Comptabilité illimitée

MSC09 5222
1 Université du Nouveau-Mexique
Albuquerque, NM 87131

Emplacement physique:
1650 boul University NE
Deuxième étage, bureau 2700

Téléphone : (505) 272-6266
Télécopieur : (505) 272-0159

APPRENTISSAGE

Ce qui suit sont des présentations LEARN organisées par le personnel de HSC Unrestricted Accounting et d'autres départements/organisations associés. Ces présentations sont conçues pour vous fournir des informations essentielles sur nos pratiques commerciales qui vous aideront à rendre le processus comptable sans restriction aussi simple que possible. Les présentations LEARN sont programmées à divers moments de l'année, et vous pouvez y assister sans inscription préalable. Toutefois. les éléments ci-dessous sont les présentations et les documents pour les présentations LEARN qui ont été menées précédemment. N'hésitez pas à les parcourir et à vous familiariser avec le matériel - la plupart des réponses que vous recherchez y sont probablement contenues.

Rivière Chrome

Chrome River APPREND (Nécessite UNM Net ID et mot de passe)

POUR VOIR LES COURS D'APPRENTISSAGE À VENIR, CLIQUEZ SUR LA BANNIÈRE CI-DESSOUS :

Programme d'apprentissage

Ce sont des ateliers ouverts. Aucune inscription préalable n'est requise.
Appelez Cynthia Allison au 272-3628 pour plus d'information.

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Comprendre les indices de dépenses dotés et non dotés

Présentateur: Cynthia Allison
Date: 10-09-2019

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Frais de recrutement vs frais de déménagement

Présentateur: John Brandt
Date: 10-04-2019

Présentation - PowerPoint

Trucs et astuces de Chrome River

Présentateur: Laura Putz
Date: 05-23-2019

 

Bannière 9 Formation NSAR

Présentateur: Laura Putz
Date: 03-16-2018

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Politique de voyage-Vous faites l'appel !

Présentateur: Laura Putz
Date: 08-16-2017

Vous passez l'appel

Présentateur: Laura Putz
Date: 03-22-2017

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Chrome River commence le voyage

Présentateur: Jason Galloway
Date: 01-31-2017

Considérations sur le département Rôles et responsabilitésRemboursement des étudiants/non-employésDéléguésPré-approbation pour les approbations de voyageSoutien du personnelRapports exécutifsConventions de nommage des rapportsÉtablir les attentes de réconciliation PCardDépartement ChampionsFormationDépartementalEODAide au travailGuides de référenceConnexionPCTableau de bordRapport de dépensesSous-menusDépenses en ligneAjustementsChampionsDépartementaireEODAide au travailGuides de référenceConnexionPCTableau de bordRapport de dépensesSous-menusDépenses en ligne

Sujets d'actualité dans l'administration des contrats et des subventions HSC

Présentateur: Jason Galloway, contrôleur associé des contrats et subventions HSC
Date: 11-15-2016

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Considérations sur le départementRôles et responsabilitésRemboursement des étudiants/non-employésDéléguésPré-approbation pour les approbations de voyageSoutien du personnelRapports de la directionConventions de nommage des rapportsÉtablir les attentes de réconciliation PCardDépartement ChampionsFormationDépartementalEODAide au travailGuides de référenceConnexionPCTableau de bordRapport de dépensesSous-menusDépenses de ligneAjustementsChampionsDépartementEODOutils de travailGuides de référenceConnexionPCTableau de bordRapport de dépensesSous-menusDépenses en ligne

La rivière Chrome se prépare à être lancée

Présentateur: Laura Putz, Joyce Chavez, Travis Barnette
Date: 08-25-2016

Considérations sur le département Rôles et responsabilitésRemboursement des étudiants/non-employésDéléguésPré-approbation pour les approbations de voyageSoutien du personnelRapports exécutifsConventions de nommage des rapportsÉtablir les attentes de réconciliation PCardDépartement ChampionsFormationDépartementalEODAide au travailGuides de référenceConnexionPCTableau de bordRapport de dépensesSous-menusDépenses en ligneAjustementsChampionsDépartementaireEODAide au travailGuides de référenceConnexionPCTableau de bordRapport de dépensesSous-menusDépenses en ligne

Comptabilisation des crédits de l'État

Présentateur: Desirée Rassemblements
Date: 02-09-2016

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  Comptabilité des crédits de l'État préparée par Desiree Gathings 2/9/16 ANNEXE 4 - INSTRUCTIONS DU RAPPORT DE PERFORMANCE DU PROGRAMME 4 ANNEXE 5-HED RAPPORT DE FERMETURE FY5 5 ANNEXE 6-HED FORMULAIRE DE FERMETURE FY6 6 ANNEXE 6- HED RAPPORT D'OUVERTURE FY7 7 ANNEXE 1- HED FORMULAIRE D'OUVERTURE FY8 2 ANNEXE 15-DÉFINITIONS DE L'HED 9 ANNEXE 3-LIGNES DIRECTRICES DE L'ÉTAT 15 ANNEXE 12-FOURNITURE DE REPAS 4 ANNEXE 17-BUDGET CONTACTS BUDGET 17 CAMPUS PRINCIPAL 5 CENTRE DES SCIENCES DE LA SANTÉ 17 CRÉDITS DE L'ÉTAT Les crédits de l'État à l'UNM sont des fonds reçus de l'État à des fins spécifiques. Ce financement est assorti de diverses directives et est soumis à des lois qui contrôlent la manière dont il est dépensé. Tous les financements par crédits de l'État n'ont pas le même type de directives. Les crédits d'instruction et généraux (I & G) sont destinés à l'éducation et au soutien de l'éducation. D'autres crédits de l'État sont destinés à d'autres projets spécifiques et peuvent avoir des orientations différentes. En règle générale, les crédits de l'État sont considérés comme des fonds non affectés. Cela signifie que le crédit n'est pas mis en place dans le système comptable avec un moniteur fiscal. Même si les crédits sont considérés comme illimités à des fins comptables, des restrictions sont imposées à l'utilisation des fonds. Les budgets du campus principal et du campus secondaire comprennent 222 millions de dollars de fonds alloués par l'État pour l'exercice 2015-2016. De ce montant, 213 millions de dollars sont des fonds I&G, ou 96 % des crédits du campus principal et des campus secondaires. Les budgets du HSC comprennent 99 millions de dollars d'affectations de l'État, dont 66 millions de dollars, soit 67%, sont des fonds I&G. Crédits de l'État pour l'exercice 2015-2016 Portion pédagogique et générale Pourcentage pédagogique et général Campus principal 201,101,300 192,500,200 96 $ 99,368,700 66,216,200 67 $ 20,972,000 % Centre des sciences de la santé 20,972,000 100 321,442,000 $ 279,688,400 87 9 $ XNUMX % Campus des succursales XNUMX XNUMX XNUMX $ XNUMX XNUMX XNUMX $ XNUMX % Total UNM XNUMX XNUMX XNUMX $ XNUMX XNUMX XNUMX $ XNUMX % Crédits pas I&G sont destinés aux projets de recherche et de service public, et sont appelés RPSP. Les PPA et certains projets d'I&G sont des postes budgétaires dans la Loi sur les crédits généraux. Chacun de ces programmes d'articles a des exigences de rapport spéciales et doit être suivi séparément. Il existe trois types de dotations de l'État : les fonds de fonctionnement récurrents, les fonds de fonctionnement non récurrents et les fonds de capital. Lorsque vous recevez de nouveaux crédits, contactez votre bureau du budget respectif (voir l'annexe XNUMX) pour obtenir des conseils sur la configuration du crédit dans Banner. FONDS RÉCURRENT OU NON RÉCURRENT En règle générale, la section de la loi de crédits générale où réside votre crédit dicte si votre crédit est récurrent ou non. Si votre crédit n'est pas récurrent, vous n'aurez peut-être qu'un an pour dépenser les fonds. Votre bureau du budget peut vous aider à déterminer le temps dont vous disposez pour dépenser votre crédit non récurrent. Sachez que même si votre appropriation est une appropriation « récurrente », une future législature pourrait éliminer votre appropriation car une législature ne peut pas engager les futures législatures à des dépenses. En outre, le gouverneur du Nouveau-Mexique dispose d'un droit de veto sur les crédits budgétaires. Il est possible pour le législateur de financer un crédit et pour le gouverneur de le supprimer via un veto par poste. RETOUR DES FONDS Parfois, l'État reprend (rembourse) une partie de l'argent qui a été affecté à un programme. Les lignes directrices sur le moment où cela se produira sont complexes et peuvent varier d'une année à l'autre. Un programme peut devoir restituer des fonds non dépensés ou non grevés. Si vous avez des questions spécifiques, veuillez contacter votre bureau du budget (voir Annexe 9). QUESTIONS BUDGÉTAIRES Les départements peuvent aider à garder les crédits de l'État correctement signalés. Un code de programme unique est utilisé pour tous les crédits publics au Centre des sciences de la santé. Si un ministère souhaite modifier les indices des programmes appropriés par l'État, il doit contacter le bureau du budget approprié avant toute modification. Les fonds doivent rester dans le bon code de programme lorsqu'ils sont ajustés. Idéalement, les fonds devraient rester dans le même indice pendant toute la durée de l'exercice. Lors de l'ajustement des crédits de l'Etat lors des sessions législatives, la direction du budget est l'instance qui suit les évolutions. À la fin de la période de signature des factures et une fois que le Département de l'enseignement supérieur a finalisé la distribution des compensations, le bureau du budget fournit des informations détaillées à UNM Banking pour garantir que vos indices reçoivent les montants de distribution appropriés de l'État. Les ajustements peuvent inclure, sans s'y limiter : des augmentations de rémunération, des augmentations des dépenses d'exploitation, des réductions de programmes et l'élimination des crédits. De plus, la législature va parfois « poncer » ou « raser » les crédits. Le ponçage et le rasage sont des coupes générales dans tous les crédits dans la section particulière de la loi de crédits. Généralement, les ponçages sont de petites coupes. Un exemple de ponçage est une réduction générale de 01 % des crédits. Un rasage est une réduction importante, telle qu'une réduction générale de 5 % des crédits. INSTALLATIONS ET FRAIS ADMINISTRATIFS (F&A) À l'heure actuelle, les dépenses F&A ne sont évaluées que sur les crédits du CSS. Les nouveaux crédits publics récurrents au HSC sont évalués à 6 % F&A, dont 5 % sont conservés au HSC et 1 % sont transférés au campus principal. Pour plus d'informations, contactez votre bureau du budget (voir annexe 9). F&A ne sont pas facturés sur les crédits d'État du campus principal ou du campus secondaire à l'heure actuelle. DÉPENSES DES CRÉDITS DE L'ÉTAT Les crédits de l'État doivent être dépensés conformément aux directives données par l'État, souvent appelées intention législative. Lors de la dépense des crédits de l'État, il est important de connaître les directives et restrictions associées. Les directives générales de l'État se trouvent à l'annexe 7. PARTAGE DES COTS En général, le partage des coûts des crédits de l'État n'est pas autorisé. Les dépenses liées au partage des coûts peuvent être autorisées si elles sont conformes à l'intention législative du crédit. Si des dépenses de partage des coûts sont envisagées, contactez votre bureau du budget pour plus d'informations. Les dépenses de partage des coûts sont inhabituelles avec le financement des crédits de l'État. DIRECTIVES DE DÉPENSES Certaines directives comptables générales s'appliquent aux dépenses des crédits de l'État. Ceux-ci sont particulièrement remarquables : * L'alcool ne peut pas être imputé à un indice avec le financement des crédits de l'État. * Les frais de lobbying ne peuvent pas être imputés sur un indice financé par des crédits de l'État. FRANÇAIS DE PAIE Les crédits de l'État peuvent être répartis comme suit : Crédits de l'État Financement I&G : pour les unités d'enseignement et générales non autonomes (ou les unités avec des sources de revenus I&G groupées enregistrées sous le code de compte 1640) utilisez les avantages sociaux groupés. Pour les unités d'enseignement et générales autonomes (ou les unités dont les sources de revenus sont comptabilisées dans les codes de compte 0720 ou 0740), les avantages sociaux sont budgétisés et imputés au même indice que les dépenses de main-d'œuvre. Affectations d'éléments de ligne : peuvent être dans n'importe quel code de programme en fonction de l'objectif ou de l'intention (les unités dont les sources de revenus sont comptabilisées dans les codes de compte 0720 ou 0740) Les avantages sociaux sont budgétisés et imputés au même indice que les dépenses de main-d'œuvre. La plupart des avantages sociaux I&G sont dans la catégorie I&G non autosuffisante sur les deux campus. Lorsqu'un employé est payé avec ces fonds I&G, les dépenses annexes de la paie n'atteignent pas le même indice que le salaire de l'employé, mais sont comptabilisées dans un indice I&G centralisé. Lorsqu'un employé est payé avec des fonds I&G autonomes, les dépenses annexes de la paie seront directement imputées à l'indice imputé aux dépenses salariales. Dans les rares occasions où un programme I&G reçoit une affectation budgétaire, le bureau du budget demande une estimation du budget du programme. Les avantages sociaux nécessaires pour les dépenses salariales sont placés dans les indices d'avantages sociaux mis en commun au HSC. Les crédits des postes budgétaires principaux du campus qui relèvent de l'I&G sont traités comme des programmes autofinancés, où les avantages sociaux sont passés en charges dans le même indice que les dépenses de main-d'œuvre. Lorsqu'un employé est payé avec des crédits de ligne spéciaux non I&G, les dépenses annexes de la paie sont budgétisées et passées en charges selon le même indice que le salaire de l'employé. RAPPORTS D'ÉTAT EXPLICATIONS Les programmes qui reçoivent des crédits budgétaires doivent fournir des données programmatiques à l'État. Cette démarche est coordonnée par la Direction de l'Enseignement Supérieur (HED). Les données doivent être mises à jour annuellement sur des formulaires fournis par la HED. Le HED a apporté des modifications aux formulaires et aux exigences de déclaration au fil des ans et peut changer à nouveau à tout moment. Les bureaux du budget des universités travaillent de manière proactive pour déterminer quand les changements seront mis en œuvre afin d'informer les programmes des changements à venir dans les exigences de rapport et les délais. Au cours des deux dernières années, les programmes existants et continus ont été tenus de remplir des formulaires de clôture de projet pour l'exercice précédent et des formulaires de démarrage de projet pour l'exercice suivant. Les nouveaux programmes ne remplissent que les formulaires de démarrage du projet. Des exemples de certains de ces formulaires et des définitions associées se trouvent dans les annexes un à cinq. En plus des rapports annuels requis, les programmes avec des postes budgétaires appropriés par l'État sont soumis à un examen supplémentaire par le Comité législatif des finances (LFC), le Département de l'administration des finances (DFA) et le HED. Les évaluations peuvent être programmatiques, financières ou les deux. Ils peuvent survenir à tout moment et le format peut varier. PROBLÈMES DE REPORTING FINANCIER L'UNM a mis en place son système comptable en gardant à l'esprit les exigences complexes de reporting de l'État. Lorsque le bon indice est utilisé, avec le bon programme et le bon code de fonds ayant été attribués, les rapports requis par l'État sont relativement faciles à compiler. ANNEXE 1-INSTRUCTIONS POUR LE RAPPORT DE RENDEMENT DU PROGRAMME 1. Les formulaires et instructions suivants proviennent du Département de l'enseignement supérieur (HED) : veuillez soumettre ces rapports au bureau du budget du HSC avant le 15 juillet 2. Les formulaires requis suivants sont fournis aux formats Word et Excel : > Rapport de clôture HED FY15 Comprend : Aperçu du programme, objectifs, résultats et prochaines étapes (document Word -- format narratif) > Formulaire de clôture HED FY15 Comprend : Objectifs du programme, mesures de performance, cibles et résultats, comparaison du budget aux données réelles et historique du budget (classeur Excel) > Rapport d'ouverture HED FY17 - Comprend : Aperçu du programme, justification et résultats attendus (document Word - format narratif) > Formulaire d'ouverture HED FY17 - Comprend : Catégorisation du projet, Objectifs du programme, mesures de performance, cibles, résultats attendus et budgets (cahier Excel) ** Veuillez noter que certains éléments sont déjà remplis pour vous ou indiquer que le bureau du budget du HSC les remplira pour vous avant de les soumettre à la HED. 3. Tous les programmes doivent avoir des missions, des buts, des objectifs, des mesures de performance et des cibles clairement définis - les formulaires liés aux mesures sont fournis dans un modèle de formulaire Excel et comprennent : > Fiche de mesure du démarrage du projet Les établissements sont tenus de soumettre des rapports annuels sur le rendement du programme sur les progrès accomplis dans la réalisation de leurs mesures cibles liées à leurs buts et objectifs ainsi que sur la dépense opportune des fonds. Certains crédits doivent être reversés au fonds général s'ils ne sont pas dépensés à la fin de l'exercice financier déterminé, à moins d'indication contraire dans le projet de loi appropriant. 4. Les rapports et formulaires ci-dessus doivent être soumis au bureau du budget du CSS au plus tard le 15 juillet, par courrier électronique sous forme de fichier(s) électronique(s) à dgathings@salud.unm.edu Des questions ? Contactez Desiree Gathings, par e-mail dgathings@salud.unm.edu ou par téléphone au 505-272-0904, ou Vanessa Hawker, par e-mail à vhawker@salud.unm.edu ou par téléphone au 505-272-2584. ANNEXE 2-HED CLOSING REPORT FY15 APPENDICE 3-HED FORMULAIRE DE CLTURE FY15 Ce qui précède est quatre pages d'un classeur de douze pages. Communiquez avec le bureau du budget du CSS pour obtenir le formulaire complet. Pour HSC, ce formulaire provient du HSC Budget Office. Pour le campus principal, ce formulaire provient du Bureau des relations gouvernementales ANNEXE 4- RAPPORT D'OUVERTURE DU HED FY17 ANNEXE 5- FORMULAIRE D'OUVERTURE DU HED FY17 Ce qui précède est cinq pages d'un cahier de treize pages. Communiquez avec le bureau du budget du CSS pour obtenir le formulaire complet. Pour HSC, ce formulaire provient du HSC Budget Office. Pour le campus principal, ce formulaire provient du Bureau des relations gouvernementales. ANNEXE 6-DÉFINITIONS HED ANNEXE 7-DIRECTIVES D'ÉTAT Division du contrôle financier Système de comptabilité centrale - Livre blanc Révisé : juillet 2002 Pour les dernières informations, voir http://www.dfafcd.state.nm.us Authority et le Propriety of Expenditures Table of Table des matières Présentation.................................................. .................................................................. ..2 Critères de détermination de la justesse d'une dépense..........................2 1. Mission constitutionnelle, statutaire et contractuelle.................................2 2. Intérêt public et objectif .................................................................. .......................3 3. Nécessité................................................. .................................................................. 3 4. Appropriation, budget et ressources disponibles....................................4 Conclusion.......... .................................................................. .......................................5 DFA Section 6-5-6, La NMSA, 1978, telle que modifiée, exige que la Division du contrôle financier (FCD) du ministère des Finances et de l'Administration du Nouveau-Mexique détermine que toutes les dépenses sont destinées à un objectif autorisé par la loi. Ce livre blanc décrit les quatre critères que FCD utilise pour prendre cette décision. Division du contrôle financier DFA Introduction La Division du contrôle financier du ministère des Finances et de l'Administration doit déterminer que toutes les dépenses sont destinées à une fin autorisée par la loi (article 6-5-6, NMSA 1978). Ce livre blanc décrit les quatre critères que FCD utilise pour prendre cette décision. Pour simplifier les informations ci-dessous, ce document utilise le terme « propre » pour décrire une dépense autorisée par la loi. Pour la même raison, il utilise le terme « agence » pour désigner les agences, les départements, les institutions, les conseils, les bureaux, les commissions et les comités de l'État du Nouveau-Mexique. Critères de détermination du caractère approprié d'une dépense 1. Mission constitutionnelle, statutaire et contractuelle Ce critère exige que les dépenses d'une agence soient cohérentes avec la mission de l'agence. La constitution et les statuts de l'État du Nouveau-Mexique, ainsi que les engagements contractuels légalement autorisés, définissent la mission d'une agence. Ils le font en délimitant les fonctions, les responsabilités et les devoirs de l'agence. Par exemple, la mission du ministère des Finances et de l'Administration comprend le contrôle financier. L'article 6-5-2, NMSA, 1978, tel que modifié, crée une division pour mener à bien cette mission et décrit les fonctions, les responsabilités et les devoirs de la division comme : La division de contrôle financier du département d'État des finances et de l'administration doit maintenir un système de comptabilité de l'État et concevra, formulera, approuvera et contrôlera les méthodes et procédures comptables de toutes les agences de l'État. Livre blanc 2 Autorité et propriété des dépenses Division du contrôle financier DFA Compte tenu de cette mission, si la division devait publier des manuels de procédures comptables à distribuer aux agences, les dépenses seraient « bonnes ». Par contre, les dépenses pour construire une autoroute ne le seraient pas. En plus de la législation qui crée une agence, d'autres législations peuvent contribuer à la définition de la mission d'une agence. Par exemple, une loi de crédits peut inclure une disposition qui s'ajoute à la mission d'une agence. En utilisant le même exemple ci-dessus, si le ministère des Finances et de l'Administration recevait un crédit pour construire une autoroute, sa mission, dans la mesure du crédit, inclurait la construction d'une autoroute. Les accords contractuels, s'ils sont autorisés par la loi, peuvent également contribuer à la définition de la mission d'une agence. Les subventions d'organismes privés en sont un exemple.  2. Bénéfice et objectif publics Ce critère exige que les dépenses contribuent à l'accomplissement par une agence de sa mission constitutionnelle, statutaire ou contractuelle. Les dépenses peuvent contribuer de deux manières : 1) en servant un « objectif public » et 2) en fournissant un « intérêt public ». Si les dépenses aident ou promeuvent les progrès vers l'accomplissement par une agence de sa mission constitutionnelle, statutaire ou contractuelle, les dépenses sont d'utilité publique. Si les dépenses permettent à un organisme d'accomplir cette mission (en tout ou en partie), les dépenses procurent un avantage public. Par exemple, si la mission d'une agence comprend la fourniture de services de travailleurs sociaux aux nécessiteux, les dépenses pour recruter un travailleur social sont à des fins publiques - elles aident l'agence à progresser vers la réalisation de sa mission. D'un autre côté, les dépenses pour le salaire d'un travailleur social seraient avantageuses : elles permettent à l'agence d'accomplir sa mission. Les dépenses doivent toujours être d'utilité publique. Les dépenses peuvent ou non fournir un avantage public. Cependant, si elles ne fournissent pas un avantage public, la FCD peut exiger d'une agence qu'elle documente par écrit pourquoi les dépenses sont nécessaires (voir les critères de « nécessité » ci-dessous). De plus, si l'objectif public, l'intérêt public ou les deux ne sont pas clairs pour FCD, FCD peut exiger d'une agence qu'elle fournisse des éclaircissements écrits. Il utilisera cette clarification pour prendre une décision finale sur l'approbation ou non des dépenses. Cependant, si FCD conclut qu'une dépense, de par sa nature même, ne fournit pas un objectif ou un avantage public, FCD ne demandera pas de clarification et désapprouvera simplement la dépense. Des exemples de ce type de dépenses incluent le remboursement d'un employé pour les boissons alcoolisées que l'employé a consommées, le Livre blanc 3 Autorité et propriété des dépenses Division du contrôle financier DFA ou le coût des articles (photos de l'employé, cadeaux, etc.) qui seront utilisé pour promouvoir (annoncer) l'employé.  3. Nécessité Ce critère vise à faire le meilleur choix entre les options. Lorsqu'il existe différents moyens d'accomplir une mission, ce critère impose à une agence de choisir les moyens qui continueront à fournir, ou contribueront à fournir, l'intérêt public souhaité mais le feront pour le moins de dépenses possible. Par exemple, l'agence X peut soit louer un centre de formation dans un hôtel pour un coût de 2,000 25 $, soit utiliser un centre de formation appartenant à l'État pour le coût de frais de nettoyage de XNUMX $. En supposant que l'Agence puisse fournir la formation efficacement sur l'un ou l'autre site, ce critère exige que l'Agence X utilise l'installation au coût de 25 $.  4. Affectation, budget et ressources disponibles Ce critère exige que l'objectif des dépenses soit cohérent avec l'affectation correspondante, que le total des dépenses respecte le budget établi par la loi et que le budget établi par la loi soit soutenu par des ressources réelles, y compris des liquidités. Appropriation : Une « appropriation » de la législature est l'autorité pour une agence de faire des dépenses pour un but donné. Selon la mission statutaire d'une agence, cet objectif relève généralement de l'une des grandes catégories suivantes : ???Législatif ???Judicial ???Contrôle général ???Réglementation, autorisation et développement économique ???Culture, loisirs et ressources naturelles ???Santé et ressources humaines ???Sécurité publique ???Transports et routes ???Éducation ???Enseignement supérieur ???Soutien aux écoles publiques L'objet des dépenses doit être celui prévu par le crédit. Par exemple, un crédit fait pour les transports et les routes ne devrait pas être dépensé pour la santé et les services à la personne. En plus des grandes catégories ci-dessus, la législature divise généralement le but des crédits dans les unités de crédits suivantes : ???Services personnels et avantages sociaux Livre blanc 4 Autorité et propriété des dépenses Division du contrôle financier DFA ???Services contractuels ??? Autre Lorsque la législature accorde un crédit à une agence, sauf indication contraire dans la loi de crédits, le but visé par l'appropriation est la mission constitutionnelle et statutaire de l'agence. Si le législateur restreint le crédit aux unités de crédit énumérées ci-dessus, l'objet du crédit est également défini par le montant que le législateur alloue à ces unités. Selon ce critère, les engagements contractuels doivent être cohérents avec l'autorité donnée à une agence par la loi. Il n'y a pas d'exceptions. Budget et ressources disponibles : Le budget est le pont entre les crédits et les ressources. L'existence d'un budget permet de s'assurer que les crédits sont soutenus par des ressources (c'est-à-dire par des liquidités et des revenus gagnés). L'article 6-3-7, NMSA, 1978 interdit à une agence de faire des dépenses qui ne sont pas autorisées par un budget approuvé. Ce critère exige qu'une agence respecte son budget lorsqu'elle effectue des dépenses. En outre, il exige qu'une agence demande une demande d'ajustement budgétaire et réduise son budget si les revenus projetés de l'agence ne correspondent pas aux prévisions. Conclusion À moins qu'une dépense proposée ne réponde aux quatre critères ci-dessus, elle ne devrait pas être engagée. ANNEXE 8 - FOURNITURE DE REPAS Division du contrôle financier Livre blanc sur le système de comptabilité centrale Publié : 12 juillet 2002 Pour les dernières informations, voir http://www.dfafcd.state.nm.us Fourniture de repas et de véhicules appartenant à l'État aux employés Table des matières Introduction .................................................................. ..............................................2 Repas.. .................................................................. .................................................................. .....3 Véhicules appartenant à l'État .................................................. .......................................3 Direction du Contrôle Financier DFA DFA Ce livre blanc est un produit de la Division du contrôle financier du ministère des Finances et de l'Administration du Nouveau-Mexique. Il s'agit d'une « clé » pour comprendre les questions liées aux finances et à la comptabilité et ne remplace pas la loi ou les règles et règlements du Département des finances et de l'administration et du Département des services généraux. Division du contrôle financier DFA Introduction Les circonstances peuvent parfois justifier qu'un organisme public1 fournisse un repas à un employé ou l'utilisation d'un véhicule appartenant à l'État. Ce livre blanc indique quand il est approprié de le faire et quand il ne l'est pas.2 Selon les circonstances, lorsqu'une agence fournit un repas à un employé ou permet à l'employé d'utiliser un véhicule appartenant à l'État, le repas ou l'utilisation peut être un avantage en nature. Un avantage en nature équivaut à de l'argent.        Offrir à un employé un avantage en nature augmente sa rémunération. Le montant maximum qu'une agence peut indemniser un employé individuel, y compris les élus, est établi par la loi (soit par la constitution de l'État, soit par une loi, soit par un règlement). Selon les circonstances, une agence qui ajoute un avantage en nature à la rémunération maximale autorisée par la loi enfreint l'article 30-23-2, NMSA 1978, qui stipule en partie : Quiconque s'engage à payer ou à recevoir de l'argent public pour des services non rendus est coupable d'une crime au quatrième degré.        Par conséquent, en règle générale, une agence ne devrait pas fournir de repas aux employés ou permettre aux employés d'utiliser des véhicules appartenant à l'État, si cela entraîne une indemnisation. 1Aux fins de ce livre blanc, « agence » désigne tout département, institution, conseil, bureau, commission, district ou comité du gouvernement de l'État du Nouveau-Mexique. 2La loi sur les indemnités journalières et le kilométrage, la loi sur les transports et les services et le code administratif du Nouveau-Mexique (titre 1, chapitre 5, partie 2 et titre 2, chapitre 42, partie 2) traitent également de l'opportunité de fournir des repas et des véhicules appartenant à l'État aux des employés. Pour s'assurer d'une compréhension approfondie de ce sujet, le lecteur de ce livre blanc devrait également lire les lois et le code.   Repas De Minimis Repas Les repas de minimis sont des repas qui ont peu de valeur, compte tenu de la fréquence à laquelle une agence les fournit à un employé. Les exemples incluent ce qui suit : 1) café, beignets ou boissons gazeuses servis lors d'un séminaire de formation formel ; 2) repas fournis par un vendeur et inclus dans les frais d'inscription à un séminaire, forum, conférence, etc.; ou 3) un repas occasionnel fourni à un employé, à son lieu de travail — pour la commodité de l'agence — pour permettre à l'employé de faire des heures supplémentaires.        Si une agence fournit des repas plus de quatre fois par exercice à un employé, cela peut être suffisamment fréquent pour que les repas ne soient pas considérés comme de minimis. Par conséquent, une agence doit obtenir une autorisation écrite de la Division du contrôle financier du ministère des Finances et de l'Administration pour aller au-delà de quatre repas par année fiscale, même si chaque repas individuel est considéré comme de minimis. Autres types de repas Il existe des circonstances limitées dans lesquelles une agence peut acheter un repas pour un employé. Premièrement, un repas peut être fourni à un employé qui voyage en vertu des dispositions de la Loi sur les indemnités journalières et kilométriques.        Deuxièmement, un repas peut être fourni à un employé lorsqu'il n'y a pas suffisamment d'installations de restauration à proximité du lieu de travail, à condition que le repas soit pour la commodité de l'agence et qu'il soit fourni pendant les heures de travail. Un exemple serait un repas fourni à un employé qui intervient en cas de catastrophe ou d'urgence et ne peut pas quitter son poste de travail.        Troisièmement, un repas « d'affaires », mais seulement lorsque les dépenses de divertissement sont expressément autorisées par le législateur. Un exemple de repas d'affaires serait un repas pour un employé du développement économique utilisant sa présence à un déjeuner comme une opportunité de promouvoir le Nouveau-Mexique en tant que lieu d'affaires.        Un exemple d'autorisation spécifique de la législature serait un crédit qui comprend la langue autorisant les dépenses de divertissement. En l'absence d'une langue spécifique dans un crédit, une langue spécifique dans la demande de budget ou la recommandation qui est à la base de l'allocation suffira. Cependant, l'« intention » d'une demande de budget, d'une recommandation budgétaire ou d'un crédit ne le serait pas.        Une agence ne devrait pas acheter de repas aux employés comme moyen de promouvoir la bonne volonté ou de remonter le moral des employés. Ceci s'applique également aux repas de minimis. Véhicules appartenant à l'État Une agence ne devrait pas permettre à un employé l'utilisation personnelle d'un véhicule appartenant à l'État. Il n'y a pas d'exceptions à cela. (Cela ne signifie pas qu'un employé ne peut pas apporter d'aide d'urgence ou d'assistance à qui que ce soit.) Si un employé voyage, tel que défini par le Règlement régissant la Loi sur les indemnités journalières et kilométriques, l'utilisation du véhicule à des fins professionnelles inclurait l'employé utilisant le véhicule pour atteindre la destination du voyage et obtenir de la nourriture, un abri et les autres nécessités nécessaires pour maintenir sa santé pendant le voyage. L'utilisation du véhicule pour profiter des attractions touristiques locales ne serait pas une utilisation commerciale. Ni l'un ni l'autre ne parcourraient soixante milles pour dîner lorsqu'un restaurant est disponible à proximité.        En général, une agence ne devrait pas permettre à un employé d'utiliser un véhicule appartenant à l'État pour faire la navette entre son poste de travail désigné et sa résidence. Les trois exceptions à cette règle, qui sont l'utilisation commerciale d'un véhicule, sont les suivantes : 1) un employé de la sécurité publique se déplaçant dans un véhicule de police ou d'incendie clairement identifié, lorsque le déplacement est pour la commodité de l'État (par exemple, l'agent doit avoir son véhicule avec lui en tout temps pour répondre immédiatement aux appels d'urgence); 2) un agent des forces de l'ordre se déplaçant dans un véhicule banalisé, lorsque le déplacement est pour la commodité de l'État ; ou 3) un employé se déplaçant dans un véhicule pour protéger le véhicule après les heures de travail.        Pour le point 3 de l'alinéa précédent, qu'il soit volontaire ou obligatoire, l'agence doit inclure la valeur d'utilisation du véhicule dans le salaire du salarié. Conformément aux directives de l'Internal Revenue Service, la valeur est de 1.50 $ l'aller simple. However, if the employee is an elected official or highly compensated employee (an employee who received over $90,000 in compensation in the prior calendar year), the agency must instead use the annual lease value from the table below:          Annual          Automobile’s Lease          Cost Value          $0 to 999.........................................................................$600          1,000 to 1,999...................................................................850          2,000 to 2,999................................................................1,100          3,000 to 3,999................................................................1,350          4,000 to 4,999................................................................1,600          5,000 to 5,999................................................................1,850          6,000 to 6,999................................................................2,100          7,000 to 7,999................................................................2,350          8,000 to 8,999................................................................2,600          9,000 to 9,999................................................................2,850          10,000 to 10,999............................................................3,100          11,000 to 11,999............................................................3,350          12,000 to 12,999............................................................3,600          13,000 to 13,999............................................................3,850          14,000 to 14,999............................................................4,100          15,000 to 15,999............................................................4,350          16,000 to 16,999............................................................4,600          17,000 to 17,999............................................................4,850          18,000 to 18,999............................................................5,100          19,000 to 19,999............................................................5,350          20,000 to 20,999............................................................5,600          21,000 to 21,999............................................................5,850          22,000 to 22,999............................................................6,100          23,000 to 23,999............................................................6.350          24,000 to 24,999............................................................6,600          25,000 to 25,999............................................................6,850          26,000 to 27,999............................................................7,250          28,000 to 28,999............................................................7,750          30,000 to 31,999............................................................8,250          32,000 to 33,999............................................................8,750          34,000 to 35,999............................................................9,250          36,000 to 37,999............................................................9,750          38,000 to 39,999..........................................................10,250          40,000 to 41,999..........................................................10,750          42,000 to 43,999..........................................................11,250          44,000 to 45,999..........................................................11,750          46,000 to 47,999..........................................................12,250          48,000 to 49,999..........................................................12,750          50,000 to 51,999..........................................................13,250          52,000 to 53,999..........................................................13,750          54,000 to 55,999..........................................................14,250          56,000 to 57,999..........................................................14,750          58,000 to 59,999..........................................................15,250        The agency may prorate the annual lease value by multiplying the value by a fraction: the numerator being the               number of days the vehicle is available to the employee and the denominator being 365. Par exemple, si un véhicule coûtant 25,000 10 $ est disponible pour un employé pendant 187.67 jours au cours d'une période de paie donnée, la valeur de location annuelle au prorata est de 6,850 $ (10 365 $ fois XNUMX/XNUMX). L'agence doit inclure les 187.67 $ dans le salaire de l'employé. (Pour ce faire, contactez le Bureau central de la paie, Division du contrôle financier, pour obtenir des instructions.) Une agence doit recevoir l'autorisation écrite de la Division du contrôle financier du ministère des Finances et de l'Administration avant d'exiger ou d'autoriser un employé à prendre une automobile. maison pour la sauvegarder. La Direction du Contrôle Financier demandera à l'agence de justifier son action en termes de rentabilité, compte tenu des options disponibles pour protéger le véhicule. Afin de s'assurer que la protection du véhicule est bien l'objectif de l'agence, la Division scrutera également le choix de l'agence de l'employé qui prendra soin du véhicule.                                                                                                                                                                                                         

