention de UNM Health Sciences pour examen, négociation et exécution.
Un fournisseur (entrepreneur) fournit des biens ou des services dans le cadre de ses activités commerciales normales et propose généralement des services similaires à de nombreux clients.
Un sous-bénéficiaire réalise une part substantielle des travaux du projet financé et contribue directement à la réalisation des objectifs de celui-ci.
Indicateurs d'une relation de sous-bénéficiaire :
Indicateurs d'une relation avec un fournisseur :
Un consultant fournit des conseils professionnels ou une expertise spécialisée moyennant des honoraires, mais n'effectue pas une partie substantielle des travaux prévus dans le cadre du projet.
Les consultants généralement :
Les sous-bénéficiaires, en revanche, réalisent une partie définie du projet et contribuent directement à la réalisation de ses objectifs.
Les sous-bénéficiaires doivent être identifiés le plus tôt possible lors de l'élaboration de la proposition.
L’obtention des documents des sous-bénéficiaires avant la soumission des propositions permet de garantir une budgétisation précise, des calculs de frais généraux corrects, un examen de conformité et une soumission des propositions en temps opportun.
Les exigences varient selon le commanditaire; toutefois, les documents généralement requis comprennent :
Veuillez consulter la liste de contrôle des sous-contrats sortants pour connaître l'ensemble des exigences.
Oui. Les frais généraux sont évalués conformément à l'accord tarifaire des frais généraux négocié au niveau fédéral par l'UNM et aux politiques publiées du commanditaire.
Pour les subventions fédérales utilisant la base du coût total direct modifié (MTDC), les frais généraux et administratifs ne sont généralement évalués que sur les premiers 50 000 $ (ou 25 000 $) de chaque sous-subvention, sauf si les exigences du commanditaire en décident autrement.
Les services doivent consulter le SPO s'ils ont des questions concernant les calculs des frais généraux.
Non. Le campus principal de l'UNM et ses campus annexes font partie de la même entité juridique et ne sont pas considérés comme des sous-bénéficiaires.
Le personnel de ces sites impute généralement directement ses frais à la subvention, et un partage des frais généraux peut être nécessaire lorsque plusieurs organisations de l'UNM participent à un projet.
Oui. Les laboratoires nationaux, tels que le Laboratoire national de Los Alamos (LANL) et les Laboratoires nationaux de Sandia (SNL), suivent souvent des exigences du Département de l'Énergie qui diffèrent des pratiques universitaires standard.
Ces organismes peuvent ne pas proposer d'accord sur les frais généraux et administratifs et utiliser d'autres mécanismes d'accord. SPO connaît bien ces arrangements et travaillera directement avec le laboratoire pour faciliter la collaboration.
MSC09 5220
1 Université du Nouveau-Mexique
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Emplacement physique:
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