Comprendre les indices de dépenses dotés et non dotés

Présentateur: Terry Shoebotham
Date: 11-17-2015

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**DÉPART DE DOCUMENT** Comprendre les indices de dépenses dotés et non dotés Présenté par Terry Shoebotham, spécialiste en gestion d'entreprise, 17 novembre 2015 (Cette information a été mise à jour à partir d'un document similaire préparé en 2009) 2 3 Table des matières CADEAUX À L'UNIVERSITÉ ... .................................................................. .................................................................. ..............................5 FONDATION UNM.................. .................................................................. .................................................................. .................................6 SURCHARGE DE LA FONDATION UNM .................. .................................................................. .................................................................. ......................6 REÇUS DES DONATEURS .................. .................................................................. .................................................................. ..............................6 RESPONSABILITÉ ENVERS LE DONATEUR .................. .................................................................. .. .................................................................. ........................6 PROGRAMMES DE COLLECTE DE FONDS ..................... .................................................................. .................................................................. ....................6 FONDS DE FONDATION ........................ .................................................................. .................................................................. .......................7 Fonds de dotation.................................. .................................................................. .................................................................. ..............................8 Fonds non dotés..................... .................................................................. .................................................................. .......................8 Fonds discrétionnaires de la Fondation.................................. .................................................................. .................................................................. .8 TROUVER TOUS VOS FONDS............................................... ......................................... ................................................9 RAPPORTS .................................................................. .................................................................. .................................................................. ................9 FONDS DE DOTATION.................................. .................................................................. .................................................................. .......... 12 DÉFINI.................................................. .................................................................. .................................................................. .................12 IDENTIFICATION DES FONDS DE CORPUS ET DES INDICES .................. .................................................................. ..............................................12 FONDS NON DOTÉS .................................................................. .................................................................. ..................................... 15 DÉFINI.................................................. .................................................................. .................................................................. ................15 BANNIÈRE ET FONDS NON DOTÉS ................................ .................................................................. .................................................15 CADEAUX VERSUS CONTRATS ET SUBVENTIONS ................................................ .................................................................. ............................16 ANNEXE 1 - CONTRAT DE DON DE DOTATION ............... .................................................................. ..................................... 18 ANNEXE 2 - FORMULAIRE DE CRÉATION DE FONDS.................................. .................................................................. ........... 20 ANNEXE 3 - COMPARAISON DOTÉ ET NON DOTÉ.................................................. ........................................ 22 ANNEXE 4 - POLITIQUES CONNEXES............................................. .................................................................. ............................ 22 ANNEXE 5 - MINIMUM DE DOTATION................................................... .................................................................. ............... 23 ANNEXE 6 - DÉFINITIONS DES TERMES ................................................ .................................................................. .......................... 24 ANNEXE 7 - RAPPORTS DE LA FONDATION ................................................ .................................................................. ..................... 25 ANNEXE 8 - RAPPORT DE BANNIÈRE DOTÉE ET NON DOTÉE ................................................ ............................... 28 ANNEXE 9 – DISTINGUER LES CADEAUX, LES SUBVENTIONS ET LES CONTRATS ................................................ ............... 31 4 5 CADEAUX À L'UNIVERSITÉ Le soutien privé est extrêmement important pour la mission d'enseignement, de recherche et de service public de l'Université. Grâce à un soutien privé, l'Université peut améliorer les programmes actuels et développer des ressources pour soutenir les programmes futurs. Pour assurer le développement et la gestion efficaces du soutien privé et le respect des réglementations de l'Internal Revenue Service (IRS), l'Université coordonne tous les efforts pour obtenir et augmenter le soutien privé par le biais de la Fondation de l'Université du Nouveau-Mexique, une société à but non lucratif. La Fondation a été créée par le Conseil des régents de l'Université du Nouveau-Mexique en 1979 pour solliciter, accepter et gérer des contributions privées dans le but de promouvoir les engagements éducatifs, de recherche et de service de l'Université. L'Université dirige la Fondation sous la supervision du Conseil d'administration de la Fondation et du Président de la Fondation UNM. Tous les cadeaux reçus par l'Université, y compris les cadeaux aux collèges, écoles, départements et/ou programmes, doivent être signalés à la Fondation UNM. La politique 1030 s'applique à la réception et à l'investissement de tous les dons de sources privées faits au profit de la mission d'enseignement, de recherche ou de service public de l'Université, quelle que soit la personne qui reçoit réellement la contribution. Les cadeaux peuvent prendre plusieurs formes, notamment :  espèces, chèques et paiements par carte de crédit ;  titres ;  immobilier ;  legs, testaments, fiducies et autres formes de dons planifiés ;  art et objets de collection ;  équipement, fournitures et autres types de biens meubles corporels ;  les dons immatériels tels que les droits d'auteur, les redevances et les servitudes ; et  subventions privées. Les réglementations de l'IRS exigent désormais que les donateurs aient des reçus afin de déduire les dons de bienfaisance de leurs déclarations de revenus. La Fondation UNM est responsable de l'envoi de ces reçus aux donateurs. Les dons des donateurs doivent être déclarés à la Fondation pour que ces reçus soient générés. Cette politique ne s'applique pas aux subventions d'agences gouvernementales ou aux contrats d'agences gouvernementales, d'entreprises ou d'autres entités pour des projets de recherche ou de service lorsque l'agence de financement lance le projet, spécifie des processus, des méthodes et des repères, et/ou tire des résultats économiques substantiels directs. profite des résultats. Ces contrats sont gérés par les projets sponsorisés sur le campus principal ou HSC. 6 FONDATION UNM La Fondation UNM est une entité distincte de l'UNM, créée en 1979. La Fondation UNM est une organisation 501c3 dont la mission est d'augmenter les dons privés pour l'UNM en développant des relations à long terme avec les donateurs et en faisant correspondre leurs intérêts aux priorités de l'Université, créant des opportunités uniques pour nos étudiants, professeurs et anciens élèves. Le site Web de la Fondation UNM se trouve à l'adresse https://www.unmfund.org . SURCHARGE DE LA FONDATION UNM La Fondation UNM est financée en partie par des frais de fonds d'investissement consolidé (CIF). Le reste de leur soutien est fourni par une répartition des coûts aux organisations du MNU sur la base de leurs soldes de fonds de dotation à la fin de l'année. Comptabilité illimitée HSC répartit ces coûts via FUPLOAD trimestriellement sur les indices fournis par les départements pour l'accumulation de ces coûts. REÇUS DU DONATEUR Un reçu officiel de l'Université/Fondation UNM est délivré au donateur au moment du don ou dès que possible après réception du don. Pour les dons pour lesquels le donateur reçoit un avantage, la Fondation notera la valeur de tout avantage reçu sur le reçu. Cela est vrai de tous les dons, dotés et non dotés. RESPONSABILITÉ ENVERS LE DONATEUR Pour s'assurer que les donateurs et donateurs potentiels ont confiance en l'Université, ils ont le droit :  d'être informés de la mission de l'Université et de l'utilisation prévue des ressources données ;  recevoir une reconnaissance et une reconnaissance appropriées ;  l'accès à des informations pertinentes sur l'Université ; et  reçoivent une gérance sur les utilisations et les bénéficiaires de leur(s) don(s). On dit aux donateurs qui est embauché s'ils financent une chaire dotée, ou les noms des boursiers s'ils financent une bourse. PROGRAMMES DE COLLECTE DE FONDS Toutes les sollicitations de dons de particuliers, d'entreprises et de fondations doivent être coordonnées par la Fondation UNM et les professionnels du développement dans les collèges, les écoles et les programmes. Toute documentation, y compris les brochures, livrets et bulletins utilisés pour attirer des fonds privés, doit être approuvée par la Fondation UNM afin de présenter une voix et une image unifiées et de garantir que les informations les plus précises et à jour conviennent à un fonds particulier. -l'effort d'augmentation est reflété. Tous les cadeaux reçus par l'Université ou le corps professoral, le personnel, les bénévoles ou les organisations étudiantes pour le soutien de tout programme ou activité de l'Université, quelle que soit la source ou le type de cadeau, doivent être déposés et dépensés via les systèmes comptables de l'Université conformément aux politiques administratives de l'Université 7 et Procédures. L'utilisation de comptes bancaires extérieurs est interdite. La Fondation UNM veillera à ce que tous les événements de collecte de fonds de l'Université soient conformes aux lois locales, étatiques et fédérales. Tous les dons de tous types doivent être déposés par la Fondation. Cela comprend les revenus de la collecte de fonds autres que les dons, tels que les tournois de golf ou les marches caritatives. Si le montant d'un don est faible et ne devrait pas se répéter, la Fondation peut déposer les revenus dans l'indice de la fonction publique du ministère dans un compte de revenus autres que les dons. Les fonds collectés par les étudiants sont généralement déposés dans un fonds / indice mis en place pour le gouvernement étudiant. Si le montant est important ou susceptible d'être répétitif, la Fondation peut ouvrir un index de la Fondation pour le département. FONDS DE FONDATION Il existe deux types de dons de base, les dons dotés et les dons non dotés. Chacun d'eux peut avoir des indices pour le service public, la recherche, l'éducation ou l'utilisation clinique. Sur le campus principal, les indices de dépenses seront trouvés dans le domaine de la fonction publique. Pour les campus des succursales, ils seront également dans la zone de service public, leur fonds de service public. De plus, ces indices peuvent être discrétionnaires dans les fonds dotés ou non dotés. Les indices HSC Endowed Spending seront répertoriés dans les fonds suivants. HSC = Centre des sciences de la santé Numéro du fonds de dotation Emplacement Nom du fonds de dotation 3U0003 HSC HU Endowed Spending Education 3U0081 HSC HU Endowed Spending Research 3U0302 HSC HU Endowed Spending Services cliniques Vos indices de dépenses non dotés seront répertoriés dans ces fonds. Numéro du fonds non doté Emplacement Nom du fonds non doté 3U0001 HSC HU Recherche sur les dépenses non dotée 3U0002 HSC HU Éducation sur les dépenses non dotée 3U0301 HSC HU Service clinique sur les dépenses non doté 8 FONDS DOTÉS Les fonds dotés nécessitent un minimum de deux indices. Un indice est pour le corpus, qui est un don de fonds qui sont investis et ne peuvent pas être dépensés. Le programme pour tous les fonds de corpus est P504. Il s'agit d'un programme de grand livre général qui n'a pas d'impact sur les rapports au format État. Le deuxième indice est l'indice des dépenses. Cet indice reçoit trimestriellement une distribution des dépenses des fonds investis. Ce sont les fonds qui peuvent être dépensés par le ministère. Chaque collège, école ou département bénéficiaire d'une dotation reçoit un relevé trimestriel de la Fondation. Le relevé répertorie le titre du fonds, la valeur au début et à la fin de l'exercice, les ajouts au capital, les rendements totaux des investissements pour l'exercice et la répartition totale des dépenses. Les départements reçoivent par courriel ce rapport d'activité sur la dotation. La répartition des dépenses (le montant qui peut être dépensé) est transférée à l'indice des dépenses tous les trimestres et est basée sur des pourcentages prédéterminés définis par la politique de gestion des investissements de la dotation de Regents. Les donateurs et les départements reçoivent un rapport annuel en octobre qui montre la performance de la dotation. En règle générale, ces fonds sont soumis à des restrictions des donateurs sur la manière dont ils peuvent être dépensés, en plus des restrictions standard de la politique de l'UNM. Le rapport du département est le rapport de répartition des dépenses de dotation. FONDS NON DOTÉS Un compte non doté nécessite un indice. Tous les fonds d'un compte non doté peuvent être dépensés. Les comptes non dotés ne sont pas investis. En règle générale, ces comptes ont des restrictions de donateurs sur la façon dont ils peuvent être dépensés en plus des restrictions standard de la politique de l'UNM. Les dons aux fonds non dotés sont mis à jour dans Banner chaque semaine. Les rapports sont exécutés dans MyReports. La fondation n'envoie aucun rapport non doté aux départements. FONDS DISCRÉTIONNAIRES DE LA FONDATION Il s'agit de fonds non dotés qui ont été remis à un département ou au président de l'Université pour distribution sans restriction de donateurs. Les politiques de l'UNM s'appliquent à la dépense de ces fonds. 1) La politique de l'UNM est révisée. Les achats non autorisés par la politique de l'UNM ne seront pas approuvés. Unrestricted Accounting collabore avec la Fondation lors de l'examen des documents de dépenses et de l'approbation ou de la désapprobation des exceptions de dépenses. 9 TROUVER TOUS VOS FONDS Certains ministères ont des comptes de dépenses dotés ou non et ne dépensent pas l'argent. Les donateurs s'attendent à ce que l'argent qu'ils donnent soit utilisé. Assurez-vous de connaître tous les fonds disponibles pour votre ministère. Pendant la saison budgétaire, chaque département doit budgétiser pour dépenser ces fonds, comme le donateur l'avait prévu. Vous pouvez utiliser le rapport FORURBH-Unrestricted Balance de MyReports pour répertorier tous les indices d'un fonds. Pour exécuter ce rapport, connectez-vous à MyReports. Le rapport se trouve dans MyReports sous Finance/F HSC Reports/FORURBH HSC Solde non restreint. Pour trouver vos soldes d'indices de dépenses de fonds non dotés, utilisez le fonds 3U0001, 3U0002 ou 3U0301. Pour trouver les soldes de vos indices de dépenses de fonds de dotation, exécutez le fonds 3U0003, 3U0081 ou 3U0302. RAPPORTS Dans cet exemple, nous examinerons 099A : Centre de traitement de recherche sur le cancer de niveau 5. Nous aurions pu sélectionner un fonds de niveau 6 ou 7. Nous avons choisi le fonds d'éducation doté 3U0003 et un format PDF. C'est le rapport produit. Notez qu'il répertorie les limites placées sur le rapport (099A, 3U0003) et affiche tous les indices qui correspondent à ces limites. 10 Nous allons maintenant regarder dans le formulaire Banner FGIBDST à la fin juin 2015, à l'index 0991IN : Notez que le Total Net, [qui est le revenu (50,000 26,287.63 $), moins les dépenses est égal à XNUMX XNUMX $. Il s'agit du solde disponible pour cet indice indiqué dans le rapport FORURBH ci-dessus. En exécutant le rapport FORURBH pour votre organisation pour chacun des six fonds dotés et non dotés, tous vos indices seront affichés, avec leurs soldes actuels. 11 FOROLDH – Le rapport sommaire du grand livre d'exploitation affichera l'activité par indice pour vos indices dotés ou non. Pour exécuter le rapport, utilisez les critères suivants : Votre niveau d'organisation, les fonds dotés (ou non) par niveau 3. Les fonds dotés et non dotés sont énumérés à la page 5. Une page du rapport produit par les critères ci-dessus se trouve ci-dessous : 12 FONDS DOTÉS DÉFINIS Les termes « Doté » et « Non doté » font tous deux référence aux fonds établis à l'UNM ou à la Fondation de l'UNM. « Doté » fait référence aux dons totalisant plus de 25,000 XNUMX $ qui se poursuivent à perpétuité. Cela signifie que les cadeaux sont investis et que seule l'allocation de dépenses totale des cadeaux peut être dépensée. Le montant initial donné ne peut pas être dépensé. Le donateur spécifie comment le revenu peut être dépensé, ce qui est inclus dans le document de l'accord de dotation. L'allocation des dépenses des fonds ne peut être dépensée que conformément à l'intention du donateur. La Fondation UNM gère l'investissement de ces fonds et rend compte au département et au donateur chaque année. Ces dons ont deux indices. L'indice du corpus, qui est investi, et l'indice des dépenses, que le ministère peut dépenser. Ne confondez pas ces deux indices. De nouvelles dotations peuvent être financées sur trois ans si le donateur le souhaite. Avec de nouvelles dotations en cours de financement sur plusieurs années, il se peut qu'il n'y ait pas de fonds disponibles à dépenser. Les revenus qui auraient été affectés à un indice de dépenses seront retournés à l'indice de corpus immédiatement après la fin de l'année jusqu'à ce que la dotation soit entièrement financée. Ce n'est qu'une fois la dotation entièrement financée que les distributions de dépenses seront autorisées. Voir l'annexe 8 pour des informations plus détaillées. Une répartition des dépenses estimée pour les fonds de dotation est enregistrée trimestriellement. La répartition des dépenses est ajustée à la fin de l'exercice. La répartition des dépenses est calculée sur la base d'une formule complexe utilisée par les administrateurs de la Fondation. IDENTIFICATION DES FONDS DE CORPUS & INDICES Vous aurez vos indices de dépenses à partir de votre rapport FORURBH. Que faire si vous avez besoin d'identifier le Corpus (fonds d'investissement du grand livre pour cette dotation spécifique) qui est associé à un indice de dépenses ? La façon la plus simple d'obtenir ce numéro de fonds est d'obtenir une copie du plus récent rapport d'activité sur la dotation envoyé à votre ministère chaque année. Il contient tous les indices Corpus et leur indice de dépenses associé. Une autre façon est : 1) Aller au formulaire Banner FGIBDST. Insérez le numéro d'index et sélectionnez « Bloc suivant ». Notez le numéro du programme. Dans l'exemple ci-dessous, le numéro de programme est P3E074. Chaque indice des dépenses de dotation a un numéro de programme unique. 13 2) Accédez au formulaire Bannière FGITBAL. Retirez le « P » du numéro de programme. Mettez le reste dans le champ « Fonds ». Sélectionnez « Bloc suivant ». Le solde de 570,850.39 1 $ en AOCC-Claim on Cash est le montant actuel de votre corpus de dotation (XNUMX). N'oubliez pas que même si ce fonds a un indice, vous pouvez voir votre solde en consultant le fonds ici sur FGITBAL. C'est le montant qui est investi et qui n'est pas disponible pour être dépensé. Votre solde Corpus est ajusté mensuellement pour refléter la valeur marchande à la fin de l'exercice. Pendant le reste de l'année, la valeur reflète les ajouts de l'année en cours provenant de dons supplémentaires. Les gains non réalisés, les pertes et autres ajustements apportés à la valeur marchande peuvent affecter considérablement votre solde à la fin de l'année. Votre indice de dépenses recevra une distribution trimestrielle, avec une augmentation à la fin de l'exercice. Ce montant est calculé à l'aide d'une formule complexe et ne peut être anticipé avec précision. La distribution reflète les ajustements du marché et les soldes moyens glissants sur 3 ans dans votre corpus. 14 Si vous avez besoin d'identifier l'indice de votre fonds Corpus : 1) Dans le menu général de la bannière, saisissez FTMACCI dans la case « Aller à ». Cliquez sur entrer. 2) Sélectionnez l'icône "Enter Query" [A] ou appuyez sur la touche F7. 3) Saisissez le numéro de fonds (retirez le « P » du numéro de programme de l'indice des dépenses pour obtenir le numéro de fonds de fonds) [B] 4) Sélectionnez l'icône « Exécuter la requête » [C] ou appuyez sur la touche F8. Le formulaire apparaît ci-dessous. Notez que l'indice du corpus de dotation (099676) est différent de l'indice des dépenses de dotation (0990DY). 1 15 Ce qui précède est un exemple dans Banner d'un indice de dotation de la Fondation. DÉFINITION DES FONDS NON DOTÉS Les dons non dotés diffèrent des dons dotés en ce sens que le montant total du don peut être dépensé. Le département qui a reçu le cadeau n'a aucune source récurrente de revenus provenant du cadeau. Le donateur précise comment le don peut être dépensé et le montant total peut être dépensé conformément à l'intention du donateur. La Fondation n'émet pas de rapports pour les fonds non dotés. Pour l'UNM, le système de comptabilité Banner est mis à jour chaque semaine avec toutes les informations pertinentes. Les rapports peuvent être exécutés à tout moment pour les informations dont vous avez besoin en utilisant la BANNIÈRE MyReport appropriée ET LES FONDS NON DOTÉ Un compte non doté est associé à un indice. Bien qu'il puisse y avoir des indices supplémentaires associés à un compte non doté, il n'y a qu'un seul indice principal. Cet index principal est l'endroit où la Fondation transfère les dons. Cet indice est l'indice des dépenses. Le montant disponible à dépenser peut être consulté à tout moment sur le formulaire Bannière FGIBDST. ACB 16 Dans le fonds 3U0301-Non Endow Spending Clinical Svc, l'indice 9970FG a été sélectionné. Allez à Banner, formez FGIBDST. Voici le formulaire FGIBDST pour l'indice de dépenses non doté 9970FG. Vous pouvez explorer pour plus de détails sur n'importe quel compte. Cet indice non doté a 35,738.63 799.35 $ en solde à terme et XNUMX $ en dons de l'année en cours. Il n'y a pas de fonds de corpus ou d'indice associé à cet indice ou à AUCUN indice non doté. Rien n'a été dépensé de cet indice au cours de l'exercice. S'il y avait eu des dépenses, elles seraient détaillées par compte de dépenses sur le formulaire ci-dessus. Les MyReports mensuels suivants indiqueront quand les 799.35 $ de cadeaux ont été reçus au cours de cette année, ou vous pouvez explorer le montant et voir tous les détails pertinents. En 2010, la Fondation a mis en place un nouveau système de numérotation de la Fondation. Tous les numéros de fonds de fondation non dotés commencent maintenant par un « 2 », mais si le fonds a été créé avant 2010, le « 2 » sera manquant dans Banner, comme dans l'exemple ci-dessus. Pour obtenir le numéro de fonds de la Fondation, ajoutez un « 2 » devant les numéros de la Fondation à cinq chiffres trouvés dans Banner. Les numéros de fonds de la Fondation comportent tous six chiffres et commencent par un 2. CADEAUX VERSUS CONTRATS ET SUBVENTIONS Numéro de fonds de la Fondation, qui se trouve sur le formulaire d'établissement du fonds 17 Les cadeaux et les dons passent par la Fondation, comme décrit ci-dessus. Les subventions, cependant, passent par des projets parrainés et sont contrôlées par la comptabilité des contrats et des subventions. En règle générale, les subventions, y compris les subventions privées, veulent que l'argent non dépensé soit remboursé à la fin de la période de subvention. Ils veulent généralement des choses telles que des rapports d'étape et un rapport financier. Ce sont des indices que vous avez affaire à une subvention et non à un cadeau. Voir les détails de l'annexe 9 sur la différence entre les cadeaux, les contrats et les subventions. Si vous n'êtes pas sûr de quelque chose, informez-en les projets parrainés. Sponsored Projects et la Fondation travailleront ensemble pour voir où se situe le mieux pour cela. 18 ANNEXE 1 - ACCORD DE CADEAU DE DOTATION ACCORD DE CADEAU DE DOTATION entre UNIVERSITY OF NEW MEXICO FOUNDATION, INC. Et NOM(S) DU (DES) DONATEUR(S) NOM DU FONDS DE DOTATION Cette convention de don énonce l'entente entre le(s) nom(s) du(des) donateur(s) (le(s) « donateur(s) ») et la Fondation de l'Université du Nouveau-Mexique, une société à but non lucratif du Nouveau-Mexique organisée et exploitée exclusivement pour à des fins éducatives, scientifiques, littéraires et caritatives au sens de l'article 501(c)(3) de l'Internal Revenue Code de 1986, tel que modifié (la « Fondation »), en ce qui concerne la création du donateur et l'administration par la Fondation de la Nom du Fonds de dotation (le « Fonds »). 1. Par la présente, le donateur fait don, transfère et attribue à la Fondation un don irrévocable aux fins de la création du nom du fonds de dotation à soutenir (insérer la description du domaine de soutien et le nom du collège, du département ou de l'unité, ainsi que toute autre spécification pertinente à l'objet du fonds.) Le Fonds sera administré par la Fondation UNM conformément à ses statuts et règlements et aux lois de l'État du Nouveau-Mexique. Le Fonds sera identifié comme le Nom du Fonds de dotation et toutes les dépenses du Fonds porteront le nom du Fonds. L'Université du Nouveau-Mexique a nommé le responsable de l'Université nommé ci-dessous et ses successeurs pour être responsables de l'Université en veillant à ce que toutes les dépenses effectuées à partir du Fonds soient conformes à l'intention du donateur, telle qu'elle est exprimée dans le présent accord. _________________________________________ Date : __________________ Nom du fonctionnaire de l'université : ______________________________ Titre :________________________________________ SI ESPACE, PROFESSEUR OU CHAISE NOMMÉ : La création de ce fonds est également soumise à l'approbation du Conseil des régents en vertu de la politique des régents 2.11, « Désignation des installations, des espaces, des Dotations et programmes » et la politique commerciale de l'Université 1020, « Nommer les installations, les espaces, les dotations et les programmes » et seront administrés conformément à ces politiques. 2. Source du fonds : Le fonds sera établi avec un don initial d'un montant en dollars. Le(s) Donateur(s) ou toute personne, entreprise, fondation ou organisation intéressée peuvent faire des dons supplémentaires au Fonds à tout moment. Les informations sur le donateur/la personne honorée sont incluses dans la pièce jointe A du présent accord. SI LA DOTATION N'EST PAS ENTIÈREMENT FINANCÉE AU MOMENT DE LA SIGNATURE : Le Fonds entrera en vigueur à la date à laquelle l'exigence de financement minimum de 25,000 XNUMX $ a été reçue et acceptée par la Fondation. Si le minimum de dotation n'est pas atteint dans les trois (3) ans suivant la date d'entrée en vigueur du présent Accord, la Fondation, en consultation avec l'Université et/ou le(s) Donateur(s), a la possibilité de transférer le solde du Fonds à un autre fonds de dotation ayant un objectif similaire ou un autre fonds de la Fondation spécifié par le(s) donateur(s) ou le(s) responsable(s) universitaire(s) approprié(s). SI LA DOTATION EST FINANCEE PAR LEGS : Si le don de legs désigné pour ce fonds de dotation ne s'élève pas à au moins (montant minimum du financement au moment de la signature), la Fondation, en consultation avec l'Université, a la possibilité de transférer le solde de la Fonds vers un autre fonds de dotation ayant un objectif similaire ou un autre fonds de la Fondation spécifié par le(s) donateur(s) ou le(s) responsable(s) universitaire(s) approprié(s). 3. Annonce du fonds : la Fondation ou l'Université du Nouveau-Mexique peut annoncer le fonds, y compris le nom du donateur, le montant, la description des contributions et les détails pertinents dans l'une de leurs publications. 4. Informations sur l'utilisation des fonds : La Fondation répondra aux demandes d'informations faites par le donateur, la famille immédiate du donateur ou d'autres personnes identifiées par le donateur sur les activités et programmes financés par le fonds. 5. Autorité d'investissement : La Fondation est autorisée à maintenir, investir et réinvestir le Fonds conformément aux politiques d'investissement de la Fondation telles qu'établies de temps à autre par le Conseil d'administration de la Fondation et les Régents de l'Université du Nouveau-Mexique. Aux fins d'investissement uniquement, les sommes de ce Fonds peuvent être mélangées à d'autres fonds de dotation détenus par la Fondation. À tout moment, le Fonds sera comptabilisé séparément dans les livres et registres de la Fondation. 6. Durée du Fonds : Le Fonds est établi comme une véritable dotation à perpétuité et sera administré, investi et distribué avec prudence à l'Université par la Fondation pour atteindre l'objectif du donateur tel qu'il est indiqué dans les présentes, conformément aux lois nationales et fédérales applicables, et à la politiques et procédures de la Fondation. Si l'objet pour lequel le Fonds a été institué devient impossible à réaliser ou impraticable dans la mesure où l'Université n'est pas en mesure d'utiliser le soutien généré par le Fonds aux termes de l'Entente ou si le Président de l'Université conclut que la réalisation de l'objet expose l'Université à un risque inacceptable d'exposition juridique, la Fondation consultera le Donateur pour modifier le Fonds. Si le donateur n'est pas disponible, le président de la fondation, en consultation avec le responsable de l'université et le président de l'université, peut recommander au conseil d'administration de la fondation pour approbation un objectif alternatif pour le fonds aussi proche et conforme à l'intention initiale du donateur qu'il peut à ce moment concevoir. 7. Évaluation des frais et des coûts normaux : Les frais normaux associés à la collecte et au décaissement des dons et des revenus de dons peuvent être évalués par la Fondation, ainsi que tous les frais engagés par la Fondation pour établir, investir, administrer, protéger ou défendre le Fonds. 8. Représentants et successeurs liés : Le présent accord lie et s'applique au profit des parties aux présentes, de leurs représentants et de leurs successeurs légitimes. En conséquence, ce don ne peut être retiré dans la succession du donateur, annulé ou modifié par les héritiers, les bénéficiaires, les créanciers ou le représentant personnel de la succession du donateur. [Section alternative réservée aux sociétés donatrices] : Le présent accord liera et s'appliquera au profit des parties aux présentes. Si la société donatrice cesse d'exister, le Fonds continuera de porter le nom du donateur à moins que le donateur n'informe la Fondation de son intention de renommer le Fonds au nom de sa société remplaçante. 9. Loi applicable : le présent accord sera régi et interprété conformément aux lois de l'État du Nouveau-Mexique, à l'exclusion de l'ensemble de lois concernant le choix de la loi. Cela signifie que tous les aspects du don du donateur sont soumis à la loi du Nouveau-Mexique, même si les règles de choix de la loi pourraient autrement signifier que les lois d'un autre État pourraient être applicables. 10. Modification de l'Accord : Les termes et conditions de cet Accord ne peuvent être amendés, modifiés ou altérés oralement, mais ne peuvent être amendés, modifiés ou altérés que par un écrit signé par le(s) Donateur(s) et la Fondation. Le présent Accord entrera en vigueur lorsqu'il sera signé par le Donateur et la Fondation. DONATEUR Ébauche – veuillez ne pas signer Date : [Nom du donateur] Ébauche – veuillez ne pas signer Date : [Nom du donateur] UNIVERSITY OF NEW MEXICO FOUNDATION, INC. Ébauche – veuillez ne pas signer Date : Henry Nemcik, président et chef de la direction ANNEXE 2 - FORMULAIRE DE CRÉATION DE FONDS 21 22 ANNEXE 3 - COMPARAISON Les fonds dotés et non dotés sont souvent confondus. Voici quelques informations comparatives. Endowed Non Endowed Possède un indice de dépenses indiquant l'argent disponible à dépenser maintenant. Oui Oui Dispose d'un fonds de corpus (Fonds contenant des dollars à investir non dépensés) Oui Non Tous les nouveaux dons sont signalés dans Banner Mensuel Hebdomadaire Le donateur reçoit un rapport annuel de la Fondation indiquant les performances. Oui Non Rapport trimestriel aux doyens, directeurs et présidents indiquant le solde du corpus précédent, le nouveau solde du corpus, la répartition des dépenses et le solde des dépenses. (similaire au rapport des donateurs) Oui Non Nécessité de budgétiser l'indice des dépenses. Oui Oui ANNEXE 4 - POLITIQUES CONNEXES Ces politiques de l'UNM se rapportent directement aux fonds dotés et non dotés. Ils sont disponibles à l'adresse https://policy.unm.edu/university-policies/index.html dans le manuel des politiques et procédures commerciales de l'UNM. Nom de la police Numéro de police Dépenses admissibles et non admissibles 4000 Dotations 7500 Dons faits à l'Université 1030 Dons de biens meubles corporels 7110 Gestion des investissements 7610 Nommer les installations, les espaces, les dotations, les programmes 1020 23 NIVEAUX DE FINANCEMENT Chaire universitaire émérite 5 2,500,000 1,500,000 $ (HSC) Chaire universitaire 1,000,000 500,000 500,000 Chaire universitaire 250,000 250,000 250,000 (Faculté junior) Chaire de professeur distingué 200,000 100,000 Scientifique en résidence 100,000 50,000 Professeur invité 50,000 25,000 Bourse de recherche éminente 24 6 Bourse de recherche XNUMX XNUMX Bourse Regents' Endowed XNUMX XNUMX Bourse de professeur UNM XNUMX XNUMX Bourse d'études supérieures UNM XNUMX XNUMX Bourse d'études supérieures pour l'excellence académique XNUMX XNUMX Bourse présidentielle XNUMX XNUMX Fonds de dotation nommé (à toute fin autre que ci-dessus) XNUMX XNUMX XNUMX ANNEXE XNUMX - DÉFINITIONS DES TERMES Corpus : Principal ; capital par opposition aux revenus qui en découlent. Doté : Pour fournir de l'argent ou son équivalent, en tant que fonds permanent de soutien. Non doté : Argent ou son équivalent, reçu en cadeau dans le but d'être dépensé, selon les restrictions du donateur. Dotation entièrement financée : le montant que le donateur a accepté de donner a été entièrement collecté. Dotation partiellement financée : Le donateur paie la dotation sur une période de temps, et tous les paiements n'ont pas été reçus. Véritable dotation : les véritables dotations sont les fonds soumis à des restrictions dans les instruments de don permettant uniquement l'utilisation du revenu tel que spécifié par le donateur et que le principal soit détenu à perpétuité. Dotation à terme : les dotations à terme sont des fonds similaires aux véritables fonds de dotation, sauf qu'à l'issue d'une période donnée ou d'un événement particulier, tout ou partie du capital peut être dépensé. Quasi dotation : les quasi-fonds de dotation sont désignés en interne par les régents du conseil à des fins similaires à celles de véritables fonds de dotation ; cependant, les dons sont sans restriction et toute partie du principal des fonds de quasi-fonds de dotation peut être dépensée à la discrétion du Conseil des Régents. Distribution des dépenses : la distribution des dépenses correspond aux fonds transférés dans un indice des dépenses de dotation trimestriellement et corrigés chaque année. C'est le montant d'argent qui peut être dépensé. La répartition des dépenses provient du compte de corpus de dotation. 25 ANNEXE 7 - RAPPORTS DE LA FONDATION La Fondation envoie régulièrement par courrier électronique aux départements et aux autres parties intéressées deux rapports. L'activité de dotation est envoyée par courrier électronique tous les trimestres environ deux mois après la fin de chaque trimestre. Le premier rapport est pour juillet à septembre, posté en novembre. Un rapport de répartition des dépenses de dotation est envoyé par courriel chaque année, en mars. Aucun rapport non doté n'est produit par la fondation pour les ministères. Les rapports non dotés peuvent être exécutés dans MyReports. Voici un exemple de rapport annuel d'activité de dotation de la Fondation. 26 27 Un exemple de rapport de répartition des dépenses doté est ci-dessous : 28 ANNEXE 8 - RAPPORTS DE BANNIÈRE DOTÉS ET NON DOTÉS Les MyReports FORURBH – Solde non restreint et FOROLDS – Résumé du grand livre d'exploitation sont utiles lorsqu'ils sont exécutés pour ces fonds. Voici des exemples des deux rapports. FORURBH se trouve dans le sous-dossier F HSC Reports de MyReports. FOROLDS se trouve ici et dans le sous-dossier F All Campus Reports. FORURBH Exemple de page : 29 FOROLDH Page de critères : Notez que vous sélectionnez deux critères. L'un est le niveau d'organisation où résident vos indices, l'autre est le ou les fonds sur lesquels vous souhaitez exécuter des données. Sélectionnez « Résumé » et le délai. Regrouper par index. 30 FOROLDH Exemple de page des critères ci-dessus : 31 ANNEXE 9 – DISTINGUER ENTRE LES DONS, SUBVENTIONS ET CONTRATS Distinguer entre les cadeaux, les subventions et les contrats TABLE DES MATIÈRES 1.0 Introduction 2.0 Dons 3.0 Subventions 4.0 Contrats 5.0 Accords de licence 6.0 Bureaux administratifs 1.0 INTRODUCTION Classification et traitement corrects des les fonds externes (dons, subventions et contrats) sont essentiels à la réalisation de la gestion fiscale et fiduciaire obligatoire par l'UNMHSC. Afin d'améliorer la coordination et d'assurer un traitement cohérent et approprié des fonds, ces politiques et procédures ont été élaborées et sont destinées à être utilisées par tous les enseignants et administrateurs de l'UNMHSC à la recherche d'un soutien externe. Les cadeaux, subventions et contrats sont les principales formes de récompenses accordées par des sources gouvernementales et privées. La classification et le traitement corrects des sentences sont parfois complexes et nécessitent l'exercice d'un jugement éclairé, en particulier dans les cas où la nature d'une sentence n'est pas immédiatement claire. Plutôt que de se concentrer sur une seule caractéristique, chaque prix doit être considéré dans sa globalité. Pour clarifier le processus de détermination de la classification et assurer une plus grande cohérence, les directives suivantes doivent être utilisées pour déterminer à la fois le type de récompense et le bureau UNMHSC responsable de l'administration. 2.0 CADEAUX Un cadeau est défini comme un transfert volontaire d'argent ou de biens fait à titre de don de bienfaisance sans attente ni réception d'un avantage économique. Il peut ou non être donné dans un but précis. Les caractéristiques suivantes sont généralement les cadeaux : A. Les exigences contractuelles ne sont pas imposées. Cependant, des objectifs peuvent être énoncés et l'utilisation des fonds peut être limitée à un but particulier, comme un poste de professeur, une bourse ou une recherche dans un domaine défini. B. La récompense est irrévocable. C. Une période d'exécution n'est généralement pas spécifiée. 32 D. La comptabilité financière formelle et les rapports techniques ne sont pas requis et il n'y a aucune obligation de restituer les fonds non dépensés. Cependant, des rapports d'intendance documentant l'utilisation et/ou l'impact du don peuvent être demandés. E. Le soutien gouvernemental fédéral, étatique, local ou étranger n'est généralement pas considéré comme un cadeau. Les espèces, les chèques et les certificats d'actions offerts à l'Université sans un accord juridiquement contraignant ou une exigence de service seraient normalement traités comme des cadeaux, bien qu'en de rares occasions, une subvention puisse être versée en actions. 3.0 SUBVENTIONS Une subvention est définie comme un transfert volontaire d'argent ou de biens dans le but principal de réaliser un objectif public de soutien ou de stimulation sans avantage direct pour le sponsor. Voici les caractéristiques générales des subventions : A. Le prix contient des conditions sur l'utilisation des fonds, telles que des restrictions budgétaires ; énonce les objectifs programmatiques à atteindre ; définit les personnes responsables et une période de performance ; et détaille les droits de propriété. B. Habituellement, le résultat de la soumission d'une proposition axée sur les résultats. C. Des rapports programmatiques et/ou fiscaux pendant la durée de vie du projet et à la fin du projet peuvent être requis. D. Peut traiter de la propriété intellectuelle et des droits sur les problèmes de données. E. Contient un libellé concernant le droit de révoquer une subvention ou de refuser un financement. F. L'approbation préalable du sponsor est requise pour les écarts programmatiques et/ou fiscaux importants. G. L'Université peut exiger un engagement futur de ressources pour fournir un soutien continu au projet. 4.0 CONTRATS Un contrat est défini comme l'acquisition de biens ou de services au profit direct du commanditaire sur une base quid pro quo. En général, les critères d'identification d'un contrat sont les mêmes que ceux d'une subvention sauf : A. L'attribution peut être soumise à des conditions plus restrictives décrites dans un instrument contractuel. B. Le financement peut être sur la base d'un remboursement des coûts ou d'un prix fixe. C. Le commanditaire participe à la détermination des travaux à effectuer ou des services à fournir. D. La propriété intellectuelle et les droits sur les données sont des considérations importantes. 33 Selon les lignes directrices présentées ici, les récompenses offertes à l'Université pour la prestation de services tels que le test ou l'évaluation de médicaments pour les sociétés pharmaceutiques seraient normalement classées comme des subventions/contrats. 5.0 ACCORDS DE LICENCE Un accord de licence est un contrat dans lequel une ou plusieurs des conditions suivantes s'appliquent : A. Une contrepartie est reçue en échange d'une option ou d'une licence sur la propriété intellectuelle appartenant à l'Université. B. Les termes de l'option ou de la licence sont des propriétés intellectuelles préexistantes de l'Université établies ou suggérées. 6.0 BUREAUX ADMINISTRATIFS Les critères énumérés ici s'appliquent à toutes les bourses mises à la disposition de l'UNMHSC. Lorsque la détermination n'est pas claire, les bureaux suivants doivent être contactés pour déterminer la classification appropriée : Cadeaux - UNM Foundation 700 Lomas NE Suite 108 Betsy Till, 277-4503 Betsy.Till@unmfund.org Les subventions et les contrats sont administrés par le biais des services financiers HSC - Projets parrainés par les services financiers de l'UNMHSC HSC-PreAward@salud.unm.edu Rena Vinyard, directrice Les accords de licence sont administrés via STC.UNM – UNM Science & Technology Park Jovan Heusser, Sr Innovation Manager (HSC POC) jheusser@stc.unm.edu * *FIN DU DOCUMENT** **DÉMARRER LA PRÉSENTATION** COMPRENDRE LES INDICES DE DÉPENSES DOTÉ ET NON DOTÉ Présenté par Terry Shoebotham 11/17/15 1 Objectifs de la présentation : Après cette présentation, vous serez en mesure de : • Énoncer la différence entre les cadeaux dotés et non dotés • Connaître la différence (ou comment le savoir) entre les cadeaux et les contrats ou subventions • Trouvez vos indices de dépenses dotés avec MyReports • Trouvez vos indices de dépenses non dotés avec MyReports • Connaître Foundat Rapports ioniques : • Qu'envoient-ils ? • À quelle fréquence l'envoient-ils ? • De quelles informations dispose-t-il ? 2 Qu'est-ce qui différencie les fonds de la Fondation de la plupart des fonds UNM ? • Les fonds dotés et non dotés sont financés par des dons à l'Université. • La plupart des financements de l'UNM proviennent d'autres sources. • Crédits de l'État • Revenus cliniques • Revenus des frais de scolarité • Contrats et subventions 3 Quelle est la différence entre doté et non doté ? • Les fonds de dotation sont des dons importants qui sont investis et le revenu de ces dons est dépensé • Les fonds non dotés sont des dons destinés à être dépensés dans leur intégralité. • Les dons passent par la Fondation • Quid pro Quo non autorisé • Les subventions passent par des projets parrainés • Les subventions veulent que l'argent restant soit remboursé à la fin de la subvention. • Les subventions veulent des rapports d'avancement et/ou financiers • Un doute ? Appelez ou envoyez un e-mail : • Projets parrainés 5 À quoi ressemblent les cadeaux à l'UNM ? • L'UNM a mis en place une fondation pour recevoir ces fonds • Le donateur peut ajouter des restrictions sur la façon dont ces fonds peuvent être dépensés • Il existe deux types de base ; Non doté et doté • L'UNM exige que toutes les sollicitations de dons soient coordonnées par la Fondation UNM. Toute documentation de collecte de fonds utilisée doit être approuvée par la Fondation. 6 Cadeau ou contrat ? • Vous recevez un chèque de 27.82 $ par la poste. Une lettre accompagne le chèque. La lettre comprend : « paiement final : YYB764 » • Vous recevez un chèque de 50,000 XNUMX $ par la poste. Une lettre manuscrite accompagne le chèque. Dans la lettre, il est écrit : « Mon mari récemment décédé a été tendrement soigné dans votre hôpital et m'a demandé de vous envoyer de l'argent en remerciement de tout ce que l'hôpital a fait pour le mettre à l'aise dans ses derniers jours. Veuillez utiliser cet argent pour mettre d'autres patients à l'aise. • Vous recevez un chèque de 21,000 XNUMX $ par la poste. Une lettre accompagne le chèque. La lettre comprend : « Paiement de l'essai clinique pour le Dr. Les recherches de Smith sur la progression du Fosimilox. • Vous recevez une lettre (pas de chèque) disant « Ceci est pour informer le Dr. Smith, nous enverrons 42,000 7 $ la semaine prochaine. XNUMX Comment le $ est-il géré ? • Vous recevez un chèque de 27.82 $ par la poste. Une lettre accompagne le chèque. La lettre comprend : « paiement final : YYB764 » • Vous recevez un chèque de 50,000 XNUMX $ par la poste. Une lettre manuscrite accompagne le chèque. Dans la lettre, il est écrit : « Mon mari récemment décédé a été tendrement soigné dans votre hôpital et m'a demandé de vous envoyer de l'argent en remerciement de tout ce que l'hôpital a fait pour le mettre à l'aise dans ses derniers jours. Veuillez utiliser cet argent pour mettre d'autres patients à l'aise. • Vous recevez un chèque de 21,000 XNUMX $ par la poste. Une lettre accompagne le chèque. La lettre comprend : « Paiement de l'essai clinique pour le Dr. Les recherches de Smith sur la progression du Fosimilox. • Vous recevez une lettre (pas de chèque) disant « Ceci est pour informer le Dr. Smith, nous enverrons 42,000 8 $ la semaine prochaine. XNUMX Non doté ou doté? • Les fonds non dotés peuvent être dépensés dans les limites de l'intention du donateur. Un index est mis en place, les fonds sont placés dans l'index, et le département peut budgétiser et dépenser les fonds. • Les fonds de dotation ont deux indices. L'un contient le corpus (don réel), et un DEUXIÈME INDICE, appelé indice des dépenses, reçoit le montant qui peut être dépensé chaque année. 9 Comment identifier les fonds dotés et non dotés 10 Type Numéro de fonds Nom doté 3U0003 HU doté Dépenses Éducation doté 3U0081 HU doté Dépenses Recherche doté 3U0302 HU doté Dépenses Svc clinique non doté 3U0002 HU non doté Dépenses Éducation Non doté 3U0001 HU doté Dépenses Svc clinique non doté 3U0301 HU non doté Dépenses Éducation Non doté Non doté XNUMXUXNUMX HU Dépenses non dotées Svc clinique Comment identifier les indices de dépenses dotés et non dotés • Vérifiez le fonds • S'il est « Non doté », vous pouvez le dépenser. Tous les indices des fonds non dotés sont des indices de dépenses. • S'il est « Doté » et qu'il apparaît sur votre FORURBH MyReport, vous pouvez le dépenser. Il s'agit d'un indice de dépenses doté. Aucun indice Corpus ne figure sur ce rapport. • Vérifiez l'index sur un rapport de fondation. S'il se trouve dans la colonne « Indice de dépenses », il s'agit d'un indice de dépenses doté et peut être dépensé. 11 Trouver vos indices de dépenses Il existe plusieurs façons de trouver des indices de dépenses dotés et non dotés. Les informations contenues dans votre document abordent certaines des manières les plus complexes. Les moyens les plus simples sont décrits ici. 1. Exécutez MyReport FORURBH pour les fonds de dotation 3U003, 3U0081, 3U0302 et les fonds non dotés 3U0001, 3U0002 et 3U0301. 2. Pour les indices de dotation uniquement, consultez les indices répertoriés dans le rapport d'activité de dotation ou le rapport de répartition des dépenses de dotation le plus récent de votre région. 12 13 Trouver vos indices de dépenses 14 Trouver vos indices de dépenses Autres rapports/écrans de bannière utiles • Le rapport FOROLDS peut être exécuté pour afficher tous les détails, par indice, de vos indices de dépenses dotés et non dotés. • Les critères d'exécution du rapport sont les suivants et sont essentiels. • Ce rapport se trouve dans le sous-dossier F All Campus Reports de MyReports. • Écran bannière FGIBDST. Explorez les comptes pour voir les documents constituant le détail de chaque index. 15 Critères du rapport FOROLDS 16 Une page de FOROLDS Avec les critères ci-dessus 17 Visualisation du détail - FGIBDST 18 Visualisation du détail - FGIBDST 19 Visualisation du détail - FGIBDST 20 Visualisation du détail - FGIBDST 21 Visualisation du détail - FGIBDST 22 Visualisation du détail - FGIBDST 23 Autre Indices et méthodes • Des instructions pour obtenir des indices Corpus, comment les numéros d'indice Banner se rapportent aux numéros de fonds de la Fondation et comment en trouver un lorsque vous n'avez que l'autre sont rarement nécessaires, mais incluses dans votre document. • Nous en couvrirons brièvement quelques-uns ici. • Pour les fonds de dotation, les indices Corpus sont répertoriés à côté de leur indice de dépenses sur le rapport de la Fondation, Rapport d'activité de la dotation 24 Rapports de la Fondation • Les deux rapports de la Fondation qui sont envoyés sont : • Rapport d'activité de la dotation • Envoyé trimestriellement. (environ 2 mois après la fin du trimestre) • Rapport de répartition des dépenses de dotation • Envoyé annuellement. (généralement vers le début du mois de mars) • Ces rapports sont envoyés par courrier électronique aux départements. Vous avez besoin des éléments suivants : • Indice de dépenses correspondant 28 Identification des fonds du corpus 29 Indice des dépenses Utilisez le formulaire de bannière pour obtenir le programme d'indice Utilisez le formulaire de bannière/supprimez « P » Mettez le champ de fonds Pour obtenir le montant du corpus en A0CC - Réclamation en espèces 0990DY FGIBDST ou FTMACCI P3E024 FGITBAL/ 3E024 Fund/3E024 70,850.39 914036 $ 3 FGIBDST ou FTMACCI P044E3 FGITBAL/044E3 Fund/044E15,838.09 30 31 $ Identification des fonds de corpus 32 Identification des fonds de corpus 043167 Identification des fonds de corpus 3 Utilisation de l'indice des dépenses ou FTMACCI P102E3 FGITBAL 102E33 AOCC – Claim on Cash Identification des indices de corpus • Accédez à FTMACCI • Mettez le numéro de fonds pour le corpus dans la zone Fonds • Bloc suivant • L'indice de corpus sera affiché 34 Identification des indices de corpus 35 Identification de l'intention du donneur 36 Identification du donneur Intention 37 Identification de l'intention des donateurs XNUMX Scénario : La semaine a été chargée et mouvementée. Votre responsable arrive vendredi matin et dit : « Nous devons réparer cette machine cassée dans la recherche, et le coût sera de 250,000 XNUMX $. S'il vous plaît, sortez un bon de commande aujourd'hui. Elle jette un tas de documents sur votre bureau liés à la dépense. Votre gestionnaire ajoute : « utilisez soit le fonds Jack Memorial, soit le fonds Jill non doté pour cette dépense. Choisissez le meilleur ; Assurez-vous simplement de ne pas trop dépenser celui que vous choisissez ! » « J'ai des réunions aujourd'hui et je vous verrai lundi. Faites-moi savoir alors ce que vous avez utilisé et pourquoi. 38 Lequel choisir en novembre ? Fonds commémoratif Jack Jingle doté • Rapport de distribution des dépenses de dotation - FY15 • 300,000 2015 $ en 290,000, 2014 1 en 2015 • Le solde au 1011er novembre 80,000 dans « XNUMX- Compte de distribution des dépenses de dotation » vu dans FGIBDST est de XNUMX XNUMX $ • Ignorez les montants des bénéfices non répartis pour cet exercice. (1900, 1901, 1903) • Aucune dépense de l'année en cours dans le FGIBDST Jill Jingle Non-Dodowed Fund (Run Nov 1, 2015) Nov) MyReport, exécuté le même jour • 1000 cadeaux allant de 2016 $ à 17 500 $, totalisant 25,000 120,000 $ • Aucune dépense de l'année en cours dans FGIBDST • Ignorez les montants des bénéfices non répartis pour cet exercice. (1900, 1901, 1903) 39 Lequel choisir en novembre ? Fonds commémoratif Jack Jingle de dotation • Rapport de distribution des dépenses de dotation - FY15 • 300,000 2015 $ en 290,000, 2014 1 en 2015 • Solde au 1011er novembre 80,000 dans « XNUMX- Compte de distribution des dépenses de dotation » vu dans FGIBDST est de XNUMX XNUMX $ Quelles autres informations pouvez-vous vouloir? • Pour quoi le formulaire de création de fonds indique-t-il que les fonds peuvent être utilisés ? (tout ce qui est utile au département) • Qu'est-ce que le budget ? (Le FGIBDST indique que le budget est de 300,000 XNUMX $) • Combien de trimestres de la répartition des dépenses ont été distribués ? (Un ; En septembre pour 80,000 XNUMX $. 80 x 4 $ = 320 10 $ • Ignorez les montants dans 0G40-Revenu de dotation Général XNUMX Lequel choisir en novembre ? • Fonds Jill Jingle non doté (exécution le 1er novembre 2015) • Total « 1000 cadeaux généraux » non doté pour l'exercice 2016, jusqu'à présent dans FGIBDST et correspondant sur FOROLDH (YTD Oct) MyReport, exécuté le même jour • 17 cadeaux allant de 500 $ à 25,000 120,000 $, totalisant XNUMX XNUMX $ Quelles autres informations pouvez-vous vouloir? • Pour quoi le formulaire de création de fonds indique-t-il que les fonds peuvent être utilisés ? (tout ce qui est utile au département) • Qu'est-ce que le budget ? (Le FGIBDST indique que le budget 2016 est de 230,000 XNUMX $. Le budget de l'année dernière était de 250,000 41 $) XNUMX Lequel choisir en novembre ? Pourquoi ? Fonds commémoratif Jack Jingle doté Fonds Jill Jingle non doté 42 Informations supplémentaires? • Le site Web de la Fondation est à l'adresse https://www.unmfund.org/ • Votre document de dotation LEARN contient 9 annexes 43 que vous devriez maintenant savoir • La différence entre les dons dotés et non dotés • La différence entre les dons et les contrats ou les subventions • À quoi MyReport to exécuter pour trouver vos indices de dépenses dotés • Quel MyReport exécuter pour trouver vos indices de dépenses non dotés • Rapports de la Fondation : • Ce qu'ils envoient • À quelle fréquence ils l'envoient • Quelles informations il donne 44 Quelles sont vos questions ?

Sous-attribution via le flux de travail

Présentateur: Kate Charleston, Jason Galloway
Date: 09-09-2015

Présentation - PDF

Factures de sous-attribution et flux de travail http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg Pourquoi…. RÈGLES D'ORIENTATION UNIFORMES Délai de 30 jours Responsabilités de surveillance http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg Comment…. Workflow À quoi ressemblera la communication ? http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg Approval Options The Department Administrator will be responsible for approving in Workflow The PI is responsible for approving the invoice http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg Three options 1.Print Subaward invoice, PI manually signs 2.Electronic signature of the PI on the Subaward Invoice Approval Form 3.Attach Email approval from PI http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg Adding documents to a PDF File xxxxx xxxxx 2 3 1 http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg REMEMBER 30 Day Deadline Document Legitimate Delays Keep Authorization Documentation http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg C&G Accounting CIG Departmental Administrator Accounts Payable P.I. http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg How to setup a proxy to approve Subaward invoices http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg Proxy 90-Day End Date Notice Grant Closeout/Extension Workflow Training http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg Why…. • Augmenter l'efficacité du processus de clôture • Se conformer aux règles uniformes de documentation des directives • Améliorer la communication, le suivi et la responsabilité au cours des différentes étapes du processus http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1 .jpg Avis de date de fin de 90 jours • Le flux de travail s'exécute tous les soirs et vérifie les fonds se terminant dans 90 jours. • Un e-mail est envoyé au directeur financier du chercheur principal sur FTMFUND • Poste d'administrateur de compte 004 sur l'écran « Personnel » de FRAGRNT http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg Rapprochement des subventions Rapprochement des subventions Certification requise « En signant ce rapport, je certifie au meilleur de ma connaissance et de ma conviction que le rapport est véridique, complet et exact, et que les dépenses, les décaissements et les encaissements sont destinés aux fins et objectifs énoncés dans les termes et conditions de la bourse fédérale. Je suis conscient que toute information fausse, fictive ou frauduleuse, ou l'omission de tout fait important, peut m'exposer à des sanctions pénales, civiles ou administratives pour fraude, fausses déclarations, fausses déclarations ou autres. (NOUS Code Titre 18, Section 1001 et Titre 31, Sections 3729-3730 et 3801-3812). http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg FTMFUND -PI FRAGRNT –Acct Admin Flux de travail initial par e-mail à AA (1) E-mail de flux de travail initial à PI (14) Prolonger ou fermer le fonds Le fonds est déjà prolongé dans Banner e-mail à A/PI(12) En attente d'e-mail à AA(13) Fund Extended e-mail à AA/PI(11) Extension non approuvée e-mail à FM( 9) Prolonger ou clôturer l'e-mail de clôture de fonds à AA(4) AA Workflow pour clôture AA clôturer l'e-mail de fonds à AA/PI(7) Prolongation du rapport d'avancement avec demande de report http://hsc. unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg •Dans le cadre du rapport financier fédéral (FFR) dans la section Remarques, nous documentons qu'une demande de report sera complétée à une date ultérieure. responsabilité de compléter la demande de report.

PCards

Présentateur: Laura Putz
Date: 08-04-2015

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Présenté par : HSC Unrestricted Accounting Laura Putz, contrôleur associé PCARDSPCARDS http://pcard.unm.edu/common/images/pcard-logo-new.jpg .Purchasing Cards -The Basics .Pcard Log .Reallocations .Special Exceptions .Review Process .Infractions .Flux de travail SUJETS D'EXAMEN DES PCARDS PCARDS ––LES RISQUESLES RISQUES Les enquêtes révèlent une utilisation abusive des fonds de l'Université ; un ancien employé a arrêté l'Université Vanderbilt en 2012 ; le montant est « substantiel » Les responsabilités de l'employé comprenaient le lancement et le traitement des transactions financières. L'Université a immédiatement renforcé ses contrôles. Enquêtes de l'auditeur californien • Un superviseur … a dépensé 5,000 XNUMX $ supplémentaires sans être en mesure de prouver que les dépenses étaient destinées à un objectif de l'État. •23 employés ont reçu des indemnités de déplacement de 55,000 XNUMX $ pour les déplacements et les dépenses encourues à proximité de leur domicile ou de leur siège social. • Californie. Le responsable de l'université a gaspillé 6,000 3 $ en voyages inappropriés; la conférence était à Birmingham, l'hôtel pendant XNUMX jours était à Londres. Il a dit qu'il était resté là-bas pour obtenir un meilleur tarif d'avion pour rentrer chez lui. Détournement de fonds Employé de l'État et propriétaire d'entreprise reconnu coupable de corruption. Un employé a été condamné à 7 jours de prison, l'autre à 3 ans de probation. Le propriétaire de l'entreprise a écopé de 14 jours de prison. Des contrôles lâches ont contribué aux vols. Le programme de carte d'achat vise à simplifier le processus d'approvisionnement et de paiement et à réduire le coût total d'acquisition. De plus, il offre aux utilisateurs une plus grande flexibilité. .Biens, matériaux, fournitures et équipements autres que les biens d'équipement jusqu'à 10,000 5,000 $ par transaction .Services approuvés n'excédant pas 2011 02 $ par transaction .Pratique .PCARDS rapides PCARDS ––LES RÉCOMPENSESLES RÉCOMPENSES http://blommi.com/wp-content/uploads/2012 /11/make-slow-blog-faster.jpg http://cdn.moneycrashers.com/wp-content/uploads/1/14/credit105,771.jpg Résultats FY45,724,175 STATISTIQUES PCARD Campus TransactionCount Transaction Total Campus principal 8,166 3,364,591 62,131 21,993,519 176,068 Branch Campus 71,082,285 15 103,247 49,329,524 7.8 Centre des sciences de la santé 9,976 4,068,790 20.9 65,627 24,500,857 Total général 11.4 178,850 77,585,120 14.9 XNUMX $ Résultats préliminaires pour l'exercice XNUMX PCARD STATISTICS Campus TransactionCount Total des transactions Augmentation en pourcentage $ Campus principal XNUMX XNUMX XNUMX XNUMX XNUMX $ XNUMX % Campus de la succursale XNUMX XNUMX XNUMX XNUMX XNUMX XNUMX % Centre des sciences de la santé XNUMX XNUMX XNUMX XNUMX XNUMX XNUMX, XNUMX $ combinaison de contrôles externes et de politiques et procédures internes. Le processeur de carte de la banque vérifie les critères suivants pour chaque transaction avant de donner au vendeur l'approbation d'accepter la transaction. .Statut de la carte .Limite en dollars des transactions individuelles .Limite en dollars mensuelle .Numéro du code de commerce (MCC) non bloqué .Limite en dollars quotidienne .Limite quotidienne du nombre de transactions .Limite mensuelle du nombre de transactions RESPONSABILITÉS DU CONTRLE INTERNE RESPONSABILITÉS DU CONTRLE INTERNE http:// splicketypubgroup.com/wp-content/uploads/2013/11/roadblock.jpg .Le titulaire de la carte rapprochera le journal des transactions, le relevé bancaire et les pièces justificatives. Des exemples de pièces justificatives comprennent les bordereaux de vente originaux, les reçus de caisse, les factures payées, les formulaires de commande et les rapports de réception qui fournissent des informations sur les articles, la description des articles, la quantité et les montants en dollars. Les bordereaux de facturation/factures de vente de la Carte d'achat, les copies par télécopieur, les photocopies ou les bons de commande en ligne ne constituent pas à eux seuls un soutien adéquat. .Un objet commercial valide est requis pour chaque transaction et doit être inscrit dans le journal 2014-who-what-when-where-why.jpg LE JOURNAL DE LA PCARD LE JOURNAL DE LA PCARD –– OBJECTIF COMMERCIAL OBJECTIF COMMERCIAL .Les cartes Pcard ont un index et un compte par défaut (par exemple : 03/178111159). à moins qu'il ne soit réaffecté à un autre index/compte. L'index et le compte corrects pour une charge sont l'index/le compte répertorié dans le journal de la carte P pour cette charge. Les frais doivent être réaffectés dans les 258000 jours suivant l'achat à l'index correct/ ou ils iront automatiquement à l'index/au compte par défaut. Si cette réaffectation ne se produit pas en temps opportun, de mauvaises choses se produisent : Une coentreprise doit être effectuée en réaffectant les frais de l'index/compte par défaut à l'index/compte correct. Le titulaire de la carte encourt une infraction Pcard RÉALLOCATIONS PCARD RÉALLOCATIONS PCARD RÉALLOCATIONS PCARD Le fournisseur facture la PCard et transmet à VISA (peut ne pas être immédiat - peut prendre jusqu'à un semaine) VISA transmet les données à Bank of America (quotidiennement pendant la semaine de travail) Les données de Bank of America sont chargées dans Banner Finance (quotidiennement pendant la semaine de travail) PCARD REALLOCATIONSPCARD REALLOCATIONS Le titulaire de la carte réaffecte de l'indice par défaut à l'index / code de compte réel dans FWAINVT (3100 jours pour réaffecter) Les transactions sont publiées dans Banner Finance dans l'index/le code de compte (publications fréquentes pendant la journée de travail) LE JOURNAL PCARD LE JOURNAL PCARD ––QUE REAFFECTE ?QUE REAFFECTE ? Trois catégories 1) Toujours requis du Core Accounting Office et du département PCard QUELLE QUE SOIT la source de financement (indices restreints ou non restreints) 2) Requis des bureaux de comptabilité restreints et du département PCard (index restreints) 3) Requis du département Pcard uniquement EXCEPTIONS SPÉCIALES EXCEPTIONS SPÉCIALES .Boissons alcoolisées .Récompenses et prix .Cadeaux .Articles promotionnels .Cours, y compris UNM Frais de scolarité requis pour la conformité à la politique et déterminer si cela est autorisé .Incitatifs aux participants .Timbres-poste .Cartes téléphoniques prépayées .Médicaments sur ordonnance/substances contrôlées requis pour le contrôle interne et déterminer si cela est autorisé CATÉGORIE 1 CATÉGORIE 1 --EXAMEN PAR LA COMPTABILITÉ (TOUS DEUX EXAMINÉS PAR LA COMPTABILITÉ (INDICES ILLIMITÉS ET RESTREINTS)INDICES ILLIMITÉS ET RESTREINTS) .Annonces .Animaux .Traiteur alimentaire .Rafraîchissements (y compris les articles en papier) .Services .Locations, etc.)Ces installations les achats ne sont généralement pas autorisés sur la plupart des contrats ou des subventions. CATEGORY 2 CATEGORY 2 --REVIEWED BY RESTRICTED ACCOUNTING REVIEWED BY RESTRICTED ACCOUNTING .Agreements/Contracts .Catering Agreements/Contracts .Maintenance Contracts Required for Signature Authorization Compliance .Computers or Servers not purchased in LoboMart .Construction Projects, including mounted furniture or paid for office maintenance Required for Inventory/Property Accounting CATEGORY 3 CATEGORY 3 --REVIEWED BY PCARD DEPARTMENT REVIEWED BY PCARD DEPARTMENT ONLYONLY .Copier/Fax/Printer/Scanner .Key Duplicating .Vehicle Repair .Software available for purchase through ITS and/or >$2,500 .Telephones/telecommunications Services.  Includes cell phones and cell phone service Policy/Services provided by UNM Departments CATEGORY 3 CATEGORY 3 --REVIEWED BY PCARD DEPARTMENT REVIEWED BY PCARD DEPARTMENT ONLYONLY CATEGORY 3 CATEGORY 3 --REVIEWED BY PCARD DEPARTMENT REVIEWED BY PCARD DEPARTMENT ONLYONLY .Insurance –Policy compliance .Photos/Electronic Images to be published or reproduced -Legal considerations .3rdParty Checkout Vendors (PayPal, Google, etc.) -Internal Control .Payments to Foreign Entities –Tax reporting compliance .Services listed in the Prohibited Service List .Archeologist .Architects .Certified Public Accountants .Consultants .Contractors .Engineers .Land Surveyors .Landscape Architects .Lawyers .Legal .Management & Systems Consultants .Planners .Psychologist PROHIBITED SERVICES LISTPROHIBITED SERVICES LIST .Medical Arts Practitioner .Researchers .Scientists .Service workers .Security Services .Teachers and other instructors .Telephone solicitors .Childcare Services .Computer consultants and programmers .Employment Services .Plumbing .Electrical repairs .Individuals or business providing typing, data entry or other clerical office duties PROHIBITED SERVICES LISTPROHIBITED SERVICES LIST PROHIBITED SERVICES LIST REASONSPROHIBITED SERVICES LIST REASONS .IRS Compliance .1099 Reporting Complexities .Employee versus Independent Contractor .New Mexico Constitution .Legal representation of institution .NM State Audit Rule .Information Technology .HIPAA Compliance .FERPA Compliance .Services provided by UNM Departments .Routine or one time maintenance .Repairs .Technical Services .Printing .Photocopying .Duplication .Film Development APPROVED SERVICES LISTAPPROVED SERVICES LIST .Food .Promotional Items .Awards .Get approval before purchase .Improper or late reallocation DETAILS THAT TRIP YOU UPDETAILS THAT TRIP YOU UP http://www.attiglawfirm.com/wp-content/uploads/2014/05/stumble2.jpg FOOD .The department is responsible for following Policy UAP 4000-Allowable and Unallowable Expenditures .Generally, food only requires a Special Exception when purchased on a Restricted index, UNLESS .If a contract is involved, request a special exception from Pcard (http://pcard.unm.edu/) website if using an Unrestricted index .If a contract is involved, request a special exception from your Contracts and Grant office (http://pcard.unm.edu/) website if using a Restricted index .If alcohol is involved, request a special exception from Unrestricted Accounting ADDITIONAL CONSIDERATIONS PCARD SPECIAL EXCEPTIONSADDITIONAL CONSIDERATIONS PCARD SPECIAL EXCEPTIONS PROMOTIONAL ITEMS .Information to provide for consideration .Item(s) being purchased .Give cost of each item .Quantity of each item .Intended recipients AWARDS .Must have an approved Award on file before requesting the Special Exception .This includes Staff and Student Awards ADDITIONAL CONSIDERATIONS PCARD ADDITIONAL CONSIDERATIONS PCARD SPECIAL SPECIAL EXCEPTIONSEXCEPTIONS http://www.bondprinting.com/Assets/promotional-products.gif http://www.boats.com/boat-content/files/2013/12/signing-paperwork.jpg .Request approval BEFORE the purchase!! .Toutes les exceptions après coup doivent être expliquées. .La réaffectation de frais à des index non restreints à partir de cartes avec un index restreint par défaut n'est PAS AUTORISÉE. .S'applique uniquement à un nombre limité de titulaires de carte. .Réaffecter les achats Pcard en temps opportun, dans les 10 jours autorisés. . Ou plus tôt – modifiez la date de publication pour accélérer la publication sur Banner. Réaffectez vos transactions au compte d'index correct spécifié dans la demande. .Partie du contrôle qualité et de l'examen de la conformité CONSIDÉRATIONS SUPPLÉMENTAIRES CONSIDÉRATIONS SUPPLÉMENTAIRES PCARD EXCEPTIONS SPÉCIALES SPÉCIALES EXCEPTIONS EXCEPTION DU DÉPARTEMENT PCARD EXAMEN DU DÉPARTEMENT DE LA CARTE .Cartes d'achat : 1,100 250 .Cartes de carburant : 14,000 .Moyenne de transactions par mois : 5,600,000 620 .Dépenses moyennes par mois .Moyenne des infractions par mois : 16,200 3 $, en moyenne mois : XNUMX .Déclarations par an : XNUMX XNUMX .Dotation en personnel du département PCard : XNUMX ETP UNM RÉSUMÉ DU TITULAIRE DE LA CARTE .Remplissage correct du journal des transactions, y compris les signatures nécessaires à l'appui de chaque transaction .L'existence et la conservation des pièces justificatives originales .Rapprochement de la banque de la carte d'achat Relevé au journal des transactions et reçus à l'appui .Allocation appropriée (index/code de compte) .Objectif commercial et approbation des achats .La taxe de vente n'a pas été évaluée et payée .Les achats sont appropriés et conformes aux politiques de l'Université .Activité inhabituelle .Achats incrémentiels/séparés . Services avec des fournisseurs non approuvés CONTRLE DE QUALITÉ A ND EXAMEN DE LA CONFORMITÉ CONTRLE DE LA QUALITÉ ET EXAMEN DE LA CONFORMITÉ . Des produits chimiques dangereux ont-ils été signalés à la gestion de la sécurité et des risques ? .Reçus : .Les reçus incluent-ils des détails sur les articles ? .Le reçu est-il original ? (pas un fax/une copie/un reçu de commande en ligne). Des notes de service sont-elles incluses pour les reçus perdus/manquants ? .Les reçus sont-ils joints mais l'achat n'est-il pas sur le journal ? .Les différends ont-ils été résolus en temps opportun ? .Les transactions Pcard ont-elles été attribuées dans les 10 jours ? .Les achats d'ordinateurs/portables ont-ils été signalés au Contrôle des stocks ? .A-t-on demandé des exceptions spéciales au besoin ? .Est-ce que des achats de voyages ont été effectués pour des personnes « non autorisées » ? .Les ressortissants étrangers nécessitent une demande d'exception. .Ne peuvent pas utiliser la PCard pour les voitures de location pour les employés non-UNM et/ou Conséquences d'un achat non autorisé : Un titulaire de carte qui a commis plusieurs infractions peut devoir suivre une nouvelle formation. Un historique de non-conformité peut entraîner la résiliation des privilèges de la Carte. VIOLATIONS PCARDVIOLATIONS PCARD http://images.sodahead.com/polls/002126153/462739198_throw_penalty_flag1_xlarge.jpeg pas trié dans le bon ordre . Le journal des transactions et le relevé bancaire ne s'équilibrent pas . Code d'index/de compte « transféré vers » manquant dans le journal des transactions . Une tentative de réaffectation d'une transaction à un index/code de compte non autorisé . L'achat de produits chimiques dangereux/ les matières radioactives n'ont pas été signalées aux services de sécurité et de gestion des risques par le département INFRACTIONS DE NIVEAU I INFRACTIONS DE NIVEAU I –– TENUE DE DOSSIER IMPROPRE ne pas fournir d'informations sur l'article, y compris la description de l'article, la quantité et les montants en dollars. Montants en dollars à l'appui documents ont été altérés. Dossier non reçu dans les 002126153 jours suivant la date du relevé bancaire. Source non originale des pièces justificatives fournies (télécopieur, photocopie ou bon de commande en ligne). la carte .Le titulaire de la carte n'a pas répondu aux demandes d'informations du fournisseur du bureau PCard .Source manquante des pièces justificatives (bon de livraison original, facture payée ou reçu de registre) INFRACTIONS DE NIVEAU I INFRACTIONS DE NIVEAU I –– TENUE DE DOSSIER INCORRECTE TENUE DE DOSSIER INCORRECT http ://images.sodahead.com/polls/462739198/1_throw_penalty_flag30_xlarge.jpeg. La taxe de vente a été évaluée et payée et le titulaire de la carte n'a pas demandé de crédit ni soumis de remboursement personnel. La carte a été utilisée pour payer un service non autorisé. Un achat a été effectué pour plus de 002126153 462739198 $ sans l'autorisation préalable des achats .Il semble qu'une personne autre que le titulaire de la carte a utilisé la carte .Il semble t Il y a eu un achat incrémentiel/split. Il semble qu'il y ait eu un achat d'un article interdit. polls/1/10,000.00_throw_penalty_flag002126153_xlarge.jpeg .Il semble y avoir un achat personnel effectué .Il semble y avoir un achat non autorisé effectué Pour les violations ci-dessus : action prise. .Résiliation immédiate de la PCard et remboursement personnel immédiat. Mesures disciplinaires potentielles pouvant aller jusqu'au licenciement. INFRACTIONS DE NIVEAU III INFRACTIONS DE NIVEAU III –– ACHAT PERSONNEL ET/OU PERSONNEL ET/OU NON AUTORISÉ ACHAT NON AUTORISÉ http://images.sodahead.com/polls/002126153/462739198_throw_penalty_flag1_xlarge.jpeg Infraction Calendrier Année 2014 Calendrier non 2015* Transaction(s) 1,232 Objectif commercial inadéquat 410 1,207 336 Détails du reçu 821 411 Journal non soumis à temps 796 345 Demande d'exception manquante 733 359 Reçu manquant 643 197 Numéro d'inventaire/inventaire 391 120 STATISTIQUES D'INFRACTION STATISTIQUES D'INFRACTION Taxe de vente 5 2014 Contrat manquant/non révisé 2015 134 Achats personnels/fraude possible 89 273 Signatures manquantes 80 173 Voyage 66 37 Journal non équilibré 2 39 STATISTIQUES D'INFRACTION STATISTIQUES D'INFRACTION * Jusqu'au 44 juinDéclarations . .106 35 éléments de workflow générés d –Juin 20 6 terminé (5 %) 300,000 en attente (4,416 %) 1,579 éléments de workflow générés –mai 2015 1,109 terminé (70 %) 470 en attente (30 %) PCARD TRANSACTIONS DE VOYAGE PCARD TRANSACTIONS DE VOYAGE ET WORKFLOWET WORKFLOW PCARD TRANSACTIONS DE VOYAGE ET WORKFLOWPCARD TRANSACTIONS DE VOYAGE ET WORKFLOW PCARD TRANSACTIONS DE VOYAGE ET WORKFLOWPCARD TRANSACTIONS DE VOYAGE ET WORKFLOW .Une fois qu'un DPI a été créé et que le « S Doc » a été associé, l'élément Pcard Workflow disparaîtra. .Vous n'avez rien à faire ! .Le flux de travail disparaîtra avec un processus automatisé même si vous ne sélectionnez pas l'option I. .L'option I est utilisée lorsque vous n'avez pas encore traité le DPI pour le voyage auquel il appartient .Le DPI doit être créé dans les 7 jours .L'élément de workflow doit être correctement associé (sélectionné dans le menu déroulant) à l'OPTION DPI USE IUSE OPTION I .Si l'option I est sélectionnée et que l'un des événements suivants se produit, le flux de travail vous reviendra encore et encore, comme le proverbial Bad Penny ! .Le DPEZ/DPI n'a jamais été démarré .Le DPEZ/DPI n'a jamais été terminé (Purgé après 30 jours) .Le DPI a été refusé et n'a jamais été soumis à nouveau (Purgé après 30 jours) .Le document S n'était pas correctement associé sur le DPEZ/DPI OPTION I OPTION I ––LE MAUVAIS PENNYLE MAUVAIS PENNY uk penny .L'option II est utilisée lorsqu'un DPEZ/DPI a déjà été traité pour le voyage auquel appartient le document S dans le flux de travail. .Ajoutez le document S à ce DPI en suivant les instructions de l'option II. .Le ministère doit identifier le document DZ où la transaction aurait dû être déclarée. .HSC doit examiner la transaction PCard originale et DZ indiqué pour confirmer les éléments connexes. .Le système "insère" les enregistrements dans DZ Banner Record. UTILISER L'OPTION IIUTILISER L'OPTION II Et après l'option II utilisée pour effacer le flux de travail : QUAND S DOC AJOUTÉ COMME « PREWHEN S DOC AJOUTÉ COMME « AUTRE PRÉ-PAYÉ » PAYÉ AUTRE » L'ajout d'un document Travel S en tant que « Autre prépayé » entraînera le flux de travail à créer Le document apparaîtra deux fois sur le DPI lorsque vous sélectionnez l'option II pour effacer le flux de travail. Utilisez l'option II pour effacer la transaction et référencer le DPI d'origine. Ne créez pas de DPEZ Zero Dollar. .Ne peut être utilisé pour aucun voyage d'employé -Doit faire Zero $ DPEZ .Ne peut être utilisé pour aucun voyageur étranger -Doit faire Zero $ DPEZ .Sélectionnez l'option V au lieu de faire un DPEZ à zéro dollar pour: .Recrues .Conférencier invité .Étudiants .Autre –doit identifier/préciser .Seulement lorsqu'aucun remboursement n'est accordé. OPTION V : EXIGENCES OPTION V : EXIGENCES .Site Web du département Pcard : http://pcard.unm.edu/ .Contacts clés du département .Politique et procédure PCard .Liens vers les supports de formation Pcard .Et bien plus encore !!

Circulaire d'orientation uniforme expliquée

Présentateur: Jason Galloway
Date: 05-12-2015

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Orientation uniforme – Comment cela affecte-t-il ma subvention ? Jason Galloway, contrôleur associé HSC Comptabilité des contrats et des subventions https://contemplativemammoth.files.wordpress.com/2013/02/phd050611s.gif Nouvelles directives • Remplace les circulaires OMB : . A-21, Principes de détermination des coûts applicables aux subventions, contrats et autres accords avec les établissements d'enseignement . A-110 Exigences administratives uniformes pour les subventions et les accords avec les établissements d'enseignement supérieur, les hôpitaux et autres organisations à but non lucratif . A-133 Audits des États, des gouvernements locaux et des organisations à but non lucratif • 2 CFR 200, Exigences administratives uniformes, principes de coût et exigences d'audit pour les attributions fédérales • En vigueur le 26 décembre 2014 Pourquoi des directives uniformes ? • Buts et objectifs • Réformer et rationaliser les directives pour toutes les bourses fédérales • Pour alléger le fardeau administratif • Pour renforcer la surveillance • Pour réduire la fraude, le gaspillage et les abus • Pour éliminer les directives redondantes et contradictoires • Pour assurer un traitement cohérent et transparent des coûts Directives uniformes • Code électronique de réglementation fédérale • Code de réglementation fédérale - Titre 2, sous-titre A, chapitre II, partie 200 • Remplace et rationalise les exigences de huit circulaires de subvention différentes en un seul ensemble de réglementations • Composé de six sous-parties A à F eCFR - Code of Federal Regulation Uniform Guidance • Composé de six sous-parties :. Sous-partie A – Acronymes et définitions . Sous-partie B – Dispositions générales . Sous-partie C – Exigences relatives aux bourses préfédérales et contenu des bourses fédérales . Sous-partie D – Exigences post-fédérales pour les récompenses . Sous-partie E – Principes des coûts . Sous-partie F – Exigences d'audit A-21 vs. 2 CFR 200 – Que dois-je suivre ? • Les nouvelles récompenses et suppléments devraient maintenant utiliser les nouvelles directives. • Passez en revue les termes et conditions de vos récompenses ! (HHS). Si votre attribution a été datée après le 26 décembre 2014, elle sera très probablement conforme aux nouvelles directives . Ancienne réglementation = 45 CFR Part 74 ou Part 92 . Nouvelles réglementations = 45 CFR Part 75 Uniform Guidance Changes • Définitions • « Devrait » vs « doit » • Doit = ​​REQUIS • Devrait = Meilleures pratiques ou approche recommandée Surveillance des sous-bénéficiaires -§200.331 • Cette section fournit des procédures de surveillance détaillées telles que l'examen financier et programmatique rapports, effectuer des examens sur place et engager un auditeur externe pour exécuter les procédures convenues pour le suivi des sous-bénéficiaires. • Évaluation des risques et documentation du sous-bénéficiaire. • Examen des rapports financiers et programmatiques requis par l'UNM. Il est de la responsabilité du PI de s'assurer que les exigences programmatiques sont respectées avant d'approuver les factures. • Les paiements des factures des sous-bénéficiaires doivent être effectués dans les 30 jours. Puis-je imputer cela à ma subvention ? Réponse : ça dépend !! OMB Circular A-21 & 2 CFR 200 Sous-partie E – Les principes de coût • Définir les critères de facturation des coûts • Définir les coûts directs et les coûts indirects • Discuter des éléments de coûts sélectionnés • Déterminer le calcul du taux des coûts indirects COST ACCOUNTING STANDARDS BOARD (CASB) • 501 Cohérence dans la déclaration des coûts • 502 Cohérence dans la répartition des coûts • 505 Comptabilisation des coûts non admissibles • 506 Cohérence dans la comptabilité des coûts Période A-21 Annexe A & 2 CFR 200.419 Facteurs affectant l'imputation des coûts ou « Les règles d'or » • Doit être raisonnable • Personne prudente test – que ferait une personne raisonnable dans une situation similaire ? • Nécessaire au projet • Adhérer à toutes les lois et réglementations applicables • Adhérer aux termes et conditions du sponsor et de l'attribution • Conforme aux politiques et pratiques appliquées uniformément aux fonds fédéraux et universitaires • A-21 C.3 & 2 CFR 200.403, 200.404 Journal Test • « En contemplant tout acte commercial, un salarié doit se demander s'il serait prêt à le voir immédiatement décrit par un journaliste averti et critique à la une de son journal local, pour y être lu par son conjoint, ses enfants et ses amis. " -Warren E. Facteurs Buffett affectant l'imputation des coûts • Doit être admissible • Les coûts doivent être conformes à toutes les limitations ou exclusions énoncées dans les principes de coûts ou dans l'accord parrainé quant aux types ou aux montants des coûts. Voir A-21 C.2(d) & 2 CFR 200.403 • Les termes et conditions de la subvention • Dispositions générales pour certains éléments de coût -A-21 Sec. J.1 –J.54 & 2 CFR 200.420 –200.475 Facteurs affectant l'imputation des coûts • Doit être imputable Les biens ou services concernés sont imputables ou cessibles conformément aux avantages relatifs reçus ou à toute autre relation équitable . Les frais sont engagés uniquement pour faire avancer les travaux, ou . Le coût profite à la fois à l'accord parrainé et aux autres travaux dans des proportions qui peuvent être approchées par des méthodes raisonnables, ou . Le coût est nécessaire au fonctionnement global de l'institution et est réputé être attribuable en partie aux projets parrainés, et . Pas de transfert de coûts d'un fonds à un autre pour couvrir les dépassements de coûts, éviter les restrictions sur l'accord ou pour des raisons de commodité • A-21 C.4 & 2 CFR 200.405 Facteurs affectant l'imputation des coûts • Doit être traité de manière cohérente et les coûts de déclaration -Souvent facturés dans des circonstances similaires comme un coût direct ou un coût indirect • A-21 C.2(c), D.1, Appendice A & 2 CFR 200.403, 200.412, 200.413(a) Traitement cohérent • §200.403 (d) stipule : « Un coût ne peut pas être attribué à une subvention fédérale en tant que coût direct si tout autre coût engagé dans le même but dans des circonstances similaires a été attribué à la subvention fédérale en tant que coût indirect ». Partage des coûts • §200.403 (f) stipule : « Ne pas être inclus en tant que coût ou utilisé pour répondre aux exigences de partage des coûts ou de contrepartie de tout autre programme financé par le gouvernement fédéral au cours de la période en cours ou d'une période précédente. Voir également §200.306 Partage des coûts ou équivalence, paragraphe (b)." Que signifie « autorisé » ?? • « Le fait qu'un coût demandé dans un budget soit attribué, tel que demandé, n'assure pas une détermination d'admissibilité. L'organisation est responsable de présenter les coûts de manière cohérente et ne doit pas inclure les coûts associés à son taux de F&A en tant que coûts directs. -Énoncé de politique des subventions du NIH Cela peut-il être imputé à la subvention ? • Si un coût ne peut pas répondre aux critères de caractère raisonnable, d'admissibilité, d'imputation et de cohérence, il est inadmissible. • N'oubliez pas que si ce n'est pas admissible sur un fonds parrainé, alors ce n'est pas admissible sur un compte à frais partagés. Définition des coûts directs 2 CFR 200.413 • Les coûts directs sont les coûts qui peuvent être identifiés spécifiquement avec un objectif de coût final particulier, comme une subvention fédérale, ou une autre activité financée en interne ou en externe, ou qui peuvent être directement affectés à de telles activités relativement facilement avec un haut degré de précision. Les coûts engagés dans le même but dans des circonstances similaires doivent être traités systématiquement comme des coûts directs ou indirects (F&A). Voir aussi §200.405 Coûts imputables. Exemples de coûts directs • Salaires des chercheurs/directeurs de projet . (y compris les coûts des prestations) • Fournitures de laboratoire/projet • Déplacements • Techniciens • Logement/soins des animaux Circonstances spéciales - Anciennes • Accumulation, analyse, saisie de données étendues • Nombreux déplacements/arrangements de réunions • Programmes importants et complexes • Projets sur le terrain éloignés qui ne peuvent pas accéder aux services départementaux normaux • Projets majeurs, p. Centres de recherche clinique générale, subventions de centres, subventions de projets de programme... • Subventions de formation • Projets parrainés non financés, en tout ou en partie, par des fonds fédéraux Circonstances spéciales-Nouveau Si des circonstances spéciales existent, un coût F&A peut être budgétisé comme un coût direct à condition que le coût soit : . Admissible. Identifié spécifiquement avec un projet proposé et fera avancer le travail proposé . Le coût peut être attribué au projet proposé avec une relative facilité et un degré élevé de précision. Une note spéciale sur le soutien administratif • A-21, pièce C . Exemples de « grands projets » où la facturation directe des salaires du personnel administratif ou de bureau peut être appropriée. • 2 CFR 200.413 . Le personnel doit normalement être traité comme des coûts indirects (F&A). La facturation directe peut être appropriée si : (1) elle fait partie intégrante du projet ; (2) Spécifiquement identifié avec le projet ; et (3) explicitement inclus dans le budget ou avec l'approbation écrite préalable de l'agence Une note spéciale sur les appareils informatiques • 2 CFR 200.453(c) . Les matériaux et fournitures utilisés pour l'exécution d'une récompense fédérale peuvent être facturés comme coûts directs. Dans le cas spécifique des appareils informatiques, la facturation en tant que coûts directs est autorisée pour les appareils qui sont essentiels et attribuables, mais pas uniquement dédiés, à l'exécution d'une récompense fédérale. Document! Document! Document! Document! Pourquoi le besoin de documentation? • Les auditeurs s'attendront à une documentation sur toutes les transactions. Surtout celles envisagées dans des circonstances « exceptionnelles » ou pour des projets majeurs. • Des reçus suffisamment détaillés pour justifier les frais • Une explication écrite de la manière dont la dépense a profité au(x) projet(s) • Si vous quittez l'université ou le département, y a-t-il suffisamment de détails pour que la documentation puisse parler d'elle-même ? Où allez-vous pour des réponses ? • 2 CFR 200 sous-partie E des directives uniformes • Circulaire de l'OMB A-21 • Règles/directives de l'agence • Directives spécifiques au programme • Document d'attribution • Conditions spéciales • Politique institutionnelle • Consultez votre contrôleur financier et C&G Accounting Conseil utile -Voir la comptabilité standard de l'Université Manuel de ressources (SARM) http://sarm.unm.edu/ Admissible ou non autorisé, vous décidez… http://memecrunch.com/meme/KFPS/not-sure-if-cost-unallowable/image.jpg Étude de cas 1 • Votre chercheur principal dispose d'une subvention U-54 qui nécessite beaucoup de soutien pour organiser le voyage des chefs de projet de plusieurs universités et des projets de recherche internes pour assister aux réunions d'avancement semestrielles. Le PI coordonne également la préparation et la soumission de plusieurs publications et la planification de quatre séminaires distincts liés à la subvention. Pensez-vous qu'il peut facturer des services administratifs/de bureau sur la subvention ? Étude de cas 2 • Un chercheur principal a invité son co-chercheur dans le cadre de sa subvention (un expert dans le domaine dans lequel vous travaillez et qui vient d'une autre université), à parler à votre personnel universitaire/professionnel de la découverte unique qu'ils ont faite sur leur projet. Après le séminaire, le PI et plusieurs autres membres du corps professoral dînent avec le conférencier dans un restaurant local avant leur vol de retour. Quelles dépenses, le cas échéant, peuvent être imputées à la subvention ? PRATIQUES INACCEPTABLES • Achat d'articles pour épuiser les soldes non engagés. • Frais tournants entre les projets. • Affectation de charges sur la base du solde restant pour résoudre les problèmes de disponibilité de financement ou pour éviter la perte de soldes reportés. PRATIQUES INACCEPTABLES • Attribuer des frais à une subvention avant que le coût ne soit engagé. • Imputer une dépense exclusivement sur un seul prix lorsque la dépense a clairement soutenu d'autres activités. • Application d'une « taxe » unitaire aux projets pour répartir les dépenses de bureau et d'administration. • Transfert d'un découvert d'un projet parrainé à un autre, sans approbation expresse du parrain. Loi sur les fausses déclarations • Aux États-Unis False Claims Act, il est interdit aux personnes travaillant avec des fonds fédéraux de « présenter ou de faire présenter sciemment à un agent ou un employé des États-Unis. Gouvernement ou un membre des forces armées des États-Unis une demande de paiement ou d'approbation fausse ou frauduleuse. (VII.J.) Quel est le pire qui puisse arriver ? https://s3-us-west-1.amazonaws.com/ov-file-archive/piece/94/4/728894.0.vetjailfee1.jpg Non-Compliance can lead to: • Disallowed Costs • Reduction in Funding • Award Termination • Additional Compliance Requirements/Oversight • Sanctions • Suspension • Debarment • Criminal Penalties Non-Compliance can lead to: Non-Compliance can lead to: Non-Compliance can lead to: References • 2 CFR 200 Subpart E . www.gpo.gov/fdsys/pkg/FR-2013-12-26/pdf/2013-30465.pdf • Circulaire OMB A-21 . www.whitehouse.gov/omb/circulars_a021_2004 • Loi sur les fausses déclarations. www.justice.gov/civil/docs_forms/C-FRAUDS_FCA_Primer.pdf • New York Times Magazine –22 octobre 2006 -Une découverte indésirable • Résumé des audits, règlements et enquêtes universitaires liés aux programmes fédéraux. www.costaccounting.org/audits • Résultats d'audit publiés Rapports externes de la NSF. www.nsf.gov/oig/auditpubs.jsp#external • NIH Office of Audit Service . oig.hhs.gov/reports-and-publications/oas/nih.asp • 16e réunion annuelle de la NCURA pour les FRA . Puis-je imputer cet article à une subvention ? –Glenda A. Des questions sur les bœufs ?

DPI - Le point de vue d'un examinateur

Présentateur: John Brandt
Date: 03-03-2015

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DPI - Le point de vue d'un examinateur L'objectif de cet APPRENDRE est de réduire le temps de traitement des DPI  Il est conçu pour vous aider à réduire le temps nécessaire pour que vos DPI soient payés plus rapidement en :  identifiant les erreurs de traitement DPI courantes  identifiant les ressources utiles  fournissant des conseils et des recommandations  Cet APPRENDRE n'est pas conçu pour vous enseigner les mécanismes de création d'un DPI. Il faut en moyenne 9 jours calendaires pour qu'un DPI traite le paiement après avoir été soumis aux conditions de base de Banner  DPI - Facture à paiement direct. Toutes les factures donnant lieu à un paiement ont un numéro DPI commençant par un « I »  DPEZ – Direct Pay « EZ » formulaire créé dans FZADPEZ. Chaque DPEZ créée aura un numéro DZ. Une DPEZ donnant lieu à un remboursement aura à la fois un numéro « DZ » et un numéro « I » La Centrale Comptable a-t-elle reçu la DPI ? Utilisez la base de données de recherche de documents  Accessible depuis le site Web de comptabilité sans restriction du campus principal [http://ua.unm.edu/]  Accessible depuis le site Web de comptabilité sans restriction HSC [https://login.unm.edu/cas/login?service= http://galog.unm.edu/] Cela vous permet de voir si votre DPI a été reçu et approuvé, ou s'il y a un problème répertorié qui doit être résolu Base de données de recherche de documents - Le trouver sur le site Web du campus principal Recherche de documents Base de données - Trouver sur le site Web HSC Unrestricted  Base de données de recherche de documents - Comment l'utiliser  Base de données de recherche de documents - Comment l'utiliser  Base de données de recherche de documents - Comment l'utiliser Suivi de la localisation de votre DPI : si la recherche dans la base de données montre aucun résultat de recherche, alors :  Le bureau central n'a pas reçu le DPI  Utilisez le formulaire Banner FOIAPPH (historique du document) pour voir si le DPI a été désapprouvé  Utilisez le formulaire Banner FOAAINP pour voir quelle(s) file(s) d'attente doivent encore être approuvées ; peut-être qu'un approbateur de bannière de département a le DPI/sauvegarde  Vérifiez auprès de votre approbateur de département qui signe le DPI pour voir si cette personne a toujours le DPI/sauvegarde HSC UA Review and Approval : The Big Picture Approval Process – Ce que les réviseurs recherchent :  " Eyeball the DPI" pour l'exactitude - Type de bénéficiaire - Type de paiement / remboursement - Code de compte - Date de retour du voyage ou date de réception des marchandises - Taux journalier et nombre de repas - Calcul du taux de kilométrage - Signatures appropriées - Les documents originaux correspondent à d'autres dépenses répertoriées comme Processus d'approbation d'hébergement ou de navette/taxi - Ce que les examinateurs recherchent : le DPI est-il imposable conformément aux directives du plan comptable IRS de l'UNM ?  60 jours sont calculés :  date à laquelle le DPI a été reçu au bureau central  date de retour pour le voyage  date de réception des marchandises ou autre type - Doit être approuvable ou toujours imposable après 60 jours - DPI imposable si toujours dans la file d'attente du département après 60 jours Recommandez de consulter les directives du plan comptable à l'adresse http://ua.unm.edu/accountable-plan-requirements.html Processus d'approbation – Ce que les examinateurs recherchent :  Type de bénéficiaire – Chaque fois que la sélection est « Particulier étranger ou devez d'abord aller à Fiscalité – Appelez Taxation pour obtenir des conseils si nécessaire  La plupart des bénéficiaires sont : quelques types :  Inscriptions à la conférence  Cotisations, frais  Marchandises  Frais de déménagement  Frais de participation  Voyage Recommander l'examen Types de paiements autorisés sur une DPEZ à http://ua.unm.edu/dpez%20payment%20types.html Approva l Processus – Ce que les réviseurs recherchent :  Code de compte approprié – Il s'agit du compte de dépenses – N'utilisez PAS de compte de revenus  Une certaine flexibilité est autorisée ici  Certains codes de compte doivent être utilisés qui se rapportent aux exigences de l'IRS ou de l'État, aux exigences de suivi ou de rapport - Ex. - Les ordinateurs appartenant à l'UNM doivent aller à 3189 et les frais de déménagement doivent aller à 38L0. tarif et repas - Vérifiez que le tarif journalier est correct - La ville d'Hawaï/Alaska/pays étranger est le tarif des repas locaux plus le taux local des incidents - Vérifiez que le nombre de repas correspond à l'itinéraire de la compagnie aérienne et les repas payés par la conférence sont soustraits ou tout repas d'affaires autorisé est soustrait. – Ce que les réviseurs recherchent :  Signatures appropriées – Si le bon type de paiement/remboursement est sélectionné, les lignes de signature correctes seront imprimées sur le DPI – Faites signer chaque ligne avant de transmettre le processus d'approbation – Ce que les réviseurs recherchent :  Documents originaux – Requis – Si non disponible, inclure une note acceptant la responsabilité du département pour tout paiement en double ; la note doit être signée par le bénéficiaire et le chef de service  Les reçus du restaurant doivent inclure les détails et la liste des participants - Si non disponible, une note indiquant qu'aucun alcool n'a été acheté est requise  Preuve de paiement par le bénéficiaire requise - Solde zéro dollar, paiement par carte de crédit Quelles sont les causes du le temps de traitement doit-il augmenter pour les DPI une fois que Core Office a reçu le DPI ?  Les DPI ont été refusés car un élément a dû être modifié et le DPI a été soumis à nouveau  Des informations supplémentaires nécessaires pour vérifier et approuver le DPI ont été demandées. Environ 1 DPI sur 8 reçu dans les bureaux centraux du HSC a un problème qui doit être résolu avant que le DPI puisse être approuvé. éléments ou circonstances inhabituels dans les sections Objet commercial ou Informations supplémentaires  Inclure la brochure ou l'ordre du jour  Inclure l'itinéraire de la compagnie aérienne  Inclure les reçus originaux et tous les éléments prépayés. Sont la deuxième raison principale pour laquelle les DPI sans restriction HSC sont refusés  Compte pour 27%, ou 21 DPI sur 1 refusé parce que nous ne les avons jamais reçus ; utiliser la recherche dans la base de données DPI et FOAAINP  Les DPI sont dans notre file d'attente d'approbation, mais n'ont jamais été physiquement reçus et sont refusés après 5 jours ouvrables ; cela permet de vous alerter que nous n'avons jamais reçu le DPI et que l'horloge du plan comptable de l'IRS de 10 jours tourne a été utilisé; 60 % ou 11 DPI sur 1  Sauvegarde insuffisante reçue  Temps de réponse insuffisant à la demande  Objectif commercial insuffisant  Erreur de calcul ou de date  Mauvais formulaire ou type de bénéficiaire utilisé  Taxe de vente non autorisée  Contre la politique ou la directive UNM Toutes ces raisons peuvent être Prévenir et réduire le temps qu'il faut pour obtenir le paiement DPI Non-concordances de traitement spécial  Ce DPI, à un individu ou à une entreprise, doit avoir le chèque retenu pour le ramassage.  Si le traitement spécial consiste à « envoyer un document avec chèque », une copie du document doit être jointe au DPI.  Il est également indiqué « envoyer un document avec un chèque »  Ceci est incorrect.

Flux de travail Pcard et changements de processus

Présentateur: Laura Putz
Date: 09-16-2014

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  PcardWorkflow&Process Changes Laura Putz, HSC Associate Controller 16 et 17 septembre 2014 PCardWorkflow -Sujets •Statistiques •Théorie du workflow •Processus de workflow et effacement efficace des éléments •Nouvelle section pour aider à l'efficacité Statistiques Total PCardTransactions –FY14 140,000 14+ Voyage PCardTransactions –FY17,000 14 7,900+ Workflow Transactions compensées -FY14 2,100 13+ FY1,100 Workflow Pending 13+ FY800 WorkflowItems en suspens 15+ Pre FY150 Workflow Items en suspens 2010+ FY1 WorkflowItems Pending 1+ Workflow Theory • Processus automatisé mis en œuvre en juillet 2010 pour réduire l'effort requis pour rapprocher les transactions de voyage /30/2009 •Plus efficace pour PCardDepartment •Avant le flux de travail, les déclarations des titulaires de carte ne pouvaient pas être approuvées avant le voyage •Plus efficace pour les départements •Dit ce qui n'a pas été rapproché et associé à un DPI/DPEZ •Processus de contrôle interne •Améliore la documentation sur dossier pour audit Bann er View -FZADPEZ Unassociated = Une transaction de document « S » toujours dans la liste déroulante des catégories de paiement comme choix de sélection lors de la création d'un DPEZ The Beginning • Le workflow se déclenche désormais 04 jours après la date de la transaction d'origine en générant une notification par e-mail au titulaire de la PCard • Fournit lien vers le processus de flux de travail MyUNMMenu Accéder aux transactions Pcard non résolues Options répertoriées pour effacer les éléments PCardWorkflow http://www.evolvingtimes.com/wp-content/uploads/2014/05/choices-for-deliberate-creators.jpg Option 2014 Option 05 Option XNUMX Option Quatre http://mayawhite.com/wordpress/wp-content/uploads/XNUMX/XNUMX/down-arrow.jpeg Option Cinq Rapprochement des transactions PCard/ DPEZ Nouvelle disposition du flux de travail NOUVELLE Option V : Déplacement des non-employés - Aucun remboursement • Peut éliminer la plupart demandes de nouveaux fournisseurs • Peut éliminer la plupart des DPEZ Zero Pay • Rapproche la documentation pour les auditeurs internes/externes http://mayawhite.com/wordpress/wp-content/uploads/XNUMX/XNUMX/down-arrow.jpeg Option cinq Option V : Exigences • Ne peut pas être utilisé pour les déplacements des employés qui n'ont pas d'autre remboursement -Doit faire Zero $ DPEZ •Ne peut être utilisé pour aucun voyageur étranger -Doit faire Zero $ DPEZ •Sélectionnez l'option V au lieu de faire un DPEZ zéro dollar pour : •Recrues •Conférencier invité •Étudiants •Autre -doit identifier/préciser •Examiné et approuvé par le bureau comptable principal approprié •Doit joindre une copie du reçu original et d'autres documents tels que le calendrier des entretiens, le dépliant de la conférence, etc.     Option V: Zero $ DPI Hébergement pour la nuit pour Great Guy, conférencier invité pour PedsGrand Rounds tenu le 4/15/2014 –DominiciAuditorium de 1 à 3.     Joindre un fichier Joindre un fichier Joindre un fichier Easy Peazy–Droit ???       Option V: Zero $ DPI Hébergement pour la nuit pour Great Guy, conférencier invité pour PedsGrand Rounds tenu le 4/15/2014 –DominiciAuditorium de 1 à 3.     Option IV –Voyage non traditionnel •Processus automatisé généré en fonction du code de marchandise marchand (MCC) du fournisseur. • Brève explication des dépenses/objectifs commerciaux nécessaires. •Examiné et approuvé par PCardManager.       Option IV – Salle de conférence de voyage non traditionnelle espacée pour la retraite du département tenue à l'hôtel XYZ le 7 juillet 2014. 35 participants du corps professoral, 18 membres du personnel et trois conférenciers invités plus un animateur. Option III – Le bouton Snooze • Reportez le processus car le voyage se produit à l'avenir. • Le workflow générera à nouveau dix jours APRÈS la date de voyage indiquée par le titulaire de la PCard. •Peut effacer avec le processus automatisé de validation des données est associé, mais continuera à revenir si aucune mesure n'est prise.       Option III – Le bouton Snooze Option II – Oups, j'ai oublié ! • Le ministère doit identifier le document DZ où la transaction aurait dû être déclarée. • Le HSC doit examiner la transaction PCard originale et le DZ indiqué pour confirmer les éléments connexes. • Le système « insère » des enregistrements dans DZ Banner Record. •Peut être utilisé pour « soumettre » Zero $ DPI aux bureaux de la FSD au lieu de l'acheminer via le courrier du campus Option II – Oups, j'ai oublié !       DZ8675309 Avant Après avoir joint un fichier Joindre un fichier Joindre un fichier Easy Peazy–Droit ???       Option II – Oups, j'ai oublié !   DZ8675309 Option I •Le ministère n'a pas à rechercher les numéros de document. Le plus efficace. •Validé tous les soirs avec processus automatisé. Le plus efficace. •Reviendra à Pcardholder si la validation échoue. • « Meilleures pratiques » pour les transactions DPEZ et PCard.       Première option lorsque des éléments sont rejetés • Si un élément de flux de travail que vous soumettez est rejeté ou désapprouvé, vous recevrez un e-mail vous informant que des corrections sont nécessaires. • Notifications générées par le système • Désapprobation des bureaux des services financiers • L'e-mail vous indiquera les raisons possibles de l'échec du flux de travail. • Retournez à l'élément de flux de travail et corrigez l'erreur lorsque les éléments ont une erreur lorsque les éléments sont renvoyés Joindre la documentation au flux de travail lorsque : non attaché à la DPEZ d'origine •Exemple : Une voiture de location, payée par Pcard, a été utilisée lors d'un déplacement professionnel. Il n'était pas associé au moment où le DPI du voyage a été effectué. Numérisez et joignez le reçu de la voiture de location au flux de travail pour le document S •Vous avez sélectionné l'option II -DPEZ déjà traité, et le zéro $ DPEZ n'a pas été envoyé par la poste au bureau FSD approprié •Vous avez sélectionné l'option V -Non EE Zero $ DPEZ •Exemple : L'hôtel était la seule dépense pour l'entretien d'une recrue. Numérisez et joignez la facture de l'hôtel et l'itinéraire de la recrue au flux de travail pour le document S de l'hôtel Pour les superviseurs et les gestionnaires trouver le PCardStatement d'origine, le journal et le reçu ? Envoyez un e-mail à : Titulaires de la carte HSC : HSCFinancialServices@salud.unm.edu Titulaires de la carte principale/succursale : Gacal@unm.edu Informations à inclure : Nom du titulaire de la carte Numéro d'identification de la bannière du titulaire de la carte (PAS le numéro de carte de crédit) Date du relevé (5 mai 2012 ; 5 décembre 2013) Fournisseur et montant (Entreprise, 92.48 $) Sommaire •La section V a été ajoutée pour améliorer le processus; Les DPI à zéro dollar peuvent souvent être évités. •Les documents numérisés peuvent maintenant être joints, et si le document est par ailleurs acceptable, l'original n'est pas requis. • La soumission en temps opportun des DPEZ avec des transactions PCard associées de manière appropriée (documents S) éliminera ou réduira le nombre d'éléments de flux de travail à examiner. • Les éléments de workflow seront générés 30 jours après la date de publication de PCard. • Les améliorations seront disponibles pour une utilisation le 6 octobre 2014.     Quelles sont vos questions ?  

Gestion de trésorerie et listes d'argent

Présentateur: Alana Watts
Date: 08-26-2014

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Gestion de trésorerie et listes d'argent 26 et 27 août 2014 Présenté par Alana Watts Introduction •Politique de gestion de trésorerie 7200 Sujets de gestion de trésorerie à couvrir : •Compte bancaire UNM 1.1 Formation requise Toutes les personnes manipulant des espèces/chèques ET leur superviseur direct doivent suivre ce cours 1.3 Petite caisse • ​​La petite caisse et les fonds de change - doivent répondre aux exigences de traitement des espèces • La petite caisse est la méthode la moins souhaitable pour effectuer des transactions d'un point de vue comptable et des risques dans la mesure du possible 1.4 Utiliser le compte bancaire UNM • Les départements ne peuvent pas créer de compte bancaire pour leurs organisation.   1.5 Cadeaux à la Fondation UNM • Tous les cadeaux et formulaires doivent être remis à la Fondation UNM pour traitement • Ne déposez pas ces montants vous-même • https://www.unmfund.org/unm-depositors-page/ • Le contact de la Fondation est Jodi Wilson Jodie .frettern@unmfund.org, 277-5871 Facturations • Les facturations externes sont facturées via le système de comptes clients non étudiants (NSAR) Les départements ne doivent pas créer leurs propres factures en dehors de NSAR • Assure la conformité avec les lois de l'État du Nouveau-Mexique toutes les facturations des comptes clients de l'UNM À l'aide du module NSAR : jour ouvrable suivant • Le service de caisse est disponible pour récupérer les dépôts pour aider à la conformité Dépôt des fonds reçus La documentation doit être conservée si cela devient nécessaire pour la reconstruction •Informations confidentielles suc h car les numéros de sécurité sociale ne doivent pas être conservés sous quelque format que ce soit. Remarque : ERREUR LA PLUS COURANTE : Utilisation de 07Z0-Autres revenus de vente alors qu'il devrait s'agir de 07ZZ-Listes de remboursement des employés 2 liste d'argent copiée et jointe. informations personnelles du titulaire de carte qui ont été fournies à l'UNM • Rédigez les informations numérisées avant de les envoyer par e-mail ou de les enregistrer pour référence Rédigez TOUS les numéros de compte Modifications de carte de crédit leurs totaux de lots dans le cours normal de leurs activités. Traitement des cartes de crédit • Pour les collectes de cartes de crédit, UNM propose TouchnetMarketplace Traitement des cartes de crédit • Touchnet est déjà utilisé pour collecter les paiements par carte de crédit par de nombreux départements de l'UNM • La collecte de Touchnet est configurée pour votre département par Patrick Patten dans le bureau de l'économe • Vous recevrez automatiquement un e-mail à chaque fois un dépôt par carte de crédit est reçu • Touchnet a une fonction de rapport qui vous permettra de savoir par période qui a payé et combien ils ont payé par carte de crédit • Ces rapports TouchnetMarketplace vous aideront à rapprocher vos revenus de carte de crédit 3.

Comment rapprocher les indices

Présentateur: Terry Shoebotham
Date: 06-10-2014

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Index Reconciliation Fundamentals Première partie des trois Terry Shoebotham Spécialiste en gestion d'entreprise 6/10 et 11/2014 Table des matières DÉFINITIONS ET EXPLICATIONS ................................ .................................................................. ........................ 1 COMPTE ................................................................ .................................................................. .................................................. 1 DOCUMENTS D'ORIGINE.................................................. .................................................................. .................................. 1 INDICE ................................................................ .................................................................. .................................................................. ..... 1 FICHIERS INTERNES ............................................... .................................................................. ........................................ 1 PI.................................................. .................................................................. .................................................................. ............ 2 QUE SIGNIFIE LA RÉCONCILIATION ? .................................................. ......................................... 2 REVENUS.................................................. .................................................................. .................................................................. 2 SALAIRES ........................................................ .................................................................. .................................................. 2 AUTRES CHARGES .................................................. .................................................................. ........................................ 2 ORGANISATION DES DOCUMENTS .................................................. .................................................................. .............. 2 CRÉEZ UN FICHIER POUR CHACUN DE VOS INDICES ................................................ .................................................................. .... 3 ORGANISER LE CONTENU DU DOSSIER ................................................ .................................................................. ................ 3 LES AUTRES MÉTHODES SONT BIEN ...................................... .................................................................. ......................... 3 POUR CONCILIER UN INDICE, DE QUOI AI-JE BESOIN D'AVOIR ? .................................................. ......... 3 RAPPORTS................................................. .................................................................. .................................................................. . 3 INFORMATIONS SUR LES REVENUS ................................................. .................................................................. ........................... 4 R ENSEIGNEMENTS SUR LA PAIE .................................................. .................................................................. ............................... 4 DOCUMENTS D'ORIGINE.................................................. .................................................................. .................................. 4 UN CRAYON ROUGE .............................................. .................................................................. ............................................... 4 QUE DEVEZ-VOUS SAVOIR POUR CONCILIER UN INDICE ?...................................................... .............. 4 COMMENT OBTENIR LES DOCUMENTS SOURCES ....................................... .................................................................. ........ 4 QUELS RAPPORTS DE BANNIÈRE VOUS UTILISEREZ ET COMMENT LES OBTENIR ................................................ ........................ 5 COMMENT OBTENIR DES INFORMATIONS SUR LA PAIE ................................................ .................................................................. .......... 5 COMMENT OBTENIR DES INFORMATIONS SUR LES REVENUS ................................................ .................................................................. ......... 5 QUELS COMPTES SONT LA RESPONSABILITÉ DE QUELQU'UN D'AUTRE ................................................ ............................... 5 COMMENT CONCILIER UN INDICE ? .................................................. ........................................... 5 IMPRIMER VOTRE RAPPORT DE BANNIÈRE....................................... .................................................................. ..................... 5 OUVREZ VOTRE DOSSIER NON EFFACÉ ................................................ .................................................................. ............... 6 COMPARER LES DEUX............................................. .................................................................. ..................................... 6 Dépenses salariales............................................................... .................................................................. ..................................... 6 Frais généraux............................................................... .................................................................. .................................. 6 ENQUÊTER LES ÉCARTS-DÉPENSES GÉNÉRALES.................................................. ........................................ 7 CRÉER UN RÉSUMÉ DE RÉCONCILIATION D'INDICE ................................................ ............................................... 9 RAPPORTS ASSOCIÉS............................................................... .................................................................. ..................... 9 ORGANIGRAMME - PROCESSUS DE RÉCONCILIATION DES INDEX ................................................ .......................10 ORGANIGRAMME – ORGANISATION DU DOCUMENT ........................ .................................................................. ........12 Définitions et explications Compte – Un compte est le numéro à quatre chiffres qui représente l'endroit où les revenus ou les dépenses sont enregistrés dans Banner. Par exemple, 3100 est le code de compte pour les dépenses de fournitures de bureau. Vous pouvez trouver une liste des comptes UNM et leurs définitions sur http://ua.unm.edu/account-codes.html. Documents sources – Ce sont des documents originaux ou des copies de documents originaux. Ce sont les documents qui valident qu'une dépense a eu lieu. Il peut s'agir de reçus de la librairie UNM pour les marchandises achetées. Il peut s'agir de factures internes provenant des centres de service UNM. Il peut s'agir de copies de DPI ou de copies de factures de fournisseurs externes. Ils peuvent être accompagnés d'e-mails explicatifs ou d'autres documents tels que des formulaires d'inscription à un séminaire. Les autres documents sources comprennent les reçus/rapports de carte P, les demandes d'achat internes de l'UNM, les demandes d'achat, les demandes d'achat générales et les formulaires de paiement non standard. Cette liste n'est pas inclusive. Index – Un index est le nombre à six chiffres qui accumule les revenus et les dépenses, dans les comptes, pour un projet donné. L'index peut être illimité ; comme un pour l'instruction et le financement général. L'index peut être restreint et associé à une subvention. Toutes les dépenses pour un indice donné doivent être rapprochées chaque mois. Poster -Un article est affiché dans Banner lorsqu'il a été enregistré dans la base de données comptable. Seuls les éléments publiés apparaissent sur les rapports de comptabilité Banner. Fichiers internes – Les fichiers internes sont les fichiers que vous configurez pour vous faciliter la tâche. Pour la réconciliation de compte, ceux-ci fonctionneront : Dossiers non effacés – Pour chaque index, créez un dossier manille non effacé. Ce dossier place des copies des documents sources pour chaque dépense de cet index au fur et à mesure que ces dépenses se produisent. Joignez ces documents sources au rapprochement et déplacez-les vers le dossier de rapprochement des comptes à la fin du mois. Dossiers de paie – Pour chaque index, créez un dossier Manille de paie. Dans ce dossier, placez des copies de tous les rapports/documents de paie chaque mois. Joignez-les au rapprochement et déplacez-les vers le dossier de rapprochement des comptes à la fin du mois. Dossiers de réconciliation d'index – Pour chaque index, créez un dossier de réconciliation d'index manille. Dans ce dossier, placez votre package de rapprochement d'index complété chaque mois. Celui-ci consiste en : . Le résumé de rapprochement d'index rempli [voir l'annexe] . Le rapport détaillé de mes rapports [FOROLDS]. Vous avez coché les montants sur ce rapport et les montants sur vos documents sources lorsque vous avez rapproché l'index. .  Le rapport/documentation de paie. Vous avez coché les détails sur le rapport de paie et vous êtes assuré que les détails correspondent aux détails internes de la documentation de votre service concernant les personnes à facturer et le pourcentage de leur salaire à imputer à cet indice. .  Les documents sources et tous les calendriers connexes créés dans votre service pour les dépenses. Vous avez coché les détails sur ceux-ci et sur votre rapport détaillé MyReports. Ceux-ci sont agrafés ensemble chaque mois pour former un package de rapprochement mensuel pour chaque indice. Il s'agit de votre package de rapprochement d'index terminé. Celui-ci est déposé dans votre dossier de rapprochement d'index chaque mois. Mettez le groupe de dossiers de chaque index dans un dossier suspendu vert, étiqueté pour cet index. Vous avez maintenant toutes vos informations pour chaque index facilement accessibles. PI-Chercheur principal. Il s'agit de la personne principale en charge d'une subvention. Il ou elle peut avoir plusieurs subventions. Chaque subvention a au moins un index et peut en avoir plusieurs. Que signifie la réconciliation ? Le rapprochement signifie vérifier les documents sources qui montrent quelles dépenses auraient dû être imputées à un index, par rapport aux dépenses qui ont été effectivement imputées à cet index. Toute divergence est ensuite étudiée et corrigée ou expliquée. Cela se fait mensuellement. Revenu Comparer les revenus que votre index reçoit dans Banner avec les revenus attendus et enquêter sur les écarts. Salaires Cela comprend : 1) S'assurer que les personnes (salaires) facturées représentent les personnes qui devraient être imputées à cet indice. 2) S'assurer que le bon pourcentage de leur salaire est facturé. Autres dépenses Cela comprend : 1) Savoir quelles dépenses auraient dû être imputées à l'indice. 2) Vérifier qu'ils ont été imputés à l'index. 3) Vérifier que les dépenses de personne d'autre n'ont été imputées à cet indice, par erreur. 4) Comprendre les frais F&A et ce qu'ils devraient être pour l'indice. Organisation des documents L'organisation des documents est à votre avantage. Des documents bien organisés facilitent la recherche de documents et les rapprochements complets. Voici une méthode suggérée : Créez un fichier pour chacun de vos Indices .  Créez un dossier Green Pendaflex pour chaque index. Étiquetez-le avec le numéro d'index et le nom. .  Créez trois dossiers manille pour chaque index. Étiquetez chacun avec le numéro d'index. En outre, étiquetez un « rapprochements d'index », un « documents non compensés » et un « paie ». Certains départements peuvent également en avoir un pour « Revenus ». Organisation du contenu des dossiers .  Pour vos dossiers Non effacés, vous souhaiterez peut-être organiser par type de document, puis au sein de chaque type de document [DPI, Demandes, Factures, Autre] par numéro de document ou date de création. .  Pour votre dossier de paie, vous souhaiterez peut-être organiser par date, la date la plus récente en premier dans le dossier. Lorsqu'un mois est terminé, vous supprimez les documents de paie pour ce mois et les agrafez à votre rapprochement d'index. .  Pour votre dossier de rapprochement d'index, placez les documents par ordre mensuel, le mois le plus récent en premier dans le dossier. .  Vous terminerez votre rapprochement mensuel en joignant tous vos documents ensemble. o Mettez d'abord le résumé de rapprochement d'index qui montre vos éléments rapprochés pour le mois et comment ils ont été résolus. o Deuxièmement, joignez votre rapport MyReports [FOROLDS] que vous avez coché avec votre crayon rouge. o Troisièmement, mettez votre rapport de paie, également coché. o Ensuite, mettez tous vos documents d'origine, dans l'ordre où ils ont été cochés sur le rapport.   D'autres méthodes sont très bien.  Si votre ministère a une méthode différente d'organisation et de classement des documents, vous pouvez l'utiliser. Il n'y a pas une seule bonne façon d'organiser l'information. Il suffit de rendre les informations faciles à trouver et à utiliser. .  L'important est que les indices soient réconciliés chaque mois et que tout écart soit résolu rapidement. Pour réconcilier un index, de quoi ai-je besoin ? Rapports. a.   Vous avez besoin de copies imprimées des dépenses facturées dans Banner, par compte, pour la période. Les rapports MyReports sont recommandés. Le détail FOROLDS fonctionne bien. Exécutez ce rapport pour le mois, APRÈS la fin du mois. Le calendrier de clôture de fin de mois peut être consulté sur le site Web des ressources des services financiers à l'adresse http://fssc.unm.edu/ ou vous pouvez vous abonner à la question Fast Info 897. b.   Vous pouvez utiliser des feuilles de calcul Excel pour vous aider à accumuler les numéros de bannière dans un format que votre service préfère. Vous devez toujours avoir des documents Banner pour montrer d'où viennent vos numéros de Banner.   Informations sur les revenus c.  Si vous rapprochez un index non restreint, vous avez besoin d'informations de la part de votre administrateur de département concernant les revenus attendus. Si vous réconciliez un index restreint, vous avez besoin d'une copie de l'avis d'attribution de subvention de l'agence de financement. Informations sur la paie d.  Rapports de paie pour l'indice indiquant le salaire réel versé à chaque compte de salaire et d'avantages, par employé. Le rapport MyReports FNRSLBE par index fournira cette information. FNRLDST vous montrera le pourcentage de la distribution de l'employé qui devrait être dans chaque indice. e.  Un budget ou un autre document interne vous indiquant les noms des employés qui devraient être imputés à cet indice, et quel montant en dollars ou pourcentage de leur salaire devrait être imputé à cet indice. Documents sources. f.   Vous devrez peut-être apprendre à obtenir certains de ces documents, tels que les factures mensuelles de télécommunications, les factures Xerox, les factures du centre de service interne, etc. Vous devrez peut-être contacter la personne chargée de produire ou d'approuver la facture pour commencer à en obtenir une copie à chaque fois qu'elle est produite. g.   Si vous faites la comptabilité pour votre département, cela peut être aussi simple que d'enregistrer une copie avant d'envoyer l'original à votre bureau des services financiers pour approbation et paiement. Un document source est nécessaire pour chaque dépense apparaissant sur le rapport détaillé de la bannière.   Un crayon rouge h.  Vous cocherez chaque élément sur le rapport de paie et chaque document source, au fur et à mesure que vous le localisez dans le détail de votre rapport Banner répertoriant les dépenses du mois pour l'index. La meilleure pratique consiste à parapher et à dater à côté de la coche. Que devez-vous savoir pour réconcilier un index ? Comment obtenir les documents sources a.   Vous devez savoir qui produit les documents internes [DPI, etc.] qui entraînent des frais pour votre index. i.  Vous devez obtenir des copies, ou vous ne pouvez pas vous réconcilier. Si ce processus est nouveau dans votre région, personne ne saura peut-être que vous avez besoin des copies. Vous devez trouver les bonnes personnes et leur faire savoir. ii.  Vous avez besoin de copies de tous les documents P-Card qui sont passés en charges dans votre index. b.   Vous devez savoir comment gérer les factures qui sont à votre disposition, telles que les services de réseau de communication ITS (factures de téléphone internes). i.  Tous les frais doivent être documentés. Si vous n'avez pas d'enregistrements dans vos fichiers, vous devrez les retrouver afin de déterminer s'ils ont été enregistrés dans le bon index. Quels rapports de bannière vous utiliserez et comment les obtenir c.   Pour les index restreints ou non restreints, vous pouvez utiliser le rapport MyReports FOROLDS. Exécuter après la clôture de fin de mois. Consultez le site Web des ressources des services financiers http://fssc.unm.edu/ pour le calendrier mensuel, ou abonnez-vous à la question Fast Info 897. d.   Les rapports de bannière se trouvent dans MyReports. Connectez-vous via Mon UNM, l'onglet Vie de l'employé.   Comment obtenir des informations sur la paie e.  Vous devez connaître les noms des personnes dont le salaire devrait être imputé à votre indice, et quel est le montant ou le pourcentage. i.  Votre administrateur ou le chercheur principal devrait être en mesure de vous fournir ces informations. ii.  Vous devez savoir comment obtenir le rapport de base sur les salaires [FNRSLBE], par indice et par personne au sein de chaque indice. Chaque service doit avoir une personne autorisée à consulter les rapports de paie. Le rapport MyReports FNRLDST vous montrera tous les indices pour un employé ou un code d'organisation. Comment obtenir des informations sur les revenus f.  Discutez-en avec votre administrateur. Vous devez disposer de ces informations pour rapprocher ces comptes. Quels comptes sont la responsabilité de quelqu'un d'autre g.  Certains comptes que vous n'êtes peut-être pas responsable du rapprochement incluent la taxe sur les bannières, certains comptes de revenus et F&A. Ceux-ci devraient être examinés chaque mois pour s'assurer que le montant est raisonnable et valide.   Comment réconcilier un indice ? Une fois que vous avez les informations dont vous avez besoin, la réconciliation est facile. La première ou les deux premières fois, vous trouverez peut-être cela plus difficile parce que c'est nouveau. Une fois que vous aurez pris l'habitude de le faire chaque mois, cela prendra peu de temps. La réconciliation vous permettra de détecter les erreurs commises dans le système Banner et de les faire corriger rapidement. Imprimez votre rapport de bannière a.  Imprimez le rapport détaillé FOROLDS de fin de mois de votre indice, pour le mois qui vient de se terminer. i.  Une fois la fin du mois terminée, vous pouvez facilement réconcilier votre index. Cette explication suppose que vous effectuez un rapprochement après la clôture du mois. Ouvrez votre dossier non effacé b.  Au cours du mois, vous avez accumulé de nombreux documents sources pour l'index que vous réconciliez dans ce dossier. Comparez les deux dépenses salariales 1) Recherchez ce que vous pouvez faire correspondre et effacez-le. a.   Ouvrez votre dossier de paie. b.   Comparez les totaux du rapport Banner aux totaux de votre rapport de paie pour cet indice. Cochez le rapport de bannière pour chaque total de compte qui correspond au rapport de paie. Ils doivent correspondre ! c.   Comparez votre liste de noms du personnel de votre service qui sont censés être imputés à cet index, avec les noms figurant sur le rapport de paie. Cochez chaque nom sur le rapport de paie qui correspond à votre liste. Notez tous les noms manquants ou « supplémentaires » sur votre récapitulatif de rapprochement d'index. d.  Comparez votre liste de montants/pourcentages de personnel avec les montants figurant sur le rapport de paie. Ils devraient correspondre. Notez tout ce qui ne correspond pas à votre résumé de rapprochement d'index. 2) Enquêter sur les écarts-paie. a.  Nous supposerons que tous vos éléments de paie correspondent. Si ce n'est pas le cas, discutez-en avec votre administrateur. Vous devrez peut-être soumettre i.  Un EPAF-pour changer l'emplacement/l'affectation d'un employé ii.  A PHAREDS-pour corriger une erreur dans un montant de salaire affiché. iii.  Sachez que les ajustements apportés à la paie au cours du mois que vous rapprochez entraîneront des totaux différents de ce à quoi vous vous attendiez d'après d'autres rapports de paie. Tant que les ajustements étaient corrects, c'est acceptable. Dépenses générales 3) Trouvez ce que vous pouvez faire correspondre et effacez-le. a.  Trouvez le premier poste de dépense non lié à la paie [éventuellement une dépense de bureau ; compte 3100]. Disons qu'il y a deux lignes sous ce compte, une pour 12.52 $ et une pour 219.18 $. b.   Recherchez les documents sources dans votre dossier non effacé pour ce compte. Vous en trouvez trois. Un pour 12.52 $, un pour 83.67 $ et un pour 422.12 $. c.   Vous mettez une coche à côté des 12.52 $ sur votre rapport de bannière. Vous mettez une coche sur le document d'origine qui dit 12.52 $. Vous paraphez et datez ce document. Ensuite, vous le sortez du dossier Non effacé et le mettez de côté pour un attachement ultérieur à votre package de réconciliation d'index. Un élément est réconcilié. d.   Vous regardez le document pour 83.67 $. Vous notez que la date sur le document est le dernier jour du mois que vous rapprochez. Vous n'êtes donc pas surpris qu'il ne soit pas encore enregistré dans Banner. Vous le remettez dans votre dossier Uncleared pour le mois prochain. e.   Vous regardez le document pour 422.12 $. Vous remarquez qu'au bas de la facture, la dépense est répartie entre trois indices différents. L'un d'eux est l'indice que vous réconciliez. À côté de chacun de ces numéros d'indice, se trouve un montant. Le total des trois montants équivaut à 422.12 $. Le montant à côté de votre numéro d'index est de 219.18 $. Vous mettez une coche à côté des 219.18 $ sur votre rapport Banner après avoir coché les 219.18 $ sur le document source, initialisez-le et datez-le. Ensuite, vous le sortez du dossier Non effacé et le mettez de côté pour un attachement ultérieur à votre package de réconciliation d'index. Félicitations! Vous avez réconcilié le premier compte de votre index pour ce mois ! f.   Vous continuez à vérifier les documents sources par rapport aux frais indiqués sur votre rapport Banner, pour chaque ligne, pour chaque compte. Vous continuez à mettre des coches rouges sur le document et le rapport, lorsqu'ils correspondent. g.   Lorsqu'un document source ne correspond pas au rapport Banner, vous remplissez une ligne sur le résumé de rapprochement d'index. h.   Si vous avez des éléments sans coche sur votre rapport de bannière lorsque vous avez examiné tous vos documents source, vous répertoriez cet élément sur une ligne sur la page Récapitulatif de rapprochement d'index. 4) Les écarts sont répertoriés dans le résumé de rapprochement des indices a.  Lorsque vous avez terminé, tous correspondent exactement, sauf trois : i.  Un numéro dans Banner, pour 87.32 $, n'est tout simplement pas dans votre dossier. Vous n'avez aucune idée de ce que c'est ni d'où ça vient. Vous l'avez inscrit sur votre récapitulatif de rapprochement d'indices. ii.  Un numéro dans Banner coûte 03 $ de moins que la facture dans votre dossier. Sinon, il correspond à l'index, au compte et à la période. C'est pour le même vendeur. Vous l'avez inscrit sur votre récapitulatif de rapprochement d'indices. iii.  Un document d'origine, un DPI pour 2,940 XNUMX $, est toujours dans votre dossier, bien qu'il ait été créé il y a plus d'un mois. Vous l'avez inscrit sur votre récapitulatif de rapprochement d'indices. Enquêter sur les écarts - Dépenses générales Il existe trois types : 1) Le montant sur le rapport de bannière ne correspond pas au document source 2) Le montant sur le rapport de bannière mais il n'y a pas de document source 3) Vous avez un document source, mais vous ne pouvez pas trouver le montant sur la bannière Signaler C'est à ce moment-là que vous pourriez avoir besoin d'aide. N'hésitez pas à le demander. Vous devez maintenant savoir quoi faire à propos de vos différences. Dans l'exemple ci-dessus, les différences qui existent sont le 87.32 $, le 03 $ et le 2,940 XNUMX $. .  Le plus simple est le 03 $. Vous avez déterminé que ces frais sont presque certainement pour la facture dans votre dossier non effacé. C'est pour le même indice, le même compte et la même période. La seule différence est que Banner a payé 03 $ de moins que ce qui a été facturé. C'est peut-être une différence sans importance. Indiquez sur cette facture qu'elle a été payée dans Banner (notez le mois où les frais sont apparus dans Banner ; le mois que vous rapprochez actuellement) et qu'elle a été payée 03 $ de moins que la facture. Mettez une coche sur votre rapport de bannière, à côté de cet élément. Supprimez le document source de votre dossier Non effacé et mettez-le de côté pour le joindre à votre résumé de rapprochement d'index. Écrivez « Immatériel » dans la section des notes sur votre ligne de résumé de rapprochement d'index qui répertorie cet élément. Votre administrateur de service vous aidera à décider à quel niveau de différence [généralement, moins d'un dollar] vous pouvez utiliser cette approche. Vous signalerez tous les modèles d'erreurs ou d'irrégularités que vous trouverez, même s'ils sont chacun très petits. .  Dans la bannière, mais pas de document source. C'est le 87.32 $. L'une des deux choses s'est produite. Soit vous n'avez pas reçu de copie du document source, soit celui-ci a été incorrectement imputé à votre index. Vous devez déterminer lequel de ces événements s'est produit. Explorez Banner, déterminez le numéro du document, tirez-le vers le haut s'il se trouve dans XTender et imprimez une copie. Vous pouvez également appeler l'expéditeur. Demandez de l'aide si vous en avez besoin. Suivez vos progrès sur votre page Index Reconciliation Summary en incluant des notes. .  Document source dans un fichier non effacé mais pas d'affichage de bannière. Il s'agit des 2,940 XNUMX $. L'une des deux choses s'est produite. Soit il n'a pas été débité du tout, soit il a été débité sur l'index incorrect. Vous devez déterminer lequel de ces événements s'est produit. Vous avez le numéro DPI et vous pouvez vérifier dans Banner pour voir quel est son statut. S'il est publié, vous pouvez savoir où. S'il n'est pas affiché ou s'il a été annulé, une enquête plus approfondie est nécessaire. Est-ce que quelqu'un dans AP a besoin de plus de documentation ? Le Bureau des services financiers attend-il un document manquant ? Le DPI s'est-il perdu ? Suivez vos progrès sur votre récapitulatif de rapprochement d'indices en incluant des notes. Créer un résumé de rapprochement d'index iv.  Il existe plusieurs façons de créer un résumé de rapprochement d'index. De nombreux ministères ont des processus bien élaborés qui doivent être suivis. Si aucun format spécifique n'est requis par l'administration de votre département, la méthode uniforme suivante fonctionnera : 1.  Utilisez le modèle Index Reconciliation Summary sur le site Web des services financiers sous les formulaires. Il s'agit d'une feuille de calcul Excel qui vous permet de répertorier vos divergences, appelées « éléments de rapprochement », et d'expliquer leur statut. Au fur et à mesure que chacun est résolu, ajoutez une note expliquant comment il a été résolu. 2.  Classez ce résumé de rapprochement d'index dans votre dossier de rapprochement de compte, après l'avoir joint au rapport d'index MyReports FOROLDS, au rapport de paie et à la documentation source de Banner cochée. Il s'agit du package de rapprochement d'index que vous conservez pour chaque exercice, pour chaque index. Rapports associés Une fois que vos fichiers de rapprochement d'index sont opérationnels, vous trouverez peut-être utile de produire d'autres rapports connexes. L'un de ces rapports est un rapport sur le « solde restant » que de nombreux CP, doyens et présidents trouvent utile. Ce rapport est produit chaque mois. De nombreux modèles différents sont utilisés par différents départements pour produire ces rapports à l'UNM. L'objectif est de vous aider à dire rapidement, facilement et avec précision au personnel du ministère quel est leur solde restant (combien il leur reste à dépenser cette année sur cet indice), après avoir soustrait toutes les dépenses réelles et prévues. Rencontrez la personne principalement responsable de chaque index pour examiner ce rapport chaque mois. Cela vous donne la possibilité de vous renseigner sur les changements de personnel, ou de nouvelles dépenses qui seront imputées à l'indice dans les prochains mois. Une réunion mensuelle [15 minutes est généralement assez longue] permet également au personnel du département de poser des questions. En gardant les lignes de communication ouvertes, tout le monde en bénéficiera. Organigramme - Processus de rapprochement des indices Déterminez les indices que vous rapprochez. Rapports de paie pour chaque indice. Comparez chaque élément de votre rapport de dépenses Banner avec les documents d'origine. Comparez les personnes et leur pourcentage de salaire avec la liste du personnel de votre département/pourcentage de salaire.     Organigramme – Organisation des documents DPI, JV, Réquisitions, FNRSLBE-Factures, montre les dollars Autre FNRLDST- montre la répartition Pour chaque mois, agrafés ensemble : . Résumé de rapprochement d'index . Rapport FOROLDS pour l'index . Rapport(s) de paie pour le mois .  Documents d'origine qui ont été compensés au cours du mois Rapprochement d'index intermédiaire à l'aide d'écrans de bannière et de rapports MyReports Deuxième partie des trois Terry Shoebotham Spécialiste en gestion d'entreprise 6/10 et 11/14 Table des matières EXAMEN DE BASE – PROCESSUS DE RÉCONCILIATION D'INDICE ........ .................................................................. ....... 1 DOCUMENTS D'ORIGINE .................................................. .................................................................. .................................. 1 INFORMATIONS COMPTABLES DE BASE : ................................................ .................................................................. ........... 1 TROUVER ET RÉSOUDRE LES ÉCARTS DE SALAIRE ................................................ ..................... 2 OUTILS DE PAIE .................................................. .................................................................. ........................................ 2 INFORMATIONS SUR LA PAIE .................................................. .................................................................. ............................ 2 Identifiant de paiement .................................................. .................................................................. .................................................................. 2 Codes de disposition ........................................................ .................................................................. .................................. 2 Numéros de séquence............................................................... .................................................................. ............................... 3 Codes de revenus............................................................... .................................................................. ..................................... 3 UTILISATION DES ÉCRANS ET DES RAPPORTS DE PAIE ................................................ .................................................................. ..... 4 PHARE.................................................... .................................................................. ............................................... 4 FNRSLBE (auparavant Hyperion FSH0001)........................................ .................................................................. ....... 8 FNRLDSP (was Hyperion FSH0002) ..................................................................................................10 PZRORGH ...........................................................................................................................................13 RESOLVING PAYROLL DISCREPANCIES......................................................................................................14 FINDING AND RESOLVING OTHER EXPENSE DISCREPANCIES ...............................................15 OTHER EXPENSES TOOLS ..........................................................................................................................15 OTHER EXPENSE INFORMATION ................................................................................................................16 Transactions Codes..............................................................................................................................16 FOROLDS Example.............................................................................................................................17 Banner Screens ....................................................................................................................................18 Journal Vouchers.................................................................................................................................18 Manual Journal Vouchers....................................................................................................................18 Feed Journal Documents .....................................................................................................................19 P-card invoice......................................................................................................................................19 DPEZ invoice.......................................................................................................................................20 Regular Invoice....................................................................................................................................20 Encumbrances......................................................................................................................................20 USING OTHER EXPENSE REPORTS AND SCREENS.......................................................................................21 FGIDOCR............................................................................................................................................21 FOIAPPH.............................................................................................................................................21 FOATEXT ............................................................................................................................................21 FOAAINP.............................................................................................................................................21 FAIINVE ..............................................................................................................................................21 FOIDOCH ...........................................................................................................................................21 FGIBDST .............................................................................................................................................22 FGITRND.............................................................................................................................................22 FRIGITD..............................................................................................................................................22 FRIGTRD.............................................................................................................................................22 FOROLDS............................................................................................................................................22 FGRGLDS............................................................................................................................................22 FRRGLDS ............................................................................................................................................22 RESOLVING OTHER EXPENSE DISCREPANCIES ..........................................................................................22   Basic Review – Index Reconciliation Process Index Reconciliation Fundamentals explains the basics of index reconciliation.  Some basic definitions are repeated in the Appendix section.  Source Documents Copies of source documents are used to reconcile an index. • Documents sur les sources de revenus - Copies des listes d'argent et des chèques - Rapports de trésorerie du département - Copies des écritures de comptes débiteurs - Copies des factures envoyées aux clients - Écritures de journal • Documents sur les sources de dépenses - Documentation EPAF/PHAREDS, qui peut inclure : personnes autorisées, avec montants/noms et dates du personnel • Documentation de l'objectif commercial du changement – ​​Demandes DPI – Demandes d'achat/Commandes/Factures – Journaux de transactions, relevés et factures de la carte P – Factures de services internes ou de fournisseurs externes – Écritures de journal De base Informations comptables : Type de compte Grand livre Bannière Le compte commence par un solde normal Augmenter Diminuer l'actif Général A Dr. Dr. Cr. Passif Général L Cr. Cr. Dr. Actif net Général N Cr. Cr. Dr. Revenus d'exploitation 0,1 Cr. Cr. Dr Dépenses d'exploitation 2-9 Dr Dr Cr. Charges d'exploitation 2-9 Dr. Dr. Cr. Réservations Fonctionnement 2-9 Dr. Dr. Cr. Recherche et résolution des écarts de paie Outils de paie Lorsque vous recherchez un écart entre ce que vous vous attendiez à voir dans Banner et ce qui est réellement affiché dans Banner dans la zone de paie, vous utiliserez ces écrans Banner et ces rapports de paie. Nom du type Permet d'afficher : l'écran de bannière PHAREDS Charges salariales individuelles des employés par emploi et indice Vous permet également de redistribuer les frais de main-d'œuvre. Vous pouvez également utiliser cet écran pour voir les modifications qui ont été apportées à la répartition du travail d'un salarié. MyReports FNRSLBE Salary Labor Benefits and Encombrements C'est ici que les répartitions et les ajustements de la paie d'origine peuvent être consultés une fois qu'ils ont été publiés. MyReports FNRLDST Rapport de répartition de la main-d'œuvre Fournit des informations sur la répartition de la paie actuelle et future. Le rapport peut être produit par organisation, employé ou par index. ePrint PZRORGH Contacter le personnel de chaque organisation d'embauche. Informations sur la paie ID de paie Il s'agit d'un code alphanumérique attribué à chaque période de paie. Le premier caractère indique si l'employé est payé sur une base bihebdomadaire (2) ou mensuelle (5). Les deux derniers caractères signifient la période de paie réelle telle que spécifiée sur le calendrier de paie. Le calendrier de paie peut être trouvé à http://payroll.unm.edu/pay-schedules.html Par exemple : 2R19 représente le salaire régulier pour un employé horaire pour la période de travail commençant le 8/23/14 et se terminant le 9/05/ 14. 5R8 représente la rémunération d'août 2014 pour un salarié. Codes de disposition Les codes de disposition de paie indiquent le statut des écritures de paie. Par exemple : 60 Redistribution approuvée par la comptabilité centrale mais non publiée dans Banner Finance (devrait être publiée le jour ouvrable suivant) 48 Transactions PHAREDS en attente ou terminées Numéros de séquence Des numéros de séquence sont attribués à chaque processus de paie : Utilisation du code 0 Distribution originale de la paie 1 Annulation de la distribution originale 2 Réaffichage de la distribution de la paie 3 Annulation de la distribution du numéro de séquence 2 4 Réaffichage des codes de rémunération de la répartition de la paie Les codes de rémunération sont des valeurs numériques à trois chiffres qui représentent la catégorie de rémunération qui a été payée. Les codes de rémunération courants sont les suivants : Code Description 010 Gains réguliers 012 Gains temporaires 022 Étudiant au secondaire 015 Heures supplémentaires 020 Personnel de maison 024 Allocations 025 Études professionnelles de l'État 027 Études professionnelles fédérales 029 Gains réguliers des étudiants 037 Rémunération supplémentaire des diplômés 038 Session d'été des diplômés 170 Congé annuel 180 Congé de maladie 200 Rémunération supplémentaire 202 Rémunération incitative 430 Financement VA partiel 432 Financement VA complet à l'aide des rapports et des écrans de paie PHAREDS Cet écran de bannière est utilisé pour effectuer des redistributions de main-d'œuvre. Vous pouvez voir le salaire de votre employé tel qu'il a été affiché à l'origine et toute redistribution de ce salaire sur cet écran. Accédez à l'écran PHAREDS. Vous devez avoir l'autorisation d'y accéder pour continuer. Saisissez ou recherchez l'ID de l'employé : La sélection de « Liste des employés » vous permettra d'interroger votre employé par son nom ou son identifiant. Cette requête fait apparaître les éléments suivants : Recherchez et sélectionnez la personne dont vous avez besoin de voir le salaire, puis double-cliquez. Ensuite, sélectionnez le menu déroulant sur "Payroll ID": Cela fera apparaître l'écran suivant. Si des dispositions sont au nombre de 48, il s'agit de redistributions en attente qui n'ont pas encore été publiées. S'il y a des redistributions approuvées ou publiées, elles apparaîtront sur cet écran avec une disposition de 60 ou plus. En sélectionnant une période de paie (double clic), vous verrez l'écran suivant. La partie « Earning Labor Distributions » de l'écran indiquera à quels indices la période de paie est actuellement distribuée. Au fur et à mesure que vous effectuerez le « bloc suivant » via PHAREDS, vous pourrez accéder à la section « Nouvelles distributions de la main-d'œuvre des revenus » pour ajuster l'endroit où la distribution des salaires peut être modifiée. Pour accéder aux rapports de paie MyReports : Connectez-vous à MyUNM Sélectionnez l'onglet Employee Life Vous verrez l'écran suivant : Sélectionnez MyReports pour accéder à MyReports, Sélectionnez HR Reports pour accéder à d'autres rapports HR. FNRSLBE (auparavant Hyperion FSH0001) Ce rapport MyReports affiche les informations historiques sur la paie Dans l'onglet MyReports Finance, sélectionnez le rapport souhaité. Dans l'exemple qui suit, FNRSLBE a été sélectionné dans Finance/F All Campus Reports. Vous sélectionnez le mois et l'année du rapport souhaité, ainsi que la manière dont vous souhaitez que les informations soient rapportées. Les options de regroupement de rapports incluent : . Par index – regroupés par code de compte . Par index – pas de regroupement . Par organisation par index . Par organisation par employé . Nom de l'employé . Résumé par index . Taux marginal par org . Identifiant de la bannière Dans l'écran ci-dessus, le mois de février 2014 a été sélectionné et le rapport par méthode sélectionné était Index. L'indice 258000 a été sélectionné. La première page de ce rapport suit. Chaque section représente un employé dont le salaire a été affiché dans cet indice en février. À la fin du rapport, une section totale existe. FNRLDSP (auparavant Hyperion FSH0002) Lorsque ce rapport est sélectionné, l'écran suivant apparaît. Vous pouvez regrouper le rapport par répartition de la main-d'œuvre par : . Employé . Org. Indice. Fonds. Accorder Dans ce cas, le rapport est exécuté par l'employé. Tapez le nom de l'employé dans le champ de recherche et sélectionnez « rechercher ». Une liste s'affichera. Sélectionnez l'employé souhaité et exécutez le rapport en sélectionnant le bouton en bas à gauche (1). Vous sélectionnez l'organisation et si vous souhaitez que les informations soient rapportées par employé ou par organisation. Dans l'exemple suivant, la répartition du travail par organisation a été choisie pour 258B. Il s'agit de la première page du rapport : Ce rapport affiche des informations sur la répartition de la main-d'œuvre par employé. Le pourcentage de distribution de la masse salariale est appliqué à la dépense salariale bimensuelle ou mensuelle afin de déterminer quel montant est inscrit à chaque indice. Le pourcentage de distribution n'est pas toujours 100 % du salaire de l'employé. Ce rapport peut être utile lors de la réconciliation des erreurs dans la section de la paie d'un index. Accès aux rapports E-Print : Pour accéder aux rapports ePrint suivants, connectez-vous à MyUNM et accédez au référentiel E-Print indiqué ci-dessous. PZRORGH Lorsque vous êtes sur l'écran d'impression électronique (ci-dessus) affichant ce rapport, sélectionnez le rapport dont vous avez besoin. Les dates d'exécution sont indiquées à droite. Si vous sélectionnez « PDF », vous obtiendrez une copie du rapport. « Texte » vous permettra de télécharger le rapport, et la loupe vous permettra d'effectuer une recherche. Ci-dessous se trouve la première page de ce rapport. Ce rapport vous donnera le nom du directeur financier et du consultant de l'organisation d'embauche. Cette information est utile si vous avez besoin de savoir qui contacter au sujet d'un problème de salaire dans une organisation particulière. Vous pouvez rechercher l'organisation de votre employé dans l'annuaire sur My UNM. Résolution des écarts de paie Lorsque vous avez trouvé un écart, vous devez déterminer qui a le pouvoir de le corriger dans PHAREDS. En général, seule l'organisation d'embauche de l'employé a cette autorité. Si l'employé appartient à une autre organisation d'embauche, vous communiquerez avec cette organisation d'embauche et lui demanderez de faire l'ajustement. Utilisez le rapport PZRORGH afin de trouver une personne de contact si nécessaire. Si l'employé avec l'écart appartient à votre organisation d'embauche, votre ministère peut effectuer la redistribution. PHAREDS est l'écran Bannière utilisé pour effectuer la redistribution. Chaque ministère a quelqu'un avec une habilitation de sécurité pour faire ces redistributions. Assurez-vous qu'un objectif commercial clair est inclus lorsque la redistribution est saisie afin qu'elle puisse être approuvée et publiée rapidement. Si la redistribution apparaît sur ce rapport, elle a été approuvée et publiée. S'il a été refusé, il apparaîtra à nouveau comme « en attente » dans l'écran de bannière PHAREDS. S'il a été enregistré, ce sera sur le rapport FNRSLBE, et vous verrez un changement de solde sur l'écran Bannière FRIGITD ou FGIBDST. Recherche et résolution d'autres écarts de dépenses Autres outils de dépenses Lorsque vous recherchez un écart entre ce que vous vous attendiez à voir dans Banner et ce qui est réellement affiché dans Banner dans un domaine de dépenses autre que la paie, vous utiliserez ces écrans Banner et les rapports Hyperion. Nom du type Permet de visualiser : Bannière Écran FGIDOCR (Doc. Formulaire de demande de récupération) Documents publiés (JV, facture, réquisition, bon de commande, engagement). Fournit des dates, une brève description et des informations d'index. Utilisez « Options » pour accéder à l'écran de texte du document (FOATEXT). Écran de bannière FOATEXT (Formulaire de saisie de texte général) Écran de texte de document (JV, facture, réquisition, bon de commande, engagement). Raisonnement derrière le document posté. Écran de bannière FOIAPPH (Formulaire d'historique d'approbation de document) Historique d'approbation pour les éléments en attente et publiés. Inclut des informations sur les coentreprises, les factures DPI, les réquisitions, les bons de commande et les engagements Écran de bannière FOAAINP (formulaire d'approbation de document) Approbation(s) en attente pour les coentreprises, les factures DPI et les demandes Écran de bannière FAIINVE (formulaire de facture/note de crédit) Écran de bannière d'informations sur le fournisseur FOIDOCH (Formulaire de l'historique du document) Informations sur l'historique des paiements pour les chèques, les factures, les demandes, les bons de commande, les engagements. Possibilité d'accéder aux documents numérisés dans Xtender Banner Screen FGIBDST (Org. Bourgeon. Formulaire d'état) Budget et activité récapitulative de l'indice réel par code de compte Écran de bannière FGITRND (Detail Trans. Formulaire d'activité) Détail du code de compte Activité de transaction – Écran de bannière de l'exercice financier FRIGITD Début de la subvention jusqu'à ce jour Résumé de l'activité Écran de bannière Détail du code de compte de la subvention FRIGTRD Activité de transaction – Début à ce jour Résumé (bilan) MyReports FRRGLDS Détails et résumé du grand livre des subventions (bilan des subventions) Autres informations sur les dépenses D'autres éléments de dépenses publiés dans votre index qui peuvent ne pas appartenir à votre index doivent être recherchés. Tous les éléments appartenant à un autre index doivent être déplacés vers l'index correct. Avec tous les postes de dépenses, vous utiliserez un rapport MyReports pour examiner les transactions détaillées qui ont été enregistrées. Pour les comptes non restreints et restreints, FOROLDS est généralement utilisé. Vous pouvez également explorer l'activité Banner à partir des écrans FGITRND (indices non restreints) et FRIGITD (indices restreints). Exemple ci-dessous Manuel JV Jxxxxxxx JV JE2, etc. 2 Journal Feed Document Commence par deux lettres, comme CHxxxxxx JV JFD/JFL/JFH Transaction PCard Sxxxxxxx INV IPNI 1 DPEZ Transactions Ixxxxxxx INV DP1 3 Facture régulière Ixxxxxxx INV INEI Réquisition Réservation Rxxxxxxx REQ REQP Établir le bon de commande Pxxxxxxx PO PORD Bon de commande-Demande de liquidation Pxxxxxxx PO POLQ FOROLDS Exemple Le rapport a été exécuté pour l'index 258000 pour l'année fiscale à ce jour au format PDF. Les types de documents suivants sont indiqués ci-dessous : 1) Documents de support de document PCard avec journal PCard 2) Document de journal manuel 3) Écrans de bannière de transaction de facture DPEZ Voir l'annexe pour les écrans de bannière couramment utilisés et leur utilisation/application. Pièces de journal Les entrées de journal englobent de nombreux types de transactions différents, notamment : . Ventes internes. Affectation des revenus. Transferts de financement entre programmes . Transferts de coûts des dépenses . Correction d'erreurs. Flux d'informations sur la paie et les avantages sociaux Trouver où se trouve une pièce de journal non enregistrée dans le processus d'approbation FOAAINP vous montrera toutes les approbations en attente pour une transaction spécifique. Les approbations ne sont pas affichées dans l'ordre. Les publications doivent avoir lieu dans l'ordre suivant : . Files d'attente au niveau du département - file d'attente commençant par autre chose que "Z". o Niveau 10, o Niveau 20 (selon l'exigence de file d'attente d'approbation du département) . Files d'attente du bureau central – file d'attente commençant par « Z » o Niveau 10 o Niveau 20 (selon les exigences d'approbation du bureau principal) Pièces de journal manuelles Les caractéristiques distinctives d'une pièce de journal manuelle sont : . le type de document commence par « J » suivi de chiffres . L'utilisateur initiateur sera l'ID utilisateur d'une personne. Le code de classe de règle sera JE2 lorsque l'entrée est initiée dans le département. Les bureaux centraux ont des codes de classe de règles spécifiques à leurs bureaux. Les codes de classe de règles couramment utilisés sont contenus dans l'annexe. Utiliser les écrans : FGAJVCD, FGAJVCM, FGAJVCQ, FGIDOCR, FOIAPPH, FOAAINP Correction d'une erreur de pièce de journal manuelle Vous effectuerez une JV manuelle pour corriger une erreur de JV manuelle. Documents du journal de flux Les caractéristiques distinctives d'un flux sont les suivantes : . Le type de document est « JV » avec un numéro d'identification qui commence par deux ou trois lettres au lieu de « J ». . L'utilisateur initiateur sera normalement « FINANCEAPPWORX » ou « FSMLOADX ». Cela indique un ID système au lieu d'un ID utilisateur. . Le code de classe de règles sera normalement JFD (Journal Department Feed) ou JFL (transactions de paie). Écrans d'utilisation : FGIDOCR Reportez-vous à la liste de référence des en-têtes de lot incluse dans l'annexe. La liste actuelle est maintenue par FSM. Les départements sont tenus de conserver les pièces justificatives pour tous les flux envoyés à FSM pour téléchargement dans Banner. FSM ne dispose pas de la documentation à l'appui pour les flux. Correction d'une entrée de flux : vous effectuerez une JV manuelle pour corriger une erreur de saisie de flux. Facture P-card Les caractéristiques distinctives d'une facture P-card sont : . le type de document est INV . le numéro d'identification du document commencera par « S ». Le code de classe de règle sera IPNI . Aucun bon de commande ou réquisition ne sera associé à la facture. Aucun chèque ne sera émis pour paiement; ceci est réglé électroniquement. Le titulaire de la P-card aura la documentation de ces dépenses avec son journal mensuel de la PCard. Si nécessaire, les Achats peuvent également fournir une documentation de sauvegarde sur les frais de PCard. Le titulaire de la carte P aurait dû affecter les frais aux bons indices et comptes dans les 10 jours suivant le relevé. Écrans d'utilisation : FWAINVT Correction d'une entrée de carte P : Vous ferez une JV manuelle pour corriger une facture de carte P. Facture DPEZ Les caractéristiques distinctives d'une DPEZ sont : .  le type de document est INV .  le numéro d'identification du document commencera par « I ».  La classe de règles est DP1 .  Aucun bon de commande ou demande ne sera associé au numéro INV dans FOIDOCH Écrans d'utilisation : FZADPEZ, FZIDPEZ, FGIDOCR, FOIAPPH, FOAAINP, FAIVNDH, FAIINVE Facture régulière Les caractéristiques distinctives d'une facture régulière sont : .  le type de document est INV .  le numéro d'identification du document commencera par « I ».  Le code de classe de règles est INEI .  un numéro de bon de commande ou de demande sera associé au numéro INV dans FOIDOCH .  un chèque sera émis pour paiement à FOIDOCH o Si le numéro de chèque commence par un « ! » – paiement effectué par virement électronique Utiliser les écrans : FGIDOCR, FOIAPPH, FOAAINP, FAIVNDH, FGAENCB, FGIENCD, FGIOENC, FPIREQN Correction d'une facture régulière : Vous ferez une JV manuelle pour corriger une facture régulière qui a été enregistrée de manière incorrecte. Charges Les caractéristiques distinctives d'une charge sont : .  le type de document est PO ou REQ .  le numéro d'identification du document commencera par « P » ou « R ».  le montant sera indiqué dans la colonne « charges/réservations » Écrans d'utilisation : FGIDOCR, FOIAPPH, FOAAINP, FAIVNDH, FGAENCB, FGIENCD, FGIOENC, FPIREQN Correction d'une charge : Vous réviserez la charge pour corriger une charge mal comptabilisée. Utilisation d'autres rapports de dépenses et écrans FGIDOCR Accéder aux documents publiés, tels que les pièces justificatives de journal, les demandes d'achat, etc. Fournit la date de l'activité et indexe l'affection. FGIDOCR est l'écran utilisé pour accéder aux JV postés et autres documents postés. Si une coentreprise est très volumineuse, vous pouvez utiliser « enterquer la requête » pour rechercher une activité pour votre index spécifique. Entrez le numéro du document, le bloc suivant, entrez la requête, entrez le numéro d'index (ou le montant, ou le type de journal, etc.), exécutez la requête. Depuis FGIDOCR, accédez au texte du document en utilisant le menu Options texte du document ou via le formulaire FOATEXT. Ceci est particulièrement utile pour expliquer le raisonnement derrière l'enregistrement de la JV. Il s'agit d'un champ obligatoire pour toutes les coentreprises manuelles. Les documents de journal de flux n'ont pas de texte de document saisi. FOIAPPH FOIAPPH affiche l'historique d'approbation du document. Les files d'attente des départements commencent par "A", "B" ou "C". Les files d'attente du bureau de comptabilité de base, telles que la comptabilité sans restriction du campus principal, la comptabilité sans restriction HSC, les bureaux du budget, les contrats et subventions du campus principal et les contrats et subventions HSC commencent par « Z ». FOATEXT FOATEXT permet d'accéder à l'écran de texte du document pour les coentreprises, les factures, les réquisitions, les bons de commande et les engagements. Fournit des informations relatives à l'objectif commercial de l'UNM, telles que qui/quoi/où/quand/pourquoi un document est un document nécessaire. FOAAINP FOAAINP a identifié l'approbation en attente d'une coentreprise, d'une facture, d'une demande, d'un bon de commande et d'un engagement à publier dans Banner Finance. FAIINVE FAIINVE vous permet de retrouver le détail sur une DPEZ, une PCard ou une facture régulière. FOIDOCH Informations sur les factures (tous types), les réquisitions, les bons de commande et les charges. Les informations disponibles incluent les informations de paiement et l'association du numéro de chèque avec la transaction de paiement. Si le numéro de chèque commence par un « ! », le paiement a été effectué par transfert électronique de fonds. FGIBDST Budget et activité récapitulative réelle par code de compte - basé sur l'activité de l'année fiscale utilisée pour les index non restreints. Activité du code de compte de transaction détaillée FGITRND - basée sur l'activité de l'exercice - utilisée pour les indices non restreints Activité récapitulative de la subvention FRIGITD à ce jour par code de compte - basée sur l'activité à ce jour utilisée pour les contrats et les subventions restreintes Activité du code de compte de transaction détaillée FRIGTRD - basée sur Création à ce jour Activité utilisée pour les contrats et subventions restreints FOROLDS Détail et résumé du grand livre d'exploitation (similaire au compte de résultat) FGRGLDS Détail et résumé du grand livre (similaire au bilan) FRRGLDS Détail et résumé du grand livre des subventions (bilan des subventions) Résolution d'autres écarts de dépenses Utilisez les écrans et les rapports ci-dessus pour découvrir ce qui a été publié sur votre compte, qui l'a publié et pourquoi il a été publié. Une fois que vous connaissez ces informations, vous pouvez déterminer qui doit corriger l'erreur, s'il s'agit en fait d'une erreur. Si vous corrigez un écart créé par quelqu'un d'autre que vous-même, informez la personne qui a créé l'écart. Cette communication réduit considérablement la duplication des corrections ; un par vous et un par quelqu'un d'autre en même temps.     Rapprochement d'index avancé - Paie, revenus et allocations Troisième partie de trois Terry Shoebotham Spécialiste en gestion d'entreprise 6/10 & 11/2014 Table des matières APERÇU DE LA RÉCONCILIATION D'INDICE................... .................................................................. ........................................ 1 PROCESSUS DE RÉCONCILIATION DES INDICES ................................................ .................................................................. .................................1 ORGANIGRAMME DU PROCESSUS DE RÉCONCILIATION DES INDEX .............. .................................................................. ..............................................2 RECHERCHE ET RÉSOLUTION DES ÉCARTS DE SALAIRE. .................................................................. ........................ 4 OUTILS DE PAIE.................................................. .................................................................. .................................................................. .......4 UTILISATION DES RAPPORTS DE PAIE ....................................... .................................................................. .................................................................. 6 Accéder aux rapports MyReports.................................................. .................................................................. ..............................6 FNRSLBE.................. .................................................................. .................................................................. .......................................8 FNRLDST – Rapport de répartition du travail... .................................................................. .................................................................. .......10 Rapports APEX RH – Salaires et répartition de la main-d'œuvre ................................ .................................................................. ....12 Accéder aux rapports ePrint :.................................. .................................................................. .................................................................. ...17 PZRORGH-Trouver le directeur financier d'une organisation ...................................... .......................................18 ÉCARTS DE SALAIRE ......... .................................................................. .................................................................. ..............................19 Salaire de l'employé manquant - non imputé à l'index ..... .................................................................. .................................19 Mauvais employé imputé à l'indexation............ .................................................................. .................................................................. ...19 Pourcentage de distribution erroné imputé à l'indice ....................................... .................................................................. ...19 Montant en dollars erroné imputé à l'index .................................................. .................................................................. ....................19 CORRIGER DISCRE PANCIES .................................................................. .................................................................. ................................20 PHARE .................. .................................................................. .................................................................. .......................................20 LoboWeb Onglet Vie des Employés Redistribution du Travail.... .................................................................. ................................................20 Statut des redistributions de la main-d'œuvre...... .................................................................. .................................................................. ................20 RAPPROCHEMENT DES REVENUS ET DES RÉPARTITIONS.................................. .................................................................. ......... 21 REVENU ....................................................... .................................................................. .................................................................. ................21 Informations générales sur le revenu.................................. .................................................................. ..............................................21 Types de Revenu ................................................. .................................................................. ..............................................21 AFFECTATIONS . .................................................................. .................................................................. .................................................................. ....22 Informations générales sur l'allocation .................................................. .................................................................. ..............................22 Types d'allocations.................. .................................................................. .................................................................. .......................23 CONSEIL SUPPLÉMENTAIRE S ................................................................. .................................................................. ........................................ 23 CONSIDÉRATIONS RELATIVES AU CONTRAT ET À LA SUBVENTION ................................................ .................................................................. ...................23 TENIR UNE FEUILLE DE CALCUL TENUE ...................................... .................................................................. .................................................................. ..25 TROUVER QUI EST LE SIGNOR AUTORISÉ SUR UN INDEX ...................................... .................................................................. ...25 PRÉVENTION DES DIFFÉRENDS FUTURS ................................................ .................................................................. ...... 26 EPAF VERSUS EPAN.................................................. .................................................................. ................................................26 CRÉER EPAFS QUAND NÉCESSAIRE .................................................. .................................................................. ............................27 SÉLECTION DE L'ORGANISME D'EMBAUCHE .................. .................................................................. .................................................................. ......30 Présentation de la réconciliation d'index Processus de réconciliation d'index Il existe trois documents de réconciliation d'index ; c'est le troisième. Le premier document, Index Reconcilement Fundamentals-première partie sur trois, passe en revue les bases du rapprochement des indices, en particulier le rapprochement des dépenses non salariales. Le deuxième document, Intermediate Index Reconciliation-partie deux sur trois, va plus en profondeur, expliquant les types de documents UNM, les codes associés, la structure comptable, y compris les niveaux de fonds et d'organisation. Certaines informations et rapports de base sur la paie sont mentionnés. Certaines définitions de base sont répétées dans la section Annexe des trois documents. Le graphique suivant montre le processus de base pour le rapprochement d'index. Ce troisième document, Advanced Index Reconciliation, Payroll, Revenue and Allocations-partie trois sur trois, approfondit le rapprochement des dépenses salariales et explique comment utiliser les rapports de paie MyReports pour effectuer le rapprochement. Il comprend des conseils spécialement conçus pour la partie paie du rapprochement des indices. Ce document traite également du rapprochement des revenus et des dotations. Ces trois documents peuvent être consultés et imprimés à l'adresse : http://hsc.unm.edu/financialservices/accounting/LEARN.shtml, sous « Index Reconciliation ». 1 Organigramme du processus de rapprochement des index Les informations encerclées constituent l'essentiel de ce manuel. Déterminez les indices que vous rapprochez. Rapports de paie pour chaque indice. Comparez les personnes et leur pourcentage de salaire et de montant en dollars avec la liste du personnel de votre département/pourcentage de salaire. Ajouter à l'index Récapitulatif du rapprochement A Cocher Terminé 2 Un rapport d'aide sur le rapprochement des comptes peut être obtenu auprès de votre superviseur ou du site Web des ressources des services financiers à l'adresse (http://www.unm.edu/~fssc/index.html). 3 Recherche et résolution des écarts de paie Outils de paie Lors de la recherche d'un écart entre ce que vous vous attendiez à voir dans Banner et ce qui est réellement affiché dans un compte de paie Banner, vous utiliserez ces outils Banner : Type Nom/Téléphone Permet de visualiser : Bannière Formulaire PHAREDS Individuel Charges salariales des employés par emploi et indice. Ce formulaire est utilisé pour redistribuer les charges salariales affichées. Cela n'affecte pas les distributions futures. Ce formulaire peut également être utilisé pour afficher les modifications apportées à la répartition du travail d'un employé. UNM Portal Self Service Connectez-vous à MyUNM. Dans l'onglet Finance, sélectionnez (Mon UNM) LoboWeb for Finance. Vous pouvez exécuter des requêtes sur le grand livre d'exploitation ; à partir des résultats de la requête, vous pouvez explorer n'importe quel code de compte, y compris les codes de compte de paie. Cela fournira la liste des documents ; vous pouvez ensuite explorer n'importe quel document pour déterminer les employés qui composent la dépense. LoboWeb EPAF Interface Formulaire électronique d'action personnelle, onglet Employé, Ce formulaire est utilisé pour modifier les futures répartitions de la main-d'œuvre. Lobo Web, Traiter les EPAF en temps opportun réduira l'EPAF, Nouveau besoin de PHAREDS. Cela n'affecte pas les distributions EPAF publiées. MyReports FNRSLBE Salary Labor Benefits and Encumbrance Report Fournit la main-d'œuvre qui a été enregistrée ainsi que les redistributions (PHAREDS) qui ont été traitées. Ce rapport peut être exécuté par index, code d'organisation ou employé, résumé ou détail. 4 MyReports FNRLDST Le rapport de répartition de la main-d'œuvre répertorie les répartitions de la main-d'œuvre actives. Ce rapport peut être exécuté par employé, indice, fonds, code d'organisation ou subvention. ePrint PZRORGH Contacter le personnel de chaque organisation d'embauche. Disponible à partir du référentiel hrp_banp-HR/Payroll Reports Production (banp) de ePrint, ce rapport répertorie le consultant RH et le responsable financier pour chaque code d'organisation d'embauche. Gestion des services financiers 377-4550 Aider avec toutes les questions liées aux finances. S'ils ne sont pas en mesure de vous aider, ils transmettront votre demande à un expert de la Division des services financiers. Assistance RH/Paie 277-4777 (HRPR) Aide aux demandes BAR spécifiques à la sécurité des ressources humaines, navigation dans les emplois UNM, navigation dans le chronométrage, navigation EPAF, recherche de rapports HR ePrint. Rapports HR APEX Appelez HR 277 Ce sont des rapports de paie que vous pouvez exécuter vous-même et trier, formater et télécharger. Affiche la répartition du travail et les montants des salaires. Formation requise pour y accéder. 5 Utilisation des rapports de paie Pour rapprocher la paie publiée sur un index, vous devez connaître : 1) Les personnes qui doivent être publiées sur l'index. 2) Le pourcentage de leur salaire qui devrait être affiché sur l'indice. 3) Le montant en dollars de leur salaire. Ces informations sont internes au service et doivent être disponibles auprès de votre superviseur. Une fois que vous connaissez ces informations, Payroll Report FNRSLBE vous montrera, par indice, les personnes dont le salaire est inscrit à l'indice et le montant en dollars affiché. Il ne vous montrera pas le pourcentage de leur salaire affiché. Pour trouver le pourcentage du salaire de chaque employé qui publie dans l'index, vous pouvez exécuter le rapport MyReports Active Labor Distribution (FNRLDST) ou le rapport APEX HR Payroll, filtré pour le pourcentage de main-d'œuvre. Comment exécuter ces trois rapports sera indiqué ci-dessous. Accéder à MyReports Reports Pour accéder à MyReports Reports, connectez-vous à MyUNM Allez dans l'onglet Employee Life Sélectionnez 6 Connectez-vous à MyReports : L'écran suivant apparaîtra : Sélectionnez le dossier F All Campus Reports 7 Une liste des rapports disponibles apparaîtra. Nous examinerons le rapport FNRSLBE-Salary Labour Benefits and Encumbrance et FNRLDST-Labour Distribution Report. FNRSLBE Tout d'abord, sélectionnez FNRSLBE – Salary Labour Benefits and Encumbrance Report pour afficher les informations historiques sur la paie. Nous choisissons d'exécuter ce rapport par index. Entrez l'index, ou une partie de l'index et un caractère générique (* ou %). Sélectionnez l'index souhaité. Sélectionnez le mois (ou les mois) et l'année fiscale. Exécutez le rapport en sélectionnant le chevron pointant vers la droite. N'oubliez pas de sélectionner votre type de sortie d'affichage. 8 Les options de regroupement de rapports incluent : . Par indice. Par index – pas de regroupement . Org – par index . Org – par employé . Nom de l'employé . Résumé par indice . Taux marginal par org . Identifiant de bannière Expérimentez avec les différents regroupements pour voir lequel vous donne les informations dont vous avez besoin dans le meilleur format. Il s'agit d'une personne du rapport ci-dessus, exécuté YTD et par index : 9 Notez que l'ordre du mois indiquant la main-d'œuvre est un peu inhabituel. Assurez-vous de regarder la ou les lignes correctes. Un exemple d'affichage d'un affichage de redistribution de la main-d'œuvre PHAREDS dans le rapport de paie FNRSLBE : FNRLDST – Rapport de répartition de la main-d'œuvre Ce rapport vous indiquera la répartition pour tout indice ou employé. Pour exécuter le rapport, connectez-vous à MyReports, sélectionnez F Tous les rapports du campus. Sélectionnez ensuite le rapport FNRLDST. L'écran suivant va apparaitre. Notez que vous pouvez exécuter le rapport par employé, organisation, index, fonds ou subvention. 10 Ici, le rapport est exécuté par employé : 11 Un caractère générique (* ou %) a été saisi dans le champ Nom de l'employé, puis le nom de famille de l'employé. Tous les employés portant ce nom de famille et leurs numéros d'identification ont été retournés. Le bon employé a ensuite été sélectionné. Le rapport montre que cet employé est un employé à temps plein, avec une répartition de 32% à l'indice 258000 et une répartition de 68% à 485000. Le pourcentage de distribution de la masse salariale est appliqué à la dépense salariale bimensuelle ou mensuelle pour déterminer quel montant est inscrit à l'indice. Le pourcentage de distribution doit correspondre à votre liste interne de la distribution du salaire de chaque employé à cet indice. Dans cet exemple, cet employé verra 32 % de sa rémunération répartie sur l'index 258000. Rapports HR APEX – Salaires et répartition de la main-d'œuvre Pour accéder aux rapports HR APEX, vous devez d'abord suivre la formation requise dans Learning Central et soumettre un BAR pour le rôle dont vous avez besoin. Contactez les RH si vous avez des questions au 277-5803. Une fois que vous y avez accès, sélectionnez Rapports RH depuis MyUNM. Connectez-vous à HR Reports : sélectionnez Application de l'employé. Vous pouvez maintenant sélectionner les critères dont vous avez besoin pour votre rapport. Nous voulons voir la répartition du travail pour les employés dans une organisation ; 258A. Nous allons donc d'abord sélectionner par niveau 3 Org, AFA VP HSC Administration en cliquant sur l'entrée et la flèche unique déplaçant l'entrée vers la droite. Sélectionnez ensuite L'organisation appropriée, dans ce cas, 258A. 13 Et exécutez le rapport. Le rapport renvoyé contient plus d'informations que nécessaire. Utilisez le bouton Actions pour sélectionner « Sélectionner des colonnes ». Sélectionnez uniquement les colonnes requises. Nom, ID, Poste, Titre du poste et % Appt ont été sélectionnés. Déplacez les sélections de la colonne de gauche vers la droite comme précédemment, avec la flèche unique. Le rapport s'affichera lorsque vous appliquerez les modifications. 14 Le rapport suivant a été renvoyé : 15 Vous réalisez que vous ne voulez pas d'employés à la retraite. Pour les supprimer, sélectionnez le bouton Actions et Filtrez. En filtrant par titre de poste, sélectionnez l'opérateur « n'est pas égal » dans le menu déroulant, et l'expression « employé à la retraite », et postulez. 16 Maintenant, le rapport vous montre les 10 employés dans ce domaine, et le pourcentage du salaire annuel qu'ils gagnent actuellement dans ce domaine, ainsi que le nombre total d'employés actifs : 10. Ces informations peuvent être utiles lorsque vous réconciliez vos index. Vous pouvez également laisser dans le montant du salaire et calculer une colonne de montant mensuel. Consultez la formation requise pour accéder aux rapports pour obtenir des instructions plus détaillées. Accès aux rapports ePrint : Pour accéder aux rapports ePrint suivants, connectez-vous et accédez au référentiel indiqué ci-dessous. 17 PZRORGH-Finding Manager d'une organisation Le rapport PZRORGH est disponible en ePrint, à partir du référentiel hrp_banp-HR/Payroll Reports Production (banp). Pour sélectionner ce rapport, suivez les instructions de la section Accès aux rapports ePrint ci-dessus. Ci-dessous se trouve la première page de ce rapport. Ce rapport vous donnera le nom du directeur financier et du consultant de l'organisation d'embauche. Cette information est utile si vous avez besoin de savoir qui contacter au sujet d'un problème de salaire affectant votre indice lorsque l'organisation d'embauche de l'employé est un autre service. Vous pouvez rechercher le code d'organisation d'un employé dans l'annuaire UNM en ligne et déterminer qui contacter à partir de ce rapport. 18 Écarts de paie Un écart est l'un des éléments suivants : Salaire de l'employé manquant – non imputé à l'index Cela peut se produire pour plusieurs raisons. Certains des plus courants sont : 1) Personne n'a effectué de changement de répartition de la main-d'œuvre (ePAN) pour l'employé, qui est nouveau dans votre service. Les charges sont toujours en cours de distribution à l'ancien service de l'employé. 2) Erreur de saisie. Au cours du processus de paie, un index incorrect a été saisi. 3) Notez que vous devez avoir la sécurité pour accéder à ces rapports. Les détails de la paie de l'employé n'apparaîtront pas si vous n'avez pas la sécurité pour exécuter les rapports. Employé erroné imputé à l'index Les raisons possibles pour lesquelles un employé est imputé à tort à un index incluent : 1) Personne n'a effectué de changement de répartition du travail (ePAN) pour l'employé, qui n'est plus employé par votre service. Les frais sont toujours distribués à l'ancien service de l'employé – le vôtre. 2) Erreur de saisie. Au cours du processus de paie, un index incorrect a été saisi : le vôtre. Pourcentage de distribution erroné imputé à l'indice 1) Personne n'a effectué de changement dans la répartition du travail (EPAF) pour l'employé, qui a subi un changement dans la répartition du travail. Les charges sont toujours réparties selon l'ancienne répartition, désormais incorrecte. Montant en dollars erroné imputé à l'index 1) Changement de salaire du corps professoral. Le salaire du professeur peut avoir changé. Le montant peut être correct, mais différent de ce à quoi vous vous attendiez. Confirmez avec votre superviseur. 2) L'étudiant travail-études est facturé au taux plein au lieu du taux travail-études. Les fonds travail-études peuvent être épuisés ou le montant est trop élevé. Avertir le bureau de l'emploi étudiant. 3) Une indemnité spéciale a été accordée à l'employé. Le montant est peut-être correct, mais pas ce qui était attendu. 19 Corriger les divergences Si vous constatez une divergence, vous devez déterminer qui a l'autorité de la corriger dans PHAREDS. L'organisation d'embauche de l'employé a cette autorité. Si l'employé appartient à une autre organisation d'embauche, vous devrez contacter cette organisation d'embauche et lui demander de traiter l'ajustement. Si nécessaire, utilisez le rapport ePrint PZRORGH pour trouver une personne de contact. Si l'employé fait partie de votre organisation d'embauche, votre ministère est responsable du traitement de la redistribution. Lorsque la redistribution apparaît sur le rapport FOROLDS, elle a été approuvée et publiée. S'il a été refusé, les services financiers enverront à l'expéditeur un e-mail l'informant du refus et expliquant pourquoi. La transaction aura à nouveau un statut « en attente » dans le formulaire Bannière PHAREDS. Si la transaction a été enregistrée, vous verrez un changement de solde sur le formulaire Banner FRIGITD ou FGIBDST, mais ces formulaires ne fournissent pas d'informations par employé. PHAREDS Pour procéder à une redistribution, utilisez le formulaire Bannière PHAREDS. Chaque organisation d'embauche doit avoir quelqu'un de sécurité pour traiter les redistributions via le formulaire de bannière PHAREDS. Pour plus de détails sur le processus PHAREDS, vous pouvez suivre le cours FILR 100 sur la redistribution du travail. Vous pouvez vous inscrire au cours via EOD. Le guide du participant pour la classe est disponible sur le site Web de la FSSC à l'adresse http://www.unm.edu/~fssc/docs/FILR-100.pdf. Pour obtenir la sécurité du processus PHAREDS, vous devez suivre le cours FILR 100 Labour Redistribution. Onglet Vie des employés LoboWeb Redistribution du travail Vous pouvez maintenant créer des redistributions du travail dans LoboWeb en sélectionnant Certifications d'effort et Redistributions du travail. Ce processus est également expliqué dans la classe FILR 100 Labor Redistribution et le Labor Redistribution Participation Guide à l'adresse http://www.unm.edu/~fssc/docs/FILR 100.pdf. Statut des redistributions de main-d'œuvre Une fois qu'une redistribution de main-d'œuvre est terminée, elle passe par les files d'attente d'approbation pour être approuvée. Une fois qu'il est complètement approuvé, il sera affiché dans Banner. Aucune redistribution ne sera publiée tant que vous n'aurez pas changé le statut en Terminé (voir le Guide du participant à la redistribution de la main-d'œuvre PHAREDS). Si une redistribution est refusée, le statut redeviendra En attente. Le comptable qui a désapprouvé le PHAREDS enverra également un e-mail indiquant qu'il l'a désapprouvé et pourquoi. 20 Conciliation des revenus et des allocations Revenu Informations générales sur le revenu Les revenus reçus dans vos comptes de revenus et la façon dont les départements distribuent les revenus varient énormément d'un département à l'autre. Vous devez apprendre à quels types de revenus s'attendre, sur quels comptes s'attendre et quand les espérer. Vous devez enquêter sur les revenus qui se trouvent dans des comptes inhabituels pour votre indice ou pour des montants très différents de ceux attendus (généralement, le montant attendu est le montant budgété). Le compte 07ZZ-Reimbursement Holding se trouve dans la section Ventes et services des comptes de revenus. Ce compte est utilisé pour la détention temporaire des paiements reçus par les employés pour le remboursement d'un usage personnel. Ce compte doit être à zéro à la fin de chaque mois. Si un employé rembourse à l'Université des frais de voyage personnels qui figuraient sur une PCard, comme un surclassement de siège d'avion, le chèque est déposé dans 07ZZ-Reimbursement Holding. Le montant est ensuite transféré avec un journal sur le compte de dépenses qu'il compense. Dans le cas d'un remboursement de voyage, il serait déplacé vers l'index et le compte qui contiennent la dépense PCard que le chèque remboursait. Le Journal Voucher débiterait le compte de revenus contenant le remboursement (07ZZ) et créditerait le compte de dépenses contenant les dépenses que l'employé rembourse. Types de revenus Le tableau suivant contient les types de revenus les plus couramment observés dans les indices généraux des départements. Il ne contient pas tous les comptes de revenus. Type de revenus Description des comptes Revenus des frais de scolarité 0120-01Z1 Revenus des frais de scolarité Frais des étudiants 0210-02Z1 Revenus résultant des frais facturés aux étudiants Services aux patients 0330-03Z0 Revenus des patients et montants compensatoires pour les allocations Subventions/contrats 0410-04Z0 Revenus dérivés d'un contrat ou Grant 21 Ventes/Services 0410-07ZZ Ce groupe éclectique de comptes comprend de nombreux types de revenus, y compris les revenus du Centre de services internes et le compte de retenue de remboursement 07ZZ Autres revenus d'exploitation 0810-08Z1 Ce domaine comprend les gains comptabilisés à la clôture d'un contrat Crédits 0710 -07D0 Revenus des crédits fédéraux et d'État, y compris les crédits GFS et la taxe sur les cigarettes Dons et autres 1000-1020 Si vous ne faites pas partie de la Fondation, mettez en doute les revenus de ces comptes ! Vous ne devriez probablement en avoir AUCUN. Et plusieurs autres types Que vous ne devriez pas avoir dans un indice typique Allocations Informations générales sur l'allocation Le revenu d'allocation est un revenu qui a été transféré à votre indice par un autre indice. Il existe de nombreuses règles concernant les attributions. Ici, nous sommes principalement préoccupés par le fait de savoir si les allocations que votre indice a données ou reçues ont été budgétées. Le tableau suivant vous aidera à comprendre comment UNM définit différentes allocations. Une allocation déplace les revenus réels (et non budgétaires) qui ne traversent pas les programmes de bannière, sauf dans les P10 à P14 (programmes d'instruction et généraux). Les allocations seront généralement effectuées par le bureau administratif des écoles, des collèges ou des très grands départements et ne nécessiteront pas l'approbation du bureau du budget. Si un service souhaite déplacer le budget ainsi que le réel, une entrée de budget peut être effectuée. 22 Types d'allocations Type d'allocation Comptes Description Allocations 1600-1668 Mouvement des revenus au sein de l'Université pour une utilisation par un autre index que celui où il a été publié à l'origine Lorsque vous examinez les allocations, vous devriez voir un montant budgété dans l'index qui contient l'allocation. Alors que divers indices recevront (ou donneront) leurs allocations à divers moments au cours de l'année, ils doivent être budgétisés, et toute allocation dépassant le montant budgétisé doit être examinée et des questions posées. Les allocations imprévues (non budgétisées) devraient également être étudiées. Conseils supplémentaires Considérations relatives aux contrats et aux subventions Ne transférez pas le salaire vers un contrat ou un fonds de subvention qui a dépassé la date de fin de son budget ou qui a été résilié. Assurez-vous que la période de paie que vous déplacez se situe dans la période budgétaire du fonds. Ne créez pas de PHAREDS sur des indices où le fonds est nommé sans d'abord contacter votre contrôleur fiscal. Lorsqu'un fonds restreint est résilié, même si la distribution indique que la période de paie est imputée à cet indice restreint, les frais ne seront pas imputés à l'indice. Au lieu de cela, il sera comptabilisé dans l'indice des dépenses sans restriction pour ce fonds. La seule façon de résoudre ce problème est de le porter à l'attention du Contrôleur financier des services financiers. Votre Fiscal Monitor peut ouvrir le fonds et empêcher les PHAREDS de comptabiliser les charges sur l'indice de surdépenses. 23 Pour déterminer la période budgétaire d'un fonds affecté, consultez le formulaire FRMFUND. Aucune période de paie après le 31 mai 2004 ne peut être imputée à ce fonds. L'exercice budgétaire s'est terminé le 31 mai 2004. Cependant, le fonds s'appelle-t-il? Pour le déterminer, allez à FTMFUND, ci-dessous. (Le champ Date de résiliation sur cet écran FRMFUND sera toujours vide.) Ce fonds a été fermé le 21 mars 2007. Aucune distribution de salaire ou frais de quelque nature que ce soit ne peut être effectué sur cet indice restreint à moins que la date de résiliation ne soit modifiée pour une date future. 24 Tenir une feuille de calcul courante Certains services trouvent utile de conserver un document qui montre la répartition de la répartition entre les indices pour tous vos employés. Vous pouvez suivre les salaires par indice pour chaque compte. Trouver qui est le signataire autorisé sur un index Vous pouvez découvrir qui est autorisé à autoriser des dépenses sur un index. Vous aurez besoin de le savoir si vous faites un PHAREDS. Pour trouver un formulaire d'autorisation de signature pour un index, rendez-vous sur FTMACCI pour les index non restreints, ou FRAGRNT pour les index restreints. Dans FTMACCI, sélectionnez la requête (F7), entrez l'index et exécutez la requête (F8). Sélectionnez l'icône Xtender. Soit l'autorisation de signature sera affichée, soit une liste de documents attachés à cet index sera affichée. Si la liste est affichée, sélectionnez le document avec le type de document « Signature ». S'il y a plus d'un document avec le type de document « signature », sélectionnez le plus récent en regardant la date sur le formulaire. Pour les index restreints plus anciens, accédez à FRAGRNT. Entrez le Grant Number et sélectionnez Next Block. Sélectionnez l'icône Xtender. Soit l'autorisation de signature sera affichée, soit une liste de documents attachés à cet index sera affichée. Si la liste est affichée, sélectionnez le document avec le type de document « Signature ». S'il y a plus d'un document avec le type de document « signature », sélectionnez le plus récent en regardant la date sur le formulaire. 25 Seules les personnes inscrites sur le formulaire d'autorisation de signature en cours sont autorisées à autoriser le déplacement des dépenses vers cet index. L'objectif commercial doit faire référence sous l'autorité de qui les modifications sont apportées. Prévenir les divergences futures EPAF contre ePAN Bien qu'ils puissent sembler identiques et qu'ils concernent tous deux la répartition du travail, les EPAF et les ePAN sont deux choses différentes. Un EPAF est le formulaire utilisé lorsqu'un employé existant modifie la répartition du travail au sein d'une organisation. Les ressources humaines n'approuvent pas les EPAF. Un ePAN est utilisé si l'employé est nouveau, s'il change de service ou s'il est promu. Les ressources humaines approuvent les ePAN avant leur entrée en vigueur. L'ePan est disponible sur le site des ressources humaines à l'adresse http://hr.unm.edu/forms/allforms.php . Sélectionnez « Formulaires », puis sélectionnez « Formulaires d'emploi ». Vous pouvez voir cet écran, qui vous permet d'accéder à l'ePAN, dans la copie d'écran suivante. Lorsque vous sélectionnez l'icône à l'extrême droite à côté de ePAN, le formulaire suivant apparaît. 26 Ce formulaire est rempli lorsqu'un ePAN est nécessaire. Créer des EPAF si nécessaire Si vous avez trouvé une erreur dans une distribution de paie et l'avez corrigée avec un PHAREDS, vous devrez peut-être créer un EPAF ou ePAN pour éviter que la même erreur ne se reproduise. Vous devez disposer de la sécurité d'origine EPAF pour accéder à EPAF. Si la répartition d'un employé n'est pas correctement indiquée sur le bon index sur le rapport FOROLDS, vous devrez traiter un EPAF pour modifier la répartition des charges salariales futures. Bien que cela corrige le problème à l'avenir, vous devez utiliser PHAREDS pour corriger les erreurs existantes. Les EPAF sont créés en accédant à LoboWeb à partir de l'onglet Vie des employés du portail MyUNM. Les EPAF sont utilisés pour modifier de façon permanente la répartition du travail d'un employé pour les futures paies. Vous devez avoir le rôle d'accès aux bannières EPAF Labour Distribution Change Originator pour accéder à ces écrans. 27 28 Vous devez avoir la sécurité d'origine EPAF pour voir le lien EPAF (entouré) ci-dessous. Sélectionnez Formulaire d'action personnelle électronique et Nouvel EPAF. L'écran suivant apparaît. Remplissez-le afin que des changements futurs se produisent et que PHAREDS n'ait plus besoin d'être complété à chaque période de paie. 29 Sélection de l'organisation d'embauche Lors de l'embauche de nouveaux employés, soyez cohérent avec l'organisation d'embauche utilisée. Si un niveau différent d'organisation d'embauche au sein de votre service est utilisé, vous risquez de ne pas voir tous les employés lors de l'exécution de rapports pour une organisation d'embauche, ou vous risquez de perdre la possibilité de modifier les répartitions passées ou futures de la main-d'œuvre. Sauf indication contraire, utilisez toujours la même organisation d'embauche que celle utilisée pour les autres employés de l'indice auquel votre nouvel employé sera passé en charges. 30 Rapprochement d'index Annexes Annexes Terry Shoebotham Spécialiste en gestion d'entreprise 6/10 et 11/2014 Table des matières ANNEXES DE RACCORDEMENT D'INDICE.................................. .................................................................. ............... 1 EXEMPLE DE RÉSUMÉ DE RÉCONCILIATION D'INDICE REMPLI ................................................ ......................... 2 FORMULAIRE -SOMMAIRE DE LA RÉCONCILIATION................................................ .................................................................. ........... 3 ORGANIGRAMME - PROCESSUS DE RÉCONCILIATION DES INDEX ................................................ ........................................................ 4 LISTE DES RAPPORTS DE RAPPROCHEMENT ................................................ .................................................................. ............. 6 DÉFINITIONS................................................. .................................................................. .................................................. 7 ÉCRANS DE BANNIÈRES FRÉQUEMMENT UTILISÉS.................................. .................................................................. ........ 9 DESCRIPTION DES CODES DE CLASSE DES RÈGLES DE DOCUMENT ................................................ ................................................11 RÉFÉRENCE EN-TÊTE DE LOT . .................................................................. .................................................................. ................12 FONCTION COPIE DE JOURNAL .................................. .................................................................. .......................................13 CALENDRIER DE PAIE FY14.... .................................................................. .................................................................. ...............14 ANNEXES DE RACCORDEMENT D'INDICES Exemple de résumé de rapprochement d'indices complété -~-~-~-~-~-~-~-~-~-~-~-~- ~-~-~-~-~-~-~-~-~-~-~-~-~-~-~-~-~Résumé du rapprochement d'index Numéro d'index : 123456 Mois de rapprochement : 4/2008 Personne effectuant le rapprochement : Votre nom J'ai examiné ce rapprochement et je pense qu'il est correct : Administrateur du service Éléments de rapprochement : Montant du compte Notes 3100 87.32 Aucun document. Dépense déterminée comme appartenant à l'indice 124356. JV 100632 l'y a déplacé le 5/21/08. 3140 03 Sans importance. Ignoré. 3189 2940.00 DPI D12345 a été créé le 3/14/08. Dépense non comptabilisée. Le DPI n'a jamais été reçu par la comptabilité. Copie du DPI remis en main propre le 5/16/08. Publié sur Banner le 5/20/08. Formulaire -Récapitulatif du rapprochement Numéro d'index : Mois de rapprochement : Personne effectuant le rapprochement : J'ai examiné ce rapprochement et je pense qu'il est correct : Administrateur du service Rapprochement des éléments : Organigramme des notes sur le montant du compte -Processus de rapprochement des index Déterminez les indices que vous rapprochez. Rapports de paie pour chaque indice. Comparez chaque élément de votre rapport de dépenses Banner avec les documents d'origine. Comparez les personnes et leur pourcentage de salaire avec la liste du personnel de votre département/pourcentage de salaire. Une raison de divergence trouvée? Obtenir de l'aide Écart et résolution du rapport de rapprochement des comptes Terminé Écart et résolution du rapport de rapprochement des comptes Terminé Liste des rapports de rapprochement Numéro Nom Utilisation Emplacement FOROLDS Rapport détaillé du grand livre d'exploitation Fournit les détails de la transaction en fonction des éléments FOPA demandés MyReports. Onglet Finances, F Tous les rapports de campus/ FOROLDS FNRSLBE Salary Labor Benefits & Encumbrance Report Fournit des informations sur les détails de la paie affichée et les fonds engagés MyReports. Onglet Finance, F Tous les rapports campus/ FNRSLBE FNRLDST Rapport de répartition de la main-d'œuvre Fournit des détails sur la future répartition de l'indice de masse salariale MyReports. Onglet Finance, F Tous les rapports du campus/FNRLDST Rapports supplémentaires pouvant être utilisés : FRRGLDS Rapport détaillé sur les contrats et le grand livre des subventions Utilisé pour les rapports de création d'index restreint à ce jour MyReports. Onglet Finance, F Tous les rapports de campus/FRRGLDS FOROLDS Rapport de synthèse du grand livre d'exploitation Rapport de synthèse d'activité – sélection d'option avec FOH0001 MyReports. Onglet Finances, F Tous les rapports de campus/FOROLDS PZRORGH Organisations d'embauche Affiche les parties responsables par organisation d'embauche hrp_banp-Hr/Rapports de paie -Production (banp) Référentiel d'ePrint. Définitions Compte – Un compte est le numéro à quatre chiffres qui représente l'endroit où les revenus ou les dépenses sont enregistrés dans Banner. Par exemple, 3100 est le code de compte pour les dépenses de fournitures de bureau. Vous pouvez trouver une liste des comptes UNM et leurs définitions sur http://ua.unm.edu/resources/oplegacctdef-12-06-13.pdf Documents sources – Ce sont des documents originaux ou des copies de documents originaux. Ce sont les documents qui valident qu'une dépense a eu lieu. Il peut s'agir de reçus de la librairie UNM pour les marchandises achetées. Il peut s'agir de factures internes provenant des centres de service UNM. Il peut s'agir de copies de DPI ou de copies de factures de fournisseurs externes. Ils peuvent être accompagnés d'e-mails explicatifs ou d'autres documents tels que des formulaires d'inscription à un séminaire. Les autres documents sources comprennent les reçus/rapports de carte P, les demandes d'achat internes de l'UNM, les demandes d'achat, les demandes d'achat générales et les formulaires de paiement non standard. Cette liste n'est pas inclusive. Index – Un index est le nombre à six chiffres qui accumule les revenus et les dépenses, dans les comptes, pour un projet donné. L'index peut être illimité ; comme un pour l'instruction et le financement général. L'index peut être restreint et associé à une subvention. Toutes les dépenses pour un indice donné doivent être rapprochées chaque mois. Poster -Un article est affiché dans Banner lorsqu'il a été enregistré dans la base de données comptable. Seuls les éléments publiés apparaissent sur les rapports de comptabilité Banner. Fichiers internes – Les fichiers internes sont les fichiers que vous configurez pour vous faciliter la tâche. Pour la réconciliation de compte, ceux-ci fonctionneront : Dossiers non effacés – Pour chaque index, créez un dossier manille non effacé. Ce dossier place des copies des documents sources pour chaque dépense de cet index au fur et à mesure que ces dépenses se produisent. Joignez ces documents sources au rapprochement et déplacez-les vers le dossier de rapprochement des comptes à la fin du mois. Dossiers de paie – Pour chaque index, créez un dossier Manille de paie. Placez des copies de tous les rapports de paie et autres documents dans ce dossier chaque mois. Joignez-les au rapprochement et déplacez-les vers le dossier de rapprochement des comptes à la fin du mois. Dossiers de réconciliation d'index – Pour chaque index, créez un dossier de réconciliation d'index manille. Dans ce dossier, placez votre package de rapprochement d'index complété chaque mois. Celui-ci consiste en : . Le résumé de rapprochement d'index rempli [voir l'annexe] . Le rapport détaillé de la bannière [rapport détaillé FOROLDS]. Vous avez coché les montants sur ce rapport et les montants sur vos documents sources lorsque vous avez rapproché l'index. .  Le rapport/documentation de paie. Vous avez coché les détails sur le rapport de paie et vous êtes assuré que les détails correspondent aux détails internes de la documentation de votre service concernant les personnes à facturer et le pourcentage de leur salaire à imputer à cet indice. .  Les documents sources et tous les calendriers connexes créés dans votre service pour les dépenses. Vous avez coché les détails sur ceux-ci et sur votre rapport de bannière de détail. Ceux-ci sont agrafés ensemble chaque mois pour former un package de rapprochement mensuel pour chaque indice. Il s'agit de votre package de rapprochement d'index terminé. Celui-ci est déposé dans votre dossier de rapprochement d'index chaque mois. Mettez le groupe de dossiers pour chaque index dans un dossier suspendu vert, étiqueté pour cet index. Vous avez maintenant toutes vos informations pour chaque index facilement accessibles. PI-Chercheur principal - Il s'agit de la personne principale en charge d'une subvention. Il ou elle peut avoir plusieurs subventions. Chaque subvention a au moins un index et peut en avoir plusieurs. Écrans de bannière fréquemment utilisés Formulaire de bannière Formulaire de titre Formulaire de titre Utiliser FGAJVCD Formulaire de saisie JV Créer un document de journal Formulaire de saisie en masse FGAJVCM JV Créer un document de journal à plusieurs lignes -Statut de rejet NSF FGIBDSR Formulaire de résumé Consulter l'activité d'indexation de l'année fiscale à ce jour (montants budgétaires/réels/engagés) Liste des documents qui ont été enregistrés, utilisés pour les JV, Inv, Pos, etc. Fonds et compte Formulaire d'activité de transaction détaillée FGITRND Utilisez ce formulaire pour afficher l'activité au niveau de la transaction sur les éléments qui ont atteint un code de compte dans un index Inclut do Numéros de document et brève description Formulaire d'approbation de document FOAAINP Capacité d'examiner et d'approuver les documents Formulaire FOADOCU Document par utilisateur Statut, Type de document, Code de document, Description, Date d'activité, Montant des documents, Refuser vos propres documents Formulaire d'approbation d'utilisateur FOAUAPP Liste de file d'attente d'approbation individuelle des documents à réviser Formulaire Historique d'approbation FOIAPHT Historique de votre approbation ou refus de document Formulaire de requête FOIAPPD Formulaire de requête de document approuvé Formulaire de requête de document approuvé Affiche les éléments dans la file d'attente en attente du processus FORAPPL - peut être utile lorsque les approbations sont désactivées pour le rapprochement (tous les vendredis matin et à la fin du mois) Formulaire d'historique d'approbation de document FOIAPPH Affiche le numéro du document et qui l'a approuvé quand (Similaire à FOIAPHT) Formulaire d'historique de document FOIDOCH Requête d'historique d'approbation pour les documents Banner. Formulaire de maintenance de subvention FRAGRNT Pour trouver l'IP pour une subvention Formulaire de création de subvention FRIGITD Afficher l'activité de création à ce jour pour un fonds/subvention restreint une subvention FTMORGN Formulaire de maintenance du code d'organisation Recherche d'organisation FTIFNDH Formulaire de requête de hiérarchie de fonds Requête de hiérarchie de fonds FTIORGH Formulaire de requête de hiérarchie d'organisation Hiérarchie de structure d'organisation FTIPRGH Formulaire de requête de hiérarchie de programmes pour saisir les heures pour les employés non exonérés et les heures d'exception pour les employés exonérés. Nécessite un rôle d'entrée de temps et une formation. Form and process owned by HR/PR  PHAREDS  Labor Redistribution Form  Used to redistribute Salary, Salary Redistribution role required.  Form owned by finance but process owned by HR/PR.  TGIACCD  Account Detail Query Form  Query document numbers created in Non-Student AR (NSAR) module that has been feed to Finance for posting  FAIVNDH  Vendor Detail History Form  Query Vendor Invoices by Vendor/Banner Id Number  FZADPEZ  Direct Pay EZ Form  Direct Pay DPEZ Form -Application  FZIDPEZ  Direct Pay EZ Query Form  Direct Pay EZ Query Form  FGAENCB  Encumbrance/Reservation maintenance Form  Anticipated allowable expenditures can be encumbered funds using this form  FGIENCD  Detail Encumbrance Activity Form  View detail of your encumbrances either PO encumbrance or one created by department  FGIOENC  Organizational Encumbrance List Form  Find Purchase Orders by Organization  FPARCVD  Banner Receiving Form  Used to receive goods purchased on PO's triggers AP to pay invoice  FPCRCVP  Receiving Goods PO Item Selection Form  Used indirectly, from FPARCVD  FPIPKSL  Receiver/Packing Slips Validation Form  Packing list numbers as they are associated with receivers  FPIPOHD  Purchase Order Validation Form  Quick snapshot of PO,  includes Vendor, buyer, date, status of completed and approved & amount  FPIREQN  Requisition Inquiry Document Information  Requisition Information  FTIIDEN  Entity Name/ID Search Form  Query for vender id -First letter case sensitive  FWAINVT  Purchase Card Transaction Document Info  Pcard transaction reallocation form  Document Rule Class Code Descriptions Rule Class  Rule Class  Code  Title  Code  Title  BCF  Budget Carry Forward -Encumb Roll  JAD  Journal Allocation Feed  BD01  Permanent Adopted Budget  JE16  General Journal Entry (Inter-Fund)  BD1  Permanent Adopted Budget  JE2  JE16 -Dept General Journal Entry  BD4  BD04-Temporary Budget Adjustment  JEA  GJE -Accounts Payable  BDT  Dept Budget Transfer Journal Entry  JEB  GJE -MC Budget Office  BTB  MC Budget Temporary Budget Adjust  JEC  GJE -Contracts and Grants  BTM  Bud Ofc Temp Budget Adjustment  JEF  GJE -Property Acct  CA1  Accounts Receivable Charge  JEG  GJE -General Accounting  CB1  Accounts Receivable Charge  JEH  GJE -HSC Controller  CB2  AR Charge-APPL-Different Line B  JEI  GJE -BTI  CDP  Payroll Disbursements  JEL  GJE -Payroll  CLR  Banner Clearing Payment  JEM  GJE -HSC Budget Office  CNEI  Cancel Check -Invoice w Encumbranc  JEN  GJE -Controller Office  CNNC  Cancel check -C/M w/o encumbrance  JEP  GJE -Purchasing  CNNI  Cancel Check -Invoice w/o encumb  JER  GJE -Accounts Receivable  CORD  Establish Change Order  JES  GJE -HSC Cont PST  CR2  Cash Receipts -Gen Deposits AR  JET  Dept Transfer Journal Entry  CR3  Cash Receipts -Gen Deposits BTI  JEU  GJE -Foundation  CR5  Cash Receipts -Gen Deposits Harwd  JFD  Journal Entry Feed  DEPR  DEPRECIATION RULE CLASS  JFH  Housestaff Journal Feed  DP1  Direct Pay Invoice DP-EZ  JFL  Journal Labor Feed  E090  Year End Encumbrance Roll  PA1  Accounts Receivable Payment  EC1  E100-Original Encumbrance  PCLQ  Cancel PO -Reinstate Request  EC2  E020 -Encumbrance Adjustment  PCRD  Cancel Purchase Order  EC4  Encum Liq. autoriser les modifications -Département POBC Bon de commande Fermer ECP Encum Liq. Autoriser les modifications Achat POCL Bon de commande Clôture FPAEOCD) Grant GRCC - Frais de partage des coûts PR1 HRS Réaffectation de la masse salariale juil.-déc. 07 GRRV Subvention - Revenus accumulés PR2 HRS Réaffectation de la masse salariale janv.-juil. 07 HEEL Paie - Responsabilité des employés PR3 HRS Réaffectation de la masse salariale < janv. 07 HENA Paie - Ajustement d'engagement RCQP Annuler la demande Paie HENC - Engagement de salaire REQP Demande - Réservation HERL Paie - Responsabilité de l'employeur RQCL Clôture de la réquisition (FPAEOCD) HGNL Paie - Brut Exp. Pas de liquidation HGRB Paie - Dépenses brutes ICEC Annuler l'avoir avec charge ICEI Annuler la facture avec charge ICNC Annuler l'avoir sans charge ICNI Annuler la facture sans charge INEC Note de crédit avec charge INEI Facture avec charge INNC Note de crédit sans charge INNI Facture sans Encombrement IPNC Zero Payment Credit Note IPNI Zero Payment Invoice Batch Header Reference Copy Journal Feature Lors de la création d'une pièce justificative de journal, vous pouvez utiliser l'icône dans l'en-tête ou la sélection « copier » dans le menu des options pour copier une pièce justificative de journal existante. Une pièce justificative existante fait référence à une pièce justificative en cours ou déjà enregistrée. Copiez un journal à partir des formulaires de pièces justificatives en utilisant le processus suivant. 1.   Sélectionnez l'option Copier le journal dans le menu d'options ou appuyez sur l'icône Copier. 2.   Saisissez le numéro de pièce justificative du journal source. 3.   Saisissez un nouveau numéro de document, laissez ce champ vide ou saisissez SUIVANT pour générer un nouveau numéro de document. 4.   Modifiez la date de la transaction au besoin (la valeur par défaut est la date du jour). 5.   Vous pouvez annuler l'entrée. Cochez la case Reverse JV pour créer le nouveau journal avec le signe opposé à celui du journal Copy From. 6.   Facultatif : cochez la case Copier le texte pour copier le texte d'en-tête à partir de la pièce justificative du journal source. 7.   Cliquez sur OK.      

Interactions financières - UH, SRMC, UNMMG

Présentateur: Laura Putz
Date: 04-24-2014

Présentation - PowerPoint

Financial interactions   University Hospital, Sandoval Regional Medical Center  and  UNM Medical Group Laura Putz, Associate Controller 4/24/14 Intercompany Invoicing  Financial Interactions routinely occur between UNM, University Hospital (UH), Sandoval Regional Medical Center (SRMC) and UNM Medical Group (UNM MG)  These interactions can involve either revenue or expense for Health Sciences Center (HSC) or Main Campus  UH, SRMC, UNMMG, UNM / HSC are related entities and these transactions must be tracked separately in order to comply with financial reporting requirements UNM HSC When HSC Bills UH UNM/HSC departments provide services and support to UH departments regularly.    Salary Agreement Contracts  HSC employee  providing UH with their services  Memorandum of Understanding (MOU)  general support  Other Agreements  space lease or flow through expenditures, such as utilities and insurance  When HSC bills UH An intercompany agreement is reached using:  Contract Director  Supporting Documentation  monthly invoices are prepared and sent to UH for payment  Non Student Accounts Receivable (NSAR) is used to produce and track invoices Salary Agreement Template  Salary Agreement Template  Salary Agreement Procedures UNM Employee  Salary Agreement Contract - HSC bills UH Identifying the Revenue  Revenue is recorded in the department index each time an invoice is generated  Banner form FGITRND supplies a detail listing of account detail  Account code 0340 – University Hospital Revenue is used Identifying the Revenue Identifying the Revenue Identifying the Revenue Travel Reimbursements UNM Hospital When UH bills HSC What they bill:  Salary Agreements  Memorandum of Understanding (MOU)  Interpreter Services  Catering Charges  Facility Charges related to Clinical Trials  X-rays  Blood tests  Lab work Salary Agreement Procedures UH Employee  When UH bills HSC  HSC department issues an internal purchase requisition When UH bills HSC When UH bills HSC Invoice numbers that begin with:  BL  are standard invoices  BM are credit adjustments When UH bills HSC Clinical Trials Billing Clinical Trials Billing  The clinical trial, not the patient is billed  Hospital guarantor number beginning with 9999 is assigned the clinical trial and used  A Referral Billing Questionnaire is completed before services can be provided at UH  The Referral Billing Questionnaire details what services can be provided and billed to the clinical trial Clinical Trials Billing  Timely UH invoice review is critical  Incorrect invoices charges must be reversed from the clinical trial  Many payers (ie: patient’s insurance company) have 90 day windows during which billing must occur  UH bills charges from the prior month.  Frequently  less than 60 days remain once the department is invoiced for UH to invoice another payer Internal Requisition- UH bills HSC Invoice - UH bills HSC General Guidelines Travel Reimbursements UH Catering Reconciliation Assistance  Unrestricted Accounting-HSC can provide reports with UH invoicing data.  Reports can be generated by  Index  Organization Level 5  Contact the HSC AR Coordinator to request reports  Invoice copies can also be obtained from the HSC AR Coordinator SRMC When HSC Bills SRMC  Memorandum of Understanding (MOU)  Salary support  general support  Other Agreements  Medical Malpractice and other insurance  Legal services  Marketing campaigns  Recruiting and Relocation expenses Identifying the Revenue  Revenue is recorded in the department index each time an invoice is generated  Banner form FGITRND supplies a detail listing of account detail  Account code 0360 – SRMC Revenue is used When HSC bills SRMC Other Reimbursed Costs  Requires pre-approval from SRMC  Minimal activity at this time  Expenses recorded in index 331135  SRMC-HSC Reimbursements  HSC AR Coordinator “sweeps” expenses and invoices SRMC NSAR SRMC Invoice Example When SRMC bills HSC What they bill:  Facility Charges related to Clinical Trials and other research projects  X-rays  Blood tests  Lab work  Invoice should be sent to Financial Services for     processing  Very little activity at this time When UNM MG bills HSC  The UNM Medical Group (UNM MG) pays for expenditures within their accounting system on behalf of a HSC department.  UNM MG facture HSC afin d'être remboursé de ces dépenses.

Utilisation de MesRapports

Présentateur: Laura Putz
Date: 01-14-2014

Présentation - PowerPoint
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APPRENDRE - MyReports 14 et 15 janvier 2014 UNM Reporting Changes  MyReports est notre nouvel outil de reporting  De nombreux rapports financiers sont désormais disponibles  Les rapports Hyperion devraient disparaître le 31 mars 2014 Accéder à MyReports Accéder à MyReports Accéder à la liste de MyReports Tous les rapports Campus incluent : Tous Les rapports de campus incluent : Tous les rapports de campus incluent : Les rapports spécifiques au HSC incluent : Les rapports spécifiques au HSC incluent : Les rapports spécifiques au HSC incluent : MyReports - Finances Opportunités de formation  Learning Central - 7 sessions offertes  Onglet d'accueil du site Web MyReports - sélectionnez ◦ MyReports Info ◦ Finance ◦ Training Ressources FNRPCRD – Rapport de transaction PCard  Uniquement disponible dans MyReports  Comment enregistrer un rapport pour une utilisation future  Comment exporter des données pour analyse  Comment utiliser les tableaux croisés dynamiques Excel Accéder au rapport PCard Comment enregistrer « Mon rapport d'organisation PCard » après l'enregistrement » My PCard Org Report » Exécution de PCard par organisation Exécution du rapport  Ce rapport peut être exécuté de plusieurs manières : ◦ PDF ◦ HTML ◦ Excel Données Excel brutes : F NRPCRD par Org Filtres de données Excel « Realloc. » et compte 3100 Données Excel : Utilisation d'un tableau croisé dynamique Données Excel : Filtrage d'un tableau croisé dynamique Exécutant PCard par l'auteur Exécutant PCard par l'auteur Données Excel brutes : FNRPCRD par le titulaire de la PCard Données Excel : filtrées par les comptes de voyage Comprendre la structure Trucs et astuces pour l'analyse  Utilisation Hiérarchie du plan comptable UNM ◦ Structure de l'organisation ◦ Structure du fonds ◦ Structure du programme ◦ Structure du code de compte Types de fonds non affectés Types de fonds affectés Niveau de compte 2 - Recettes : Niveau de compte 2 - Dépenses : Exécuter le rapport de synthèse Exécuter le rapport de synthèse de gestion Exécuter le rapport de gestion exécutive FOROLDs for Services Données brutes rapprochées Données triées pour analyse En résumé :  74 jours et plus…  Les rapports Hyperion ne seront pas produits après le 31 mars 2014  MyReports sera le véhicule de reporting financier  MyReports permet une plus grande flexibilité dans l'analyse des données et les options de sortie Démonstrations de rapports facultatives

Examen de certification de l'effort (Campus principal)

Présentateur: Rosa Gonzalez-Rosenblatt
Date: 08-14-2013

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Formation de certification de l'effort Rosa Gonzalez-Rosenblatt 8/14/13 UNM Formation de certification de l'effort Étape de pré-examen Qu'est-ce que l'effort • L'effort est le temps consacré à un projet parrainé, il est exprimé en pourcentage du total des tâches liées à l'université des employés o Effort doit être égal à 100 % du total cumulatif • Comprend les activités d'enseignement et de recherche • N'inclut aucune activité en dehors du travail lié à l'Université o Ne peut dépasser 100 % si vous travaillez sur plusieurs projets o Il n'est pas mesuré sur une semaine de travail standard de 40 heures, mais sur temps travaillé. • Politique de certification de l'effort dans le manuel du corps professoral de l'UNM Pourquoi certifions-nous ? • L'effort est un mécanisme pour confirmer les salaires et traitements facturés à un projet parrainé par rapport au travail effectué et engagé envers l'agence dans la proposition. o L'UNM est tenu d'assurer aux sponsors fédéraux et autres que l'allocation des salaires facturés est juste, cohérente et opportune avec l'effort accompli. • Pénalités financières potentielles en cas de non-conformité • Refus de dépenses - le ministère serait responsable de rembourser les frais à l'agence • Non-conformité à l'audit A-133 - pourrait avoir une incidence sur le financement futur • S'applique uniquement aux employés qui ne font pas de feuilles de temps rapports distribués et certifiés semestriellement via LoboWeb o Étape de pré-examen • 30 jours calendaires après la génération des rapports o Certification PI • Commence lorsque l'étape de pré-examen est terminée • Se termine 60 jours calendaires après la génération des rapports o Notifications par courrier électronique • Courriel initial à Pré-examinateur uniquement • PI recevra un e-mail à la fin des 30 jours • Des notifications de rappel et de retard seront également envoyées • La pré-examen doit être terminé avant la certification Accès aux rapports • https://my.unm.edu/cp/home /displaylogin - pour vous connecter à LoboWeb • Sélectionnez l'onglet Employé - Cliquez sur Lobo Web Sélectionnez Certification de l'effort Sélectionnez Examiner ou certifier les rapports Cliquez sur Recherche avancée Sélectionnez l'attribut pour commencer la recherche ch Ouvrir la zone de liste déroulante de recherche – Plan comptable Rechercher les rapports à examiner • Sélectionner le menu déroulant Attribut o Plan comptable – tapez « U » Rechercher les rapports à examiner Sélectionnez dans la liste des employés • Mettez en surbrillance l'enregistrement, double-cliquez pour afficher les actions du rapport d'effort • Remarque Statut et état de chaque employé Rapport d'effort de l'employé • La répartition des salaires est affichée sous forme de pourcentage ; un camembert affiche également la répartition des salaires • Tolérance +/- 5 % attribution originale vs. effort worked Pay Period Summary • Select Pay Period Summary to view effort by pay period o If grant is not active over whole effort certification period, this is where you can view detail by month Pay Period Summary • Select Monthly – Regular link to view FOAPA detail including index Routing Queue Selecting and Adding Proxy Access Navigation Tips • Scroll Bar o Click F11 if you have multiple items listed under sponsored projects and cannot see the scroll bar • Expand the columns o Click on the line you would like to expand and drag the line to make the column larger • Sort columns o Click on the top of the column you would like to sort by, you can sort by any of the columns listed • View routing queue o Select Routing Queue link on the left panel, to view all individuals in the queue and what actions have been or need to be taken o Note: The employee name will appear on routing queue as certifier, the only time they will be required to certify is if they are also the PI • View Effort Breakdown by Pay Period   Column Definitions Status  column: • Under Review – report has been created and is available for viewing • Awaiting Certification – Pre-Reviewer has reviewed and is ready for certification • Completed – effort report has been certified and completed Locked/unlocked column: • Locked – after an effort report is completed it is locked and cannot be modified • Unlocked – effort report is available for change by members of the routing queue • Awaiting Refresh – labor re-distribution has been completed and has updated the payroll record, report needs to be updated, reviewed and certified • Changes Submitted – when request change button is clicked Tips for Reviewing Effort • Effort is reported as an average over the reporting period (may be impacted by the number of months the award is active) • Compare reported effort percentage to proposed effort in original award document • Tolerance threshold of +/- 5% • Variances that may require agency prior approval: o Absences (generally 3 months or more) o Significant reductions of the PI and/or Key Personnel effort (25% or more) o Note: It is the PI’s responsibility to work with the Pre-award office to obtain sponsor’s prior approval   E-Print and Hyperion reports • E Print reports FRROEC01 and FRROEC01-HSC • Located in the fin_banp repository o Provides a report of the effort distribution in dollar values to correspond to the percentages displayed on the effort certification reports o Displays information by Org Code, PI, and Grant • Hyperion report FRRHOZ05-Effort Certification Status • Located in the Finance Reports/Finance Production Reports o List of employees in the effort queue o Status and State of the record o Action to be taken by Org • Hyperion report FRRHOC05 • Located in the Finance Reports/F Dept_School_College/F C&G folder o List of Account Administrators by Org Pre-Review Scenarios • Scenario 1 Pre-Review completed – no change necessary • Scenario 2 Pre-Reviewer needs labor re-distribution completed to update record     Scenario 1 – Complete Pre-Review • No change necessary for this employee • Click Review button to complete Pre-Review stage Scenario 2 – Record needs changes • Pre-reviewer identifies changes needed • Select Request Changes button; system prompts user to send an e-mail.  Send email to department labor re-distribution initiator (if needed), include all necessary information to complete labor re-distribution Clear Changes Requested • If Request Changes button was selected in error • Click Clear Changes to restore report to original  state to continue process Scenario 2 – Labor Re-Distribution has been requested o Status now Under Review-Changes Submitted and the Review button no longer appears. Scénario 2 - Redistribution de la main-d'œuvre effectuée par l'initiateur • La redistribution de la main-d'œuvre traitée par le ministère n'a pas mis à jour les enregistrements de paie.  

Examen de certification de l'effort (HSC)

Présentateur: Christine Smith
Date: 08-13-2013

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Certification UNM Effort Apprendre Pourquoi certifions-nous ? • L'effort est un mécanisme pour confirmer les salaires et traitements facturés à un projet parrainé par rapport au travail effectué et engagé envers l'agence dans la proposition. o L'UNM est tenu d'assurer aux sponsors fédéraux et autres que l'allocation des salaires facturés est juste, cohérente et opportune avec l'effort accompli. • Pénalités financières potentielles en cas de non-conformité • Refus de dépenses - le ministère serait responsable de rembourser les frais à l'agence • Non-conformité à l'audit A-133 - pourrait avoir une incidence sur le financement futur • S'applique uniquement aux employés ne figurant pas sur les feuilles de temps Qu'est-ce que l'effort • L'effort est le temps consacré à un projet parrainé, il est exprimé en pourcentage du total des tâches liées à l'Université des employés o L'effort doit être égal à 100 % du total cumulatif • Comprend l'enseignement, la recherche, le service • N'inclut aucune activité en dehors du travail lié à l'Université o Ne peut pas dépasser 100% si vous travaillez sur plusieurs projets o Il n'est pas mesuré sur une semaine de travail standard de 40 heures, mais sur le temps réellement travaillé. o Seuil de tolérance de +/- 5% • Accord d'attribution d'origine et temps travaillé • La politique de certification de l'effort récemment approuvée sera ajoutée au manuel de la faculté UNM Conseils pour l'évaluation de l'effort • L'effort est rapporté comme une moyenne sur la période de référence (peut être nombre de mois pendant lesquels la subvention est active) • Comparer le pourcentage d'effort signalé à l'effort proposé dans le document de subvention original • Variations qui peuvent nécessiter l'approbation préalable de l'agence : o Absences (généralement 3 mois ou plus) o Réductions significatives de l'effort du PI et/ou du personnel clé (25 % ou plus) o Remarque : Il est de la responsabilité du PI de travailler avec le bureau de pré-attribution pour obtenir l'approbation préalable du sponsor Processus de certification de l'effort • Les rapports sont affichés par employé • Les rapports de certification sont distribués et certifiés semestriellement via LoboWeb o Pré- Étape d'examen • 30 jours calendaires après la génération des rapports o Certification PI • Commence lorsque l'étape de pré-examen est terminée • Se termine 60 jours calendaires après la génération des rapports o Em toutes les notifications à toutes les étapes • Dept. AA copié sur l'e-mail initial pour la pré-évaluation • PI recevra des e-mails hebdomadaires après la fin de l'étape de pré-évaluation • Rappel et délinquant (président cc'd) envoyé par e-mail chaque semaine • La pré-évaluation doit être terminée avant la colonne d'état des définitions de la colonne de certification : • En cours d'examen – le rapport a été créé et peut être consulté • En attente de certification – Le pré-examinateur a examiné et est prêt pour la certification • Terminé – le rapport d'effort a été certifié et terminé Colonne verrouillée/déverrouillée : • Verrouillé – après qu'un rapport d'effort est terminé, il est verrouillé et ne peut pas être modifié • Déverrouillé - le rapport d'effort est disponible pour modification par les membres de la file d'attente de routage • En attente d'actualisation - la redistribution de la main-d'œuvre a été effectuée et a mis à jour le dossier de paie, le rapport doit être mis à jour, examiné et certifié • Modifications soumises – lorsque le bouton de demande de modification est cliqué. Rapport d'effort de l'employé • La distribution des salaires est affichée en pourcentage ; un graphique à secteurs affiche également la répartition des salaires • Tolérance +/- 5 % de l'attribution initiale vs. effort travaillé • Les rapports E-print afficheront le statut par Org, PI et activité en dollars. pour correspondre aux pourcentages affichés sur les rapports de certification d'effort o Affiche les informations par code d'organisation, PI et subvention • Rapport Hyperion FRRHOZ01-État de certification d'effort • Situé dans les rapports financiers/rapports de production financière o Liste des employés dans la file d'attente d'effort o État et état du dossier o Action à entreprendre par l'organisation • Rapport Hyperion FRRHOC01 • Situé dans le dossier Finance Reports/F Dept_School_College/F C&G o Liste des administrateurs de compte par organisation Scénarios de pré-examen • Pré-examen terminé – aucun changement nécessaire • Le pré-examinateur a besoin que la redistribution de la main-d'œuvre soit terminée pour mettre à jour l'enregistrement • Le pré-examinateur termine l'examen, le certificateur demande une redistribution de la main-d'œuvre pour mettre à jour l'enregistrementexamen complet pour passer à l'étape de certification Scénario 05 - Examen préalable terminé • Aucun changement nécessaire pour cet employé • Cliquez sur le bouton Examen pour terminer l'étape de l'examen préalable • Une notification par e-mail sera envoyée à PI chaque semaine une fois l'étape préalable d'examen terminée Scénario 05 - La redistribution de la main-d'œuvre a commencé/terminée par l'initiateur • La redistribution de la main-d'œuvre est traitée par le département, n'a pas mis à jour les enregistrements de paie. Remarque message dans le coin supérieur droit Scénario 2 – Rapport d'effort de mise à jour • Des modifications ont été appliquées et En attente d'actualisation, ces modifications sont mises à jour tous les soirs. o Disponible pour pré-examen une fois la mise à jour terminée o Le statut passe à En cours de révision - Déverrouillé et l'action de révision peut être entreprise Scénario 2 - Terminer la pré-évaluation • Sélectionnez le bouton Réviser pour terminer cette étape • PI recevra une notification hebdomadaire par e-mail lorsque le L'étape de pré-examen est terminée. Scénario 3 - Le certificateur demande un changement • Si l'effort doit être corrigé une fois l'étape de pré-examen terminée - sélectionnez Demander des changements pour envoyer un e-mail au personnel du service désigné o L'e-mail doit inclure toutes les informations nécessaires pour terminer la redistribution de la main-d'œuvre o Rapport existant sera mis à jour une fois la redistribution de la main-d'œuvre terminée. • PI recevra une notification hebdomadaire par e-mail lorsque l'étape de pré-examen sera terminée.  

Modifications d'achat

Présentateur: Bruce Cherrin
Date: 05-14-2013

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Purchasing Changes LEARN - May 14 & 15, 2013 Bruce Cherrin Chief Procurement Officer UNM Procurement Services NEW LAW SUMMARY Four (4) legislative bills affecting Procurement were passed by the New Mexico State Legislature (NMSL) this session and signed by Governor Susana Martinez NEW NMSL LAWS All Effective 6/14/13 • Senate Bill 182 • Senate Bill 266 • Senate Bill 340 • Senate Bill 443 SB 443 – The Good News Formal Bid Limits Increase to $60,000 – Changes Small Purchase Limit – Changes Informal Bid Limit SB 443 – The Good News Goods Below $10,000 or Services Below <$5,000 • Small Purchase Goods $10,000.01 to $20,000 • One Quote or Other Documentation which describes price and product    SB 443 – The Good News Goods $20,000.01 to $60,000 – 3 Quotes • The Buyer may use 1 quote in the following circumstances: • Existing Contract (UNM, GSA, SPD, etc) • Urgency – Buyer’s sole discretion • Buyer’s Experience – Buyer’s determination that 1 quote represents fair value    SB 443 – The Good News Services or Goods and Services Combined 5,000.01 to $60,000 – – Informal Bid – Existing Contract – 3 Quotes (1 /Quote for the following): • Existing Contract • Urgency • Buyer’s Experience      SB 443 – The Good News Bid Limit Increases Impact on UNM Requisitioners: Fewer Purchases will be subject to the Formal Bidding Process or New Formal Sole Source Justification SB 443 – The Good News Bid Limit Increases Effective 6/14/2013 SB 182 – The Bad News New “30-Day Challenge” Law for Sole Source Purchases 30 Day Waiting Period for all Sole Source Purchases, no exceptions SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases – Applies only to Sole Sources above Formal Bid Limits – Requires Purchasing to Post a “Notice of Intent to Award” for a Sole Source Procurement 30 days prior to the purchase SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases – Your Sole Source Form will be posted in the UNM Sunshine Portal to be viewed and challenged by other vendors SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases – If the 30-day waiting period elapses without a challenge, your Sole Source Purchase can then be made SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases – If your Sole Source is Challenged, Purchasing will follow PROTEST guidelines as posted at http://www.unm.edu/~purch/reg11.pdf and may be forced to use the Bid Process for your purchase SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases Also shifts Purchasing’s Responsibility on a Sole Source from Good Faith Effort to Due Diligence • Purchasing will have to verify the information on your Sole Source form SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases Impact on UNM Requisitioners: – Substantial Increase in  Sole Source Procurement Processing Time SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases Impact on UNM Requisitioners: – Requisitioners will need to plan well in advance of a Sole Source Purchase  • No longer a “Fast Track” method of Purchase SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases Impact on UNM Requisitioners: – Might be faster to go out to Bid • Ex.  Sole Source Challenge on Day 29 SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases Impact on UNM Requisitioners: Your Sole Source Forms will be subjected to public scrutiny • Purchasing will require more thorough documentation than in the past SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases Impact on UNM Requisitioners: Your Sole Source Forms will be subjected to public scrutiny • 1-2 sentence Sole Source Justifications will no longer be adequate SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases – “Per Terms of Grant” is No Longer sufficient for Sole Source Justification • Must now justify WHY it is required for Grant and why other substitutes are not acceptable SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases – Your Sole Source Justification Form must consider these factors: • What is unique about it • What other vendors sell it • Why it meets your needs and others do not   SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases In order to protect you from Sole Source Challenges, UNM Purchasing is currently updating our Sole Source Form to require a more thorough justification   SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases 30-Day Challenge Law is effective 6/14/13 • Therefore, the last possible day to issue a Sole Source PO using FY13 funds is the day before the law is effective, Thursday, 6/13/13.   SB 182 – Les nouvelles inquiétantes ? Violation volontaire des sanctions du Code des marchés publics : – Crime au 4e degré pour achat > ​​50,000 50,000 $ – Délit pour achat < 182 XNUMX $ SB XNUMX – Les nouvelles inquiétantes ? Violation délibérée du Code des marchés publics SB 182 – Les nouvelles inquiétantes ? Violation volontaire du code des marchés publics Qu'est-ce que cela signifie pour moi en tant que demandeur ? Devrais-je m'inquiéter???   SB 182 – Les nouvelles inquiétantes ? Violation délibérée du Code des marchés publics Cette loi n'aura AUCUN impact sur un demandeur à condition que : • Le bon de commande soit en place AVANT de recevoir les biens/services • Les demandeurs agissent de bonne foi SB 182 – The Disturbing News ? Violation délibérée du Code des achats – concernera principalement les actions des acheteurs dans les achats, mais pourrait s'appliquer aux départements de l'UNM s'ils agissent sans acheter SB 182 – The Disturbing News ? Violation volontaire du code des marchés Service Exemple de violation volontaire : Le service embauche un consultant de son propre chef (sans Achats/PO). Facturé avant l'émission du bon de commande. – Si l'achat est supérieur à 50,000 4 $ – Crime au 50,000e degré – Si l'achat est inférieur à 182 XNUMX $ - Délit SB XNUMX – Les nouvelles inquiétantes ? Violation volontaire du code des marchés publics D'autres lois pénales qui affectent les départements continuent d'être en vigueur (fraude, etc.):  

Codes de compte clés

Présentateur: Terry Shoebotham
Date: 02-19-2013

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Codes de compte clés 19 et 20 février 2013 Terry Shoebotham, spécialiste en gestion d'entreprise CPA Ce que nous couvrirons :  Qu'est-ce qu'un code de compte  Quels sont les types de base de codes de compte  Sélection d'un code de compte pour vos documents  Dépenses admissibles  Exclus F&A Codes de compte Code de compte vs. Index  CODE DE COMPTE  Type de dépense  INDEX  Lieu de facturation Types de code de compte de base  Le niveau le plus élevé est « Dépenses d'exploitation Autres », qui correspondent aux codes de compte 20xx à 9xxx.  Certains d'entre eux sont utilisés dans vos documents  Ce sont ceux dont nous discuterons Catégories du grand livre d'exploitation Sélection d'un code de compte Codes de compte informatique  3140 – Logiciels informatiques Général Inclut les logiciels (sur disques, sous licence ou téléchargés) requis pour fonctionner en interne des ordinateurs. Tous les logiciels informatiques achetés sont passés en charges ici  3150 - Fournitures informatiques < 5,001 3180 $ Accessoires informatiques (imprimantes, claviers, moniteurs, souris) Codes de compte informatique  5,001 - Équipement non capital < 3189 5,001 $ Imprimantes, IPADS pour les résidents et les boursiers HSC si achetés avec « les fonds de livres ”  70 – Ordinateurs et serveurs < 1 70 $ Ordinateurs tels que les ordinateurs portables/ordinateurs de bureau/serveurs/ IPAD de faculté. Exclut les imprimantes Codes de compte d'usine  0C9020 – Garanties d'équipement/contrats de service  5,000DXNUMX – Réparations d'équipement Entretien Général  XNUMX – Matériel informatique > XNUMX XNUMX $ Quelles sont vos questions jusqu'à présent ?  Questions générales sur le code de compte  Questions spécifiques sur le code de compte « F&A exclus » ?  F & A Directives exclues  Dépenses admissibles uniquement Dépenses exclues qui sont autorisées par la politique mais : un indice I&G  Ne va jamais sur un indice de contrat ou de subvention Food Allowable? F&A exclusable, ou pas ? • Pour un banquet-bénéfice Admissible et Excluable • Pour une fête de Noël Inadmissible • Pour une réunion obligatoire de tous les professeurs pendant le déjeuner Peut être admissible. Non exclus • Pour les collations du personnel de la salle de pause Nourriture non autorisée Acceptable ? F&A exclusable, ou pas ? • Des collations pour la session d'étude/de révision parrainée par le corps professoral Peut être autorisée. Non exclus • Pour Gâteau de retraite pour un membre du personnel qui prend sa retraite Inadmissible • Pour une réception pour un donateur important Peut être admissible. Fournitures/services exclus admissibles ? F&A exclusable, ou pas ? • Chemises d'uniforme pour les enquêteurs de l'OMI Admissible. Non exclus • T-shirts avec un logo UNM pour le personnel du département Non autorisé • Fleurs pour la cérémonie de remise des diplômes UNM Autorisé. Excluable • Fleurs pour un membre du personnel qui vient d'obtenir son diplôme de l'UNM Fournitures/services non admissibles ? F&A exclusable, ou pas ? • Stylos avec logo UNM pour les futurs étudiants Admissible. Exclus • Stylos avec logo UNM pour le recrutement de membres potentiels du personnel Admissible.

Examen C&G des concepts clés (campus principal)

Présentateur: Inconnu
Date: 12-05-2012

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Contrats et subventions Présentation du campus principal 5 décembre 2012 Aperçu du département  La comptabilité des contrats et des subventions est le bureau central chargé de superviser les exigences de conformité financière stipulées dans la subvention parrainée à l'Université sur la base d'une proposition soumise par le PI. Présentation du service, suite  Interpréter les politiques de l'UNM, du gouvernement fédéral, de l'État et du sponsor  Configurer l'attribution et le budget dans Banner  Surveiller les dépenses pour la conformité  Examiner les EPAF, les redistributions de main-d'œuvre, les demandes, les JV et les DPI  Traiter les transactions de petite caisse  Créer et soumettre les factures aux sponsors (y compris les recouvrements)  Traiter les tirages automatisés (paiements)  Appliquer les paiements aux récompenses (chèques et virements)  Examiner et traiter les factures de sous-attribution (factures entrantes)  Générer et suivre les rapports d'effort  Examiner et suivre les sur les demandes soumises par le PI  Soumettre des rapports financiers  Soumettre des déclarations d'invention et des rapports d'équipement/d'inventaire  Clôturer les récompenses dans la bannière et avec le sponsor  Répondre aux demandes d'audit Ordre du jour :  Formulaires de contrat et de subvention et de bannière générale  Objectif commercial  Transferts de coûts  90 jours Notes de service  Ordre du jour des transferts de salaire, suite :  Ce qu'il ne faut PAS facturer  Politique de rétention Bannières utiles spécifiques aux contrats et aux subventions Bannières utiles Général FRAGRNT FRAGRNT FRAGRNTFTMACCI FRMFUND FRIGITD FRIGITD FRIGITD FRIGITD FRIGITD FOADOCU FOAAINP FOIAPPH FOIAPPH FGIDOCR FOIDOCH FOIDOCH FOIDOCH Objectif commercial  Toujours requis  Essentiel sur les achats sous contrat ou subvention  Justifie la dépense sur  Documente la dépense à des fins commerciales JV, Pcard Exception, Requisition ou Labor Redistribution :  NON SEULEMENT « ce que j'ai acheté (ou redistribué) »  Mais AUSSI « Pourquoi je l'ai acheté (ou redistribué) » Qui Quoi Où Pourquoi justifier l'objectif commercial - Exemples Bon exemple pour une facture :  "Achat de réactif pour Dr. Smith pour terminer les expériences finales sur la subvention afin que les conclusions de la subvention puissent être finalisées. » Exemple faible/inacceptable :  « Dépenser les fonds restants de la subvention. » Objectif commercial – Exemples Exemple faible/inacceptable pour une coentreprise :  « Déplacer les dépenses pour corriger l'index » Bon exemple :  « Déplacer le voyage en avion SW de Joe Smith (S07564) pour assister à un séminaire sur le sujet lié aux subventions, comment une plus grande précision, assisté du 7/12/16 à l'index des subventions » Politique de transfert des coûts Les éléments doivent être : les virements effectués au cours des 2012 derniers jours de la période budgétaire font l'objet d'un examen minutieux ◦ Quelqu'un peut-il deviner pourquoi ? Mémo de 90 jours  Obligatoire si une dépense n'a pas été correctement affectée à une subvention dans les 90 jours calendaires à compter de la date de la transaction originale  Comprend l'objectif commercial de la transaction  La note comprend une explication - pourquoi cette entrée tardive s'est-elle produite ?  Ceci est préventif - expliquez comment cela ne se reproduira PAS. Les transferts de salaire doivent également répondre à TOUTES les exigences de transfert de coûts ! Si au-delà de 90 jours, une note de 90 jours est toujours requise De plus :  Le salaire total doit refléter fidèlement le travail effectué sur le projet  L'objectif commercial doit indiquer le nom de la personne qui a demandé le transfert (avec pouvoir de signature)  Le ministère doit maintenir justificatifs dans leurs dossiers  Rappel : les fiches de paie sont verrouillées lorsque l'effort est certifié Quoi NE PAS facturer !

Revue C&G des concepts clés (HSC)

Présentateur: Inconnu
Date: 12-04-2012

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Contrats et subventions Présentation du HSC et du campus principal les 4 et 5 décembre 2012 Aperçu du département Présentation du service, suite  Interpréter les politiques de l'UNM, du gouvernement fédéral, de l'État et du sponsor  Configurer l'attribution et le budget dans Banner  Surveiller les dépenses pour la conformité  Examiner les EPAF, les redistributions de la main-d'œuvre, les demandes, les JV et les DPI  Traiter les transactions de petite caisse  Créer et soumettre les factures aux sponsors (y compris les recouvrements)  Traiter les tirages automatisés (paiements)  Appliquer les paiements aux récompenses (chèques et virements)  Examiner et traiter les factures de sous-attribution (factures entrantes)  Générer et suivre les rapports d'effort  Examiner et suivre sur les demandes soumises par le PI  Soumettre des rapports financiers  Soumettre des déclarations d'invention et des rapports d'équipement/d'inventaire  Clôturer les récompenses dans la bannière et avec le sponsor  Répondre aux demandes d'audit Ordre du jour :  Formulaires de contrat et de subvention et de bannière générale  Objectif commercial  Transferts de coûts  90 jours Notes de service  Ordre du jour des transferts de salaire, suite :  Ce qu'il ne faut PAS facturer  Politique de rétention  Notre engagement envers vous  Mémo de motivation du participant Bannières utiles spécifiques aux contrats et aux subventionsBannières utiles Général FRAGRNT FRAGRNT FRAGRNT FTMACCI FRMFUND FRIGITD FRIGITD FRIGITD FRIGITD FRIGITD FRIGITD FRAAREV FRIBILL FOADOCU FOAAINP FOIAPPH FOIAPPH FGIDOCR FOIDOCH FOIDOCH FOIDOCH Business Purpose la Un objectif commercial est requis sur une DPEZ, JV, Pcard Exception, Réquisition ou Redistribution de la main-d'œuvre :  NON SEULEMENT « ce que j'ai acheté (ou redistribué) »  Mais AUSSI « Pourquoi je l'ai acheté (ou redistribué) » Objectif commercial - Exemples Bon exemple pour une facture :  « Réactif d'achat pour Dr. Smith pour terminer les expériences finales sur la subvention afin que les conclusions de la subvention puissent être finalisées. » Exemple faible/inacceptable :  « Dépenser les fonds restants de la subvention. » Objectif commercial – Exemples Exemple faible/inacceptable pour une coentreprise :  « Déplacer les dépenses pour corriger l'index » Bon exemple :  « Déplacer le voyage en avion SW de Joe Smith (S07564) pour assister à un séminaire sur le sujet lié aux subventions, comment une plus grande précision, assisté du 7/12/16 à l'index des subventions » Politique de transfert des coûts Les éléments doivent être : les virements effectués au cours des 2012 derniers jours de la période budgétaire font l'objet d'un examen minutieux ◦ Quelqu'un peut-il deviner pourquoi ? Mémo de 90 jours  Obligatoire si une dépense n'a pas été correctement affectée à une subvention dans les 90 jours calendaires à compter de la date de la transaction originale  Comprend l'objectif commercial de la transaction  La note comprend une explication - pourquoi cette entrée tardive s'est-elle produite ?  Ceci est préventif - expliquez comment cela ne se reproduira PAS. Les transferts de salaire doivent également répondre à TOUTES les exigences de transfert de coûts ! Si au-delà de 90 jours, une note de 90 jours est toujours requise De plus :  Le salaire total doit refléter fidèlement le travail effectué sur le projet  L'objectif commercial doit indiquer le nom de la personne qui a demandé le transfert (avec pouvoir de signature)  Le ministère doit maintenir justificatifs dans leurs dossiers  Rappel : les fiches de paie sont verrouillées lorsque l'effort est certifié Quoi NE PAS facturer !

Facturation des non-étudiants

Présentateur: John Brandt, Stacie Hurley, Karen Diaz
Date: 04-17-2012

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Facturation pour les non-étudiants Présenté par John Brandt, Stacie Hurley et Karen Diaz 17 et 18 avril 2012 Système de comptes clients pour les non-étudiants (NSAR) • Est le système de facturation comptable illimitée • Est utilisé pour facturer les clients externes • Les clients externes sont en dehors de l'UNM système des campus • Les clients externes paient généralement par chèque, mais utilisent parfois des espèces, des cartes de crédit ou des paiements électroniques (transfert électronique de fonds) • L'hôpital UNM (UNMH), le groupe médical UNM (UNMMG) et le centre médical régional Sandoval (SRMC) sont considérés clients externes Transactions UNMH, UNMMG et SRMC Il y a des transactions en cours pour des biens et services entre les départements UNM et UNMH/UNMMG/SRMC engagées sur des fonds non affectés Cela comprend des protocoles d'accord et des accords salariaux • Biens et services, fournis par les départements UNM à UNMH/UNMMG/SRMC , sont facturés par le bureau de comptabilité sans restriction HSC à l'aide du système NSAR • Les biens et services, fournis par l'UNMH/UNMMG/SRMC aux départements de l'UNM, sont facturés par le bureau UNMH/UNMMG/SRMC s via FUPLOADs une fois par mois, et remis au bureau de comptabilité HSC Unrestricted pour le traitement des transactions UNMH, UNMMG et SRMC. voir notre LEARN intitulé « Interactions financières – Hôpital et UNM » sur notre site Web (présenté le 11/9/09) http://hsc.unm.edu/financialservices/accounting/LEARN.shtml Note concernant la facturation des entités externes Informations importantes Les départements ne peuvent pas facturer des entités externes en dehors de ces systèmes approuvés, cela revient à inviter l'Audit interne de l'UNM à camper à leur porte. Lorsqu'un service facture en dehors des systèmes approuvés, les comptes débiteurs ne sont pas enregistrés dans le grand livre général de Banner, l'application des espèces ne peut pas être vérifiée et les comptes ne sont pas correctement classés ou autorisés. Activité du système NSAR Activité du système NSAR Activité du système NSAR Les 10 principaux avantages de l'utilisation du système NSAR • Avons-nous mentionné que vous êtes en conformité avec la politique de l'UNM • Nous créons des lettres de recouvrement, prenons en compte les calculs de créances douteuses et créons les JV de réserve pour créances irrécouvrables sur toutes les factures non recouvrées • Nous publions les paiements et traitons les listes d'argent pour vous • Nous imprimons et expédions les factures, vous envoyons des copies avec vos rapports d'ancienneté • Nous faisons presque tout le travail pour vous • Vous pouvez accéder à une variété d'informations et générer des rapports • Vous êtes en conformité avec la politique UNM • Vous n'avez pas à attendre de recevoir un paiement pour constater vos revenus lorsque vous utilisez NSAR • Vous avez plus de temps pour travailler sur d'autres tâches • Vous ne payez pas les frais de port ou de papier NSAR Cycle de facturation NSAR Cycle de facturation La séparation des tâches est importante pour les contrôles internes et pour la conformité aux diverses politiques commerciales de l'UNM Par exemple, HSC Campus Unrestricted Accounting : les codes de détail et les identifiants client • Les départements HSC créent les factures externes non UNM • Le coordinateur HSC Unrestricted Acctg A/R crée les factures pour UNMH, UNMMG et SRMC • HSC Unrestricted Acctg A/R Coord imprime/numérise/envoie les factures • HSC L'assistant administratif reçoit et enregistre les chèques • Le HSC Fiscal Svcs Tech publie les chèques dans NSAR et crée des listes d'argent. vs. listes d'argent, NSAR Ledger vs. Grand livre général et calendriers chronologiques Cycle de facturation NSAR Avant de demander un nouveau client, déterminez si ce client paie à l'aide de fonds fédéraux. • Un identifiant client est créé pour créer un compte pour un client • Le numéro émis est utilisé dans le formulaire Banner TFADETL pour facturer le client, effectuer des paiements et des crédits • Un client peut être une entreprise, une organisation, un établissement d'enseignement, une personne, etc. • Informations de facturation à fournir à Unrestricted Accounting - le nom du client, l'adresse de facturation physique, la personne à contacter, le numéro de téléphone du contact • Vérifiez que les informations sont correctes avant la demande • Les numéros de client HSC NSAR commencent par « Y » et les numéros de client Main Campus NSAR commencent par « N » • Un exemple de numéro d'identification client à utiliser ultérieurement est Y01571497 Demande d'identifications client et de codes de détail Qu'est-ce qu'un code de détail ? • A detail code is needed to post an invoice into the NSAR system • A Core Office person creates the detail code in Banner • Each detail code is unique; it is used for a particular good or service, and is created with a short description • The requestor provides the index where the revenue is to be posted • It is programmed to post a transaction to a debit and a credit in the system • The debit posts as a receivable to the General Ledger (balance sheet) • The credit posts as a revenue to the Operating Ledger • Once the billing is posted in TFADETL, the Detail Code used creates the accounting entry • An example of a detail code to be used later is YD71: • Debit - 099311  A224  3U0064 • Credit -  099311  07Z0  3U0064 TFADETC – Detail Code Control Form Requesting Customer IDs & Detail Codes E-mail these contacts when requesting a new customer or new detail code: HSC Unrestricted Accounting To: John Brandt – jobrandt@salud.unm.edu Cc: Stacie Hurley – shurley@salud.unm.edu Main Unrestricted Accounting To: Justin Walters – jwalters@unm.edu Cc: Karen Diaz – kdiaz01@unm.edu NSAR Billing Cycle Keying Invoices into NSAR • You must be trained on the NSAR system and have the BAR roles before you can use NSAR • HSC Departments can key non-UNM external customers • Only HSC Unrestricted Accounting keys invoices billed to UNMH, UNMMG and SRMC • All back up documents for invoices keyed by Departments, that need to be mailed with invoices, should be sent to the Unrestricted Accounting offices no later than the end of the next invoice cycle • For invoices to be billed to UNMH, UNMMG or SRMC, all backup documentation must be sent with the request to the HSC Unrestricted Accounting office before the invoice can be created Keying Invoices into NSAR After invoice is keyed into TFADETL, saved, and the session closed: • The amount billed will post as revenue to the index after night train is run • The amount billed will post as a receivable to the fund after night train is run • The billing will post on the same transaction date as the invoice was keyed, but only if the session was closed using TGACREV The following Banner screen shots illustrate how a billing transaction is posted Detail code YD71: • Debit - 099311  A224  3U0064   $1,091.15 • Credit -  099311  07Z0  3U0064   $1,091.15   Keying Invoices into NSAR Keying Invoices into NSAR Keying Invoices into NSAR Keying Invoices into NSAR Keying Invoices into NSAR Keying Invoices into NSAR NSAR Billing Cycle Invoices are printed, scanned and mailed • Unrestricted Accounting offices handle the printing and mailing of invoices • NSAR invoices are marked with Unrestricted Accounting offices’ return address for customers to mail payments • HSC Invoices are printed twice per month, 16th and 1st • Main Campus invoices are printed monthly on the 1st • During June, for year-end close, HSC invoices are printed 3 times per month - 11th, 21th, July 1st • Invoices are scanned, then scans are e-mailed to Departments for their files • Invoices and any backup are mailed to the customers • Copies of invoices and backup are kept in files at Unrestricted Accounting offices NSAR Billing Cycle Checks/payments are received at Unrestricted Accounting offices One employee receives payments: • A witness assists with opening the mail, and observes the handling of checks/cash • Checks/cash received are logged into a password, protected spreadsheet (check log) • Checks are date-stamped and endorsed immediately Checks and cash are put in a locked box and given to another employee, who posts payments in NSAR and creates the money list NSAR Billing Cycle Post payments and create money lists • A different employee posts the payments in the NSAR system the next working day • Any payments by wire transmittal or credit card are also posted at this time • Once payments are posted and balanced, this person creates the money list and takes it to UNM Cashier’s office that same day • The UNM Cashier’s office is responsible for making the deposit at the bank The payment will clear the Accounts Receivable amount for that particular billing as a credit and post the payment as cash in the assigned UNM Bank fund as a debit The following Banner screen shots illustrate how the payment for the previous billing transaction is shown as posted and cleared In TFADETL (billing screen), payment shows as detail code YP01 for HSC and NP01 for Main Campus Post payments and create money lists Post payments and create money lists NSAR Billing Cycle Aging reports are printed and analyzed • First business day of each month, aging reports are run and printed • Department aging reports are sent to Departments based on current billings • Reports are analyzed based on age of invoices, invoice amounts, duplications, total balances, etc.

Processus d'approbation DPI

Présentateur: Stacie Hurley et Laura Putz
Date: 10-11-2011

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  Processus d'approbation DPI 10/11/2011 Stacie Hurley Coordonnatrice A/R Laura Putz HSC Gestionnaire de comptabilité sans restriction HSC Services financiers Comptabilité sans restriction HSC Services financiers sans restriction Comptabilité Processus DPI 1) Le DPI est reçu au bureau des services financiers de HSC. 2) Le DPI est connecté à la base de données Access et horodaté.     3) Une fois le DPI connecté à la base de données, le DPI sera attribué à un approbateur. 1 2 3 4 5 Non-voyage DPI C:\Users\SEBegay\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.IE5\W3XMYYZC\MC900431509[1].png 1) Vérifier le code de compte- •Fréquemment utilisé Non -Codes de compte de voyage : •Livres, périodiques—3110 •Cotisations, frais—31C0 •Licence, permis—8061 •Frais de participation—4640 •Frais de conférence—63A0 •Reportez-vous aux définitions des codes de compte : http://www.unm.edu/ ~gacctng/resources/OpLegAcctDef%2003-02-10.pdf 2) Vérifier l'objectif commercial • Description détaillée et objectif 3) Vérifier les signatures 4) Vérifier la sauvegarde - • Aucune taxe sur les marchandises • Le montant correspond au montant DPI • Dépenses admissibles (voir les politiques 4000 /2410 http://www.unm.edu/~ubppm/ubppmanual/2410.htm , http://www.unm.edu/~ubppm/ubppmanual/4000.htm 3 2 1 4 4 Le bon compte Inscription à la conférence- 63A0 1) La sauvegarde de l'inscription à la conférence doit être incluse avec le DPI. 2) Si vous remboursez un employé pour l'inscription, nous ne pouvons approuver l'inscription du DPI qu'après la participation à la conférence. –Si le DPI est refusé : • Un e-mail sera envoyé au demandeur • Le DPI sera refusé dans la file d'attente • Le DPI sera déconnecté de la base de données DPI • Le DPI sera renvoyé au département 3) Si vous payez pour l'inscription directement à la conférence , ok pour traiter DPI. Inclure une copie supplémentaire de l'inscription à envoyer avec le chèque.   Le bon compte Frais de participation - 4640 1) Le numéro de protocole doit être inclus, le cas échéant. 2) Dossiers conservés dans le département.     Ordinateurs et serveurs - 3189 1) L'appareil doit répondre aux exigences HIPAA. 2) Contactez le service informatique pour vous assurer que les exigences sont respectées. 3) L'individu doit savoir que cet appareil est la propriété de l'UNM, et quand et si l'emploi est terminé, il sera rendu car il appartient à l'UNM.   Le bon compte Non Capital Equipment-3180 1. L'appareil doit répondre aux exigences HIPAA. 2.Contactez le service informatique pour vous assurer que les exigences sont respectées. 3. Si l'appareil a été acheté pour un Résident avec de l'argent dans les livres, il appartiendra au Résident et NE sera PAS étiqueté comme propriété de l'UNM. Le bon compte Marchandises C:\Users\SEBegay\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.IE5\W3XMYYZC\MC900389270[1].wmf 1) Vérifier le code de compte- •Codes de compte de marchandises fréquemment utilisés : •Entreprise Alimentation-Local—31A0 •Recrutement—31M0 •Recrutement de personnel—31M1 •Voyages alimentaires d'affaires—3860 •Nourriture IDC exclu (alcool)—31B0 •Reportez-vous aux définitions des codes de compte : http://www.unm.edu/~gacctng/ resources/OpLegAcctDef%2003-02-10.pdf 2) Vérifier l'objectif commercial •Description détaillée et objectif 3) Vérifier les signatures 4) Vérifier la sauvegarde- •Liste des participants- Si moins de 20 participants •Reçus détaillés •Itinéraire •Dépenses admissibles (voir les politiques 4000/2410 http://www.unm.edu/~ubppm/ubppmanual/2410.htm , http://www.unm.edu/~ubppm/ubppmanual/4000.htm 1 2 3 4 DPI de voyage MP910216416.PNG 1 2 3 4 5 7 6 5 5 6 6 6 4 4 4 7 1) Vérifier le code de compte- •3820-Voyage à l'extérieur de l'État •3800-Voyage dans l'État •3840-Voyage à l'étranger 2) Vérifier l'objet professionnel- •Description détaillée et pu rpose 3) Vérifier les signatures 4) Reçu d'hôtel- •Peut être pour la veille de la conférence et le lendemain. •Reçu d'origine? • Solde nul à la réception ? 5) Itinéraire de la compagnie aérienne - • Vérifiez la date et l'heure de départ - 1 h XNUMX. avant le vol intérieur, soit 2 heures. avant pour les voyages à l'étranger • Vérifiez la date et l'heure de retour - 1 heure après pour les indemnités journalières de repas • Frais d'inscription anticipée - IMPOSSIBLE • Reçu original avec un solde nul • Si payé avec P-Card, dépenses répertoriées sous .Dépenses prépayées. référence S Doc # •Si un déboursé, doit être répertorié dans la section V. 7 6) Informations sur la conférence - • Ordre du jour - Vérifiez les dates de début et de fin • Les dates de voyage sont un jour avant la conférence et un jour après • Posez des questions jours • Fournit des informations sur l'hébergement telles que les tarifs d'hôtel, si la navette est fournie, etc. 7) Indemnité journalière de repas • Le taux d'indemnité journalière correct est-il utilisé • Déduisez tous les repas fournis, de l'indemnité journalière de repas • Déduisez les repas si les repas sont payés lors de l'inscription à la conférence • Les repas sont-ils pris pendant l'heure de départ et de retour 8) Location de voiture • Reçus originaux •Dépenses admissibles- •Pas de GPS •Pas d'assurances supplémentaires •Location justifiée 9) Autre Divers. Dépenses •Reçus originaux inclus DÉPENSES - INFORMATIONS OBLIGATOIRES 1) Dans les voyages d'État—Voyage le même jour—les repas sont imposés à l'employé, montant taxé inscrit en haut du DPI. 2) Remboursement du kilométrage : le tableau des kilomètres est utilisé sur le site Web de l'UNM Travel, si l'emplacement n'est pas sur le tableau, un compteur kilométrique de début et de fin doit être utilisé. http://www.unm.edu/~ubppm/ubppmanual/4030ex_a.htm 3) Kilométrage remboursé—50 $ par mile 4) Véhicule personnel au lieu du billet d'avion—une comparaison des prix doit être effectuée avant le voyage. Les mêmes dates de voyage doivent être utilisées. Le moindre des 2 sera le remboursement 5) Repas d'affaires pendant le voyage—le code de compte 3860 doit être utilisé, le montant doit être divisé pour corriger le code de compte. Noms des participants, comment la réunion est bénéfique pour l'UNM. Devrait également être déduit de l'indemnité journalière de repas, pour chaque voyageur UNM 6) Dépenses diverses - • Service d'entretien ménager / Pourboires • non admissibles, inclus dans le tarif journalier. •Internet- •Autorisé, lié aux affaires, exclu des frais d'hôtel 7) Si vous voyagez avec votre famille, ne remboursez que les dépenses associées à l'employé de l'UNM. Les montants doivent être séparés des dépenses familiales. 8) Si le voyage est effectué avec des jours personnels, seuls les jours de voyage déterminés sont remboursables 9) Voyage à l'étranger - toutes les conversions de devises doivent être incluses et remboursées en devise américaine. 10) Ressortissants étrangers - DPI doit passer par le département des impôts. d'abord en raison des incidences fiscales. AUTRES CONSIDÉRATIONS DE VOYAGE TARIFS INDIVIDUELS 5 octobre 2011 Les régents d'Albuquerque Journal voteront sur les indemnités journalières Par James Monteleone / Journal Staff Writer La faculté de l'Université du Nouveau-Mexique a demandé mardi aux régents de mettre un terme aux modifications proposées des indemnités journalières. Au lieu de cela, le comité des finances et des installations des régents a recommandé à l'ensemble du conseil d'administration de procéder à un vote final sur d'éventuels changements de politique de voyage la semaine prochaine. Des changements sont à l'étude depuis juin, après que des responsables de l'État eurent critiqué la politique de l'UNM consistant à rembourser les indemnités journalières de repas au taux fédéral. Dans des cas comme un voyage à Santa Fe, le taux fédéral peut être plus du double des 30 $ autorisés par l'État.     Taux d'indemnité journalière à l'étranger Taux d'indemnité journalière d'Hawaï/ Alaska Sélectionnez l'année fiscale correcte. Modifications des repas locaux d'octobre + frais accessoires locaux = liste de contrôle DPI du tarif journalier : liste de contrôle DPI : DPI approuvé C:\Users\SEBegay\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.IE5\IJDAIHTJ\MC900442139[1]. png 1) DPI déconnecté de la base de données DPI 2) Les DPI sont séparés par : • Voyage • Autres DPI 3) Regroupés séparément 4) Envoyés aux comptes payables par courrier interne 5) DPI approuvés avant 2h30 fera le contrôle quotidien. Tout ce qui est passé après cette heure sera inclus dans la vérification du jour suivant DPI approuvé : file d'attente d'approbation DPI DPI refusé C:\Users\SEBegay\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.IE5\W3XMYYZC\MC900432533[1] .png Erreurs courantes - Erreur de code de compte - Nombre de participants/noms manquants - Contre la politique - Erreur d'informations de sauvegarde - Brochure de la conférence/Itinéraire de la compagnie aérienne manquant - Demande de service - DPI incomplet - DPR en double - Non traité - Employé : Comp spécial - Employé - Doit faire PR - Pour approbation - Honoraires à l'employé - Erreur d'index - Information manquante - Erreurs mathématiques - Reçus originaux non soumis - Autre - Approbation du service en attente - Par conversation - Erreur d'indemnité journalière - Erreur d'objectif - Numéro de protocole/dates de visite manquants - Erreur de file d'attente - Reçu non détaillé - Taxe de vente sur les marchandises - Les services sont sur demande - Erreur de signature - Formulaire incorrect - Billet d'avion à solde zéro uniquement - Voyage à solde zéro DPI refusé : 1) E-mail .Demandeur. concernant le problème avec le DPI - Code de compte incorrect - Dépenses prépayées manquantes fait dans le laps de temps, le DPI est désapprouvé et renvoyé au DPI du département avec des erreurs DPI désapprouvé • Allez à FOAAINP dans la bannière et désapprouvez le DPI • Une boîte de message apparaîtra • Fournissez le code expliquant pourquoi il est désapprouvé, voir la liste des codes • Tapez des informations supplémentaires expliquant pourquoi il est refusé • Envoyez un e-mail au demandeur • Connectez-vous aux informations dans le journal DPI Outils DPI C:\Users\SEBegay\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.IE2\HSSCHXT3\ MC5[5].png Politique UNM 4A (Révisions en attente) Statut DPI en ligne • Accédez au site Web de comptabilité générale : http://www.unm.edu/~gacctng/ • Également sur le site Web HSC Unrestricted sous « Ressources » • Cliquez sur « » Recherche de documents” •Cliquez sur “Recherche HSC” •Entrez dans DPEZ # puis Recherche •Status i Les informations seront fournies • Informations mises à jour quotidiennement par un administrateur illimité. Statut de l'assistant dans la bannière •Allez à FOIDOCH dans la bannière •Entrez dans INV, sous Type de document •Entrez dans DPI "I#", puis bloc suivant •Cliquez à l'intérieur du bloc de facture •Cliquez sur l'icône Xtender (ressemble à une loupe) •DPI est disponible pour examen 1 2 1 2 DPI Stats C:\Users\SEBegay\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.IE5\IJDAIHTJ\MC900205594[1].wmf Les 10 principales raisons pour lesquelles un DPI est refusé : 10) L'objectif commercial de la dépense est inadéquat ou peu clair. Expliquez comment la dépense a profité à UNM. Ne vous contentez pas d'indiquer ce qui a été acheté. http://xmindshare.s3.amazonaws.com/thumb/business-purpose-and-objectives-mxxxx-1282054053366.jpg Top 10 reasons a DPI is denied: 9) The DPI has already been submitted; the current DPI is a duplicate. http://www.seo.com/wp-content/uploads/2010/11/duplicate-content.png Top 10 reasons a DPI is denied: 8) Unallowable Sales Tax was included in the reimbursement.  UNM does not generally pay gross receipts tax or reimburse gross receipts tax when it has been paid on tangible property from non governmental agencies. (les achats au restaurant sont une exception) http://www.winner-aviation.com/show-image.php?img=1006 Top 10 des raisons pour lesquelles un DPI est refusé : 7) Le mauvais formulaire ou type de bénéficiaire a été sélectionné. Les paiements pour les services rendus doivent figurer sur un bon de commande. http://t1.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcTAE3u3ucxMPoV-VOJ3Tu7OkqE85hgx9ZC0Fawehe0TGLVMAevs9w Top 10 reasons a DPI is denied: 6) The department or originator requested that the DPI be denied.  You can deny your own DPI by using form FOADOCU in Banner. http://www.310electro.com/wp-content/uploads/2010/08/requests.jpg Top 10 reasons a DPI is denied: 5) Original receipts are not included with the DPI.  If any other form of documentation is used other than the original receipt, such as a credit card statement, a memo with the signed department statement assuming responsibility for duplicate payment needs to be included with the backup. http://t3.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcSwLBGQgC7d8HluB0PD821PTf8QlN1ShKSsIcTQ53_FNoxoVEeuTw Top 10 reasons a DPI is denied: 4) The DPI contained a Policy violation.  -Achats d'alcool non autorisés -remboursement des frais de conférence avant la conférence -décorations de vacances -cadeaux pour les employés -dons -enregistrement anticipé (voyage en avion) ​​http://t1.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcS1KjCw7qkLKp2huSwoUNAZSK9qa4Lj -aTw24wgcKh2LINNvSriaA Les 10 principales raisons pour lesquelles un DPI est refusé : 3) Le DPI ou les documents de sauvegarde n'ont pas été reçus dans notre bureau dans les 10 jours. http://avantwhat.files.wordpress.com/2011/01/late.gif Top 10 reasons a DPI is denied: 2) The incorrect account code was selected.  The account code must be within the correct account code area, and in some cases (ie: computer items) must be a particular code.   http://www.silhouettesclipart.com/images/Accounting-Clip-Arts.jpg And the #1 reason a DPI is denied: 1) The DPI involves travel.  Meal calculation errors, wrong per diem rate chosen, pre-paid items not on DPIs or pre-paid errors, lodging errors, and mileage calculation errors. http://www.tsata.com/images/travel.PNG Questions?  

Gestion des frais de déplacement

Présentateur: Terry Shoebotham
Date: 10-11-2010

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    11 et 12 octobre 2010 Présenté par Terry Shoebotham Spécialiste en gestion d'entreprise Gestion des mises à jour de la politique de dépenses de voyage. La politique de voyage de l'UNM a été mise à jour le 7/1/10. images/policies_400.gif Les questions qui se posent… http://www.themillionairesecrets.net/images/2008/12/questions.gif http://www.themillionairesecrets.net/images/2008/12/questions.gif http:/ /www.themillionairessecrets.net/images/2008/12/questions.gif Les miles Frequent Flier sont remboursables : A. Uniquement pour le montant du vol similaire disponible le plus bas, même si ce vol est sur une autre compagnie aérienne. B.Jamais. C.Lorsque la pratique du département le permet. D. Les deux A. et C.   Quand les miles des grands voyageurs sont-ils remboursables ? 1 Miles Frequent Flyer .(7.1.1) L'utilisation des miles Frequent Flyer ne sont pas des dépenses réelles et NE SONT PAS REMBOURSABLES.   3074_frequent_flyer_cartoon.gif A. Aucune assurance supplémentaire ne doit être souscrite auprès du vendeur de voitures de location. B. L'objectif commercial est explicite puisque lorsque vous voyagez en avion, vous avez besoin d'une voiture à votre destination. C. Généralement, un GPS est autorisé en tant qu'extension de voiture de location si la pratique du département est d'autoriser cette extension. D.Tout ce qui précède peut s'appliquer Lors de la location d'une automobile, 2 A. Assurance (7.3.1) À des fins d'assurance, la Division de la gestion des risques de l'État du Nouveau-Mexique traite les voitures louées par les employés et les étudiants de l'UNM pour les activités de l'UNM comme s'il s'agissait de véhicules de l'UNM. AUCUNE ASSURANCE SUPPLÉMENTAIRE NE DOIT ÊTRE ACHETÉ AUPRÈS DU VENDEUR DE VOITURE DE LOCATION. Risk%20Management[1].jpg B. Objet commercial. (7.3) Le besoin commercial de la voiture de location doit être expliqué en détail sur la demande de remboursement.   http://bradplumb.com/images/benfranklin.gif   C. Système de positionnement global (GPS) (7.3.2) En règle générale, la fonction GPS offerte par les sociétés de location de voitures n'est pas considérée comme une « dépense ordinaire et nécessaire » et le paiement de cette fonction avec les fonds de l'Université N'EST NORMALEMENT PAS AUTORISÉ. no_gps.jpg A.Pour le kilométrage automobile personnel est fixé à 55 cents/mile par la politique UNM. B.Les voyages en voiture personnelle seront toujours remboursés s'ils sont choisis plutôt que les voyages en avion. C. Les frais de taxi peuvent être remboursés pour les déplacements vers et depuis une destination d'affaires telle qu'un aéroport, un hôtel, un lieu de conférence. D. Les deux A. et C.   Remboursement : 3 A. Taux de remboursement d'automobiles personnelles (7.4) Chaque ministère devrait décider et communiquer s'il remboursera à un taux inférieur au taux maximum de l'UNM, qui est actuellement de : 50 $ par mile B. KILOMÉTRAGE HORS DE L'ÉTAT (7.4.3) Le remboursement des dépenses engagées lors d'un voyage en automobile personnelle au lieu d'un voyage en avion pour un voyage hors de l'État ne peut dépasser le coût que le voyageur aurait autrement encouru s'il avait pris l'avion. Scar%20of%20flying-saidaonline.jpg C.(7.6)Les tarifs de taxi peuvent être remboursés pour les déplacements vers et depuis une destination d'affaires telle qu'un aéroport, un hôtel, un lieu de conférence ou tout autre lieu rendu nécessaire par le voyage d'affaires. taxi.jpg Service de location à service complet AA à des tarifs compétitifs B. Des véhicules zippés sont disponibles à la location pour les entreprises universitaires C. Les deux A. Et B. D.UNM ne loue pas de véhicules.   L'UNM fournit : 4 A. (7.7) Le University Physical Plant Automotive Center offre un service complet de location à des tarifs compétitifs. Reportez-vous à la politique 7780 « Utilisation des véhicules universitaires », UBP pour plus d'informations. instrveh_fleet.jpg UNM A.Les frais de voyage, à l'exclusion des repas, peuvent être achetés avec une carte d'achat universitaire (Pcard) B. Comme alternative à l'utilisation de la Pcarda, le voyageur peut utiliser des fonds personnels pour payer les frais de voyage et demander un remboursement en utilisant le DP- Processus EZ après leur retour de voyage C. Si un Pcardis utilisé pour effectuer des achats de voyage qui ne sont pas conformes à la politique de l'UNM, le titulaire de la carte doit immédiatement rembourser à l'Université les dépenses non autorisées. D.Tout ce qui précède est correct.   PcardUsage and Travel: 5 A. PROCÉDURES D'ACHAT .Les frais de déplacement, hors repas, peuvent être achetés avec une carte d'achat universitaire (Pcard) repas-m.jpg X B. PROCÉDURES D'ACHAT. Comme alternative à l'utilisation de PCarda, le voyageur peut utiliser des fonds personnels pour payer les frais de voyage et demander un remboursement en utilisant le processus DP-EZ après son retour de voyage.   argent.jpg C. PROCÉDURES D'APPROVISIONNEMENT .Si un PCardis utilisé pour effectuer des achats de voyage qui ne sont pas conformes à la présente politique, le titulaire de la carte doit immédiatement rembourser à l'Université les dépenses refusées.   Fist%20of%20Money.gif A.Ne sera considéré et autorisé qu'à titre exceptionnel. B.Sont inchangés et doivent être bien documentés C.Sont soumis à l'approbation finale du DA des services financiers et C.   Travel Advances 6 questions pour vous rafraîchir la mémoire ! .Cet examen peut vous aider à faire traiter votre DPEZ plus rapidement par les services financiers.   http://www.gwoltal.myfastmail.com/files/Elephant   The business purpose in the DPEZ should: 7 A.Include the name of the traveler and his/her destination B.Detail the travel dates of the trip C.Summarize any conference details so no conference brochure is required D.Explain who went where, why they went, how the trip furthers University business, and when the trip occurred.       Lorsque vous soumettez une DPEZ : 8 A.Envoyez la DPEZ aux Services Financiers dès que vous la remplissez, puis transmettez la documentation au fur et à mesure que vous l'obtenez. B.Sélectionnez « autre prépayé » pour les Pcarditems. C. Le DPEZ ne doit pas être soumis tant que tous les prépayés ne sont pas inclus. D. Le bureau comptable que vous sélectionnez dans la DPEZ pour compenser les avances de voyage n'a pas d'importance, tant que la DPEZ elle-même est transmise au bon bureau.       Indemnité journalière : 9 A. L'indemnité journalière forfaitaire nécessite des reçus d'hébergement B. L'indemnité journalière de repas (repas et frais accessoires) comprend généralement également les reçus d'hébergement C. Les repas de conférence ne sont pas autorisés lorsque l'indemnité journalière de repas est utilisée D. Le taux journalier forfaitaire est 115 $ pour tous les voyageurs, par période de 24 heures Lors de l'achat d'un billet d'avion : 10 AA Un minimum de trois devis doit être vérifié avant l'achat B. Le tarif le plus bas est toujours le tarif Economy C. Les préférences en matière de sièges peuvent empêcher l'utilisation du tarif le plus bas, tant que tel qu'il est documenté, le tarif DA « yeux rouges » doit être acheté, s'il s'agit du tarif le moins cher. La GSA [US Tableau des indemnités journalières de l'Administration des services généraux] : 11 A. Est utilisé pour déterminer les taux d'indemnités journalières de repas dans les 50 États-Unis. D.Les frais de déménagement A & C : 12 A. Lorsqu'il s'agit d'un billet d'avion et de repas, ils sont traités comme des frais de voyage B. Sont tous passés en charges dans le compte 38L0-Frais de déménagement C. Seul le mouvement des articles ménagers d'un nouvel employé appartient à 38L0-Frais de déménagement D.Les frais de recherche d'un logement avant le déménagement sont passés en charges comme frais de recrutement. Les dépenses associées au déménagement réel sont passées en charges dans 38L0-Dépenses de déménagement.       Les affaires officielles de l'Université doivent être menées à plus de ___ miles du lieu d'affaires pour recevoir un remboursement autre que le kilométrage. 13 A.25 B.50 C.20 D.10 Les transactions Pcardtravel peuvent être réaffectées à un autre code d'index en : d'associer la transaction à une DPEZ déjà créée mais dont l'index et/ou le compte corrects ne sont pas utilisés dans la DPEZ. C.Réaffectation sous forme de bannière FWAINVT D.Traitement d'un bon de journal pour déplacer les frais vers l'index et le code de compte corrects. E.Both C & D   14     For purposes of computing the per diem allowances, travel time: 15 A.Does not include the time required to travel from the traveler’s residence to his place of employment B.Includes the time required to commute from the traveler’s home to the airport C.Includes time required to purchase sandwiches for the trip D.Includes travel time by car, even if travel by plane would have been less expensive       For commercial transportation, the traveler is allowed (for per diem purposes): 16 A.One and a half hours (1 ½) of  additional time before the scheduled departure for domestic travel B.Two hours (2) of additional time before scheduled departure for international travel C.One hour (1) after scheduled arrival home for both domestic and international travel D.All of the above       An employee may be reimbursed the cost of parking at the airport, or: 17 A.The cost of transportation to and from the airport, if this cost is less than parking at the airport B.The cost of mileage to and from the airport, if this cost is less than parking at the airport C.The cost of transportation to and from the airport, or reimbursement for mileage to and from the airport, if either cost is less than the cost of parking at the airport D.Only the cost of parking at the airport is an allowable expense       The preferred way to purchase airline tickets, conference fees and hotel charges is the: 18 A.Use of traveler’s personal credit card B.DPEZ form C.P-Card D.Cash       The appropriate per diem rate used by a traveler is based on: 19 A.The location of the traveler’s hotel B.The location where the business event occurred C.The location with the most reasonable per diem rate D.The location where the traveler spent the most time       A traveler’s per diem is W2 reportable when: 20 A.It is the law in the state traveled B.The traveler’s destination is in New Mexico C.The traveler has an overnight stay D.The traveler does not have an overnight stay       A “flat” per diem rate of $85.00 is reimbursed to the traveler and is: 21 A.In lieu of receipts for lodging and meals B.Intended for the state of New Mexico only C.Intended for each twenty-four hour period D.All of the above       A “flat” per diem rate of $115.00 is reimbursed to the traveler and is: 22 A.In lieu of receipts for lodging and meals B.Intended for International travel and all of the U.S., except New Mexico C.Intended for each twenty-four hour period D.All of the above       Other than using the “flat” per diem rates, a second method of reimbursing a traveler for meals and lodging is: 23 A.Actual lodging expenses plus a per diem meal reimbursement B.An amount deemed reasonable for the area C.What the department head authorizes D.All of the above       All per diem rates specified are the maximum that may be claimed unless: 24 A.The traveler’s meal qualifies as a conference meal B.The traveler chooses to submit actual receipts C.The traveler’s department authorizes  an additional amount D.All of the above       When attending a conference, which is false: 25 A.Meals included in the conference reduces meal per diem reimbursement B.Travelers must attach a copy of the conference advertisement to the DPEZ form C.Continental breakfasts provided by the conference does not require a reduction in per diem D.Conference meals cannot be reimbursed; the traveler is reimbursed at per diem rates only       The traveler left at 6am and returned the next day at 1pm. A quels repas le voyageur aura-t-il droit ? 26 A.Un petit-déjeuner, un déjeuner et un dîner B.Deux petits-déjeuners, un déjeuner et un dîner C.Deux petits-déjeuners, deux déjeuners et un dîner D.Un petit-déjeuner, deux déjeuners et un dîner Lequel des divers suivants les dépenses sont incluses dans les tarifs journaliers de l'IRS et ne devraient donc pas être réclamées séparément ?  

Utiliser le libre-service pour les redistributions du travail

Présentateur: Laura Putz, Alana Watts
Date: 09-13-2010

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• Conçu pour être « convivial » • Fonction de redistribution du travail désormais disponible • L'utilisateur doit avoir le rôle BAR pour les redistributions du travail (un nouveau rôle n'est PAS nécessaire) • Sécurité au niveau de l'organisation requise (pas une NOUVELLE exigence) Lobo Web Avantages/avantages de redistribution du travail • Commentaires ne DISPARAISSENT pas • Les commentaires peuvent être consultés • Les commentaires peuvent être ajoutés à tout moment • Élimination potentielle du « mémo de 90 jours » papier avec une combinaison de commentaires et d'un approbateur « à la volée » Inconvénients • Capacité limitée de corriger plusieurs périodes de paie à la fois • Doit entrez les commentaires séparément pour chaque identifiant de paie • Temps de traitement - peut-être lent selon l'ordinateur individuel • Problèmes de connexion intermittents Recommandations d'attribut Critères d'attribut recommandés pour une réponse rapide du système : Année civile : 5, 2 2008r 2009) Rechercher et remplacer • Uniquement utilisé pour modifier l'INDICE • Si le FONDS ne remplit pas l'indice, le FONDS est fermé et la redistribution sera dirigée vers OVEREXPEN Index DITURE Ce champ peut désormais remplacer un mémo de 0 jours. Incluez toutes les informations requises dans le mémo de 2010 jours. Politique 90 – 90 Day Memo Documentation requise : • description du coût, • raison du transfert, • explication de la façon dont la bourse parrainée bénéficiaire bénéficie du coût, • justification de l'admissibilité du coût pour recevoir la bourse parrainée, • mesure corrective prise pour s'assurer que les transferts ne sont pas nécessaires à l'avenir (le cas échéant), et • L'approbation à la volée (OTF) du doyen, du directeur ou de leur représentant et une explication du retard si la correction dépasse quatre-vingt-dix (2450) jours après la facturation initiale. HSC OTF Designees Unit Designee Net ID HSLIC Marcia Sletten MTRUAX SOM Katherine Rebolledo KREBOLLE CON Penny Fishel PFISHEL COP Chelsea "Beth" Walker BWALKER Routing Queue Review Sequence 90 - FYI indique qu'un mémo de 90 jours est requis L'approbateur de la séquence 10 est Fiscal Monitor listé sur Grant - peut avoir plus d'un hrp_banp – Rapport RH/Paie – Référentiel de production (banp) • PZROLRO – Redistribution du travail en attente par organisation • PZROLRR – Redistribution du travail par l'auteur • PZROLRV – Redistribution du travail par l'approbateur et plus…….par Alana Livre d'exploitation Requêtes • Exploration jusqu'au détail au niveau de l'article • Exportation vers Excel • Requêtes d'engagement • Affichage de documents • Approbation de documents • Création de pièces de journal

Hiérarchie du plan comptable de l'UNM

Présentateur: Laura Putz
Date: 08-09-2010

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Hiérarchie du plan comptable de l'UNM Présenté par Laura Putz 9 et 10 août 2010 (révisé pour les réserves le 11/8/11) Structure organisationnelle de l'UNM et hiérarchie des comptes  Hiérarchies et code d'index de la FOPA  Comment l'UNM est organisé à des fins de rapport  Structure du plan comptable  Comment les données comptables sont enregistrées et rapportées  Hyperion Reporting  Formulaires de bannière Qu'est-ce que cela signifie ?  Vous exécutez un rapport Hyperion :  Il contient des données qui étaient dans Banner la veille. Si une coentreprise a été publiée hier et que vous exécutez le rapport aujourd'hui, vous verrez la coentreprise publiée reflétée dans les données de la période de rapport.  Vous explorez un formulaire de bannière pour voir les données du rapport :  Ces données sont ce qui se trouve actuellement dans la bannière. Si une JV a été approuvée et publiée il y a une heure, cette JV sera reflétée dans les données que vous consultez. Cela ne sera PAS reflété dans votre rapport Hyperion avant demain. Premièrement, la façon dont UNM est structuré : Index - Numérotation rapide vers FOPA Objectif :  Facilite les systèmes d'alimentation  Facilite la saisie de données  Rapport d'index vers FOPA Exemples Index 258000 = 3u0044258BP131GNACTV Index 043420 = 3U0034043BP222043E01 Index 8510V4 = 379H0851N13P17RGNACTV FOPA Structure-Fund Fund  Désigne une entité fiscale et comptable avec un ensemble de comptes auto-équilibrés  Point de connexion entre GL et OL  Doit avoir un responsable financier  Déterminé par SOURCE de fonds Organisation  Une unité permanente avec des employés affectés et un budget opérationnel  Doit avoir un programme de gestionnaire financier  Désigne les classifications fonctionnelles NACUBO telles que : Enseignement, Recherche et Fonction publique.  Utilisé principalement pour l'activité de reporting du Département de l'enseignement supérieur (HED)  Est-ce un événement, une conférence, un centre ou d'autres désignations qui nécessitent le suivi d'un compte de résultat séparé (revenus et dépenses) de la hiérarchie des fonds  Si un rapport est exécuté au niveau du fonds 2, 3U56-HU Service clinique général - les 13 fonds qui s'accumulent dans ce fonds seront inclus.  Le programme Contra reflété dans les rapports a un impact sur les réserves signalées aux niveaux 1 et 2.  Si un rapport est exécuté au niveau de fonds 3, 3U0029-HU Résidus cliniques - tous les indices qui se cumulent dans ce sous-ensemble. Cela n'inclura PAS les indices d'autres fonds de niveau trois. Hiérarchie des fonds dans Banner - FTIFNDH Eprint-Fund Hierarchy Report FOPA Structure-Program Fund  Désigne une entité fiscale et comptable avec une comptabilité auto-équilibrée  Point de connexion entre GL et OL  Doit avoir un gestionnaire financier Organisation  Une unité permanente avec employés affectés et budget opérationnel  Doit avoir un gestionnaire financier Programme  Désigne les classifications fonctionnelles NACUBO telles que : Enseignement, Recherche et Fonction publique.  Utilisé principalement pour les rapports du Département de l'enseignement supérieur (HED). Niveau 1 du programme pour la recherche, les données de TOUS les indices qui ont un programme de recherche seront incluses.  Contre-programmes inclus si les rapports sont générés par le niveau de fonds 1 ou 2  Si un rapport est exécuté au niveau de programme 3, seules les données pour les indices de ce programme ou projet spécifique seront incluses. Hiérarchie du programme dans Banner - FTIPRGH Eprint-Program Hierarchy Report FOPA Structure-Organization Fund  Désigne une entité fiscale et comptable avec une comptabilité auto-équilibrée  Point de connexion entre GL et OL  Doit avoir un gestionnaire financier Organisation  Une unité permanente avec employés affectés et budget opérationnel  Doit avoir un directeur financier  Niveaux 1 à 4 déterminés par l'institution  Niveaux 5 à 8 déterminés par département Programme  Désigne les classifications fonctionnelles NACUBO telles que : Enseignement, Recherche et Fonction publique.  Utilisé principalement pour l'activité de reporting du Département de l'enseignement supérieur (HED)  Est-ce un événement, une conférence, un centre ou d'autres désignations qui nécessitent un suivi séparé du compte de résultat (revenus et dépenses) (Niveau 2) aura toutes les données d'index qui s'accumulent dans l'organisation AF (VP Health Sciences Center)  Les rapports exécutés au niveau organisationnel "997B" (Niveau 6) auront toutes les données d'index qui s'accumulent dans Division) Organisation, qui est AU SEIN de l'organisation de niveau 997 du Centre des sciences de la santé (AF) VP. Eprint-Rapport de hiérarchie organisationnelle FOPA Structure-Activité Fonds  Désigne une entité fiscale et comptable avec un ensemble de comptes auto-équilibrés  Point de connexion entre GL et OL  Doit avoir un responsable financier Organisation  Une unité permanente avec des employés affectés et un budget opérationnel  Doit avoir un programme de gestionnaire financier  Désigne les classifications fonctionnelles NACUBO telles que : Enseignement, Recherche et Fonction publique.

Traitement des coentreprises de l'exercice précédent

Présentateur: John Brandt
Date: 07-19-2010

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      11/3/2011 1 Traitement des coentreprises de l'exercice précédent Présenté par John W. Brandt 19-20 juillet 2010 en collaboration avec : HSC Bureau du budget Bureau du budget du campus principal Comptabilité générale du campus principal Comptabilité et rapports sans restriction HSC Mise à jour 10/2011 11/3/2011 2 Éléments présentés I. Que sont les coentreprises de l'exercice précédent II. Comprendre les réserves III. Croisement des fonds et/ou programmes de niveau 2 IV. Ligne directrice sur le traitement comptable V. Allocations, 8045, et transferts VI. Vérification de GUAMESG dans Banner 11/3/2011 3 I. Que sont les coentreprises de l'exercice précédent ? .Les coentreprises de l'exercice précédent sont utilisées pour les transactions qui ont été enregistrées au cours de l'exercice précédent. Les coentreprises de l'exercice précédent qui transfèrent des transactions entre des fonds uniquement non affectés nécessitent un traitement comptable différent. Le traitement comptable repose sur certains aspects des indices concernés . Le traitement comptable repose alors sur les bonnes pratiques recommandées . Le traitement comptable est un arbre décisionnel hiérarchique 2450/11/3 2011 II. Comprendre les réserves Cette section : 1.Caractéristiques 2.Entrées de réserves typiques 3.Les 3 codes de compte de réserves 4.Formule pour calculer le montant net des réserves disponibles 5.Utilisation de 1903 pour corriger les entrées d'exercice précédent 6.Comment les revenus/dépenses deviennent 1900-réserves 11 /3/2011 6 Réserves-Caractéristiques .L'excédent ou le déficit net des revenus et des dépenses à la fin de l'exercice .Utilisé pour les indices non restreints uniquement .La gestion du système financier (FSM) reporte, l'excédent ou le déficit net pour chaque indice non restreint, d'avant exercice au nouvel exercice .Fait via le code de compte 1900 11/3/2011 7 Réserves -Caractéristiques .Peut déplacer les réserves réelles sans déplacer le budget .Peut budgétiser plus tard si besoin des fonds (SOM nécessite une approbation préalable) .Doit être budgétisé pour être dépensé .Similaire au solde de départ dans votre chéquier 11/3/2011 8 Entrées de réserves typiques .D'un indice à un autre pour couvrir un déficit ou financer un autre indice .Pour mettre à zéro un indice qui ne contient qu'un solde de réserves. .Corriger les écritures de l'année précédente 11/3/2011 9 Les 3 codes de compte de réserves 19xx - Sont des codes de compte de revenu .1900 - Utilisé uniquement par FSM .1901 - Utilisé pour budgétiser les montants des réserves à dépenser ou à recouvrer au cours de l'exercice en cours .1903 - Utilisé pour déplacer les montants des réserves 11/3/2011 10 Formule pour calculer le montant net des réserves disponibles Cette formule est utilisée lors du transfert de fonds entre des indices sans restriction au sein des mêmes fonds et programmes de niveau 2 Plus + 1900 montant Moins - 1901 montant Plus + 1903 montant Net disponible Réserves 11/3/2011 11 Formule pour calculer le montant net des réserves disponibles Exemple 1 : 1900 = 1,200.00 1901 $ 500.00 = 1903 $ 250.00 = (1,200.00) Plus + 500.00 250.00 $ Moins - 450.00 Plus + (450.00) XNUMX $ XNUMX $ est le montant excédentaire net des réserves qui est disponible qui peut être débité, c'est-à-dire qui peut être réduit pour augmenter (créditer) les réserves pour l'indice récepteur.       11/3/2011 12 Formule pour calculer le montant net des réserves disponibles Exemple 2 : 1900 = 700.00 $ 1901 = 500.00 1903 = (250.00) Plus + 700.00 $ Moins - 500.00 Plus + (250.00) (50.00 $) 50.00 $ est le montant du déficit net de Réserves. Il NE PEUT PAS être débité ou utilisé pour augmenter (créditer) le solde à terme de l'indice récepteur. Doit utiliser une autre méthode pour corriger ou déplacer la transaction.       11/3/2011 13 Utilisation de 1903 pour corriger les entrées de l'exercice précédent. Doit être utilisé avec des indices SANS RESTRICTION uniquement dans les mêmes fonds et programmes de niveau 2. 1903 doit être utilisé des deux côtés de l'entrée (débit et crédit). à zéro. Utilisé après la clôture des registres comptables de fin d'année 1903/11/3 2011 Exemple #14 - Comment les revenus/dépenses deviennent 1-Réserves Réserves Variation des réserves 1900/11/3 2011 UU Exemple #15 - Comment les revenus/dépenses deviennent 1-Réserves Réserves 1900/11/3 2011 III. Croisement de fonds et/ou programmes de niveau 2 En raison des exigences de déclaration de l'UNM, vous ne pouvez pas utiliser 16xx ou 19xx pour transférer des fonds entre des fonds et/ou des programmes de niveau 2. Par exemple, vous ne pouvez pas utiliser 1 ou 1903 pour transférer des fonds entre 1660U3 et 0002U3, entre 0034U2 et 0224U2, entre 0070U3 et 0034U2, etc. 2.Par exemple, vous ne pouvez pas utiliser 1903 ou 1660 pour déplacer des fonds entre les programmes P171 et P181 3.Exception - les fonds peuvent être déplacés entre les programmes I&G de niveau 2 P09, P10, P11, P12, P13 et P14 Voir les exemples de diagramme suivants 11/3 /2011 17 11/3/2011 18 11/3/2011 19 11/3/2011 20 IV. Ligne directrice 4 sur le traitement comptable Scénarios pour les coentreprises de l'exercice précédent programme de niveau 1 2/3/2 2 Ligne directrice sur le traitement comptable Scénario n° 4 pour l'exercice précédent - Correction de la transaction de l'exercice 2 JV restreinte aux/depuis les index non restreints Par exemple : Dr 2 11S3 2011Jx Cr 21 1 11U10 Autorisé - suivre la directive normale sur les pièces de journal A index restreint peut remplacer les règles de la coentreprise de l'exercice précédent en raison des exigences fédérales en matière de transfert de coûts. (Voir la politique UBPPM 160888 - Transferts de coûts) ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ Voir l'exemple suivant qui déplace une dépense de laboratoire d'un exercice précédent de 31 $. Publié 5/18/10 à 160999 3100. 11/3/2011 22 Variation des réserves Réserves 11/3/2011 23/11/3 2011/24/11 3/2011/11 3 Réserves 2011/26/11 3 Réserves 2011/27/11 3 2011/28/11 3 Ligne directrice sur le traitement comptable Exercice précédent Scénario n° 2011 - FY29 JV Correction des transactions FY2 Même indice non restreint Par exemple : Dr 11 10A497999 63U0 Cr 3 0032 497999U3100 Non autorisé - ne peut pas déplacer une dépense de l'année précédente ou transaction de revenus au sein du même indice. La dépense initiale de l'EF3 a été reportée dans le code de compte 0032- Réserves de l'EF10. Il ne se trouve plus dans le code de compte 3100 ; c'est en 1900. Le reclasser dans le même indice de 3100 à 31K1 crée une inexactitude dans l'indice pour l'exercice FY11. ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ Voir l'exemple suivant expliquant pourquoi NE PEUT PAS déplacer une dépense de frais de conférence d'un exercice précédent de 2,200 XNUMX $. Publié le 5/18/10 dans 497999 3100. 11/3/2011 30 Réserves Variation des réserves 11/3/2011 31 Réserves Variation des réserves 11/3/2011 32 Réserves Variation des réserves 11/3/2011 33 Ligne directrice sur le traitement comptable antérieur Scénario FY #3 - FY11 JV Correction de la transaction FY10 sans restriction à sans restriction - MÊME fonds de niveau 2/programme de niveau 2 Par exemple : Dr 254999 63A0 3U0032 Cr 497999 63A0 3U0032 Autorisé - en utilisant la hiérarchie d'arbre de décision suivante 1) Utilisez 1903 jusqu'à l'excédent de 19xx disponible (+1900 - 1901 + 1903) 2) Utilisez 1660 si - disponible pour utilisation ou peut être créé (doit être budgétisé) 3) Utilisez 8045 lorsque l'excédent 19xx devient nul ou inférieur ou lorsque 1660 ne peut pas être utilisé (les règles 8045 s'appliquent) 4 ) Utilisez JET/BDT - 11xx et 12xx lorsque vous ne pouvez pas utiliser 1903, 1660 ou 8045 Reportez-vous à : Hyperion FORH008-HSC Transferts Allocations ou Hyperion FBRH0Z1-Transfert ou Allocation effectuée sur les campus principaux et de succursale 11/3/2011 34 Directive sur le traitement comptable Avant FY Scénario #3 -FY11 JV Correction de la transaction FY10 sans restriction à sans restriction - MÊME fonds de niveau 2/programme de niveau 2 Exemple #1 - excédent 19xx - déplace une dépense de frais de conférence de l'exercice précédent de 2,200 497999 $ de 254999 à 10. Publié dans FY4 le 12/10/497999 dans 63 0AXNUMX.   .En FY11, YTD, il y a un excédent net en 19xx de 3,025.16 497999 $ dans l'indice 1903 .2,200 peut être utilisé pour déplacer les XNUMX XNUMX $.   11/3/2011 35 Variation des réserves Réserves 11/3/2011 36 Réserves Utilisation budgétée des réserves Variation des réserves 11/3/2011 37 Utilisation budgétée des réserves Réserves Modification des réserves Directive sur le traitement comptable Exercice précédent Scénario n°3 - Correction JV pour l'exercice 11 EF10 Transaction Solde net à terme Plus + 1900 8,235.57 1901 $ Moins - 2,000.00 1903 3,500.00 Plus + 2,735.57 (11 3) Disponible net 2011 38 $ = excédent 11/3/2011 39 11/3/2011 40 11/3/2011 41 Déplacement en utilisant les réserves depuis l'exercice précédent année 11/3/2011 42 Réserves Variation des réserves 11/3/2011 43 Réserves Variation des réserves 11/3/2011 44 Réserves Variation des réserves Utilisation budgétée des réserves 3/11/10 2 ​​Ligne directrice sur le traitement comptable Exercice précédent Scénario 2 - FY2 JV Correction de la transaction FY19 sans restriction à sans restriction - MÊME fonds de niveau 1660/programme de niveau 5,312.50 Exemple #8512 - déficit 3xx, mais avoir 85116 - déplace une dépense d'équipement respiratoire de l'exercice précédent de XNUMX XNUMX $ de XNUMXXXNUMX à XNUMXA. Publié en FY10 le 6/21/10 dans 8512X3 9000.   .En FY11, YTD, il y a un déficit net en 19xx de 214.39 $ dans l'index 85116A .Il n'y a pas de 1660 ou 16xx prévu dans le budget de 497999 .Cependant, le code de compte 8045 ne peut pas être utilisé car la transaction dépasse la transaction unique de 5,000 1660 $ .Dans ce scénario, la meilleure pratique serait d'utiliser XNUMX pour déplacer les fonds. Il devrait être budgétisé, et le budget a également été déplacé puisqu'il n'y a pas de budget 11/3/2011 45 Réserves Modification des réserves 11/3/2011 46 Réserves Modification des réserves 11/3/2011 47 Réserves Modification des réserves Ligne directrice sur le traitement comptable Scénario 3 de l'exercice précédent - JV de l'exercice 11 Correction des réserves nettes de l'exercice 10 Plus + 1900 $ (307.01) Moins - 1901 0.00 Plus + 1903 92.62 $ net disponible (214.39) = excédent 11/3/2011 48 11/3/2011 49 11/ 3/2011 50 11/3/2011 51 11/3/2011 52 11/3/2011 53 Réserves Variation des réserves 11/3/2011 54 Réserves Variation des réserves 11/3/2011 55 Ligne directrice sur le traitement comptable Exercice précédent Scénario 3 - FY11 JV Correction de la transaction FY10 sans restriction à sans restriction - MÊME fonds de niveau 2/programme de niveau 2 Exemple n° 3 - déficit 19xx - déplace une dépense de frais de conférence de l'exercice précédent de 2,200 254999 $ de 497999 à XNUMX. Publié en FY10 le 4/12/10 dans 254999 63A0.   .Au cours de l'exercice 11, YTD, il y a un déficit net en 19xx de 1,211.42 497999 $ dans l'indice 1660 .Il n'y a pas de 16 ou 497999xx prévu dans le budget de 1903. Ni 1660 ni 8045 ne doivent être utilisés dans ce scénario. Le code de compte 5,000 est la meilleure option pour déménager la dépense; il est inférieur à 497999 254999 $ et ne mettra pas 20,000 ou 1903 au-dessus de la limite annuelle de 16 8045 $. N'oubliez pas que la taxe de bannière n'est pas calculée sur 11, 3xx ou 2011 56/11/3 2011 Réserves Modification des réserves 57/11/3 2011 Réserves Modification des réserves 58/3/11 10 Réserves Modification des réserves Ligne directrice sur le traitement comptable Exercice précédent Scénario n°1900 - FY2,311.42 JV Correction des transactions FY1901 Réserves nettes : Plus + 0.00 $ (1903 1,100.00) Moins - 1,211.42 11 Plus + 3 2011 59 $ net disponible (11 3) = déficit 2011/60/11 3 2011/61/497999 11 3/2011/62 11 Les réserves nettes pour 3 ont un solde déficitaire 2011/63/11 3 Réserves Variation des réserves 2011/64/4 11 Réserves Variation des réserves Utilisation budgétée des réserves 10/2/2 523999 Ligne directrice sur le traitement comptable Scénario n° 3189 de l'exercice précédent - FY3 JV Correction de la transaction de l'exercice 0029 sans restriction à sans restriction - CROSSES niveau 497999 fonds/programme de niveau 3189 Par exemple : Dr 3 0032 1U8045 Cr 5,000 20,000 2U8045 Utilisez ce qui suithiérarchie de l'arbre de décision 11) Utilisez 12 si respecte les règles - <008 0 $ / < 1 11 $, etc. 3) Si vous ne pouvez pas utiliser 2011, utilisez JET\BDT - 65xx et 4xx Référez-vous à : Hyperion FORH11-HSC Transferts Allocations ou Hyperion FBRH10Z2-Transfert ou Allocation Réalisé sur les campus principaux et des succursales 2/1/8045 1,762.50 Ligne directrice sur le traitement comptable Scénario n° 497999 pour l'exercice précédent - FY523999 JV Correction de la transaction pour l'exercice XNUMX sans restriction à sans restriction - TRAVERSE le fonds de niveau XNUMX/le programme de niveau XNUMX Exemple XNUMX - Utilisez XNUMX - déplace un exercice précédent dépense informatique de XNUMX XNUMX $ de XNUMX à XNUMX. Publié en FY10 le 6/9/10 dans 497999 3189.   .497999 est le fonds 3U0032 et 523999 est le fonds 3U0034, 2 fonds différents de niveau 2. Ni 1903 ni 1660 ne peuvent être utilisés dans ce scénario. Le code de compte 8045 est la meilleure option pour déplacer la dépense ; il est inférieur à la limite de 5,000 11 $ pour une seule opération 3/2011/66 11 Réserves Variation des réserves 3/2011/67 11 Réserves 3/2011/68 11 3/2011/69 11 3/2011/70 4 Ligne directrice sur le traitement comptable Scénario 11 de l'exercice précédent - FY10 JV Correction de la transaction FY2 non restreinte à non restreinte - CROISEZ le fonds de niveau 2/le programme de niveau 2 Exemple #19,150.00 - utilisation de codes de transfert - ce scénario déplace une facture UNMH de l'exercice précédent de 523999 497999 $ de XNUMX à XNUMX. Publié en FY10 le 6/28/10 à 523999 69Z0.   497999 correspond au fonds 3U0032 et 523999 correspond au fonds 3U0034 ; fonds de niveau 2 différents. Ni 1903 ni 1660 ne peuvent être utilisés dans ce scénario. Le code de compte 8045 ne peut pas déplacer les dépenses FY10 car cela entraînerait une augmentation de l'indice 497999 au-dessus de la limite de transaction annuelle de 20,000 19,150 $. 2,100). La meilleure option consiste à déplacer les dépenses à l'aide des codes de classe de règles JET et BDT 497999/8045/11 3 Réserves 2011/71/11 3 Réserves 2011/72/11 3 Réserves Modification des réserves 2011/73/11 3 2011/74/ 11 3 2011/75/11 3 2011/76/11 3 2011/77/11 3 Réserves Variation des réserves 2011/78/11 3 Réserves V. Allocations, 8045 et transferts 1.Allocations 2.8045 3.Transferts 4.Arbre de décision de transfert ou d'allocation 5.Allocation/Aide au transfert 6.Exemples de rapports - Transfert 7.Autres conseils de JV 11/3/2011 80 Allocations .Revenu associé au même niveau de fonds 2 et niveau de programme 2. .Revenus non restreints .Utilisez généralement 1660-Allocations Other General à la fois comme débit et crédit pour cette entrée (pas vrai pour les allocations cliniques). Site Web de comptabilité http://www.unm.edu/~gacctng/Allocation%20JV%20Instructions.html 11/3/2011 81 8045 Guidelines .Peut traverser le niveau 2 des fonds et le niveau 2 du programme .Permis de corriger les transactions de l'exercice précédent .Ne peut pas dépasser 5,000 20,000 $ par transaction .Ne peut pas dépasser 8045 11 $ par indice par exercice .Doit être utilisé au débit et au crédit; net = zéro. Doit être utilisé seul dans JV ; aucun autre code de compte n'est autorisé Voir la directive sur le site Web de la comptabilité sans restriction http://www.unm.edu/~gacctng/AC3.html 2011/82/2 2 Transferts .Un transfert déplace les revenus entre les campus ou la bannière .Permet le mouvement des fonds une écriture de transfert est utilisée lorsqu'une écriture d'allocation n'est pas autorisée. Nécessite à la fois des entrées réelles et budgétaires. Utilisez le rapport Hyperion - Forh008 HSC transfère l'allocation. Voir la directive sur le site Web principal de la comptabilité non restreinte http://www.unm.edu/~gacctng/transfer.html 11/3/2011 83 11/3/2011 84 . . . . . . Arbre de décision de transfert ou d'allocation COMMENCEZ ICI Exécutez le rapport Hyperion de recherche d'index F. Notez les données au niveau du fonds et du programme pour les indices. Connaissez-vous les codes de fonds et de programme des deux indices ? ALLOCATION Les deux codes de fonds sont-ils dans le même fonds de niveau 2 ? TRANSFERT Le code du programme est-il le même pour les deux indices ? Les codes de programme de niveau 2 sont-ils dans l'instruction et le général ? ALLOCATION DE TRANSFERT Non Oui Oui Oui Non Non Oui Non 11/3/2011 85 Fonds I&G (3U0044) : P09,P10, P11,P12, P13, P14 Traiter tous ces éléments comme LE MÊME CODE ALLOUER entre les codes I&G de niveau 2 du programme Tous les autres fonds : P15,P16,P17, P18,P19,P20,P21,P22,P50,P501, P502, P503, P504 Traiter chacun d'eux comme un TRANSFERT DE CODE DIFFERENT entre l'un de ces codes, ou l'un de ces codes et un code I&G Programme d'aide aux allocations/transferts Codes de niveau 2 Nom du rapport Type Description Emplacement FORH008 (HSC) FBRH0Z01 (Principales/succursales - Hyperion Hyperion Fournit un rapport qui indiquera quel type d'entrée d'allocation/de transfert utiliser et quoi débiter/créditer Brio/Finance Rapports/ F Dept_School_College Brio/Finance Reports/Finance Rroduction Reports F Index Lookup Report Hyperion Permet de déterminer les codes de fonds et de programme pour n'importe quel indice Brio/Finance Reports/Finance Production Reports/F Index Lookup Outils utiles 11/3/2011 86 Exemple de rapport – Rapport d'échantillon de transfert HSC – Transfert principal 11/3/2011 87 11/3/2011 88 Autres astuces JV .N'utilisez pas le mot « allouer » dans une écriture de transfert ; utilisez le mot « transfert ». N'utilisez pas le mot « transfert » dans une entrée d'affectation ; utilisez le mot « allouer ». Texte de l'article qui contredit le type de bon de journal que vous créez .Texte de l'article qui n'identifie pas d'où provenaient les fonds /financialservices/accounting/fiscalaidkit.shtml VI. Vérification de GUAMESG dans la bannière Voici des exemples de messages de bannière (GUAMESG) utilisés lors du désapprobation des JV de l'exercice précédent : .9-JV refusé. Année précédente, mais traverse des fonds de niveau 2 et plus de 5,000 XNUMX $. Devra utiliser les classes de règles JET & BDT. Contactez Theresa au bureau du doyen de SOM. John 5-4567 .9- LE DOCUMENT EST DÉSAPPROUVÉ La transaction de l'année précédente traverse des fonds de niveau 2 ; utilisez le code acct 8045 pour le débit et le crédit. merci, Sandy 2-2080 .9-DOCUMENT EST DÉSAPPROUVÉ. Le changement de code d'acct de transaction de l'année précédente au sein du même index n'est pas autorisé, sera transféré vers 1900. Ne soumettez pas à nouveau JV. merci, Sandy 2-2080 .9. LE DOCUMENT EST DÉSAPPROUVÉ. Transaction de l'année précédente. Doit utiliser 1903 des deux côtés (CR) et (DR). Merci, Alana 2-3628 .9-DOCUMENT EST DÉSAPPROUVÉ Transaction de l'année précédente ; utilisez le code d'acct 1903 pour le débit et le crédit.    

Comprendre les postes dans les jobs Banner et UNM

Présentateur: Joyce McCarthy, Sidney Mason-Coon
Date: 06-15-2010

Présentation - PDF

    APPRENDRE15 et 16 juin 2010 Couleur du logo UNM - Compréhension des RH Postes dans Banner et UNMJobs Joyce McCarthy Directrice des opérations du programme Amélioration des processus RH Sidney Mason-Coon Spécialiste du contrôle de position Agenda du contrôle de position .Qu'est-ce qu'un poste ? .Pourquoi les postes sont-ils importants ? .Quelle est la différence entre gestion de position/contrôle de position ? .Comment gérer vos positions ? .Comment utiliser les positions dans UNMJobs ?         Qu'est-ce qu'un poste ? .« Un poste est une case sur votre organigramme » – Il est important que les départements développent un organigramme pour gérer efficacement leurs départements. Budget individuel les postes comprennent : les TPT, le personnel de garde, les étudiants employés et les UNMTemps Pourquoi un poste est-il important ? Le poste est utilisé dans le budget, les finances, les ressources humaines, la paie et la sécurité - Budgétisation. Budgétisation des postes. Planificateur de salaire - Publication d'emplois (UNMJobs). Comprend les tâches spécifiques au poste dans votre département. Qualifications préférées et questions des candidats. Pourquoi un poste est-il important ? Le poste est utilisé dans le budget, les finances, les ressources humaines, la paie et la sécurité – Configuration des emplois (bannière). Configuration précise du salaire, de la classe de poste, de la classe électronique, du tableau des salaires, du grade – Sécurité. le travail entraîne la saisie du temps, la plupart des autres sécurités pour les RH/RP Pourquoi un poste est-il important ? La clé de la gestion et du contrôle de la position est la possibilité de sélectionner avec précision la position appropriée avant de commencer tout type d'action.       Poste vs. Poste •Position # •Code d'organisation •Classification du poste •Budget du poste •Eclass •Niveau •Répartition de la main-d'œuvre •Emploi ETP•Position # •Code d'organisation •Employé •Identifiant de bannière •Salaire de l'emploi •Code d'organisation •Répartition de la main-d'œuvre •% de rendez-vous •Suffixe Postes dans UNMJobs .Combinaison de données dans Banner Position et Job .Comprend un résumé personnalisé, les qualifications préférées, les questions des candidats. puis-je trouver mes positions ? .Tout d'abord, regardez dans UNMJobs .E-Print – HR/RP Repository –Active Employee Report: PZROEMA –Position Vacancy Report: PZRVACR Ceux-ci se trouvent dans le HRP_BANPRepository Différences entre la gestion des postes et le contrôle des postes .Le contrôle des postes concerne la budgétisation des postes. .La gestion des postes concerne toutes les autres données relatives aux postes. .Tels que : .Classification des postes - corrections des exigences minimales, des codes d'organisation, des niveaux de salaire, des classes en ligne. être pourvu –Savoir quand créer un nouveau poste. S'agit-il d'un ETP supplémentaire ? .Est-ce que j'ai un poste vacant qui ne va pas être pourvu et qui peut être reclassé pour cet affichage ?           Prémisse de base du contrôle des postes. Les départements ne doivent pas embaucher plus de personnes qu'ils n'ont de financement pour. Le nombre d'ETP budgétisés doit être égal au nombre de postes dans votre organisation. Prémisse de base du contrôle des postes. .Les postes vacants pour lesquels les départements n'ont pas de budget doivent être désactivés ou reclassés sous les titres pour lesquels vous avez un budget .Les départements doivent utiliser des rapports pour identifier les postes qui se trouvent dans votre (vos) organisation(s) Gestion des postes dans UNMJobs .Les données de position dans UNMJobs sont un résultat de ce qui a été chargé en novembre 2008 et quels départements ont modifié/ajouté depuis. .Comment puis-je décider comment procéder dans UNMJobs lors de la publication d'un poste.         Gérer vos positions dans UNMJobs. Tous les postes ne s'affichent pas dans UNMJobs, mais si vous avez un poste dans Banner (PZROEMA ou PZROVACR) qui n'est pas dans UNMJobs, vous devez choisir l'action : « Créer un nouveau poste et demander à publier » référencez votre numéro de poste qui est dans Banner mais pas dans UNMJobs.       Gérer vos postes dans UNMJobs. Si vous avez un poste vacant ou un poste sur le point de l'être et qu'il s'agit de la bonne classification, utilisez ce poste. .Si vous n'avez pas de poste vacant ou sur le point de l'être dans la bonne classification, mais que vous avez un poste que vous n'avez pas l'intention de combler, utilisez ce poste et reclassez-le. Action .UNMJobs : « Modifier une position existante et demander à publier » PPT18.png PPT6D5.png PPT6D4.png Défiler vers le bas PPT6DB.png PPT23.png PPT2A.png Future State .Projet en cours pour synchroniser les données de position dans Banner et UNMJobs. .Déjà synchronisé les ORG entre les jobs et les positions. .Travailler sur le déplacement d'IB/PC de la proposition d'embauche à l'affichage. .Rechercher la capacité de déplacer toutes les transactions à travers les systèmes par voie électronique.         POSEZ-NOUS VOS QUESTIONS    

Travailler avec les réserves et les soldes à terme

Présentateur: Terry Shoebotham
Date: 07-13-2009

Présentation - Word
Document à distribuer - PDF

   Travailler avec les changements dans les réserves (compte 1903) sur les indices non restreints Présenté par Terry Shoebotham 7/13 & 29/09 Révisé 10/2011 préparé par Terry Shoebotham Spécialiste de la gestion d'entreprise TABLE DES MATIÈRES RÉSERVES ............ .................................................................. .................................................................. .................................................................. ..3 COMPTE 1900 -RESERVES-C'EST QUOI ?...................................... .................................................................. ......................................... 3 POURQUOI ÇA CHANGE VOTRE FAÇON DE DÉPLACER LES DÉPENSES EN FIN D'ANNÉE ...................................... .................................................................. ............. 3 COMMENT DÉCIDEZ-VOUS SI VOUS AVEZ BESOIN D'UNE ENTRÉE CORRIGÉE............................... .................................................................. .....4 COMPTE 1903 - CHANGEMENT D'INSCRIPTION DES RESERVES : .................................... .................................................................. .................................. 4 COMPRENDRE LA STRUCTURE DU FONDS ................................................ .................................................................. ........................................ 5 COMPRENDRE LA STRUCTURE DU PROGRAMME ................................................ .................................................................. ..................................... 6 Exception pédagogique et générale .................................................. .................................................................. ........................... 6 8045 ENTRÉES ................................................. .................................................................. .................................................................. .................. 7 AUCUNE ENTRÉE REQUISE .................................................. .................................................................. .................................................................. .......... 7 EFFECTUER UN CHANGEMENT AVEC UNE ENTRÉE DE RÉSERVES ................................................ .................................................................. .................................. 7 exemple ................................................. .................................................................. .................................................................. .................. 8 EFFECTUER UN CHANGEMENT AVEC UNE ENTRÉE 8045.......................................... .................................................................. ..................................... 9 exemple ................................................. .................................................................. .................................................................. .................. 9 Quand avez-vous besoin d'une pré-approbation.......................................... .................................................................. ........................................ 9 QU'EN EST-IL DES CORRECTIONS D'INDICE RESTREINT ? .................................................. .................................................. ................... 9 ERREURS COURANTES SUR LES BONS DE JOURNAL À ÉVITER : ................................................ .................................................................. ...10 AUTRES TYPES D'INSCRIPTIONS DE RÉSERVES ................................................ .................................................................. ................................10 COUVRIR UN DEFICIT DANS UN AUTRE INDICE............. .................................................................. .................................................................. .... 10 exemples ................................................. .................................................................. .................................................................. ............... 10 FERMETURE D'UN INDEX............................................... .................................................................. .................................................................. ..... 11 COMPTE 1901 – UTILISATION BUDGÉTAIRE DES RÉSERVES ENTRÉE :.................................................. .................................................................. ..11 RAPPELS AUX INSCRIPTIONS BUDGÉTAIRES CONNEXES : ................................................ .................................................................. ..................................... 11 CONSEILS GÉNÉRAUX POUR LA SAISIE DU BUDGET : ................................................ .................................................................. ........................................ 11 VOUS FAITES L'APPEL ................................................. .................................................................. .................................................................. 13 ANNEXE 1-CODES DES COMPTES DE RÉSERVE ................................................ .................................................................. ....................17 ANNEXE 2-STRUCTURE DU FONDS SANS RESTRICTION DU CSS ...................... .................................................................. .........................17 ANNEXE 3-STRUCTURE DU FONDS SANS RESTRICTION POUR LE CAMPUS PRINCIPAL ...................... .................................................................. ..............22 ANNEXE 4-ÉLÉMENTS FOAPAL-GUIDE DE RÉFÉRENCE RAPIDE............... .................................................................. ..........33 ANNEXE 5-VOUS RÉPONDEZ À L'APPEL.................................. .................................................................. ..............................34 ANNEXE 6 – AUTRES RESSOURCES .................. .................................................................. .......................... ................................35 RÉSERVES Tout au long de l'exercice, les ministères ont des revenus et des dépenses imputés à leurs divers indices non grevés . Lorsque les indices sont rapprochés, toute dépense incorrectement comptabilisée est déplacée de l'indice incorrect vers l'indice correct. Ensuite, les deux indices ont des dépenses correctement comptabilisées. Cependant, les dépenses de l'exercice précédent ne fonctionnent pas de cette façon. Les ministères ont du mal, surtout au début d'un nouvel exercice, à corriger correctement les écritures de dépenses qui ont été incorrectement enregistrées au cours de l'exercice précédent. Une explication de la raison pour laquelle les ministères ne peuvent pas déplacer les dépenses non affectées incorrectement imputées directement à l'index correct suit. Vous n'êtes pas obligé de comprendre cette explication. Vous devez comprendre la bonne façon de déplacer les dépenses de l'année précédente sans restriction qui ont été comptabilisées de manière incorrecte. Le reste de ce manuel expliquera la façon correcte de déplacer les dépenses non affectées de l'année précédente incorrectement comptabilisées. COMPTE 1900 -RESERVES-C'EST QUOI ? Pour les indices non restreints, le montant restant [c'est-à-dire les fonds restant à dépenser] ou le déficit de trésorerie [c'est-à-dire les fonds que vous avez dépensés mais que vous n'aviez pas] à la fin de l'exercice est reporté dans le système comptable au nouvel exercice. C'est comme le solde de départ de votre chéquier. Les reports sont enregistrés dans le code de compte 1900 et sont appelés réserves. Les écritures de journal ne peuvent pas être effectuées à l'aide du code de compte 1900. Les réserves représentent les dollars réels et non le budget. Le processus de classement de fin d'année utilise le code de classe de règles JBF pour enregistrer les réserves sur le compte 1900. POURQUOI ÇA CHANGE VOTRE FAÇON DE DÉMÉNAGER LES DÉPENSES EN FIN D'ANNÉE Pensez à votre chéquier. Lorsque vous déposez un chèque, l'argent que vous devez dépenser augmente. Lorsque vous écrivez un chèque, le solde diminue. À la fin du mois, votre banque prend tous vos dépôts et les ajoute à votre solde, ainsi que toutes vos dépenses et les soustrait de votre solde. Le nouveau montant est votre solde d'ouverture. NĻŃƋ ĸıŀ'Ŀ ĿĭŅ ŅĻŁ ľıĭĸĵņıİ ĭIJŀıľ ŀĴı ĹĻĺŀĴ ıĺİıİ ĭĺİ ŀĴı Įĭĺķ Ĵĭİ İıŀıľĹĵĺıİ solde d'ouverture, la banque a porté à votre compte un chèque de 100 $ que quelqu'un d'autre a écrit. Ils pourraient transférer ce chèque sur le bon compte, en leur facturant 100 $. Ils pourraient ajouter les 100 $ à votre compte et le solde de votre compte augmenterait. Vous auriez alors tous les deux le bon solde affiché après la correction. WĴŅ įĭĺ'ŀ UNM ? À la fin de l'année, l'UNM doit indiquer avec précision les dépenses pour chaque année, pour chaque domaine. Dans l'exemple ci-dessus, une fois l'année terminée à l'UNM, vos dépenses ont été surestimées de 100 $. La personne (ŀĴĵĺķ « ĵĺİıń ») ŃĴĻ « ŃľĻŀı ŀĴı įĴıįķ » ĭĺİ ŃĭĿ ĺĻŀ įĴĭľijıİƋ ĴĭĿ un euphémisme de 100 $ a été signalé. Cela restera ainsi. L'effet net est nul pour l'UNM. Néanmoins, il s'agit d'une erreur de 100 $ pour chaque indice. Mais si la dépense était déplacée d'un index à l'autre en utilisant le compte de dépenses, l'anomalie serait dupliquée dans la nouvelle annéeƎ YĻŁ ŃĻŁĸİ ĺĻŃ Ĵĭłı ĭ ĿŁĮŀľĭįŀĵĻĺ IJľĻĹ ŀĴĵĿ Ņıĭľ'Ŀ ıńļıĺĿıĿ ŀĴĭŀ ŅĻŁ ne devrait pas avoir cette année, et la personne (ŀĴĵĺķ " ĵĺİıń”) qui “ŃľĻŀı ŀĴı įĴıįķ” ĸĭĿŀ Ņıĭľ ŃĻŁĸİ Ĵĭłı 100 $ ĻIJ ıńļıĺĿıĿ ŀĴĵĿ Ņıĭľ ŀĴĭŀ ĵĿ ĺĻŀ ŀĴĵĿ Ņıĭľ'Ŀ ıńļıĺĿıƎ TĴĵĿ įĻŁĸİ ļŁŀ indices sur (ou sous) budget dans la nouvelle année, quand ils sont vraiment dans le budget. Cela pourrait induire les gestionnaires en erreur quant à ce qui a été dépensé cette année. Lorsque les ministères corrigent des anomalies de l'année précédente, ils ne veulent pas créer d'anomalies de l'année en cours. Les dépenses non affectées de l'année en cours sont représentées correctement lorsque les anomalies de l'année précédente sont corrigées à l'aide d'écritures qui ajustent uniquement ŀĴı « Įıijĵĺĺĵĺij Įĭĸĭĺįı » (ou Réserves) de ŅĻŁľ « įĴıįķĮĻĻķ »Ƌ ľĭŀĴıľ ŀĴĭĺ ŀĴı ıńļıĺĿıĿƎ WĴıĺıłıľ ŅĻŁ ĺııİ ŀĻ ĭİĶŁĿŀ ĭ Ņıĭľ anomalie non affectée, vous avez besoin pour l'ajuster avec une entrée Réserves. Notez que nous ne parlons pas de contrats et de subventions. COMMENT DÉCIDEZ-VOUS SI VOUS AVEZ BESOIN D'UNE CORRECTION D'ENTRÉE Lorsque vous rapprochez vos indices de juin, vous pouvez trouver des inexactitudesƎ Lıŀ'Ŀ ĭĿĿŁĹı ŅĻŁ IJĵĺİ ŀĴı suivantes : 1) 500 $ imputés aux dépenses de fournitures de bureau l'année dernière auraient dû être imputés aux déplacements. L'indice était correct. 2) 200 $ imputés aux dépenses de fournitures de bureau auraient dû être imputés aux dépenses informatiques pour un indice différent. Avez-vous besoin de corriger les deux inexactitudes ? Réponse: Non. Pensez à nouveau au chéquier. Si vous faites un chèque de 500 $ pour une dépense qui vous appartient, cela n'affectera PAS VOTRE SOLDE DE DÉBUT pour le mois suivant. De même, si vous avez une dépense de l'année précédente qui n'a pas été imputée au bon compte, mais EST DANS L'INDICE CORRECT, cela n'affecte pas votre solde d'ouverture pour la nouvelle année. Si cela n'a pas affecté le solde d'ouverture de la nouvelle année, aucune entrée n'est autorisée. Qu'en est-il de la deuxième erreur ? Oui, cette erreur doit être corrigée. Vous utiliserez probablement un changement dans l'entrée Réserves. COMPTE 1903 - CHANGEMENT DANS L'ENTRÉE DES RÉSERVES : L'écriture la plus courante faite aux comptes de réserves implique un mouvement de solde d'un indice à un autre pour couvrir un déficit de l'indice ou pour financer un indice. Une autre raison courante pour une entrée de réserves est de fermer un indice qui a un solde mais n'a eu aucune activité dans l'année en cours ; le seul compte avec un solde est 1900 dans ce cas. Une autre raison des entrées de réserves est de corriger les entrées de l'année précédente. Lorsqu'une anomalie est trouvée dans un indice non restreint après la clôture des registres comptables de l'exercice et que l'anomalie n'affecte que les indices non restreints, un changement dans l'écriture des réserves est la méthode pour corriger l'anomalie. Ces écritures utilisent le compte 1903 des deux côtés de l'écriture. Les indices concernés doivent appartenir au même niveau de fonds 2 et niveau de programme 2. Si les indices n'appartiennent pas au même niveau de fonds 2 et niveau 2 de programme, une écriture de transfert est généralement requise. Consultez les entrées de transfert dans les directives relatives aux pièces justificatives pour les entrées d'allocation, de transfert et de réserve LEARN du 7/14/08, publiées à l'adresse http://hsc.unm.edu/financialservices/accounting/learn.shtml pour obtenir des conseils sur ces entrées. Les mêmes principes s'appliquent : vous n'utilisez pas de notes de frais. COMPRENDRE LA STRUCTURE DU FONDS Afin de déterminer les comptes à utiliser lors d'une écriture de correction, vous devez savoir dans quel fonds de niveau 2 se trouve chaque indice. Si les indices appartiennent au même fonds de niveau 2, vous pourrez peut-être utiliser une entrée de changement de réserves. Si les indices ne sont pas dans le même fonds de niveau 2, vous ne pouvez pas utiliser une entrée Modification des réserves. Les annexes 2 et 3 présentent la structure du campus principal et du HSC. Notez que le premier chiffre du numéro du Fonds indique le campus. Les succursales ont un numéro de début autre que 2 (Campus principal) ou 3 (HSC). Notez que pour que les fonds de niveau 2 appartiennent au même fonds, ils doivent avoir le même objectif de base. Les fonds d'enseignement et généraux sont regroupés, la recherche est regroupée, tout comme l'éducation, les services cliniques, la fonction publique, les autres services d'enseignement, les services internes et d'autres domaines. Vous pouvez utiliser l'annexe pour déterminer le fonds de niveau 2 en trouvant d'abord le fonds de niveau 3 pour un indice du formulaire Banner FTMACCI. Les fonds 2U0005 et 2U0237 sont dans le fonds de niveau 2 2U2G, ci-dessous. Si leurs programmes sont les mêmes, une entrée Modification des réserves peut être effectuée. Les fonds 2U0224 et 2U0237 appartiennent à des fonds de niveau 2 différents. Il n'est pas possible de modifier la saisie des réserves. Si le montant de l'anomalie est faible (< 5,000 8045 $), une entrée 2 peut généralement être effectuée pour corriger les anomalies de l'année précédente entre les indices de différents fonds de niveau XNUMX. Section de l'annexe 3-Structure du fonds du campus principal 2U1G MU General I & G 2U0224 MU I & G 2U2 MU Research 2U2G MU General Research 2U0005 MU Department Research 2U0006 MU Idc 2U0237 MU IDC Recovery for Special Program Vous pouvez consulter la version la plus récente de ce rapport en ePrint, Référentiel fin_banp-Finance Banner Production (banp). Le nom du rapport est FGRFNDH-Fund Hierarchy Report. COMPRENDRE LA STRUCTURE DU PROGRAMME En règle générale, l'annexe 4 sera suffisante pour vous aider à déterminer si les indices appartiennent ou non au même niveau de programme 2. Pour effectuer une entrée de variation des réserves, en plus des deux indices ayant le même niveau de fonds 2, ils doivent également avoir le même niveau de programme 2. Lorsque vous regardez ŀĴı ĵĺİıń' O!P! FTMACCI, vous verrez le fonds de niveau 3 du programme, pas le fonds de niveau 2. _N_R!LLY (ŀĴıľı ĭľı ĿĻĹı ıńįıļŀĵĻĺĿǥ) le programme de niveau 3 commencera par les mêmes deux premiers chiffres que le code de programme de niveau 2. Si vous n'êtes pas sûr, vous pouvez rechercher le code du programme dans le rapport sur la hiérarchie des programmes et déterminer le code de niveau 2 à partir de celui-ci. Vous pouvez également utiliser FTIPRGH. Consultez le rapport sur la hiérarchie des programmes ci-dessous. Si les codes de programme que vous trouvez dans FTMACCI pour deux indices sont P221 et P23, ils sont dans le même code de programme de niveau 2, P22. Si les codes de programme sont P221 et P151, ils sont dans des codes de programme de niveau 2 différents et une entrée de modification des réserves ne peut pas être effectuée. EXCEPTION D'ENSEIGNEMENT ET GÉNÉRALE Il existe une exception majeure à ce codage de programme de niveau 2. Veuillez noter à l'annexe 4 que TOUS les codes de programme d'enseignement et de niveau général 2 sont considérés comme faisant partie du même code de programme de niveau 2. Cela signifie que tous les fonds d'instruction et généraux dans le même code de fonds de niveau 3 peuvent avoir des anomalies corrigées avec une entrée de changement dans les réserves. Exemple de page de rapport ePrint, niveau de rapport de hiérarchie de programmes Vous pouvez afficher la version la plus récente de ce rapport ePrint dans le référentiel fin_banp-Finance Banner-Production (banp). Le nom du rapport est FGRPRGH. INSCRIPTIONS 8045 Si une petite écriture de correction (< 5,000 2 $) est requise et que les deux indices non restreints impliqués n'appartiennent pas au même niveau de fonds 2 et/ou de niveau 8045 de programme, le compte XNUMX peut être utilisé. Cette entrée évitera l'utilisation d'une entrée de transfert plus compliquée. 8045 est utilisé à la fois pour le débit et le crédit de l'écriture. L'entrée doit être nette à zéro. Les entrées 8045 sont évaluées à l'aide des critères suivants : • Les éléments de ligne affectant d'autres codes de compte ne peuvent pas être utilisés dans une coentreprise dans laquelle le code de compte 8045 est utilisé. • Il y a une limite de 5,000 20,000 $ par transaction et de XNUMX XNUMX $ par année, par indice. Cela signifie que le total de la transaction du document ne peut pas dépasser 10,000 5,000 $, 5,000 XNUMX $ pour le débit et XNUMX XNUMX $ pour le crédit. • Toute exception à ces limites doit être approuvée par les Services financiers avant qu'une inscription ne soit soumise. • Les salaires ne peuvent pas être déplacés en utilisant le code de compte 8045. [Utilisez PZAREDS pour effectuer des redistributions de main-d'œuvre.] • Aucun budget n'est autorisé pour ce compte. • Le code affaire 8045 ne peut pas être utilisé avec des index restreints. • Il doit y avoir une description détaillée du type de dépense facturée. AUCUNE ENTRÉE REQUISE Si une anomalie se trouve entre les codes de compte au sein du même index, aucune entrée n'est requise. Les entrées de réserves augmentent (ou réduisent) le solde restant à la fin de l'année précédente dans les indices concernés. Ils n'affectent pas les comptes de dépenses où les écritures ont été initialement effectuées. Les écritures de réserves doivent être bien documentées afin que l'écriture originale en cours de correction puisse être identifiée. FAIRE UN CHANGEMENT AVEC UNE INSCRIPTION DE RÉSERVES 1) Déterminez qu'il s'agit de l'inscription correcte : a. L'anomalie implique une anomalie de dépenses sans restriction de l'année précédente. (Ou vous déplacez les réserves pour une autre raison.) b. Vérifiez que vous avez un solde à déplacer. c. Tous les indices concernés ont le même niveau 2 Fonds d. Tous les indices concernés ont le même programme de niveau 2 Vous pouvez déterminer le fonds et le programme de niveau 2 en utilisant les annexes 2 à 4. Vous pouvez déterminer le programme de niveau 2 en utilisant l'annexe 4 ou le rapport ePrint, le rapport sur la hiérarchie des programmes, ou le formulaire de bannière FTIPRGH. EXEMPLE 200 $ ont été imputés aux dépenses de fournitures de bureau dans l'indice 123456 qui auraient dû être imputés aux dépenses informatiques dans l'indice 654321. Les deux indices ont le même fonds de niveau 2 et le même programme de niveau 2. Des réserves suffisantes existent dans l'index 654321, compte 1900. Le changement dans l'entrée Réserves ressemblerait à ceci : Diminuer la « dépense » dans l'indice 123456, car cette dépense n'aurait pas dû être imputée à cet indice. La diminution des dépenses par rapport à l'année précédente se traduit par une AUGMENTATION du compte de revenus , ce qui signifie que vous créditez le compte 1903 Variation des réserves. Augmentez la « dépense » dans l'indice 654321, car ils auraient dû payer la dépense l'an dernier. L'augmentation des dépenses par rapport à l'année précédente se traduit par une DIMINUTION du compte de revenus (ils l'ont déjà dépensée l'année dernière.), ce qui signifie que vous débitez le compte 1903 Variation des réserves. Une façon plus simple d'y penser : si vous devez augmenter la « dépense » dans un indice, débitez 1903. Pour diminuer la « dépense », créditez 1903. L'index que vous débitez doit avoir suffisamment de réserves pour être supprimé. Notez que vous n'utilisez aucun compte de dépenses pour cette entrée. 1903 est un compte de revenus. Réel : Cette entrée est équilibrée. Les 1903 entrées nettes à zéro. C'est une exigence pour toutes les 1903 entrées. FAIRE UN CHANGEMENT AVEC UNE ENTRÉE 8045 Parfois, une écriture de correction doit être faite, mais l'index qui doit recevoir la dépense n'a pas assez de réserves pour couvrir la dépense. Quoi alors ? Lorsqu'un index non restreint doit avoir une dépense de l'année précédente déplacée dans l'index et que les réserves sont insuffisantes, vous utiliserez généralement le code de compte de dépenses 8045-Interdepartmental Support. Vous n'utiliserez AUCUN autre compte de dépenses. Ce compte peut être utilisé que les codes de niveau 2 du fonds et les codes de niveau 2 du programme soient identiques ou non. EXEMPLE 200 $ ont été imputés aux dépenses de fournitures de bureau dans l'indice 123456 qui auraient dû être imputés aux dépenses informatiques dans l'indice 654321. Les réserves suffisantes n'existent pas dans l'index 654321, compte 1900. Les deux indices peuvent avoir ou non le même fonds de niveau 2 et le même programme de niveau 2. L'entrée de correction ressemblerait à ceci : Diminuez la « dépense » dans l'index 123456, car cette dépense n'aurait pas dû être imputée à cet index. Diminuez les dépenses de l'année précédente en créditant le compte 8045-Interdépartemental Support. Il s'agit d'un compte de dépenses. N'utilisez aucun autre compte de dépenses. Augmentez la « dépense » dans l'indice 654321, car ils auraient dû payer la dépense l'an dernier. Augmentation des dépenses par rapport à l'année précédente en débitant le compte 8045-Assistance interministérielle. N'utilisez aucun autre compte de dépenses. Cette entrée est équilibrée. Les 8045 entrées nettes à zéro. C'est une exigence pour toutes les 8045 entrées. Les entrées 8045 peuvent être utilisées lorsque les niveaux de fonds et/ou de programme ne sont PAS dans le même fonds et/ou programme de niveau 2. QUAND VOUS AVEZ BESOIN D'UNE PRÉAPPROBATION Vous n'avez pas besoin d'une approbation préalable pour corriger les anomalies de l'année précédente avec une entrée de modification des réserves. Les départements de la Faculté de médecine doivent obtenir une approbation préalable pour tout autre type d'inscriptions dans la Réserve IJľĻĹ ŀĴı SOM'Ŀ _ıĭĺ'Ŀ ĻIJIJĵįıƎ QU'EN EST-IL DES CORRECTIONS D'INDICE RESTREINT ? Avec les index restreints, vous continuez à déplacer les anomalies à l'aide des comptes de dépenses. Le maintien de totaux cumulatifs exacts de dépenses restreintes dans les bons comptes est d'une importance primordiale. Les indices restreints n'ont pas de compte de réserves 1900 et aucune entrée n'est jamais effectuée sur un compte de changement de réserves 1903 pour un indice restreint. Si un indice restreint est impliqué, même si l'autre indice n'est pas restreint, utilisez les bons comptes de dépenses dans les deux indices pour corriger l'anomalie. ERREURS COURANTES SUR LES BONS DE JOURNAL À ÉVITER : • Création d'une entrée Réserves qui traverse des fonds de niveau 2 ou des programmes de niveau 2. • Essayer de déplacer sans restriction les entrées de correction de l'année précédente dans leur code de compte d'origine. Ceux-ci doivent être déplacés dans le code de compte Réserves [1903] au débit et au crédit des indices concernés. • Les débits ne sont pas égaux aux crédits. • Soumettre l'entrée des réserves au lieu de déplacer les dépenses de l'année en cours vers l'index approprié. • TĴı ĵĺİıń ĭĺİ ĭįįĻŁĺŀ įĻİı IJŁĺİĿ “IJľĻĹ” İĻıĿ ĺĻŀ Ĵĭłı ĿŁIJIJĵįĵıĺŀ 1900. Un solde négatif NE PEUT PAS résulter. AUTRES TYPES D'ENTRÉES DE RÉSERVES Les écritures de réserves sont utilisées pour déplacer les soldes, de sorte que les dépenses peuvent se produire dans d'autres indices. Les réserves peuvent également être utilisées pour vider un index afin qu'il puisse être fermé. COUVRIR UN DÉFICIT DANS UN AUTRE INDICE Si un indice a des réserves négatives, cela signifie que l'indice a eu plus de dépenses que de revenus pour l'année précédente. Pour corriger cette situation, il peut vous être demandé de déplacer les réserves d'un index plus sain vers cet index afin d'éliminer la condition de réserves négative. EXEMPLE À la fin de l'année, l'indice 123456 avait des réserves de 8,000 XNUMX $. Cela signifie que l'indice 123456 disposait de 8,000 XNUMX $ de fonds à la fin de l'année, après soustraction de toutes les dépenses. L'indice 654321, en revanche, avait des réserves négatives de 1,000 XNUMX $. On vous a dit d'utiliser une partie des fonds de 123456 pour ramener les réserves négatives à zéro. L'indice 654321 n'a pas de budget. L'indice 123456 a un budget équilibré de 20,000 XNUMX $. Aucun de l'argent de la Réserve n'est budgété en 654321. Vous n'avez pas besoin de saisir de budget. En supposant que les deux indices se trouvent dans le même fonds de niveau 2 et le même programme de niveau 2, l'entrée serait : Index Rule Account (Dr) (Cr) Class Code Code 123456 JE2 1903 1,000 654321 2 JE1903 1,000 654321 1901 Si l'argent des réserves transféré avait été budgété en XNUMX , le montant budgétisé devrait être réduit, à la fois en XNUMX et dans une zone de dépenses. FERMETURE D'UN INDICE Comme indiqué ci-dessus, si vous terminez un indice qui n'a qu'un montant négatif de 1900 Réserves (et aucune dépense), vous supprimez les Réserves avec un changement de 1903 dans l'entrée de réserves. Si l'index à fermer a des réserves négatives, vous créditerez cet index, en utilisant le compte 1903, du montant exact du montant négatif du compte de réserves 1900. Vous débiterez un autre indice du même fonds de niveau 2 et du même programme pour ce montant. Si l'index à résilier a un montant de Réserves positif, vous supprimerez également les Réserves positives avec une entrée de 1903 Réserves. Vous débiterez cet indice, en utilisant le compte 1903, du montant exact du compte de Réserves 1900. Vous créditerez un autre indice du même fonds de niveau 2 et du même programme pour ce montant. Cette entrée vous laissera un solde net de zéro dans l'indice à résilier, et vous pourrez alors soumettre l'indice pour résiliation. N'oubliez pas d'inclure dans le texte de votre bon de journal une explication de la raison pour laquelle vous effectuez l'entrée ; pour terminer un index inutile. COMPTE 1901 – UTILISATION BUDGÉTAIRE DE L'ENTRÉE DES RÉSERVES : Le campus principal et le Centre des sciences de la santé ont collaboré pour élaborer une procédure opérationnelle standard (SOP) des réserves budgétaires 1901 qui explique les directives de traitement et donne des exemples d'entrées BD4. Il existe de légères différences d'exigences entre les campus. Chaque zone doit travailler avec le bureau du budget (campus principal ou HSC) sur ses questions budgétaires spécifiques et se référer au SOP situé sur le site Web du campus principal http://www.unm.edu/~budget/sop/ . RAPPELS DES ENTRÉES BUDGÉTAIRES CONNEXES : • Vous devez avoir l'argent réel pour le déplacer. Vous ne pouvez pas déplacer plus avec une entrée de 1903 qu'il n'en reste en 1900. Jamais. • Le financement à déplacer doit être budgétisé. (Ceci ne s'applique pas à la correction d'anomalies.) • Préparez les écritures budgétaires nécessaires en même temps que l'écriture réelle est effectuée. Vous pouvez utiliser la même coentreprise pour le budget et les écritures réelles. • Pour budgétiser l'utilisation des réserves, le code de compte 1901 doit être utilisé. • N'oubliez pas que le compte de dépenses 8060 est une valeur par défaut ; utiliser le bon compte de dépenses. (Compte où l'argent sera dépensé maintenant, et pour l'index des dons, compte où la dépense avait été initialement budgétisée.) • Les codes de compte 1900 ou 1903 ne peuvent pas être utilisés dans les écritures budgétaires. SAISIE DE BUDGET CONSEILS GÉNÉRAUX : • Les entrées de budget doivent être en dollars entiers. Pas de centimes. 11 • Le ĵĺİıń « ijĵłĵĺij » ŀĴı IJŁĺİĿ [ŀĴĵĿ ıĺŀľŅ ĵĿ ļŁŀ ĵĺŀĻ ŀĴı JĻŁľĺĭĸ ıĺŀľŅ ŃĵŀĴ ĭ ĺıijĭŀĵłı Ŀĵijĺƌ budget diminue pour ces comptes] doit avoir suffisamment d'argent pour couvrir l'entrée. [c'est-à-dire, si le budget actuel est de 9,000 500 $ et que les dépenses réelles sont de 1,500 $ et qu'il y a un encombrement de 7,000 9,000 $, il ne reste que 500 1,500 $ (7,000 7,000 $ - XNUMX $ - XNUMX XNUMX $ = XNUMX XNUMX $) et seulement XNUMX XNUMX $ peuvent être déplacés]. • N'OUBLIEZ PAS : Si vous transférez des fonds hors (ou vers) un indice, vous devez également déplacer le même montant de dépenses hors (ou vers) l'indice. Le budget doit rester équilibré. • Dans le cas des montants des réserves, utilisez le code de compte 1901 et la classe de règles BD4 pour déplacer le financement d'un indice à un autre. Si vous souhaitez dépenser de l'argent des réserves non budgétisé en 1900, vous devez budgétiser l'utilisation du financement dans le code de compte 1901. Reportez-vous à votre rapport Hyperion pour connaître la quantité d'utilisation des réserves actuellement budgétisée. • VOUS FAITES L'APPEL 1) En rapprochant l'activité de juin pour l'index restreint 443123, vous trouvez des frais de 500 $ qui n'appartiennent pas à l'index. Au lieu de cela, il appartient à l'index sans restriction 543123. Le code de compte facturé était 3100 et l'achat concernait une imprimante. L'indice non restreint a 4,550 1900 $ dans le compte réel des réserves XNUMX. a. J'utiliserai le compte de réserves 1900 pour créditer l'index 443123. Je débiterai le compte de réserves 1900, index 543123, en déplaçant la dépense. b. J'utiliserai le compte Variation des réserves 1903 pour créditer l'index 443123 et débiter le compte Variation des réserves 1903, index 543123 Débit du compte index Crédit 543123 1903 500.00 $ 443123 1903 500.00 $ c. Cela inclut un index restreint, je vais donc déplacer les dépenses d'imprimante de 443123 en créditant le compte 3100-Office Supplies General, et les déplacer vers l'index non restreint 543123 en débitant le compte 1903-Modification des réserves. Compte indice Débit Crédit 543123 1903 500.00 $ 443123 3100 500.00 $ d. Cela inclut un index restreint, je vais donc déplacer les dépenses d'imprimante de 443123 en créditant le compte 3100-Office Supplies General et en débitant le compte 3150-Computer Supplies <$5,000 dans l'index 543123. Débit du compte d'index Crédit 543123 3150 500.00 $ 443123 3100 500.00 $ 2) Lors du rapprochement de l'activité de juin pour l'index sans restriction 333123, vous trouvez des frais de 500 $ qui n'appartiennent pas à l'index. Au lieu de cela, il appartient à l'index sans restriction 543123. Le code de compte facturé était 3100-Office Supplies General, et l'achat concernait du papier pour le copieur. Les deux indices non restreints ont chacun 4,550 1900 $ dans le compte de réserves XNUMX. Les deux indices appartiennent au même fonds de niveau 2 et au même programme de niveau 2. a. J'utiliserai le compte Variation des réserves 1903 pour créditer l'index 543123 et débiter le compte Variation des réserves 1903, index 333123 b. Étant donné que le compte Variation des réserves 1903 est un compte de revenus, je débiterai l'index 543123 pour supprimer les revenus excédentaires reportés en raison du montant manquant des dépenses, et créditerai le compte Variation des réserves 1903, index 333123 pour augmenter leurs revenus reportés. Débit du compte d'index Crédit 543123 1903 500.00 $ 333123 1903 500.00 $ 3) Lors du rapprochement de l'activité de juillet pour l'index sans restriction 333123, vous trouvez des frais de juillet de 500 $ qui n'appartiennent pas à l'index. Au lieu de cela, il appartient à l'index sans restriction 543123. Le code de compte facturé était 3100, et l'achat concernait du papier pour le copieur. Les deux indices non restreints ont chacun 4,550 1900 $ dans le compte de réserves XNUMX. a. Étant donné que le compte Variation des réserves 1903 est un compte de revenus, je débiterai l'index 543123 pour supprimer les revenus excédentaires reportés en raison du montant manquant des dépenses, et créditerai le compte Variation des réserves 1903, index 333123 pour augmenter leurs revenus reportés. Compte indice Débit Crédit 543123 1903 500.00 $ 333123 1903 500.00 $ b. Puisqu'il ne s'agit pas d'une correction de l'année précédente, je débiterai le compte 3100 dans l'index 543123 et créditerai le compte 3100 pour supprimer la dépense dans l'index 333123 Index Account Debit Credit 543123 3100 500.00 $ 333123 3100 500.00 $ 4) Tout en rapprochant l'activité de juin pour l'index sans restriction 333123 , vous trouvez des frais de 1,500 XNUMX $ qui n'appartiennent pas à l'index. Au lieu de cela, il appartient à l'index sans restriction 543123. Le code de compte correctement facturé était 2020-Payroll. une. Étant donné que le compte Variation des réserves 1903 est un compte de revenus, je débiterai l'index 543123 pour supprimer les revenus excédentaires reportés en raison du montant manquant des dépenses, et créditerai le compte Variation des réserves 1903, index 333123 pour augmenter leurs revenus reportés. b. Puisqu'il s'agit d'un compte de salaire, je vais faire un PZAREDS pour déplacer le salaire vers l'index 543123. Je vais également vérifier le rapport Hyperion Finance FSH0002 Répartition du travail pour l'employé, pour m'assurer que la répartition est maintenant correcte. c. Je vais traiter un formulaire de redistribution du travail pour déplacer le salaire de cet employé. 5) Lors du rapprochement de l'activité de juin pour l'index non restreint 333123, vous trouvez des frais de 800 $ qui n'appartiennent pas à l'index. Au lieu de cela, il appartient à l'index sans restriction 543123. Le code de compte correctement facturé était 3100-Office Expense General. L'indice 333123 n'a pas de solde sur le compte 1900-Réserves, et l'indice 543123 a un solde négatif de 5,000 1900 $ dans le compte 2¬Réserves. Les indices sont à la fois dans le même fonds de niveau XNUMX et dans le même programme. a. Étant donné que le compte Variation des réserves 1903 est un compte de revenus, je débiterai l'index 543123 pour supprimer les revenus excédentaires reportés en raison du montant manquant des dépenses, et créditerai le compte Variation des réserves 1903, index 333123 pour augmenter leurs revenus reportés. Compte indice Débit Crédit 543123 1903 800.00 $ 333123 1903 800.00 $ b. Je débiterai l'index 543123 du compte de dépenses 3100-Office Expense General pour déplacer le montant des dépenses inexactes vers cet index, et créditerai le compte 3100-Office Expense General, index 333123 pour diminuer leurs dépenses de ce même montant. Compte Indice Débit Crédit 543123 3100 800.00 $ 333123 3100 800.00 $ c. Étant donné que le compte de réserves 1900 n'a pas de solde positif, je débiterai l'index 543123, le compte 8045-Interdepartmental Support pour déplacer le montant des dépenses inexactes vers cet indice, et je créditerai 8045-Interdepartmental Support, index 333123 pour diminuer leurs dépenses de ce même montant. 15 ANNEXE 1-CODES DE COMPTE DES RÉSERVES Code de compte Titre Description ANNEXE 2-STRUCTURE DU FONDS SANS RESTRICTION HSC 3U56 HU Service clinique général 3U54 HU Services internes ANNEXE 3-STRUCTURE DU FONDS SANS RESTRICTION DU CAMPUS PRINCIPAL Vous pouvez voir la version la plus à jour de ce rapport dans ePrint, Référentiel fin_banp-Finance Banner Production (banp). Le nom du rapport est FGRFNDH-Fund Hierarchy Report. MISE À JOUR 07/1/08 2U0206 MU Summer Professional Development 2U0108 MU Maxwell San Felipe 2U54 Services internes 2U0113 MU Microprobe Sem Lab 2U0114 MU ECRF OTV Cost Center 2U0115 MU Mathematics & Statistics 2U0116 MU Mathematics & Statistics Kyner 2U0117 MU Stat Consulting Clinic Physique 2U0118 MU 2U0119 MU Media Tech Service 2U0120 MU SIMS Laboratory 2U0121 MU Ce Shop Account 2U0122 MU Ce Hydraulics Lab Fee 2U0150 MU Xrd Lab 2U0232 MU Special Program Services Level 2 2U0233 MU Banner Tax 2U0236 MU Catastrophic Leave 2U0239 MU LIDAR Lab 2U0240 MU U PPD2 Maintenance MU PPD Environmental Services 0241U2 MU PPD Work Control Level 0242 3U2 MU Employee and Org Development 0243U2 MU Univ Library Internal Svcs 0244U2 MU Continuing Education 0245U2 MU Confocal Laser Scanning Lab 0246U2 ITS Computing Services 0249U2 ITS Communications Network Services 0250U2 Capital Projects Ofc Publication Center 0253U2 0254U2 MU-Avantages 0255U2 CHTM-Support technique 0256U2 A&S Biolo Centres de service gy 0258U2 Services internes EDAC 0260U2 MU Laboratoires NMIRA 0262U2G MU Aide générale aux étudiants 5U2 MU Dépenses en dotation 0008U2 MU Aide aux étudiants 0226U2 Aide tribale aux étudiants 0261U2 MU Autre 55U2 MU Masters of Management 0009U2 MU Santa Fe Graduate Center 0010U2 MU APPENDICE Candidats acceptés 0011-FOAP ÉLÉMENTS-GUIDE DE RÉFÉRENCE RAPIDE Traiter comme UN seul programme de fonds de niveau 4. DESCRIPTION DU PROGRAMME CODES DE COMPTE Niveau 2 Instruction et général REVENUS D'EXPLOITATION Commence par les recettes pédagogiques et générales P09 Revenus des frais de scolarité 01 Instruction sans restriction Ex 10 P10 Frais étudiants 02 Instr Restr Ex 10 P10R Frais étudiants obligatoires 02Z1 Support académique Unrestr Ex 11 P11 Services aux patients 03 Acad sponsorisé Support Rest Ex 11 P11R Subventions et contrats 04 Services aux étudiants Ex 12 P12 Ventes et services 05 Étudiant parrainé Srvc Rest Ex 12 P12R VENTES INTERNES Soutien institutionnel Ex 13 P13 (UTILISÉ UNIQUEMENT DANS LES SERVICES INTERNES P18) Parrainé Inst Support Rest Ex 13 P13R Crédits 07( nombre) Opérations et maintenance Ex 14 P14 Ventes et services 07Z Autres revenus d'exploitation 08 Étudiants sociaux et culturels Ex 15 P15 REVENUS NON OPÉRATIONNELS Revenus obligataires 09 Recherche Unrestr Ex 16 P16 Dons, revenus d'investissement et recherche sponsorisée Rest Ex 16 P16R Autres 10 Transferts 11 ou 12 Non Sponsorisé Pub Svc Unrestr Ex 17 P17 Allocations Sponsor Public Service Rest Ex 17 P17R Earned Rev enue 1600 F&A Allocation 1601 Internal Services Ex 18 P18 (UTILISÉ UNIQUEMENT DANS P16 Research) Allocations SOM Gen 1610 Student Aid Unrestr Ex 19 P19 Pooled Allocation 1640 Sponsored Student Aid Rest Ex 19 P19R (Uniquement utilisé par les départements. Pour le budget initial) UNM Bond Produit 1650 Auxiliaires Ex 20 P20 Allocations générales 1660 Frais généraux internes 1661 Athlétisme Ex 21 P21 (UTILISÉ UNIQUEMENT DANS P16 Recherche) Rıijıĺŀ'Ŀ RıĭĸĸĻįĭŀĵĻĺ 1665 Opérations indépendantes Ex 22 P22 Réserves Réserves 1900 Autres programmes institutionnels P50 (NON UTILISÉ par Départements JAMAIS) Immobilisations corporelles P501 Changement de budget 1901 Agences P502 (À DES FINS BUDGÉTAIRES UNIQUEMENT) Programmes de prêts aux étudiants P503 Changement dans les réserves 1903 Programmes de dotation P504 (BAL MOBILE FWD RÉELS UNIQUEMENT) DÉPENSES Salaires 20 Avantages sociaux 21 Autres dépenses 31 à 99 Interdept Support 8045 Prévoyance budgétaire 80E0 ANNEXE 5- VOUS FAITES L'APPEL RÉPONSES 1) La bonne réponse est D a. Cette réponse est incorrecte car le compte de réserves 1900 est utilisé uniquement à la fin de l'année par Finance Systems Management pour reporter les soldes. Des entrées de correction sans restriction sont effectuées en 1903¬Changement dans les réserves. Cette réponse est également incorrecte car toute écriture de correction impliquant un index restreint est effectuée à l'aide des comptes de dépenses réels de l'écriture, et non d'une écriture de réserves. b. Cette réponse est incorrecte car toute écriture de correction impliquant un index restreint est effectuée à l'aide des comptes de dépenses réels de l'écriture, et non d'une écriture de réserves. c. Cette réponse est incorrecte car toute écriture utilisant le compte Modification des réserves 1903 doit utiliser le compte 1903 à la fois pour la partie débit et crédit de l'écriture. d. C'est la bonne réponse. L'entrée est supprimée de l'index 443123 compte 3100 avec un crédit, et correctement passée en charges en débitant le compte 3150 dans l'index 543123 2) La bonne réponse est B a. Cette réponse est incorrecte car les signes (débit/crédit) sont inversés. b. C'est la bonne réponse. Étant donné que les réserves sont un compte de revenus, vous devez CRÉDIR l'index incorrectement dépensé et DÉBITER l'index qui aurait dû obtenir les dépenses en utilisant le compte 1903. 3) La bonne réponse est B a. Cette réponse est incorrecte car une correction de juillet pour une dépense de juillet n'est pas un retraitement de dépense d'une année précédente. Le compte 1903 est utilisé pour les retraitements de l'exercice précédent, et non pour les retraitements de l'exercice en cours. b. C'est la bonne réponse. Les dépenses de l'année en cours sont supprimées de l'index et du compte incorrects avec un crédit, et déplacées vers l'index et le compte corrects avec un débit. 4) La bonne réponse est B a. Cette réponse est incorrecte car la dépense salariale n'est pas déplacée avec les pièces justificatives de journal. b. C'est la bonne réponse. La dépense salariale est déplacée dans Banner avec un formulaire PZAREDS. c. Cette réponse est incorrecte car les redistributions de la main-d'œuvre ont pris fin avec la mise en œuvre du système de paie Banner le 1er juillet 2008. 5) La bonne réponse est C a. Cette réponse est incorrecte car vous ne pouvez pas déplacer un montant de Réserves inexistant. S'il y a une réserve inférieure au montant qui doit être retiré d'un index, 1903-Change in Reserves ne peut pas être utilisé. b. Cette réponse est incorrecte car le compte de dépenses 3100 n'est jamais utilisé pour corriger une anomalie de dépenses d'une année précédente sans restriction. c. C'est la bonne réponse. Étant donné que les deux indices appartiennent au même fonds de niveau 2 et ont le même programme, et puisqu'il n'y a pas de montant de réserves à déplacer et que le montant déplacé est faible (<5,000 8045 $), le compte XNUMX-Soutien interministériel est utilisé. N'oubliez pas que le montant total déplacé avec ce compte ne peut pas dépasser 20,000 5,000 $/an, et qu'une seule entrée ne peut pas dépasser XNUMX XNUMX $.

Codes de compte revisités

Présentateur: John Brandt
Date: 05-11-2009

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Document à distribuer - Word

  Expenditure Account Codes Revisited Présenté par John Brandt 5/11/09 préparé par Terry Shoebotham Business Management Specialist En collaboration avec : HSC & Main Campus Unrestricted Accounting HSC & Main Campus Comptabilité des contrats et des subventions Contrôle des stocks (Services universitaires) Comptabilité fiscale (Campus principal Unrestricted Comptabilité 277-2018) Achats (277-2036) TABLE DES MATIÈRES CLARIFIER CES CODES DE COMPTE 3 CLASSIFICATION DES DÉPENSES – LES PRINCIPES DIRECTEURS 3 LA BONNE CATÉGORIE DE LIVRE D'EXPLOITATION ? 3 O TROUVER LES LISTES DE CODES DE COMPTE 4 STRUCTURE DE BASE DES CODES DE COMPTE 5 TEXTE DE L'ARTICLE ET OBJECTIF COMMERCIAL - SOYEZ DÉTAILLÉS ET SPÉCIFIQUES 5 LES DÉPENSES EST-ELLES AUTORISÉES ? 8 Voici quelques-uns des types de dépenses pour lesquelles les fonds de l'Université ne peuvent pas être utilisés : 8 FOURNITURE OU SERVICE 9 LA DÉPENSE « INSTALLATIONS ET FRAIS ADMINISTRATIFS » EST-ELLE EXCLUSIVE? 10 ÉTUDIANTS ÉTRANGERS, VISITEURS, VENDEURS (LIÉS À LA FISCALITÉ) 10 FRAIS DE DÉMÉNAGEMENT (LIÉS AU DÉMÉNAGEMENT) 11 FRAIS DE DÉPLACEMENT OU DE NOURRITURE 11 DÉPENSES INFORMATIQUES (OU ASSOCIÉES) 13 ACHATS DE MOBILIER/LUMINOSITÉS/ÉQUIPEMENT 14 CODES DE COMPTE FRÉQUEMMENT MAL UTILISÉ 14 16 IMPUTATION D'ENTRETIEN D'UNE USINE ERREURS COURANTES 16 APPROVISIONNEMENT OU SERVICE ? 16 EXIGENCES DE LA CARTE DE CONTRLE D'INVENTAIRE 18 ENTRETIEN, RÉPARATION OU RÉNOVATION ? 18 CADEAUX/SOUVENIRS/PUBLICITÉ 18 VOUS FAITES L'APPEL 19 ANNEXE 1 : DÉFINITIONS ET UTILISATION DES CODES DE COMPTE 27 ANNEXE 2 : CONTRLE D'INVENTAIRE 32 CODES DE COMPTE BIBLIOTHÈQUE UNIQUEMENT : 32 SUPÉRIEUR OU ÉGAL À 10,000 32 $ ÉQUIPEMENT 32 DÉFINITIONS DES CODES DE COMPTE DE CONTRLE D'INVENTAIRE 3 ANNEXE 36 : CATÉGORIES DU LIVRE D'EXPLOITATION 4 ANNEXE 37 : CODES DE COMPTES ALIMENTAIRES 5 ANNEXE 38 : VOUS RÉPONDEZ À L'APPEL 2008 CLARIFICATION DE CES CODES DE COMPTES Si vous avez consulté le plan comptable UNM dernièrement, vous avez remarqué qu'il y a beaucoup de codes de comptes de dépenses. Au cours de l'exercice 291, 50 codes de compte, sans compter les codes de compte de sous-attribution ou de paie, ont été utilisés pour catégoriser les articles achetés par l'UNM. Vous devez sélectionner le code de compte le plus approprié pour chaque dépense que vous supervisez. Par exemple, il existe 17 codes de compte d'approvisionnement et XNUMX codes de compte de voyage, dont UN est le meilleur pour une transaction donnée. Afin de vous faciliter la tâche, nous allons vous expliquer quelques principes directeurs pour sélectionner le code de compte de dépenses le plus approprié. Ces principes vous aideront à sélectionner un code de compte qui sera généralement approuvé par les services financiers. Nous allons également passer en revue et pratiquer l'utilisation de ces principes, en particulier en ce qui concerne certains des codes de compte les plus couramment utilisés à mauvais escient. Si vous apprenez à utiliser correctement ces principes directeurs, vous réduirez considérablement la probabilité que vos documents vous soient retournés par la comptabilité centrale pour correction. CLASSIFICATION DES DÉPENSES – LES PRINCIPES DIRECTEURS LA BONNE CATÉGORIE DU LIVRE D'EXPLOITATION ? Quelques catégories seulement sont utilisées pour organiser les informations financières contenues dans les rapports Hyperion Operating Ledger. Les rapports récapitulatifs classent les codes de compte en tant que revenus ou dépenses, tandis que les rapports détaillés organisent les codes de compte sous les trois catégories de revenus, dépenses salariales et autres dépenses. Sur les deux rapports, chaque code de compte ayant une activité financière au cours de la période sélectionnée sera répertorié. Aux fins de ce manuel, le reste de notre discussion se concentrera sur les codes de compte classés dans la catégorie « Autres dépenses » ou « Autres dépenses d'exploitation » (comme dans le rapport sur la hiérarchie des comptes ePrint). Les principales sous-catégories utilisées comprennent : les fournitures, les déplacements, les coûts des étudiants, les coûts de recherche, les coûts des soins aux patients, les frais de communication, les services, l'entretien des installations, les services publics, les dépenses en capital et les autres dépenses. Les codes de compte spécifiques appartiennent à chacune de ces sous-catégories. En règle générale, pour les contrats et les subventions, le code de compte approprié à utiliser sera celui contenant votre budget approuvé. Voici un principe directeur : choisissez un code de compte qui relève de la sous-catégorie la plus appropriée. Si vos dépenses concernent des repas achetés pour une réunion d'affaires à laquelle assistent des employés non membres de l'UNM et que l'achat a été effectué par un employé lors d'un voyage, le code de compte que vous utilisez doit figurer sous la rubrique Voyage. Si la dépense implique le même type de réunion d'affaires, mais qu'il s'agit d'un achat de nourriture pour une réunion d'affaires locale, la dépense ne doit PAS être sous Déplacement, mais plutôt sous Fournitures.   Sous Voyage, vous trouverez le code de compte 3860-Bus Meals and Hospitality Gen. Sous Fournitures, vous trouverez le code de compte 31A0-Bus Food-Local. La meilleure façon de décider quel code de compte utiliser est de se familiariser avec la structure du code de compte telle qu'elle est contenue dans le rapport sur la hiérarchie des comptes (et d'autres sources énumérées ci-dessous), puis de suivre le principe directeur ; choisissez un code de compte qui relève de la sous-catégorie la plus appropriée. Si l'achat est associé à un voyage, il y appartient. S'il n'est pas associé au voyage, il appartient aux fournitures. Si l'achat est un service (avoir des brochures reliées pour vous) plutôt qu'un bien (acheter le papier utilisé pour imprimer des brochures), il appartiendra à la sous-catégorie Services. Les catégories du grand livre d'exploitation et des conseils utiles se trouvent à l'annexe 3. O TROUVER LES LISTES DE CODES DE COMPTE Les définitions des codes de compte du grand livre d'exploitation indiquent tous les codes de compte actifs à l'UNM et donnent une définition et une utilisation pour chaque code de compte. Pour afficher ou imprimer cette liste, accédez à http://www.unm.edu/~gacctng/resources/OpLegAcctDef 6-23-08.pdf . Le site Web à l'adresse http://www.unm.edu/~gacctng/ contient une liste de « codes de compte fréquemment utilisés ». Pour la plupart de vos besoins, cette liste suffira. Il est nettement plus court et contient des définitions pour les codes de compte répertoriés. Vous pouvez obtenir une liste de tous les codes de compte en exécutant le rapport ePrint FGRACTH. Ce rapport est trouvé en se connectant à ePrint, en allant dans le répertoire fin banp - Finance Banner - Production (banp) et en sélectionnant FGRACTH dans la liste des rapports dans la petite liste déroulante en bas de la page.   Ce rapport ne donne pas de définition ou d'utilisation pour les codes de compte.   STRUCTURE DE BASE DES CODES DE COMPTE Veuillez noter : Les codes de compte de revenu commencent par un zéro ou un et quel que soit le nom, ils ne doivent pas être utilisés pour les dépenses. Premier chiffre du code de compte Type de code de compte 0 Recettes 1 Recettes et transferts 2 Dépenses de main-d'œuvre 3 Fournitures et déplacements 4 Coûts des étudiants et de la recherche 5 Coûts des soins aux patients 6 Frais et services de communication (voir Services ci-dessous) 7 Maintenance de l'usine (c.-à-d. réparation, entretien, peinture ; souvent un type de service) 8 Autres dépenses, dépenses spéciales liées aux contrats et aux subventions 9 Dépenses en capital, en cautionnement et autres qu'en espèces ou avantages sociaux Il n'y a que huit sous-catégories de dépenses (les codes de compte commençant par les chiffres 2 à 9). Parmi ceux-ci, les codes de compte commençant par 2 sont des codes de compte de main-d'œuvre et ne doivent pas être utilisés pour les frais généraux. Les codes de compte commençant par 8 ne doivent être utilisés que pour certaines dépenses de contrat et de subvention. Cela ne laisse que six sous-catégories régulièrement utilisées. S'assurer que chaque dépense est placée dans la sous-catégorie correcte est l'étape la plus importante dans l'enregistrement de vos dépenses ; cependant, le choix du service détermine parfois le code de compte correct au sein de cette sous-catégorie. Certains codes de compte, cependant, doivent être utilisés pour des achats spécifiques. Ces codes de compte seront examinés dans ce manuel. TEXTE DE L'ARTICLE ET OBJECTIF COMMERCIAL - SOYEZ DÉTAILLÉS ET SPÉCIFIQUES Certains documents sont refusés non pas parce qu'un mauvais code de compte a été sélectionné, mais parce que le texte de l'élément ou l'objectif commercial n'expliquait pas suffisamment la transaction pour justifier le choix du code de compte. Le principe directeur ici est d'expliquer la transaction !  Qui (étudiants, professeurs, personnel, noms, titres, UNM ou non)  Quoi (numéro d'identification de la bannière et date, événement, activité, achat, contrat)  Où (sur le campus vs. hors campus)  Pourquoi (objectif commercial) Fournissez les numéros de document Banner originaux et les dates de publication pour toutes les transactions que vous déménagez ailleurs. Indiquez votre nom et votre numéro de téléphone. Votre document ne sera PAS refusé si vous donnez plus d'informations que nécessaire ; cependant, il peut être refusé si vous ne donnez pas assez. Par exemple : Un objectif commercial insuffisant peut indiquer : Assister à une conférence médicale à Hawaï. Smith et UNM avec l'apprentissage de la dernière technologie d'imagerie qui peut être enseignée en classe et utilisée dans les opérations cliniques.   LA DEPENSE EST-ELLE ADMISSIBLE ? La politique commerciale 4000 de l'UNM – Dépenses admissibles et non admissibles, qui explique ce qui est admissible et non admissible, est disponible à l'adresse http://www.unm.edu/~ubppm/ubppmanual/4000.htm. Ce qui suit est un bref résumé pour vous aider avec certaines des questions les plus courantes qui se posent.   VOICI QUELQUES TYPES DE DÉPENSES POUR LES FONDS UNIVERSITAIRES NE PEUVENT PAS ÊTRE UTILISÉS : , et d'autres réparations, même si ces véhicules peuvent être utilisés pour les affaires de l'Université. L'employé peut, cependant, être admissible au remboursement de l'indemnité de kilométrage en vertu de la politique de voyage de l'Université. approuvé par une autre politique publiée par l'Université (par exemple, les récompenses pour services aux employés). Les fonds de l'Université ne peuvent PAS être utilisés pour acheter des décorations de vacances pour les bureaux et les bâtiments de l'Université. L'achat de rafraîchissements de bureau (y compris les cafetières, la nourriture et les boissons) EST INTERDIT, sauf lorsque les rafraîchissements doivent être consommés principalement par des invités de l'Université ou lors de réunions d'affaires. Les divertissements des employés de l'Université (par exemple, les frais de repas), autrement que conformément à la politique de voyage de l'Université, EST INTERDIT. Des exemptions sont autorisées lorsque la fonction est un événement d'accueil qui comprend à la fois des employés de l'Université et des invités de l'Université. Conformément à la réglementation de l'Internal Revenue Service (IRS), toutes les demandes de remboursement de dépenses d'accueil ou de paiement de factures doivent être accompagnées d'une liste des personnes présentes à la réception. Pour les réceptions de plus de vingt (20) personnes ou ouvertes au public, une description de la fonction et la définition des invités sont suffisantes. L'achat de boissons alcoolisées EST INTERDIT, sauf lorsqu'il est engagé dans l'exécution des affaires de l'Université, comme un événement d'accueil pour les invités de l'Université. Lorsque des boissons alcoolisées sont servies sur le campus, la fonction doit être approuvée au préalable par écrit par le président. LE PAIEMENT OU LE REMBOURSEMENT POUR L'ACHAT DE BOISSONS ALCOOLISÉES NE SERONT PAS EFFECTUÉS À PARTIR DES FONDS APPROPRIÉS POUR LES INSTRUCTIONS ET GÉNÉRAUX OU LES FONDS DU CONTRAT ET DE LA SUBVENTION. Lorsque des boissons alcoolisées sont servies sur le campus, les restrictions de l'Université sur l'emplacement et la participation des étudiants doivent être respectées. La dépense doit être à des fins publiques au profit de l'Université.  Si vous n'êtes pas sûr qu'une dépense soit admissible, contactez votre comptable ou votre contrôleur fiscal AVANT de faire l'achat. FOURNITURE OU SERVICE Lorsque vous achetez principalement des matériaux qui seront utilisés dans le département, vous achetez une fourniture. Exemple : Fourniture : Nous avons acheté les matériaux. Nous avons acheté du papier spécial, de la colle et des attaches pour créer des brochures non promotionnelles Utilisez : 31G0-Binding Supplies Gen Matériel utilisé pour maintenir ensemble les brochures, manuels, etc. OU 3100-Office Supplies Gen OU Autre code de compte de fournitures utilisé par votre département Exemple : Service : Nous avons payé quelqu'un d'autre pour faire le travail Nous avons payé Kinkos pour imprimer et/ou relier notre brochure Utilisation : 6350-Promotional Exp F&A Excludable Gen Utilisé lorsque la brochure a été conçue uniquement pour promouvoir l'université OU 6370-Printing/Copying/Binding Gen Le coût de tous les formulaires et documents imprimés non promotionnels. Comprend des billets et des programmes pour des événements sportifs ou des représentations sur scène, des catalogues d'expositions d'art, des bulletins et des revues de recherche, des publications étudiantes, des envois postaux, des cartes d'appel, de la papeterie, des formulaires de reçus et d'autres documents imprimés. Comprend également tous les coûts de reliure associés. OU Autre code de compte de service approprié utilisé par votre ministère Autres services 63A0-Frais de conférence Gen Frais payés pour assister à des conférences. 63A1-Frais d'événement Frais payés pour verrouiller un spectacle ou un événement. Exemple : événement du musée Maxwell. (PAS les frais payés pour assister à une conférence.) 70C1-Garanties d'équipement/contrats de service Garanties d'équipement et contrats de service pour l'équipement. 70D0-Equipment Repairs Maintenance Gen Coût de réparation et d'entretien de l'équipement UNM.   LA DÉPENSE « INSTALLATIONS ET FRAIS ADMINISTRATIFS EST-ELLE EXCLUSIVE » ? L'Université est tenue de suivre séparément les dépenses « F&A exclues » à des fins comptables. Les dépenses liées aux installations et à l'administration sont les dépenses qui, bien qu'autorisées par la politique de l'UNM, ne sont pas autorisées en tant que dépenses lorsque l'UNM calcule les taux de F&A fédéraux tous les 4 ans. L'UNM doit séparer ces dépenses afin qu'elles puissent être supprimées des calculs F&A lorsque ce taux est calculé. Les dépenses autorisées par la politique de l'UNM mais uniquement promotionnelles sont exclues des F&A. [Voir la circulaire OMB A-21 pour une explication plus détaillée.] Si vous n'êtes pas sûr qu'une dépense soit exclue des F&A, appelez votre comptable ou votre contrôleur fiscal et demandez. Objet du compte 31B0-Food F&A Excluable Boissons alcoolisées; les dépenses alimentaires pour les réceptions, la collecte de fonds et le marketing ; et les activités étudiantes et les dépenses des anciens élèves. 37Y0-Coûts d'approvisionnement F&A Excluable Fournitures utilisées pour des activités promotionnelles. 39Y0-Travel F&A Excluable Déplacements associés au lobbying, au divertissement. 6350-Promotional Exp F&A Excluable Gen Articles promotionnels, cadeaux et frais de publicité et de relations publiques conçus uniquement pour promouvoir UNM. 69Y0-ProfessionalService Services exclus F&A achetés pour des activités ou articles exclus F&A. ÉTUDIANTS, VISITEURS, VENDEURS ÉTRANGERS (LIÉS À LA FISCALITÉ) Si vous avez une transaction impliquant un étudiant, un visiteur ou un vendeur étranger, vous devez utiliser l'un des codes de compte suivants. Ces codes de compte garantissent que la transaction est correctement examinée à des fins de retenue : Déplacements 3850, 4682, 4683 Récompenses 4021 Frais de participation 40A1 Allocations 4661 Honoraires 63E1 Services 63V1 Redevances 8081 Sous-contrats 88XX (C&G uniquement) FRAIS DE DÉMÉNAGEMENT (LIÉS AU DÉMÉNAGEMENT) Les frais de déménagement doivent être passé en charges à l'aide du compte 38L0-Dépenses de déménagement des nouveaux employés. La recherche d'un logement est une dépense de déménagement qui ne peut pas être imputée à d'autres comptes de voyage. Toutes les dépenses liées à la réinstallation appartiennent sous Frais de déménagement dans 38L0. Cela comprend tous les coûts associés aux voyages de recherche d'un logement, ainsi que les dépenses réelles encourues pendant le déménagement lui-même. En cas de doute, demandez à votre comptable ou à votre contrôleur fiscal. FRAIS DE VOYAGE OU DE NOURRITURE Les frais de nourriture appartiennent généralement à l'un des comptes suivants : 31A0-Business Food-Local Food consommé LOCALEMENT, principalement par le personnel, les professeurs et leurs invités UNM dans des situations où le repas est accessoire à la réunion, la conférence, etc. Exemples : rafraîchissements pour le personnel (ou les étudiants) lors d'une retraite d'une journée, d'une conférence ou d'une session de formation ; un repas avec un conférencier invité; ou des collations pour les bénévoles lors d'événements Popejoy. Veuillez fournir une liste détaillée avec les noms, les entreprises, les titres de poste si < 20 participants, ou une liste générale de qui d'où si > 20. 31B0-Food IDC Excluable Gen Tout alcool. Nourriture pour les activités étudiantes qui ne sont pas liées à l'enseignement et nourriture pour les activités de marketing, de divertissement, de collecte de fonds et de promotion. Les événements doivent impliquer le public/la communauté/les étudiants. Exemples : heure sociale barbecue avec des étudiants et des professeurs, déjeuner avec des donateurs potentiels, réception de la délégation commerciale brésilienne et dîner avec des étudiants diplômés et un conférencier invité. Veuillez fournir une liste détaillée avec les noms, les entreprises, les titres de poste si < 20 participants, la liste générale de qui d'où si > 20. 31M0 - Frais de recrutement Gen Food acheté pour le recrutement du corps professoral. Fournir des noms, des entreprises, des titres de poste. Le compte n'est pas seulement pour la nourriture. 3860-Bus Repas and Hospitality Gen Tous les frais de restauration liés à l'entreprise (à l'exclusion des frais de repas liés au recrutement) engagés par les employés de l'UNM lors de leurs déplacements. Ce code de compte se trouve dans la sous-catégorie Voyage. Aucune dépense alimentaire locale n'appartient à ce compte. 40C0-Food Services Gen Normalement subventions C&G ou Athlétisme. Comprend les frais de repas spécifiquement subventionnés par l'organisme de financement pour les étudiants participants. Veuillez fournir une liste détaillée avec les noms, la description.   Les frais de déplacement appartiennent généralement à l'un des comptes suivants : 3800-In State Travel Gen Comprend tous les frais de déplacement dans l'État engagés par les employés lorsqu'ils voyagent pour le compte de l'UNM, à l'exception du personnel du département des sports. Les dépenses spécifiques autorisées comprennent le kilométrage depuis/vers l'aéroport, la location de véhicule, les transports en commun, les tarifs, les frais de stationnement, l'hébergement, les repas et autres. frais de déplacement. 3820-Gén. voyage hors de l'État Comprend tous les frais de déplacement hors de l'État encourus par les employés lorsqu'ils voyagent au nom de l'UNM. N'inclut PAS les déplacements du personnel d'Athletic. Les dépenses spécifiques autorisées comprennent le kilométrage depuis/vers l'aéroport, la location de véhicule, les transports en commun, les tarifs, les frais de stationnement, l'hébergement, les repas et autres. frais de déplacement. 3840-Foreign Travel Gen Comprend tous les frais de voyage à l'étranger engagés par les employés lorsqu'ils voyagent au nom de l'UNM. N'inclut PAS les déplacements du personnel d'Athletic. Les dépenses spécifiques autorisées comprennent le kilométrage depuis/vers l'aéroport, la location de véhicule, les transports en commun, les tarifs, les frais de stationnement, l'hébergement, les repas et autres. frais de déplacement. 3850-Visiteur étranger à l'UNM Voyage Gen Frais de voyage engagés par un visiteur étranger à l'UNM (pas un employé) ; comprend les déplacements des étudiants étrangers. 3860-Repas d'affaires et hospitalité Gen Toutes les dépenses de nourriture liées à l'entreprise (à l'exclusion des dépenses de repas liées au recrutement) encourues par les employés de l'UNM lors de leurs déplacements. Ce compte se trouve dans la sous-catégorie Voyage. Aucune dépense alimentaire locale n'appartient à ce code de compte. 38N0-Travel Recruiting Gen Frais de transport, d'hébergement, de repas pour les candidats se rendant sur le campus de l'UNM ; peut inclure le conjoint si le responsable du recrutement le juge approprié. 38N1-Travel Recruiting Student Frais de voyage, d'hébergement et de repas pour les candidats se rendant sur le campus de l'UNM ; peut inclure le conjoint si cela est jugé approprié par le responsable du recrutement ou les voyages de recrutement par l'athlétisme. 38P0-Travel Group Gen Comprend tous les voyages d'équipe et les voyages de groupe d'étudiants/enseignants tels que le transport, l'hébergement, les frais de repas. 39Y0-Travel IDC Excluable Dépenses de voyage associées au lobbying, au divertissement ou à d'autres coûts exclus IDC.   39Z1-Travel Non UNM Employee-Non Foreign Inclut tous les frais de déplacement encourus par les employés non-UNM lorsqu'ils voyagent pour le compte de l'UNM. N'inclut PAS les déplacements du personnel du département des sports. Les dépenses spécifiques autorisées comprennent le kilométrage depuis/vers l'aéroport, la location de véhicule, les transports en commun, les tarifs, les frais de stationnement, l'hébergement, les repas et autres. frais de déplacement. 4080-Student Travel Gen Comprend les frais de déplacement spécifiquement subventionnés par l'agence de financement. Peut inclure un déplacement vers un site de conférence. Ne s'applique pas aux subventions sportives. DÉPENSES D'ORDINATEURS (OU CONNEXES) 3189-Ordinateurs Ce compte comprend les ordinateurs, tels que les ordinateurs portables et les ordinateurs de bureau, dont le coût unitaire est inférieur à 5,001 XNUMX $. Remarque : ce code de compte N'INCLUT PAS les serveurs, les imprimantes et les moniteurs s'il est détaillé séparément. Lors du codage du bon de commande, les systèmes informatiques doivent, si possible, être décomposés en leurs composants individuels. Les ordinateurs de bureau doivent être réservés au processeur et coder le reste en 3150 (si possible). Si les frais pour le moniteur et les autres accessoires sont indiqués séparément, ces frais doivent être codés sur le compte 3150. Cependant, les systèmes qui ne peuvent pas être démontés et coûtent plus de 5,001 9020 $ sont passés en charges au 5,000-Matériel informatique > XNUMX XNUMX $. Exemple : Un ministère achète un ordinateur de bureau pour 4,000 3189 $. L'unité centrale est passée en charges à 3150. Le moniteur, la souris et le clavier détaillés sont passés en charges à 3150. 5,001-Fournitures et serveurs informatiques Ce code de compte comprend les accessoires d'ordinateurs et d'imprimantes, les périphériques et les imprimantes de moins de 5,001 5,001 $. Les éléments tels que les moniteurs, les parasurtenseurs, les souris, les tablettes, le papier pour imprimante, le toner sont passés en charges sur ce compte. Les serveurs informatiques de moins de 9020 5,000 $ sont passés en charges ici. Si le coût est supérieur à XNUMX XNUMX $, utilisez XNUMX-Matériel informatique > XNUMX XNUMX $. Exemple : Un service achète, pour 4,500 3150 $, un système informatique complet comprenant une imprimante et un Palm Pilot pour le chef de service. Le moniteur, la souris, le clavier, l'imprimante et le Palm Pilot détaillés sont tous imputés au code de compte 3189. Le processeur est imputé au code de compte 9020. 5,000-Matériel informatique > 5,000 XNUMX $ Comprend les ordinateurs, serveurs et systèmes informatiques plus gros coûtant plus de XNUMX XNUMX $ . 70C1-Garanties d'équipements/contrats de service Pour les contrats de garantie ou de maintenance pour lesquels un CONTRAT existe.   70D0-Equipment Repairs Maintenance Gen Ce compte est utilisé pour les appels sporadiques pour la réparation d'équipements cassés ou défectueux pour lesquels AUCUN CONTRAT n'existe. ACHATS DE MEUBLES/LUMINAIRES/ÉQUIPEMENT 3180-Équipement non capitalisé < 5,000 5,001 $ Ce code de compte est pour l'équipement dont le coût par article est inférieur à XNUMX XNUMX $. Exemples : Chaises, imprimantes et étagères. 3185-C&G Non Capital Equip 1,000 5,000 $ - 1,000 5,000 $ Ce code de compte est utilisé pour l'équipement non informatique des contrats et subventions dont le coût par article se situe entre XNUMX XNUMX $ et XNUMX XNUMX $. À l'usage des fonds restreints. 9000-Equipment/Furniture >$5,000 Ce code de compte est utilisé pour le coût de l'équipement et du mobilier qui est capitalisé, avec un coût supérieur à $5,000.00 par article. 9040-Equipment Non UNM Titled Gen Ce code de compte est utilisé pour l'équipement acheté dans le cadre d'un contrat ou d'une subvention avec un coût unitaire > 5,000 XNUMX $, où le titre de l'équipement appartient à l'agence de financement. 9060-Equipment Fabricated Gen Ce code de compte est utilisé comme compte de dépôt pour les coûts associés à une pièce d'équipement fabriquée (construite), qui aura un coût unitaire > 5,000 XNUMX $ une fois terminée. Ces coûts seront consignés dans un journal sur un code de compte de capital une fois terminés. 9300-Fixed Equipment Gen Ce code de compte comprend le coût de l'équipement fixe (installé, fixé ou attaché à une structure de bâtiment). CODES DE COMPTE FRÉQUEMMENT MAL UTILISÉS Fournitures 3100-Gén. Se compose principalement de consommables, mais comprend également un inventaire d'outils de bureau à faible coût, tels que des agrafeuses. TRÈS SOUPLE. Ce code de compte est souvent utilisé comme code de compte par défaut de la carte P. 3140-Computer Software Gen Inclut les logiciels (sur disques, sous licence ou téléchargés) requis pour faire fonctionner les ordinateurs internes. Tous les logiciels informatiques achetés sont passés en charges ici. Les achats de logiciels extrêmement importants seront déplacés vers le code de compte approprié sous la rubrique Dépenses en capital à la fin de l'année. Conférences locales Les coûts des conférences locales doivent être ventilés. Les codes de compte suivants sont fréquemment utilisés : 31A0- Repas d'entreprise alimentaire-conférence locale. 31B0- Food IDC Excluable Gen Alcohol. 39Z1- Déplacement non employé de l'UNM - Déplacement non étranger à l'événement. 63A1-Frais d'événement Frais payés pour verrouiller un spectacle ou un événement. 63B1-Location de médias Vidéo, DVD, etc. les locations. 7060-Facility Loyer Location de salle de conférence. Logiciels Les logiciels appartiennent au code de compte 3140. Les éléments suivants, cependant, ne sont pas des logiciels : 6310-Frais Internet Gen Les services accédés en ligne, y compris les programmes informatiques qui sont loués ou loués, sont passés en charges ici. 6315-Bases de données électroniques Les bases de données qui sont stockées, entretenues et maintenues par d'autres moyennant des frais sont comptabilisées ici. Utilisation en bibliothèque uniquement. Équipement contre garanties et contrats de service pour l'équipement : 3180-Équipement non capital < 5,001 XNUMX $ À utiliser pour les fonds non affectés. L'équipement avec un article coûte moins de 5,001 XNUMX $. Exemples : chaises, étagères, déchiqueteuses, instruments de musique, classeurs. 70C1- Garanties d'équipements/Contrats de services Garantie ou contrats de maintenance pour lesquels un CONTRAT existe. Cela ne fait PAS partie des achats d'immobilisations.   ENTRETIEN D'USINE OU AMÉLIORATION D'IMMOBILISATIONS Entretien d'usine : Remplacement courant d'articles usés, même coûteux Exemple : Remplacement de tout le câblage électrique d'un immeuble pour 250,000 XNUMX $. [C'est le remplacement d'un article usé ou obsolète. Cela coûte moins de 500,000 70 $.] Codes de compte XNUMXxx. Appelez le contrôle des stocks si vous n'êtes pas sûr du code de compte exact. Amélioration des immobilisations : nouvel équipement ou rénovations coûteuses Exemple : construction d'un ajout de 1,000,000 500,000 9 $ à un bâtiment, augmentant considérablement sa taille. [C'est un nouvel élément. Cela coûte plus de XNUMX XNUMX $] Codes de compte XNUMXxxx. Appelez le contrôle des stocks si vous n'êtes pas sûr du code de compte exact. ERREURS COURANTES Cette section fournit des exemples d'erreurs courantes dans l'utilisation du code de compte. FOURNITURE OU SERVICE ? Exemple : Un service a acheté 5 boîtes de papier à l'entreprise qui a conçu le logo de son service. Le papier est une fourniture et ne doit pas être imputé à un code de compte de service. 3100-Office Supplies General est un code de compte acceptable. 69Z0-Autres services professionnels Général, n'est PAS un code de compte acceptable. Exemple : Un service a acheté un nouveau logo pour son service. La conception du logo est un service et ne doit pas être imputée à un code de compte d'approvisionnement. 69Z0-Autres services professionnels Général est un code de compte acceptable. 3100-Office Supplies General, n'est PAS un code de compte acceptable. La plupart des fournitures de base qui ne sont pas liées au patient sont facturées à 3xxx. La plupart des services sont facturés au 6xxx. Les services nécessitent un SPQ électronique [Questionnaire du fournisseur de services, disponible à l'adresse http://www.unm.edu/~gacctng/forms.html] si le fournisseur n'est pas un fournisseur de services universel. Le moyen le plus simple de savoir si un fournisseur est un fournisseur de services universels (USP) est de consulter la liste sur le site Web des achats à l'adresse http://www.unm.edu/~purch/SPQ.pdf . Si le fournisseur est répertorié, il s'agit d'un USP. Une autre façon de savoir si un fournisseur est un fournisseur de service universel (USP) désigné consiste à utiliser le formulaire Banner FTIIDEN. Vous pouvez : • Taper l'ID du fournisseur et l'interroger. • Cliquez sur l'icône Web Xtender. • Si le formulaire SPQ est présent, il s'agit d'un USP approuvé. • Double-cliquez sur le document SPQ pour le consulter. Si vous comptez sur un SPQ universel, vous DEVEZ inclure la déclaration suivante dans le champ Objet commercial/Description détaillée de l'article lorsque vous remplissez votre demande dans LoboMart : « Le fournisseur a été approuvé en tant que fournisseur de services universels et, à ma connaissance, il n'y a pas de conflit de intérêts conformément à la politique 4325, article 3. EXIGENCES DE LA CARTE DE CONTRLE DES INVENTAIRES Lors de l'achat d'un ordinateur avec une carte PC, le Contrôle des stocks requiert certaines informations concernant l'achat de l'ordinateur. Pour fournir ces informations, veuillez utiliser le formulaire d'achat d'ordinateur de contrôle d'inventaire. Ce formulaire est disponible sur le site Web des achats à l'adresse : http://www.unm.edu/~purch/pcardtrain/computer.html. Ce formulaire Web est automatiquement transmis au Contrôle des stocks afin qu'une étiquette d'équipement puisse être émise pour l'ordinateur. Des problèmes ou des questions avec le formulaire ? Appelez les Achats au 277-2036. ENTRETIEN, RÉPARATION OU RÉNOVATION ? Lorsqu'une entreprise est embauchée pour apporter des changements importants à un espace physique, vous avez une rénovation. Lorsqu'une entreprise est embauchée principalement pour améliorer l'apparence d'un espace usé en appliquant une nouvelle peinture ou en remplaçant des tapis usés, vous avez de l'entretien. Lorsque des zones endommagées sont réparées, comme le remplacement de vitres sur une fenêtre cassée ou le remplacement de tuiles de plafond affaissées causées par une fuite de toit, vous avez une réparation. Si vous avez des doutes sur le code de compte correct, appelez Gestion des stocks, expliquez les détails de votre situation et demandez-leur le code de compte correct. CADEAUX/SOUVENIRS/PUBLICITE Les dépenses de ce type ne doivent être engagées que pour promouvoir l'Université. Les cadeaux ne peuvent pas être offerts au personnel ou aux professeurs. De plus, les fonds I&G ne peuvent jamais être utilisés pour acheter des cadeaux, des souvenirs ou de la publicité. Si un article qui semble être un cadeau est acheté, il fera l'objet d'un examen particulier. Soyez très précis dans le texte de votre article. Expliquez comment les articles achetés ont fait la promotion de l'Université. Ces articles appartiennent à un code de compte F&A Excludable tel que 6450 ou 37Y0. Les arrangements floraux pour l'obtention du diplôme appartiennent à 37Y0.   VOUS FAITES L'APPEL 1) Dr. Smith a fait produire une brochure publicitaire pour son bureau. Il a engagé Marty Johnson d'ABC Printing pour l'aider à concevoir le document et à le produire. Vous venez de recevoir la facture de Marty, qui se lit comme suit : Quel(s) code(s) de compte pourriez-vous utiliser pour passer en charges ces frais ? Pourquoi? A) Code de compte 3100-Fournitures de bureau générales. Nous avons acheté du papier imprimé dessus. Il s'agit d'un approvisionnement. B) Code de compte 6370-Impression/Copie/Reliure Gen. Nous avons acheté le design de la brochure. Il s'agit d'un service qui comprend l'impression et la reliure. C) Code de compte 6350 - Frais promotionnels F&A exclus. Il s'agit d'un service pour un article exclusif F&A. D) Code de compte 55Z0- Autres coûts d'approvisionnement des patients. Ces brochures sont destinées aux patients, elles sont donc classées dans la catégorie Coût des soins aux patients.   2) Popejoy a fait produire une brochure éducative pour les enseignants du primaire afin de promouvoir la sensibilisation culturelle de leur programme. Il a embauché Van Johnson Designs, Inc. Vous venez de recevoir leur facture, qui se lit comme suit : Quel code de compte ou quels codes de compte pourriez-vous utiliser pour passer en charges ces frais ? Pourquoi? A) Code de compte 6350 - Frais promotionnels F&A exclus. Il s'agit d'un service pour un article exclusif F&A. B) Code de compte 6370-Impression/Copie/Reliure Gen. Nous avons acheté le design de la brochure. Il s'agit d'un service qui comprend l'impression et la reliure. C) Code de compte 3100-Fournitures de bureau générales. Nous avons acheté plus de papier (12,000 2,500 $) que de design (XNUMX XNUMX $). Il s'agit d'un approvisionnement. D) Code de compte A801-Inventaire Autre. Nous avons beaucoup de brochures, elles sont donc en inventaire maintenant.   3) Dr. Red Mond avait besoin d'enquêtes pour ses patients. Il a engagé Ralph Getty pour concevoir les sondages et les a fait imprimer en interne. La facture manuscrite de Ralph, que le Dr. Red Mond vient de vous donner, lit : Quel code de compte ou codes de compte pourriez-vous utiliser pour passer en charges ces frais ? Pourquoi? A) 20P0-Salaire temporaire Gen. Ralph est un individu, pas une entreprise. Il a été temporairement employé par l'UNM pour concevoir cette enquête. B) 0280-Frais d'examen Général. Ces enquêtes seront utilisées pour tester les patients pour diverses maladies. C) 3100-Fournitures de bureau Général. Cette catégorie peut être utilisée pour tous les achats de fournitures de bureau. D) Code de compte 69Z0-Autres services professionnels. Ralph a fourni un service en concevant les brochures.   4) Vous faites votre réallocation PCard dans Banner (FWAINVT). Vous réaffectez un achat pour votre département qui totalisait 3,527.32 2,006.00 $. Cette commande portait sur des rames de papier (892.17 629.15 $), des cartouches de toner pour plusieurs imprimantes (XNUMX $) et un nouveau copieur (XNUMX $). Le papier sera utilisé pour les différentes imprimantes et le copieur. Votre travail de routine consiste à faire des copies de formulaires, de fiches d'instructions et de brochures pour divers médecins de votre service. Quel code de compte ou quels codes de compte pourriez-vous utiliser pour passer en charges ces frais ? Pourquoi? A) Code de compte 3100-Fournitures de bureau générales. Ce sont toutes des fournitures de bureau. C'est la catégorie la plus appropriée. B) Code de compte 3100-Office Supplies General pour le papier et le toner. Code de compte 3150-Fournitures et serveurs informatiques < 5,001 XNUMX $ pour le copieur. C) Code de compte 3100-Fournitures de bureau générales pour le papier et le toner. Code de compte 9530-Amélioration générale du site pour le copieur. Le copieur a grandement amélioré notre site de travail. D) Code de compte 3100-Fournitures de bureau générales pour le papier et le toner. Code de compte 3180-Non Capital Equipment <$5,001 pour le copieur.   5) Votre service tient des registres sur l'utilisation des copieurs et facture l'index des utilisateurs en fonction du nombre de copies effectuées chaque mois à 5 cents/page. Au cours du mois, 4,000 XNUMX exemplaires ont été réalisés par divers départements. Quel code de compte de revenus ou quels codes de compte pourriez-vous utiliser pour ces frais ? Pourquoi? A) Code de compte de revenus ? Je créditerai 3100-Office Supplies General pour le coût, afin de réduire le coût du papier et du toner que nous avons utilisés pour faire ces copies. B) Je créditerai le nouveau code de compte des revenus du centre de service interne, 0699-Services divers. C) Je créditerai le code de compte 08Z0-Divers Gen. pour ce petit chiffre d'affaires. D) Je créditerai 37Z0-Autres coûts d'approvisionnement Général, car il est actuellement dépassé et nous devons encore acheter plus de fournitures en utilisant ce code de compte. Quel code de compte de dépenses ou quels codes de compte pourriez-vous utiliser pour comptabiliser ces frais ? Pourquoi? A) Je passerai ces copies en charges à 3100-Office Supplies General. C'est du papier et du toner. B) Je passerai ces copies en charges à 69Z0-Autres services professionnels généraux. Nous avons rendu service aux autres départements en faisant ces copies pour eux. C) Je vais dépenser ces copies pour 63C0-Copying Gen. Nous vendons des copies. D) Notre département utilise le système de troc. Les copies sont compensées par des meubles usagés qu'ils ont donnés à notre département le mois dernier. Aucune entrée n'est requise.   6) Votre ministère a acheté un ordinateur de bureau avec un écran, un clavier et une souris. Dans le même temps, vous avez également acheté auprès du même fournisseur deux nouvelles imprimantes. La facture est ci-dessous : Quel code de compte ou quels codes de compte pourriez-vous utiliser pour passer en charges ces frais ? Pourquoi? A) J'utiliserai du matériel informatique 9020 pour tous ces frais. B) J'utiliserai 3189-Computers pour l'ordinateur et 3150-Computer Supplies and Servers pour le reste des éléments de la facture. C) Puisqu'il s'agit d'un seul achat, j'utiliserai 3189-Computers pour la totalité de la facture. D) J'utiliserai 3180-Non Capital Equipment pour tous les frais puisque le total est inférieur à 5,001 XNUMX $.   7) Votre bureau est en cours de rénovation. Une entreprise extérieure a été engagée pour abattre deux murs, remplacer six fenêtres, dont deux sont fêlées, et remplacer la moquette usée par une moquette neuve. Ils fournissent également 3 nouveaux postes de travail, au coût de 4,500 1,970 $ par poste. Chaque station comprend des parois de cabine (800 450 $), deux armoires supérieures (300 $ chacune) et une armoire inférieure (180 $), une surface de bureau (XNUMX $) et une chaise (XNUMX $). Leur facture est la suivante : quel code de compte ou quels codes de compte pourriez-vous utiliser pour passer en charges ces frais ? Pourquoi? A) Je n'en ai aucune idée, donc je suppose que 9220-Building Improvement Gen est correct. Ça sonne plutôt bien…. B) Je n'en ai aucune idée, donc je vais tout diviser comme suit : La main-d'œuvre à : 69Z0-Autres services professionnels Général Le reste à : 9000-Équipement/Meubles > 5,000 7000 $ (Si je me trompe, peut-être que personne ne le remarquera ….) C) Je n'en ai aucune idée, alors j'ai appelé mon ami dans un autre département qui a eu une dépense similaire l'année dernière. Nous avons décidé : Main-d'œuvre, fenêtres, tapis à 9000-Réparations d'usines Meubles à 5,000-Équipement/meubles > 7000 9000 $ , tapis à 5,000-Réparations d'usines Meubles modulaires à 3180-Équipement/Meubles >5,001 8 $ Chaises de bureau à XNUMX-Équipement non capital < XNUMX XNUMX $ XNUMX) Votre ministère a acheté une pièce d'équipement.           Quel code de compte ou quels codes de compte pourriez-vous utiliser pour passer en charges ces frais ? Pourquoi? A) Code de compte 9000-Equipment/Meubles >5,000 XNUMX $, car il s'agit d'immobilisations et le montant total est capitalisé. B) Code de compte 9000-Equipment/Furniture pour tout sauf la garantie. La garantie va dans le code de compte 70C1-Garanties d'équipement/contrats de service. Les garanties ne sont pas capitalisées. C) C'est méchant. L'équipement va dans 9000-Equipment/Meubles >$5,000, la garantie dans 70C1-Equipment-Garanties/Service Contracts, l'expédition dans 31D0-Freight In-Bound, l'installation dans 63X0-Technical Services Gen, et la formation dans 63T0-Contract Services Général. D) Un coup d'œil à ça et j'ai mal à la tête. Je suis rentré à la maison malade et mon superviseur a fait quelque chose avec. Où qu'il aille, ce n'est pas de ma faute !   ANNEXE 1 : DÉFINITIONS ET UTILISATION DES CODES DE COMPTE Université du Nouveau-Mexique Codes de compte les plus fréquemment utilisés Site Web de comptabilité sans restriction du campus principal où se trouve : http://www.unm.edu/~gacctng/ 07ZZ Remboursements des employés : Ce revenu est utilisé lorsque les fonds sont reçues d'un employé et, dans certains cas, d'autres sources, mais doivent être imputées sur une dépense via un journal. Doit avoir un solde nul à la fin de l'exercice. 08Z0 Génération de revenus divers : revenus non spécifiquement identifiés dans un code de compte distinct. 3100 Fournitures de bureau Général : Le coût des produits en papier, du matériel d'écriture et des fournitures diverses utilisés dans les fonctions de bureau administratif, non pour la revente. Se compose principalement de consommables, mais comprend également un inventaire d'outils de bureau à faible coût, tels que des agrafeuses. 3110 Livres Périodiques Gen : Magazines Livres, documents de référence. Ne comprend pas les manuels scolaires ou les livres de bibliothèque. 3131 Cassettes vidéo : Inclut les supports VHS ou DVD. 3140 Computer Software Gen : Comprend les logiciels et les disques nécessaires au fonctionnement des ordinateurs internes. 3150 Fournitures informatiques et serveurs de moins de 5,001 5,001 $ : comprend les accessoires d'ordinateur et d'imprimante, les périphériques et les imprimantes de moins de XNUMX XNUMX $, tels que les parasurtenseurs, les souris, les tablettes, le papier pour imprimante et le toner. Comprend les serveurs informatiques de moins de 5,001 XNUMX $.   3160 Générateur de consommables pour copieur : Inclut le papier, le toner et d'autres consommables utilisés pour faire fonctionner un copieur . 3170 Fournitures de conservation Gen : Comprend les fournitures de conciergerie et d'assainissement. 3180 Équipement non capital < 5,001 5,001 $ : Équipement dont le coût par article est inférieur à XNUMX XNUMX $. Exemples : Chaises, imprimantes, étagères .   3185 C&G Non Capital Equip 1,000 5,000 $ - 1,000 5,000 $ : Équipement C&G non informatique avec un coût par article compris entre XNUMX XNUMX $ et XNUMX XNUMX $. À l'usage des fonds restreints. 3189 Ordinateurs de moins de 5,001 5,001 $ : ordinateurs, tels que les ordinateurs portables et les ordinateurs de bureau, dont le coût unitaire est inférieur à XNUMX XNUMX $. Remarque : exclut les serveurs et les imprimantes. 31A0 Nourriture commerciale locale : Nourriture consommée principalement par les invités de l'Université ou lors d'une réunion d'affaires où la nourriture est accessoire à la réunion. Les aliments enregistrés dans ce code de compte ne sont pas associés au voyage. 31B0 Alimentaire F&A Excluable Gen : Tous les paiements pour les boissons alcoolisées, à condition qu'ils répondent à toutes les autres exigences de l'Université, doivent être imputés à ce code de compte. Dépenses alimentaires engagées lors des réceptions, collecte de fonds, activités des anciens élèves et marketing, rafraîchissements au bureau non consommés principalement par les invités de l'université ou lors de réunions d'affaires. 31C0 Cotisations Adhésions Gen : Comprend les frais d'adhésion à des organisations telles que des organisations professionnelles, ou pour des associations régionales ou nationales. Comprend également les frais de licence professionnelle. 31K0 Postage Gen : comprend l'achat de timbres-poste, de cartes et d'enveloppes timbrées, ainsi que les factures internes du bureau de poste de l'UNM pour des services spéciaux tels que le courrier certifié. 31L0 Fournitures d'impression Gen : Coût des fournitures liées à l'impression comme l'encre, le papier, la teinture. 31M0 Génération des dépenses de recrutement : comprend les coûts associés aux processus d'entretien sur le campus tels que la publicité de recrutement, les frais d'agence de placement, les frais de communication ou les repas des membres du comité de recherche engagés lors des visites du candidat sur le campus (athlétisme, recrutement de la faculté, etc.) UBPP 4040 . 31M1 Génération des dépenses de recrutement du personnel : comprend les coûts associés aux processus d'entretien sur le campus tels que la publicité de recrutement, les frais d'agence de placement, les dépenses de communication ou les repas pour les membres du comité de recherche engagés lors des visites sur le campus des candidats (recrutement du personnel). 37Y0 Coûts d'approvisionnement F&A exclus : Coûts d'approvisionnement qui sont exclus en vertu de la circulaire OMB A-21. Comprend les fournitures de démarrage, les coûts des activités étudiantes, les activités des anciens élèves et la collecte de fonds . 37Z0 Autres coûts d'approvisionnement Gen : Coûts d'approvisionnement qui ne peuvent pas être classés dans les codes de compte 31xx.   3800 In State Travel Gen : Comprend tous les frais de déplacement dans l'État engagés par les employés lorsqu'ils voyagent au nom de l'UNM. N'inclut PAS les déplacements du personnel du département des sports à des fins de dépistage, de recrutement ou de déplacement d'équipe, ni les frais de déménagement ou de réinstallation des employés. Les dépenses spécifiques autorisées comprennent : le kilométrage depuis/vers l'aéroport, la location de véhicules, les transports en commun, les tarifs, les frais de stationnement, l'hébergement, les repas et autres. frais de déplacement. UBPP 4030 3820 Gens de voyage à l'extérieur de l'État : comprend tous les frais de voyage à l'extérieur de l'État encourus par les employés lorsqu'ils voyagent pour le compte de l'UNM. N'inclut PAS les déplacements du personnel du département des sports à des fins de dépistage, de recrutement ou de déplacement d'équipe, ni les frais de déménagement ou de réinstallation des employés. Les dépenses spécifiques autorisées comprennent : le kilométrage depuis/vers l'aéroport, la location de véhicules, les transports en commun, les tarifs, les frais de stationnement, l'hébergement, les repas et autres. frais de déplacement. UBPP 4030 3840 Gens de voyage à l'étranger : comprend tous les frais de voyage à l'étranger encourus par les employés lorsqu'ils voyagent pour le compte de l'UNM. N'inclut PAS les déplacements du personnel du département des sports à des fins de dépistage, de recrutement ou de déplacement d'équipe, ni les frais de déménagement ou de réinstallation des employés. Les dépenses spécifiques autorisées comprennent : le kilométrage depuis/vers l'aéroport, la location de véhicules, les transports en commun, les tarifs, les frais de stationnement, l'hébergement, les repas et autres. frais de déplacement. UBPP 4030 3850 Visiteur étranger à l'UNM Gen de voyage : Frais de voyage encourus par un ressortissant étranger (pas un employé). UBPP 2180. Comprend les voyages des étudiants étrangers. 3860 Bus Repas and Hospitality Gen : Toutes les dépenses alimentaires liées à l'entreprise achetées pour les invités lors d'un voyage, à l'exclusion des dépenses de repas engagées dans le processus de recrutement. 3880 Vehicle Expense Gen : Remboursement du kilométrage pour l'utilisation de véhicules personnels en ville. 38L0 Frais de déménagement des nouveaux employés Gen : Dépenses réelles pour le transport immédiat des effets personnels, du mobilier et des effets personnels, y compris l'emballage, la mise en caisse et l'assurance. UBPP 4020 38N0 Travel Recruiting Gen : Frais de transport, d'hébergement, de repas pour les candidats se rendant sur le campus de l'UNM ; peut inclure le conjoint si le responsable du recrutement le juge approprié. UBPP 4030 & 4040 39Y0 Frais de voyage F&A exclus : Dépenses de voyage associées au lobbying, au divertissement ou à d'autres frais F&A exclus. Voir la circulaire A-21 de l'OMB.   39Z1 Déplacement non employé par l'UNM - Non étranger : comprend tous les frais de déplacement engagés par les employés n'appartenant pas à l'UNM lorsqu'ils voyagent pour le compte de l'UNM. N'inclut PAS les déplacements du personnel du département des sports à des fins de dépistage, de recrutement ou de déplacement d'équipe, ni les frais de déménagement ou de réinstallation des employés. Les dépenses spécifiques autorisées comprennent : le kilométrage depuis/vers l'aéroport, la location de véhicules, les transports en commun, les tarifs, les frais de stationnement, l'hébergement, les repas et autres. frais de déplacement. 6350 Promotional Exp F&A : Articles promotionnels généraux et souvenirs exclus, y compris les modèles, les cadeaux et les souvenirs ; les frais de publicité et de relations publiques destinés uniquement à promouvoir l'université. Circulaire de l'OMB A-21 Section J1. 6370 Impression/Copie/Reliure Gen : Le coût de tous les formulaires et documents imprimés. Comprend des billets et des programmes pour des événements sportifs ou des représentations sur scène, des catalogues d'expositions d'art, des bulletins et des revues de recherche, des publications étudiantes, des envois postaux, des cartes d'appel, de la papeterie, des formulaires de reçus et d'autres documents imprimés. Comprend également tous les coûts de liaison qui sont associés à ce qui précède.   63A0 Frais de conférence Gen : Frais payés pour assister à des conférences. 63A2 Séminaires/Frais de formation : Frais payés pour assister à des sessions de formation et/ou à des séminaires.   63C0 Génération de copie : Le coût des copies faites à l'extérieur du département, non destinées à la revente (par exemple, les copies faites par les services de duplication de l'Université). 63E0 Honoraria Gen : Un paiement à un individu de réalisation ou de renommée spéciale, en échange de la volonté de cet individu de visiter l'Université et de participer à un événement universitaire de courte durée (tel que conférencier, critique, participant à un séminaire, etc.) avec la compréhension que le paiement ne constitue pas une indemnité proportionnée aux services réellement fournis. SPQ non requis. NE PEUT PAS être payé à un employé. 63E1 Honoraires -Visiteur étranger : Un paiement à un individu de réalisation ou de renommée spéciale, en échange de la volonté de cet individu de visiter l'Université et de participer à un événement universitaire de courte durée (comme conférencier, évaluateur, participant à un séminaire, etc.) avec étant entendu que le paiement ne constitue pas une indemnité proportionnée aux services réellement fournis. SPQ non requis. Particuliers étrangers uniquement. NE PEUT PAS être payé à un employé. 63V1 Honoraires de consultant - Visiteur étranger : Personne « étrangère » fournissant des services de consultation. 69Y0 Services professionnels F&A : Services professionnels exclus exclus en vertu de la circulaire A-21 de l'OMB. 69Z0 Autres services professionnels Génération : comprend le coût des services professionnels fournis par une source extérieure hors campus, comme convenu par contrat, à l'exclusion de ceux attribués aux autres codes de compte 63* ou 69*. 8045 Support interministériel : consultez le site Web du HSC ou principal de la comptabilité sans restriction pour connaître les politiques et les procédures. Le code de compte 8045 DOIT être le côté débit ET crédit de toute entrée dans laquelle il est utilisé. 8060 Autres coûts d'exploitation Gen : Coût requis pour les opérations continues, à l'exclusion des coûts définis ailleurs dans le plan comptable. 9000 Équipement/meubles > 5,000 5,000.00 $ : Comprend le coût de l'équipement et du mobilier qui est capitalisé, avec un coût supérieur à XNUMX XNUMX $ par article.   9020 Matériel informatique > 5,000 5,000 $ : comprend le coût des ordinateurs et du matériel informatique qui sont capitalisés, avec un coût par article supérieur à 5,000 5,000 $ (par article serait le processeur et le moniteur combinés.) Exemples : ordinateur portable avec un coût unitaire > XNUMX XNUMX $, ordinateur de bureau avec un coût unitaire > XNUMX XNUMX $, serveurs informatiques. N'inclut pas les garanties, les accords de maintenance ou les logiciels supplémentaires non nécessaires au fonctionnement de l'ordinateur.   ANNEXE 2 : CONTRLE DES INVENTAIRES Des questions sur le contrôle des stocks ?  Appel : 277-7715 Courriel : plantfun@unm.edu Site Web : http://www.unm.edu/~plantfun/ CODES DE COMPTE DE LA BIBLIOTHÈQUE UNIQUEMENT : Les codes de compte suivants ne peuvent être utilisés que par les bibliothèques du campus principal, telles que la bibliothèque HSC, Bibliothèque Zimmerman, bibliothèque paroissiale, bibliothèque Centennial Science & Engineering, etc. Ces codes de compte NE PEUVENT PAS ÊTRE UTILISÉS pour les bibliothèques départementales. 6312, 6313, 6314, 6315 et les codes de compte commençant par 91**. ÉQUIPEMENT SUPÉRIEUR OU ÉGAL À 10,000 10,000 $ Le code d'approvisionnement du Département de l'enseignement supérieur de l'État du NM (HED) exige que toute PIÈCE UNIQUE d'équipement dont le prix d'achat est supérieur ou égal à XNUMX XNUMX $ doit être imputée à un indice de fonds de l'usine. Les ministères doivent utiliser un indice de fonds d'usine pour ce type d'équipement. Le fonds aura un « P » dans la description. Par exemple, 2Pxxx, 3Pxxx, etc. Le code de programme pour l'index sera P501. Contactez Gestion des stocks si vous avez des questions. DÉFINITIONS DES CODES DE COMPTE DE CONTRLE DES INVENTAIRES (disponibles sous http://www.unm.edu/~plantfun/, « Mémos et mises à jour ») Le service de contrôle des stocks a récemment reçu des questions concernant les codes de compte à utiliser pour les achats d'équipement et d'ordinateurs. Cette note a pour but de clarifier l'utilisation de certains codes de compte pour ces achats et de compléter l'arbre de décision de code de compte d'équipement ci-joint. Si vous avez des questions sur ces informations ou concernant le code de compte à utiliser pour un achat d'équipement ou d'ordinateur, veuillez contacter le Contrôle des stocks au 277-7715 ou par courrier électronique à plantfun@unm.edu. Code de compte 3140 Logiciel informatique – Ce code de compte est utilisé pour les types d'achats suivants : • Logiciel Microsoft PowerPoint • Logiciel Adobe Acrobat REMARQUE : Il s'agit uniquement du logiciel d'application acheté pour les ordinateurs existants (c'est-à-dire que le logiciel n'était pas déjà installé sur l'ordinateur lorsque la machine a été achetée à l'origine). Code de compte 3150 Fournitures informatiques < 5,001 XNUMX $ – Ce code de compte est utilisé pour les types d'achats suivants : • Imprimantes • Ordinateurs de poche (c'est-à-dire Palm Pilots) • Serveurs informatiques • Moniteurs (moniteurs de remplacement uniquement) • Accessoires informatiques (par ex. souris, clavier, etc.) achetés séparément d'un système informatique complet. REMARQUE 1 : Chacun des éléments ci-dessus devrait avoir un coût individuel de 5,000.00 XNUMX $ ou moins. REMARQUE 2 : Un système informatique complet signifie qu'il y a un (1) coût indiqué sur le devis/bon de commande pour l'ordinateur, le moniteur et tous les accessoires. Code de compte 3180 Équipement non capital < 5,001 5,000.00 $ – Ce code de compte est utilisé pour les types d'achats suivants : • Télécopieurs • Projecteurs • Équipement de laboratoire (centrifugeuses, balances) • Tout équipement dont le coût est de XNUMX XNUMX $ ou moins et qui ne respecte pas les critères de tout autre code de compte répertorié dans ce mémo. Code de compte 3189 Ordinateur < 5,001 5,000.00 $ – Ce code de compte est utilisé pour les types d'achats suivants : • Ordinateurs de bureau (UC uniquement) • Ordinateurs portables • Tablettes REMARQUE : Chacun des articles ci-dessus doit avoir un coût individuel de XNUMX XNUMX $ ou moins. Code de compte 70C1 Garanties d'équipement/contrats de service – Ce code de compte est utilisé pour les garanties ou les contrats de service dont le coût est indiqué séparément sur le bon de commande. Code de compte 70E0 Maintenance du matériel informatique – Ce code de compte est utilisé pour les réparations ou la maintenance du matériel informatique. Code de compte 70E1 Maintenance des logiciels informatiques – Ce code de compte est utilisé pour les réparations ou la maintenance des logiciels informatiques. Code de compte 9000 Équipement/meubles > 5,000 3 $ – Ce code de compte est utilisé pour les achats d'équipement/meubles qui présentent les trois (5,000.00) caractéristiques suivantes : • Il est mobile • Le coût de l'article lui-même est supérieur à 1 XNUMX $ • La durée de vie de l'article est supérieur à un (XNUMX) an. REMARQUE 1 : S'il y a des frais de transport ou d'installation (quel que soit le coût) associés à cet achat, ces frais doivent également être codés avec le code de compte 9000. REMARQUE 2 : S'il y a des mises à niveau d'un équipement existant qui sont supérieures à 5,000.00 9000 $ (pour chaque mise à niveau individuelle), ces achats doivent également être facturés au code de compte XNUMX. EXEMPLE : Si vous achetez 10,000 50 $ de chaises de bureau et que chaque chaise coûte 3180 $, la totalité de l'achat doit être imputée au code de compte 5,000.00 car chaque article individuel n'a pas un coût supérieur à XNUMX XNUMX $. Code de compte 9020 Matériel informatique > 5,000 3 $ – Ce code de compte est utilisé pour les ordinateurs et les serveurs (matériel seulement) qui possèdent les trois (5,000.00) caractéristiques suivantes : • Il est mobile • Le coût de l'article lui-même est supérieur à 1 XNUMX $ • Le la durée de vie de l'article est supérieure à un (XNUMX) an. REMARQUE 1 : S'il y a des frais de transport ou d'installation (quel que soit le coût) associés à cet achat, ces frais doivent également être codés avec le code de compte 9020. REMARQUE 2 : S'il y a des mises à niveau d'un matériel informatique existant qui sont supérieures à 5,000.00 9020 $ (pour chaque mise à niveau individuelle), ces achats doivent également être facturés au code de compte XNUMX. EXEMPLE : Si vous achetez 10 ordinateurs pour un total de 6,000 600 $ (chaque ordinateur coûte 3189 $), la totalité de l'achat doit être imputée au code de compte 5,000.00, car chaque article individuel n'a pas un coût supérieur à XNUMX XNUMX $. Code de compte 9040 Équipement non intitulé UNM – Ce code de compte est utilisé si : • L'équipement est acheté dans le cadre d'un contrat ou d'une subvention qui stipule que l'équipement est la propriété de l'agence de financement. • L'UNM n'aura pas le titre de l'équipement acheté. • Il est mobile et a une durée de vie supérieure à un (1) an.   Code de compte 9060 Équipement fabriqué – Ce code de compte est utilisé si : • Des pièces sont achetées pour l'équipement devant être construit (fabriqué) à l'UNM. • Le coût total fini de l'équipement est supérieur à 5,000.00 XNUMX $. • L'équipement fini ne fera pas partie d'un bâtiment ni ne sera attaché à une structure. REMARQUE 1 : Ce code de compte n'est pas utilisé pour les coûts d'assemblage ou d'installation associés à un article qui n'est pas fabriqué à l'UNM. NOTE 2 : Lorsque le projet de fabrication (équipement) est terminé, veuillez aviser le Service de contrôle des stocks afin que nous puissions capitaliser cet équipement. EXEMPLE : Un ministère achète des pièces qui seront utilisées pour construire une pièce d'équipement de laboratoire qui sera utilisée pour mener des expériences. Le prix de ces pièces serait imputé à ce code de compte. Code de compte 9300 Équipement fixe – Ce code de compte est utilisé pour les types d'achats suivants : • Systèmes CVC • Systèmes d'alarme • Systèmes de gicleurs d'incendie. REMARQUE : Cet équipement est fixe et n'est pas mobile. Ce code de compte est utilisé pour l'équipement qui est attaché à une partie d'un bâtiment.   ANNEXE 3 : CATÉGORIES DU LIVRE D'EXPLOITATION Il s'agit des Catégories dans lesquelles vos dépenses doivent correctement s'inscrire. Notez que dans certains cas (la plupart sont notés dans ce document), les dépenses doivent également être dans un code de compte spécifique. À d'autres moments, le ministère peut choisir un code de compte DANS LA BONNE CATÉGORIE où il souhaite qu'une dépense tombe. Catégorie Remarque Salaires Redistribuer au même code de compte. Les avantages sociaux seront redistribués au même code de compte. Fournitures Soyez prudent avec les dépenses liées à l'informatique. Voyage Soyez prudent avec les visiteurs étrangers. Tous les frais de déménagement DOIVENT être en 38L0. Coûts des étudiants Coûts de la recherche Coûts des soins aux patients Frais de communication Services Maintenance de l'usine Séparez les garanties des réparations. Services publics Autres dépenses Dépenses liées aux contrats de subvention spéciale Principalement tous les sous-bénéficiaires. Dépenses en capital En cas de doute, appelez le Contrôle des stocks. Conseils utiles pour coder les nouvelles dépenses : 1) Lisez les descriptions des codes de compte. 2) Regardez les dépenses précédentes qui sont similaires. Quel code de compte votre service utilise-t-il ? 3) Appelez votre comptable ou votre contrôleur fiscal en cas de doute. ANNEXE 4 : CODES DE COMPTE ALIMENTAIRE Code de compte Description Objectif 31A0 Entreprise Alimentaire-Local Aliments consommés LOCALEMENT, principalement par le personnel, les professeurs et leurs invités UNM dans des situations où le repas est accessoire à la réunion, la conférence, etc. Exemples : rafraîchissements pour le personnel (ou les étudiants) lors d'une retraite d'une journée, d'une conférence ou d'une session de formation, un repas avec un conférencier invité, des collations pour les bénévoles lors d'événements Popejoy. Veuillez fournir une liste détaillée avec les noms, les entreprises, les titres de poste si < 20 participants, ou une liste générale de qui d'où si > 20. 31B0 Alimentaire F&A Excluable Tout alcool. Nourriture pour les activités étudiantes (qui ne sont pas liées à l'enseignement) et les activités de marketing, de divertissement, de collecte de fonds et de promotion. Les événements impliquent le public/la communauté/les étudiants. Exemples : heure sociale barbecue avec les étudiants et les professeurs ; déjeuner avec des donateurs potentiels, divertissant la délégation commerciale brésilienne; dîner avec des étudiants diplômés et conférencier invité. Veuillez fournir une liste détaillée avec les noms, les entreprises, les titres de poste si < 20 participants, la liste générale de qui d'où si > 20. 3800, 3820, 3840, etc. Voyage Per diem ou frais de nourriture réels pour un voyageur, inclus avec le transport, l'hôtel, etc. 3860 Repas d'affaires et hospitalité Gen Toutes les dépenses de nourriture liées à l'entreprise achetées pour les invités lors d'un VOYAGE, à l'exception des repas pour le recrutement. Veuillez fournir des noms, des entreprises, des titres de poste. 31M0 Frais de recrutement/Nourriture du corps professoral achetés pour le recrutement du corps professoral. Veuillez fournir des noms, des entreprises, des titres de poste. Pas seulement pour la nourriture. 31M1 Frais de recrutement/Nourriture du personnel achetée pour le recrutement du personnel. Veuillez fournir des noms, des entreprises, des titres de poste. Pas seulement pour la nourriture. 40C0 Subventions C&G pour étudiants des services alimentaires, normalement, ou Athlétisme : Dépenses alimentaires spécifiquement subventionnées par l'agence de financement pour les étudiants participants. Veuillez fournir des noms, une description. Également utilisé pour les aliments de garderie. 4640 Incitatifs aux participants Subventions C&G, normalement, ou Recherche : Nourriture fournie comme « récompense ou cadeau » pour la participation à une étude ou à une expérience. Veuillez fournir des noms, une description.   ANNEXE 5 : VOUS RÉPONDEZ À L'APPEL 1) Les brochures ont été commandées et fournies par une société externe, ABC Printing. • Un code de compte de service sera utilisé. • Le meilleur code de compte est 6350-Promotional Expense F&A Excludable. Un choix acceptable serait 69Y0-Professional Services F&A Excluable. Il s'agit d'une dépense F&A exclue dans la catégorie des services. Ce sont les seuls codes de compte F&A exclus dans la catégorie Services. • Inclure un texte d'article adéquat pour justifier le code de compte choisi. 2) Les brochures ont été commandées et fournies par une société externe, Van Johnson Designs, Inc. • Un code de compte de service sera utilisé. • Selon la façon dont cet élément a été budgétisé, la façon dont il est habituellement géré par le Dr. Service de Barstow et d'autres détails connexes, le code de compte correct peut être l'un des suivants : 6370-Printing/Copying/Binding Gen, 63L0-Typesetting Printing Gen, 63L1-Graphic Design Gen, 63X0-Technical Services Gen ou 69Z0-Other Professional Prestations de service. • Inclure un texte d'article adéquat pour justifier le code de compte choisi. 3) La conception de l'enquête a été commandée et fournie par une personne externe. L'enquête a été réalisée en interne par le Dr. Le département de Red Mond. • Un code de compte de service sera utilisé pour payer Ralph. • Selon la façon dont cet élément a été budgétisé, la façon dont il est habituellement géré par le Dr. Le service de Red Mond et d'autres détails connexes, le code de compte correct pour le coût de conception de Ralph peut être l'un des suivants : 63L1-Graphic Design Gen, 63X0-Technical Services Gen ou 69Z0-Other Professional Services. • Inclure un texte d'article adéquat pour justifier les codes de compte choisis. 4) Il s'agit des dépenses de fournitures et d'équipement. • Un code de compte ou des codes de compte dans la zone Fournitures seront utilisés pour le papier et le toner, tels que 3100-Fournitures de bureau Général. • Le code de compte 3180-Équipement sans capital < 9 5,001 $ sera utilisé pour les dépenses du copieur. • Inclure un texte d'article adéquat pour justifier les codes de compte choisis. 5) Il s'agit d'allocations mineures (100,000 0699 $/an de ventes) au centre de service interne. Consultez les directives du centre de service interne pour plus d'informations sur : http://www.unm.edu/~gacctng/changesinternalservicecenterproc.html • Le code de compte de revenus est 63 • Le code de compte de dépenses est 0C3100-Copying Gen • Notez que vous ne utilisez XNUMX-Office Supplies comme code de compte de dépenses. Il s'agit d'un code de compte de fournitures et vous avez fourni un service. • Inclure un texte d'article adéquat pour justifier les codes de compte choisis. Mentionnez qu'il s'agit d'une allocation mineure au centre de service interne. 6) Il s'agit de l'achat d'un ordinateur de moins de 5,001 XNUMX $ et d'une imprimante. Les articles sont détaillés dans le reçu. • L'ordinateur (1,200 3189 $) sera passé en charges sous 750-Ordinateurs • Les deux imprimantes (400 $) et le moniteur (3150 $) seront passés en charges sous 5,001-Fournitures et serveurs informatiques < XNUMX XNUMX $. • Inclure un texte d'article adéquat pour justifier les codes de compte choisis. 7) Il s'agit de l'achat de rénovations de bureaux, de chaises et de meubles modulaires. • La main-d'œuvre, les fenêtres et le tapis seraient passés en charges au code de compte 7000 Entretien des réparations de l'usine parce que les frais ne totalisent pas 500,000 XNUMX $ ou plus et ne constituent pas un projet majeur. • Les cabines, la surface de bureau, les chaises et les armoires, qui sont des meubles modulaires, seraient passés en charges au code de compte 9000-Équipement/meubles > 5,000 5,000 $, puisque le coût combiné est > 5,000 3180 $. Si le coût combiné avait été inférieur à 5,000 XNUMX $, ils auraient été passés en charges à XNUMX XNUMX équipements autres que les biens d'équipement de moins de XNUMX XNUMX $. • Les trois chaises de bureau seraient passées en charges dans un code de compte de fournitures tel que 3180-équipement non capital < 5,000 5,000 $, puisqu'elles sont inférieures à XNUMX XNUMX $. 8) Il s'agit de l'achat d'équipement supérieur à 5,001 XNUMX $. Cet équipement doit être capitalisé. • Le Gizmo sera imputé au code de compte 9000-Equipement/Mobilier > 5,000 9000 $ • L'expédition, l'installation et la formation du personnel seront également capitalisées dans le code de compte 5,000-Equipement/Mobilier > 70 1 $ • La garantie sera imputée au code de compte XNUMXCXNUMX- Garanties d'équipement/contrats de service, puisque les garanties ne sont pas capitalisées.  

Éviter la NSF grâce à une budgétisation appropriée

Présentateur: Norma Allen
Date: 02-09-2009

Présentation - PowerPoint
Document à distribuer - Word

  Éviter la NSF grâce à une budgétisation appropriée Présenté par Norma Allen 2/9/09 (mis à jour pour les réserves 11/8/11) préparé par Terry Shoebotham Spécialiste en gestion d'entreprise Avec l'aide majeure de : Bureau de la planification, du budget et de l'analyse HSC Budget et administration TABLE DES MATIÈRES CONTRLE NSF 3 QUI ET QU'EST-CE QUI SONT AFFECTÉS PAR LE REJET NSF ? 3 COMMENT BANNER CALCULE-T-IL LA NSF ? 3 TRANSACTIONS SOUMISES AU CONTRLE NSF : 3 TRANSACTIONS NON SOUMISES AU CONTRLE NSF : 4 CODES DE COMPTE N'AFFECTENT PAS NSF 4 COMMENT INDIQUER QUE VOUS ÊTES EN STATUT NSF 4 INDICATEURS DE NSF : 4 OUTILS POUR VOUS AIDER À VÉRIFIER LE NSF INCLUENT : 6 COMMENT FAIRE ÉVITER LES SITUATIONS NSF 12 MESURES PROACTIVES QUI PEUVENT ÊTRE PRISES POUR ÉVITER LES NSF : 12 DÉPANNAGE NSF 13 EST-CE QUE J'AI DES PO QUI S'ÉTENDENT SUR PLUS D'UN ANNÉE FISCALE ? 13 MES DISTRIBUTIONS DE MAIN-D'UVRE SONT-ELLES COURANTES ET EXACTES ? 13 MES DEPENSES SONT-ELLES CORRECTEMENT CHARGEES ? 14 EST-CE QUE JE DÉPENSE DES RÉSERVES NON BUDGÉTÉES ? 14 Y A-T-IL DES TRANSACTIONS EN ATTENTE QUI DOIVENT ÊTRE PURGÉES DU SYSTÈME DE BANNIÈRE ? 15 LA CONDITION NSF EST-ELLE DUE À UN AUTRE INDICE AU SEIN DE MON ORGANISATION ? 16 CONSEILS BUDGÉTAIRES 16 LES INDICES DOIVENT RESTER ÉQUILIBRÉ 16 UTILISER DES DOLLARS ENTIERS 18 UN BUDGET ADÉQUAT DOIT ÊTRE DISPONIBLE POUR DÉPLACER 18 IMPOSSIBLE DE CRÉER DES SOLDES DE COMPTES DE DÉPENSES NÉGATIFS AVEC DES ENTRÉES BUDGÉTAIRES 18 NOUVEAUX COMPTES DE REVENUS CLINIQUES 19 LES MONTANTS DOIVENT ÊTRE NET À ZÉRO 19 DEMANDE DE BUDGET PRIORGETAIRE CONTINUER 20 SE FAMILIARISER AVEC LES LIGNES DIRECTRICES D'APPRENTISSAGE ET LA PAGE WEB DU BUDGET DU CAMPUS PRINCIPAL DE L'UNM 20 RAPPORTS QUI SOUTIENNENT AU BUDGET ET À LA NSF 21 BUDGET AU NIVEAU DE L'INDICE 21 GUIDE DE RÉFÉRENCE RAPIDE 22 PERSONNES 22 SITES WEB 22 AUTRES 23 ANNEXE 1- AUTRES FORMULAIRES DE BANNIÈRES UTILES 24 ANNEXE 2 -NOUVEAU RAPPORT HYPERION 26 VÉRIFICATION NSF QUI ET QU'EST-CE QUI SONT AFFECTÉS PAR LE REJET NSF ? Lorsqu'une organisation de niveau 5 a le statut de fonds insuffisants (NSF), les transactions telles que les coentreprises, les DP-EZ et les demandes sont rejetées en attendant une action corrective par l'unité. Plus précisément, NSF est configuré pour rejeter dans Banner pour : 1. Organisation de niveau 5 et niveau de fonds 3 utilisant des fonds I&G. 2. Organisation de niveau 5 et Fonds de niveau 3 utilisant des indices de recherche sans restriction. 3. Organisation de niveau 5 et niveau de fonds 3 utilisant des indices de service public sans restriction, y compris des indices de fondations non dotées. 4. Athlétisme au niveau de l'organisation 6 Remarque pour le HSC : pour le Collège des sciences infirmières, le Collège de pharmacie, le Centre d'informatique de la bibliothèque des sciences de la santé et l'Administration du HSC, en plus des vérifications de bannière de niveau d'organisation 5 et de niveau de fonds 3, les services financiers du HSC vérifient manuellement pour le statut NSF au niveau de l'indice. COMMENT BANNER CALCULE-T-IL LA NSF ? Banner utilise la formule ci-dessous pour calculer votre budget disponible pour les dépenses. Si un nombre négatif est calculé, vous êtes en NSF. Cela signifie que s'il y a une erreur dans l'un des éléments de la formule, vous pouvez être en NSF par inadvertance. Chaque partie de la formule doit générer un nombre correct pour que NSF fonctionne correctement. Total des dépenses cumulées Budget Moins : Fiscal YTD Réel Moins : Fiscal YTD Engagements (engagements/réservations) Moins : Transactions en attente [Cela n'inclut pas les PR internes] = Budget disponible pour les dépenses TRANSACTIONS SOUMISES À LA VÉRIFICATION NSF : Tous les documents initiés dans Banner, y compris : - Pièces justificatives - Factures - Demandes de LoboMart - Bons de commande - Charges générales - Réaffectations de cartes P TRANSACTIONS NON SOUMISES AU CONTRLE NSF : Tout alimente Banner : Librairie, etc... Attention : les transactions qui ne font pas l'objet d'un contrôle NSF peuvent placer l'unité en déficit si le budget disponible n'est pas suffisant pour financer la transaction. Réconciliez vos flux de Banner tous les mois. LES CODES DE COMPTE N'AFFECTENT PAS LA NSF Le transfert de fonds budgétisés d'un code de compte à un autre au sein d'un indice ou d'un fonds de niveau 3 ou d'organisation de niveau 5 ne supprimera jamais le statut de NSF. Les modifications doivent être effectuées comme indiqué dans ce manuel. COMMENT INDIQUER QUE VOUS ÊTES EN NSF INDICATEURS DE STATUT DE NSF : • L'initiateur du document verra un message d'erreur en essayant de compléter le document si l'organisation est déjà dans une condition NSF (budget insuffisant pour financer la transaction réelle). Vous ne pouvez pas remplir les DPEZ et les demandes dans Banner si l'organisation est déjà dans une condition NSF. Vous pouvez compléter des JV si votre organisation est en NSF. Cependant, ces JV seront acheminés vers la file d'attente NSF. Si toutes les lignes du formulaire récapitulatif JV ont un indicateur « P », elles sont postables. Un indicateur « E » signifie qu'il y a une erreur et que la coentreprise ne publiera pas. Un indicateur « N » signifie NSF et la JV sera acheminée vers la file d'attente NSF. • Si l'organisation dépense en déficit alors qu'un document est en attente d'approbation, le document sera acheminé vers une file d'attente d'approbation NSF après l'approbation régulière. • L'initiateur peut suivre le document pour s'assurer qu'il est publié (FOAAINP) • Si le document est suspendu en raison d'un NSF, il sera dans la file d'attente « NSF-Dépassement du budget ».   Notez que lorsqu'une entrée JV pour un indice dans un fonds NSF de niveau 3 est tentée, vous recevez le message suivant et le statut sera « N ». Cela vous avertit de l'état NSF. Banner ne vous permettra pas de traiter des JV ou des DPI si une condition NSF existe.     LES OUTILS POUR VOUS AIDER À VÉRIFIER LES NSF INCLUENT : Les rapports Hyperion sont disponibles à l'adresse : - Hyperion Report FOH0003 : Budget Availability Detail & Summary Reports. Ce rapport se trouve dans le dossier Finance Production Reports. Si vous effectuez une requête avec l'option Détail, le rapport vous montrera les numéros de document en attente individuels qui réservent le solde disponible. Si vous sélectionnez l'option Déficit départemental, toutes les organisations de niveau 5 qui sont en NSF seront imprimées, vous permettant de déterminer quels indices sont responsables de l'émission NSF. Pour trouver votre organisation de niveau 5, si vous ne connaissez que le début du code, mettez le début, suivi d'un signe %. Sélectionnez ensuite « Rechercher ». Tous les codes d'organisation de niveau 5 avec ce début seront répertoriés. Sélectionnez le bon. Ici, 997A a été sélectionné. Nous allons maintenant générer une liste des fonds en déficit pour 997A : Pédiatrie niveau 5. Après avoir (1) « Sélectionner des valeurs » et sélectionner parmi (2) « Rapports disponibles », cliquez sur (3) « Générer un rapport ».   Il s'agit des pages 6 et 7 du rapport. Dans cet exemple, vous pouvez voir que sous le fonds 3U0007, l'organisation 997A est en déficit au niveau d'organisation 5, niveau de fonds 3 pour le fonds 3U0007. Si vous sélectionnez Affichage, puis Catalogue de sections, un menu sur la gauche apparaît. Vous pouvez ensuite consulter les informations que vous avez exécutées (dans ce cas, 997A, niveau 5) dans différents formats sans réexécuter le rapport. Voici un exemple de rapport de synthèse. - Rapport Hyperion FSH0002 : Rapport de répartition du travail. Ce rapport se trouve dans le dossier Finance Production Reports et vous permettra de vérifier si les répartitions de la main-d'œuvre de l'organisation sont à jour et exactes. - Formulaire de bannière FGIBAVL, Formulaire d'état de disponibilité du budget - vous permet d'interroger par code d'indice ou une combinaison spécifique de fonds/organisation et de vérifier le solde disponible au niveau de l'organisation 5 et du fonds. FGIBAVL vous montre le solde disponible. Pour interroger, sélectionnez F7, saisissez les numéros de fonds et d'organisation, puis sélectionnez F8. Le fonds pour cet exemple est 3U0007, un fonds de niveau 3. C'est celui que nous avons examiné aux pages 6 et 7 du rapport FORH0003, dans l'exemple précédent. L'organisation de niveau 5 est 997A, d'après notre requête de rapport d'origine.   FGIBAVL, un formulaire de bannière, vous montrera sur une ligne le solde disponible au niveau de l'organisation 5 pour ce fonds de niveau 3. Dans ce cas, nous vérifions le fonds 3U0007, indiqué ci-dessus et sur les 6e et 7e pages du rapport FOH0003 utilisé dans l'exemple ci-dessus plus haut. Vous pouvez voir que ce fonds a un budget de 1,515 3,189.27 $, et jusqu'à présent, cet exercice a dépensé 3 0007 $. Il n'y a aucun engagement, de sorte que le fonds 5U997 pour l'organisation de niveau 1,674.27 en pédiatrie (XNUMXA) est en déficit de XNUMX XNUMX $. - Formulaire de bannière FGIBDST, Formulaire d'état du budget de l'organisation - vous permet d'interroger par code d'index et de vérifier le solde disponible. FGIBDST vous montre le solde disponible pour un indice ou un fonds. Saisissez le numéro d'index et sélectionnez « bloc suivant ».   L'index de cet exemple est le même que celui des pages 6 et 7 du rapport FORH0003, dans un exemple précédent. Cela vous donne une ventilation du compte. Les comptes de dépenses [-428.44, -1537.98, 308.72, -16.57=1,674.27 XNUMX] s'ajoutent au même total.   En décochant la case « Inclure les comptes de revenus », ce formulaire vous donnera les résultats du fonds, comme ci-dessous : Encore une fois, le solde disponible montre que le fonds de niveau 3 3U0007 est en déficit de 1,674.27 XNUMX $. COMMENT ÉVITER LES SITUATIONS DE NSF MESURES PROACTIVES QUI PEUVENT ÊTRE PRISES POUR ÉVITER LA NSF : - Budgétisez avec précision dans Banner tous vos indices actuels sans restriction. - Réconcilier en temps opportun tous les indices pour vérifier que les dépenses sont complètes et exactes (en particulier les transactions qui sont téléchargées sur le système de bannière sans passer par l'approbation de la comptabilité centrale). - Étant donné que les salaires représentent environ 80 % de la majeure partie du budget, vérifiez la répartition de la main-d'œuvre et réconciliez les changements de salaire en temps opportun. - Traiter les changements de redistribution du travail en temps opportun. - Examiner les bons de commande en suspens pour vérifier leur besoin et leur pertinence. - Traiter toutes les modifications de bon de commande nécessaires en temps opportun. - Renouveler les bons de commande principaux sur la base de l'exercice. - Liquider l'engagement manuel dès que la transaction est terminée/publiée sur Banner. [Cela ne se produit PAS « automatiquement » !] - Budget Réserve les montants que l'unité a l'intention de dépenser au cours de l'exercice en cours. - Purger toutes les transactions en attente du système Banner qui ont été initiées mais qui ne sont plus destinées à être terminées. DÉPANNAGE NSF EST-CE QUE J'AI DES OP QUI S'ÉTENDENT SUR PLUS D'UN ANNÉE FISCALE ? Banner examine le montant restant sur un bon de commande et suppose qu'il sera dépensé au cours de l'exercice en cours. Exemple : Vous avez un bon de commande de 5,000 1,000 $ en place sur cinq ans et vous avez l'intention de dépenser 1,000 5,000 $ par an, et vous n'avez budgétisé que 4,000 XNUMX $ dans Banner. Banner soustrait la totalité de XNUMX XNUMX $ de votre budget, ce qui vous laisse un dépassement de XNUMX XNUMX $. Modifiez les bons de commande pluriannuels avec un formulaire de modification de bon de commande. Chaque bon de commande doit refléter ce qui doit être dépensé au cours de l'exercice en cours. Coordonnez vos efforts avec les Achats. Votre bon de commande d'origine doit être pour le montant total pour permettre à l'achat d'éviter les achats supplémentaires, ce qui est illégal en vertu du code de l'État. Après votre bon de commande initial, pour le montant total est en place, alors vous pouvez le modifier pour inclure uniquement la partie de l'année en cours. MES DISTRIBUTIONS DE MAIN-D'UVRE SONT-ELLES COURANTES ET EXACTES ? Réconciliez vos indices mensuellement. Les distributions de main-d'œuvre peuvent être mises à jour avec un EPAF, auquel vous accéderez via Loboweb. Une fois l'EPAF approuvé et affiché, la répartition de la main-d'œuvre s'affichera correctement pour les futures paies. Pour créer des EPAF, vous devez avoir suivi le cours EPAF-BAN HRP EP 101 offert via Learning Central et soumis un BAR nommé « Origining a Labor Distribution EPAF » pour créer un EPAF dans Loboweb. Les engagements pour la paie sont ajustés lors de la publication, de sorte que vous ne verrez peut-être pas votre ajustement immédiatement. Les redistributions du travail se font avec PZAREDS. C'est ainsi que vous corrigez la main-d'œuvre déjà publiée qui n'est pas dans l'index correct. PZAREDS est un formulaire de bannière auquel vous accédez à partir de Banner. Vous devez avoir suivi le cours PZAREDS proposé via Learning Central et soumis un BAR nommé « Redistributions de la main-d'œuvre du département » pour accéder à PZAREDS dans Banner. Une fois votre PZAREDS affiché, les transactions incorrectes seront déplacées, ainsi que les avantages associés, vers l'index correct. Veuillez noter que les redistributions de la main-d'œuvre n'ont PAS d'impact sur les charges.   MES FRAIS SONT-ILS CORRECTEMENT CHARGES ? Réconciliez vos indices mensuellement. Consultez les LEARN publiés sur http://hsc.unm.edu/financialservices/accounting/learn.shtml intitulés Index Reconciliation Fundamentals et Intermediate Index Reconciliation pour obtenir de l'aide ou le Financial Services Support Center sous Banner Bytes : http://www. unm.edu~fssc/bannerbyte.html pour obtenir de l'aide. A noter en particulier : • Flux de bannières. Ils publieront si vous êtes dans la NSF ou non. Cela inclut les frais ITS (télécoms). Ils peuvent vous mettre en NSF. EST-CE QUE JE DÉPENSE DES RÉSERVES NON BUDGÉTÉES ? Toutes les réserves (fonds non dépensés de l'année précédente) que vous souhaitez dépenser au cours de l'année en cours doivent être budgétisées. Si vous avez un montant de réserves budgétisé, il sera sur le compte 1901. Même si vous disposez d'importantes réserves réelles dans le compte 1900, vous ne devriez pas les dépenser à moins qu'elles ne soient budgétisées dans le compte 1901. Si vous dépensez des réserves non budgétisées, vous courez le risque de mettre votre fonds de bannière de niveau 3 en NSF. Si nécessaire, soumettez une révision budgétaire, en documentant comment vous allez dépenser les réserves. Pour soumettre une révision budgétaire, vous devez soumettre une pièce justificative avec le type de journal BD4. Une fois cette pièce justificative de journal approuvée et publiée, l'entrée devrait supprimer votre statut de NSF.   EXISTE-T-IL DES TRANSACTIONS EN ATTENTE QUI DOIVENT ÊTRE PURGÉES DU SYSTÈME DE BANNIÈRE ? Lors du calcul du NSF, Banner soustrait toutes les coentreprises, les DPEZ et les demandes d'achat en suspens. Banner les soustrait, qu'ils soient publiés ou en attente. Si vous avez des documents existants qui ne seront jamais publiés, supprimez-les. Document à purger Formulaire à utiliser Comment purger une pièce justificative FGAJVCQ Enregistrer/Supprimer, deux fois DPEZ FZADPEZ Supprimer l'enregistrement, deux fois Demande d'achat Partie 1 FOADOCU Supprimer ou « rejeter automatiquement » la demande d'achat remplie. Remarque : ceci ne concerne que les demandes en attente qui n'ont pas reçu d'action finale lors des achats. Cette action peut être entreprise si le document n'a PAS été converti en BON DE COMMANDE. http://www.unm.edu/~purch/ Purchasing Requisition Part 2 LoboMart Remove purchase requisition request if not completed for approval routing in Banner.   LA CONDITION NSF EST-ELLE DUE À UN AUTRE INDICE AU SEIN DE MON ORGANISATION ? Si votre index n'est pas en NSF, mais que vous obtenez des indicateurs NSF, un autre index au sein de votre organisation pourrait en être la cause. Vérifiez le solde disponible de votre département en utilisant le formulaire Banner FGIBDSR, le formulaire de résumé. Ce formulaire vous permet d'interroger par organisation spécifique pour vérifier le solde disponible. Si votre organisation dans son ensemble est NSF, tous les indices au sein de l'organisation auront le statut NSF. Discutez de la situation avec votre superviseur. BUDGET TIPS INDICES MUST STAY BALANCED 1) In any BD4 or BDT entry that you prepare, you need to make sure that the indices "stay balanced" on all indices whose budgets will be changed by your JV.  To "stay balanced", the sum of the budget adjustments to the revenue account codes (including 1901) must equal the sum of the budget adjustments to the expenditure account codes for each index.  (As is required when entering original budgets, Revenues must equal Expenditures on every index.) 2)  If you are wanting to increase the overall amount you are allowed to spend on an index, the amounts of both revenue and expenditure budget adjustments to that index will be entered as positive (+) amounts; and the resulting sum of your revenue budget adjustments must equal the sum of your expenditure budget adjustments.  (Much of the confusion that I have encountered when reviewing JV's has to do with initiators wanting to offset positive revenue adjustments on an index with negative expenditure adjustments on the same index, or vice versa, which does not keep the index in balance.)  Conversely, if you are wanting to decrease the overall amount you will be able to spend on an index, the amounts of both revenue and expenditure budget adjustments to the index will be entered as negative (-) amounts; and the resulting sum of the revenue budget adjustments must equal the sum of the expenditure budget adjustments.   Here are a couple of examples:  To increase the overall amount you can spend from an index by using carried forward balance, the JV would be structured like this:         BD4   043XXX  1901   $2,000 (+)        BD4   043XXX  3100   $1,000 (+)        BD4   043XXX 3820   $500  (+)        BD4   043XXX 8060   $500  (+) To decrease the overall amount you can spend from an index if, for instance, anticipated revenue has decreased, the JV would look like this:             BD4  043XXX 07Z0   $100,000  (-)         BD4  043XXX 2000   $  75,000  (-)          BD4  043XXX 21J0   $  25,000  (-)        To move budget from one index to another, here is an example of how the JV might look:         BD4   043XXX 0381 $100,000 (-) (Giving Index)         BD4   043XXX 69Z0 $100,000 (-) (Giving Index)         BD4   043XX1 0381 $100,000 (+) (Receiving Index)         BD4   043XX1 3100 $  50,000 (+) (Receiving Index)     BD4  043XX1 3820  $50,000 (+) (Receiving Index)  In each of these three examples, all indices have "stayed balanced" - the sum of the adjustments made to revenue account budgets equals the sum of the adjustments made to expenditure account budgets on each index.  You also can have a budget revision entry that has only revenue account adjustments or only expenditure account adjustments.  However, in this case, the entries must net to zero when summed.  For example, if you are wanting to reclassify $1,000 of revenue to account 0380 that was originally budgeted to account 0310, the JV would look like this:           BD4 043XXX 0390 $1,000  (-)        BD4 043XXX 0380 $1,000  (+) Similarly, if you are wanting to increase the amount you can spend from account 3820 by reducing the amount you had originally budgeted to 3100, the JV would look like this:    BD4 043XXX 3100 $1,000  (-)   BD4  043XXX 3820 $1,000  (+) In each of these two cases, the indices "stays balanced".   The sum of the revenue adjustments in the first example is zero, and since there are no adjustments to expenditure account codes, the index stays in balance.  Similarly in the second example, there are no revenue adjustments, and the sum of the expenditure adjustments is zero, keeping the index in balance. UTILISER DES DOLLARS ENTIERS 3) Toutes les écritures budgétaires (codes de classe de règles BD4 ou BDT) doivent être saisies en dollars entiers et sans centimes. (Cette règle est également applicable lors de la saisie des budgets d'origine - pas de centimes, s'il vous plaît !) UN BUDGET ADÉQUAT DOIT ÊTRE DISPONIBLE POUR DÉPLACER 4) Si vous souhaitez déplacer le budget d'un indice à un autre peut être réduit sur l'indice « donner ». La formule de calcul du « budget disponible » sur un indice est la suivante : Budgets de dépenses cumulés totaux moins Dépenses réelles de l'exercice en cours moins Encours de dépenses de l'exercice en cours moins les opérations de dépenses en attente. Si vous constatez qu'il n'y a pas suffisamment de « budget disponible » pour permettre une réduction du budget sur votre indice de « donner », vous devrez peut-être d'abord déplacer les frais de votre indice de « donner » vers un autre indice pour libérer le « budget disponible ».          Un moyen rapide de déterminer le montant disponible à partir d'un index consiste à consulter le formulaire Banner FGIBDST. Entrez votre numéro d'index « donneur », puis décochez la case « Inclure les comptes de revenus ». Après cela, appuyez sur le bouton "Bloc suivant". Le montant au bas du formulaire sous « Solde disponible » est votre « budget disponible » avant toute opération de dépense en attente. Déduisez toutes les transactions de dépenses en attente du montant du « Solde disponible » pour obtenir votre « budget disponible » qui peut être déplacé vers un autre indice. (Il existe également un rapport dans Hyperion appelé : FOH0003&4 Budget Availability Detail & Summary Reports qui peut vous aider à déterminer si un index dispose d'un budget disponible adéquat pouvant être déplacé vers un autre index. Une explication des fonctionnalités de ce rapport est jointe à la arrière de ces conseils.) IMPOSSIBLE DE CRÉER DES SOLDES NÉGATIFS DE COMPTE DE DÉPENSES AVEC DES ENTRÉES BUDGÉTAIRES 5) Les ajustements aux budgets des comptes de dépenses ne peuvent pas donner lieu à des montants négatifs. (Ceci est également vrai lors de la préparation des budgets initiaux au printemps - Les budgets de dépenses ne peuvent pas être saisis en tant que montants négatifs.) Si vous souhaitez réduire le montant d'un budget de dépenses sur un index, vous devez d'abord examiner le montant actuellement budgétisé pour cette dépense. code de compte (se référer au formulaire Banner FGIBDST). Par exemple, si vous n'avez budgété que 1,000 3100 $ pour le compte 4 sur l'un de vos indices, vous ne pouvez pas saisir une coentreprise BD3100 qui réduit le budget du compte 1,500 sur cet index de 3100 500.00 $. Si vous le faites, le budget du compte XNUMX refléterait un montant négatif (-XNUMX $), ce qui entraînerait le refus de votre coentreprise. Si vous n'avez rien actuellement budgété pour un code de compte de dépenses dans un index, vous ne devez pas soumettre une coentreprise qui reflète une réduction de ce code de compte sur cet index. De plus, les dépenses réelles, les engagements et les transactions en attente réduisent le budget disponible au niveau du code de compte pour chaque index. Si sur le code de compte 2000 de l'un de vos indices, vous avez budgétisé 100,000 15,000 $ et que vous avez 85,000 2000 $ de charges réelles de l'exercice en cours et 100,000 15,000 $ d'engagements, le budget du code de compte 85,000 ne peut pas être réduit car le budget disponible pour ce code de compte sur cet index est déjà zéro (0 XNUMX $ moins XNUMX XNUMX $ moins XNUMX XNUMX $ = XNUMX $). NOUVEAUX COMPTES DE REVENUS CLINIQUES 6) Les revenus cliniques doivent être répartis en utilisant les comptes 0381 (anciennement 0311), 0391 (anciennement 0321), 0341 ou 0351. Si vous distribuez des dollars FOM générés à l'origine dans le compte 0380 (anciennement 0310) ou 0390 (anciennement 0320) d'un indice FOM à un autre indice FOM (où les fonds associés à chaque indice sont tous deux cumulés au niveau 2 du fonds 3U41 - HU UPA), le code de compte approprié à utiliser pour cette distribution serait 0381 (anciennement 0311) ou 0391 (anciennement 0321). Si vous distribuez des dollars UH qui ont été générés à l'origine dans le compte 0340 d'un indice UH à un autre indice UH (où les fonds associés à chaque indice sont tous deux cumulés au Fonds de niveau 2 3U42 - HU UNMH), le code de compte approprié à utiliser pour cette distribution serait être 0341. La justification de l'utilisation des 0381, 0391 et 0341 comme indiqué ci-dessus est que cela suit le principe directeur initial de la redistribution de ces types de financement d'un ministère à une division (ou d'une division à une division) et maintient la source de financement fidèle à son origine à des fins de rapport. . Ces écritures de distribution de revenus cliniques peuvent croiser des fonds, le cas échéant. Voici un exemple qui illustre les exigences ci-dessus : BD4 043XXX 0381 25,000 4 (-) (indice de don) BD043 69XXX 0Z25,000 4 043 (-) (indice de don) BD2 0381XX25,000 4 043 2 (+) (indice de réception) BD3100 25,000XX0381 50,000 50,000 0 (+) (Index de réception) Dans cet exemple, la somme des montants augmentés et réduits dans XNUMX est égale à zéro, les montants augmentés et réduits dans les comptes de dépenses sont nuls et le total des montants augmentés et réduits dans la JV est égal à zéro (-XNUMX XNUMX $ + $ +XNUMX XNUMX = XNUMX $). LES MONTANTS DOIVENT NETTOYER À ZÉRO 7) Lors de la budgétisation des allocations d'un indice à un autre, les montants « donnés » d'un indice, en utilisant les codes de compte commençant par « 16 » (1600, 1610, 1620, 1660, etc.) doivent être compensés en dollars pour dollar avec des montants « reçus » dans un autre index en utilisant les mêmes codes de compte « 16XX », de sorte que toutes les entrées de ces codes de compte respectifs au sein de votre coentreprise seront nettes à zéro. Voici un exemple qui illustre les exigences du paragraphe ci-dessus : BD4 043XXX 1660 10,000 4 $ (-) (indice de don) BD043 3100XXX 10,000 4 043 $ (-) (indice de don) BD1 1660XX10,000 4 043 1 $ (+) (indice de réception) BD3820 10,000XX10,000 043 1660 10,000 $ (+ ) (Index de réception) Dans cet exemple, si vous ajoutez les -043 1 $ réduits sur le compte index 1660XXX 1660 aux +8 09 $ augmentés sur le compte index 09XX09 XNUMX, la somme de ces XNUMX ajustements au sein de la JV est égale à zéro. DEMANDE D'APPROBATION PRÉALABLE AU BUDGET D'UNE UTILISATION SUPPLÉMENTAIRE DU REPORT XNUMX) Cette année (AFXNUMX), la Faculté de médecine a demandé aux départements de demander une approbation préalable avant de budgétiser une utilisation supplémentaire du report. Les ministères sont priés de justifier leurs demandes d'utilisation budgétaire d'un report qui n'a pas été budgétisé (ou autorisé à être budgétisé) pendant la saison budgétaire en avril. La demande doit faire l'objet d'une note ou d'un e-mail et doit identifier : les indices spécifiques impliqués, le montant du report par indice que vous pensez que votre service dépensera certainement au cours de l'exercice XNUMX si la demande est approuvée, la raison pour laquelle vous devez dépenser le reporter (en d'autres termes, à quoi serviront les fonds reportés) et pourquoi les dépenses que vous demandez ne peuvent pas être dépensées à partir des revenus de l'année en cours. Nous ne pourrons pas permettre la budgétisation de tous les soldes reportés, et nous vous demandons donc d'examiner attentivement tous vos indices pour voir s'il existe d'autres options pour acquérir ce dont vous avez besoin au cours de l'exercice XNUMX sans budgétisation supplémentaire du report. . SE FAMILIARISER AVEC LES DIRECTIVES D'APPRENTISSAGE ET LA PAGE WEB DU BUDGET DU CAMPUS PRINCIPAL DE L'UNM 9) Les services financiers ont récemment produit un document sur les allocations, les transferts et le mouvement des réserves à l'aide du compte 1903. (LEARN Journal Voucher Guidelines for Reserves, Allocation, and Transfer Entries présenté en juillet 2008. Ce document est disponible sur le site Web Unrestricted Accounting, HSC : http://hsc.unm.edu/financialservices/accounting/learn.shtml ou sur le site Web du Financial Services Support Center (FSSC) sous Banner Bytes : http:/ /www.unm.edu/~fssc/bannerbyte.html . Choisissez l'option Word.) Il décrit en détail les procédures que vous devez suivre lors de la préparation de l'un de ces types de JV. Il est très important que vous vous familiarisiez avec les règles et procédures contenues dans ce document, car les règles qui y sont contenues devront être suivies lors de vos projections de mi-année en janvier et de vos budgets FY10 plus tard au printemps. 10) Sur le site Web du bureau de planification, de budget et d'analyse du campus principal de l'UNM, situé à l'adresse http://www.unm.edu/~budget/, sélectionnez la zone SOP en gris. Cela vous montrera de nombreuses procédures opérationnelles standard de budgétisation actuelles. Pour obtenir des instructions plus détaillées sur l'utilisation des écritures BD4 et BDT, consultez les directives LEARN Journal Voucher pour les réserves, les allocations et les écritures de transfert publiées sur le site Web Unrestricted Accounting and Reporting à l'adresse http://hsc.unm.edu/financialservices/accounting/ learn.shtml ou sur le site Web du Financial Services Support Center (FSSC) sous Banner Bytes : http://www.unm.edu/~fssc/bannerbyte.html . Choisissez l'option Word.) Ce manuel entre dans les détails et explique les directives pour faire ces entrées.   RAPPORTS QUI AIDENT AU BUDGET ET NSF FOH0003&4 Rapports détaillés et récapitulatifs sur la disponibilité du budget : Objectif : Fournir des informations récapitulatives et détaillées sur la disponibilité du budget qui peuvent être utilisées pour analyser et dépanner le budget d'une organisation. Liens avec FGIBAVL dans Internet Native Banner. Mises à jour sur le calcul de la NSF pour l'exercice 09 : plus de 80 fonds (recherche sans restriction, service public sans restriction, instruction et général, et athlétisme) sont désormais définis pour être rejetés pour la disponibilité du budget. Le calcul examine d'abord le niveau d'organisation 5, puis le niveau de fonds 3 pour calculer la disponibilité budgétaire. Descriptions des rapports : Rapport de synthèse : Regroupé par niveau organisationnel 3 (si choisi), puis par niveau organisationnel 5, puis fonds, puis niveau organisationnel 6 pour fournir des sous-totaux de la disponibilité budgétaire qui seront liés au BANP. Rapport de synthèse du département : Regroupé par niveau d'organisation 5, puis fonds, puis organisations de niveau inférieur (6, 7 et 8) pour fournir un peu plus de détails que le rapport de synthèse. Ce rapport est écrit principalement pour les très grands départements qui n'auraient pas besoin de se référer immédiatement à un rapport détaillé pour analyse. Rapport sur les détails du service : regroupés par niveau d'organisation 5, puis par fonds, puis par organisations de niveau inférieur (6,7,8), puis par index, puis par code de compte pour fournir autant de détails que possible pour l'analyse de la disponibilité du budget. L'objectif principal de ce rapport est de fournir des détails sur ce qui se trouve dans la colonne « engagements non publiés », car cette information n'est disponible via aucun formulaire dans Internet Native Banner. Rapport sur le déficit du service : identique au rapport détaillé sur le service, mais trié par solde restant dans l'ordre décroissant, de sorte que les indices au sein d'une organisation/un fonds qui sont en déficit s'affichent en premier. Cela peut être utile lors du dépannage d'un scénario de fonds insuffisants au sein d'une organisation. BUDGET AU NIVEAU DE L'INDICE Chaque indice à partir duquel vous prévoyez de dépenser des fonds devrait avoir ces dépenses et un montant de revenu correspondant budgétisé dans cet indice. GUIDE DE RÉFÉRENCE RAPIDE PERSONNES Questions de budgétisation : Campus principal : …………………………………………………………………………………………………… 277- 6465 Campus HSC : ………………..…………………………………………………………………………………………….. 272-2885 Comptabilité illimitée Questions : Campus principal : ……………………………………………………………………………………………………………… 277-2018 Campus HSC : … ………………………………………………………………………………………………… 272-6264 Questions sur les charges salariales : Centre de soutien des services financiers : … …………………...………………………………………..……… 277-3457 Questions EPAF : Centre d'assistance HRPR …………………………… ………………………………………………………………………. 277-4777 SITES WEB Budgétisation HSC : http://hsc.unm.edu/about/budget/ Budgétisation du campus principal : http://www.unm.edu/~budget/ Comptabilité sans restriction HSC : http://hsc.unm. edu/financialservices/accounting/ Comptabilité non restreinte Principale : http://www.unm.edu/~gacctng/ Comptabilité des contrats et subventions HSC : http://hsc.unm.edu/financialservices/postaward/ Principale comptabilité des contrats et subventions : http ://www.unm.edu/~cgacctng/ Centre d'assistance des services financiers : http://www.unm.edu/~fssc/index.html Info rapide : http://fastinfo.unm.edu/v0508/index. php AUTRE Matériel d'APPRENTISSAGE : Campus HSC : http://hsc.unm.edu/financialservices/accounting/learn.shtml (comprend le calendrier d'APPRENTISSAGE des sujets à venir, les manuels antérieurs et les présentations Power Point antérieures) Campus principal : http://www. unm.edu/~fssc/index.html (sélectionnez « Banner Bytes » sur la gauche. Vous trouverez de nombreuses présentations, y compris les présentations LEARN) Financial Services Support Center : [ http://www.unm.edu/~fssc/ index.html ] Banner Bytes - contient de nombreuses présentations utiles, y compristoutes les présentations LEARN Aides à l'emploi - « comment faire » utiles pour effectuer des tâches spécifiques aux finances Guides du participant - les guides les plus récents utilisés dans les cours EOD Formulaires - liens directs vers les formulaires des services financiers Aide ITS : http://its.unm.edu/ support/index.html ce site répertorie les numéros de téléphone des services d'assistance sur le campus principal, le campus HSC, l'hôpital et d'autres. Il a un lien direct vers Fast Info. Il répertorie plusieurs autres moyens d'obtenir une assistance technique, le tout sur la page principale.   ANNEXE 1- AUTRES FORMULAIRES DE BANNIÈRE UTILES - Formulaire de bannière FGIBDSR, Formulaire de résumé - montrera le budget réel et la disponibilité de différentes manières par indice, fonds, organisation, etc. Si vous cochez la case « Comprend les comptes de revenus » (voir ci-dessous), vous pouvez voir votre budget et l'activité ajustée de l'année à ce jour pour les comptes de revenus et de réserves. Vous pouvez descendre pour obtenir des détails sur cette page. Fonds 3U0007 [y compris les comptes de revenus] : Il est évident que si le montant non budgétisé en 1900 était budgétisé, cela sortirait le Fonds du déficit. N'oubliez pas qu'à moins que le budget ne soit budgété, vous ne pouvez pas le dépenser.   Si vous décochez la case « Comptes de revenus inclus » (voir ci-dessous), seules les dépenses pour les dépenses budgétées seront interrogées. Vous pouvez voir clairement ici que cet indice est en déficit de 1,674.27 XNUMX $; le montant du budget ajusté moins l'activité cumulée moins les engagements, s'affiche dans la colonne Solde disponible. Fonds 3U0007 [hors comptes de revenus] : Veuillez noter que les résultats ne sont pas toujours immédiatement renvoyés car ce formulaire nécessite beaucoup de ressources.   ANNEXE 2-NOUVEAU RAPPORT HYPERION Au moment de l'achèvement de ce manuel, ce rapport n'était pas publié dans le dossier Finance Production, mais il devrait être publié prochainement. Le nom peut changer légèrement. Ce rapport est spécialement conçu pour aider les ministères à voir et à analyser les situations de NSF.

Code de compte

Présentateur: John Brandt
Date: 12-12-2008

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Document à distribuer - Word

  Code de compte Introduction Présenté par John Brandt 12/12/08 préparé par Terry Shoebotham Spécialiste en gestion d'entreprise En collaboration avec : HSC & Main Campus Unrestricted Accounting HSC & Main Campus Contract & Grant Accounting Property Accounting (277-7715 plantfund@unm.edu) Comptabilité (277-2018) Achats (277-2036) TABLE DES MATIÈRES CLARIFICATION DE CES CODES 3 CLASSIFICATION DES DÉPENSES – LES PRINCIPES DIRECTEURS 3 LA DÉPENSE EST-ELLE ADMISSIBLE ? 3 Les fonds de l'Université ne peuvent être utilisés pour les types de dépenses suivants. 3 LA DÉPENSE « INSTALLATIONS ET DÉPENSES ADMINISTRATIVES EST-ELLE EXCLUSIVE » ? 4 BONNE CATÉGORIE DE LIVRE D'EXPLOITATION ? 4 Où trouver les listes de codes de compte 5 Structure de base du compte 6 CODES DE COMPTE FRÉQUEMMENT MAL UTILISÉS 7 FOURNITURE OU SERVICE ? LA RÉPONSE GUIDE LA SÉLECTION DU CODE DE COMPTE 7 ENTRETIEN D'USINE OU AMÉLIORATION DE CAPITAL ? LA RÉPONSE GUIDE LA SÉLECTION DU COMPTE. 8 ERREURS COURANTES 9 ORDINATEURS 3189 9 FOURNITURES ET SERVEURS ORDINATEUR 3150 9 ÉQUIPEMENT - GARANTIE OU MAINTENANCE ? 9 FOURNITURE OU SERVICE ? 9 CONCERNANT LA FISCALITÉ : 10 Étudiants étrangers, visiteurs, vendeurs 10 Frais de déménagement 10 EXIGENCES DE LA CARTE DE COMPTABILITÉ IMMOBILIÈRE 10 ENTRETIEN, RÉPARATION OU RÉNOVATION ? 10 CADEAUX/SOUVENIRS/PUBLICITÉ 11 TEXTE DE L'ARTICLE ET OBJECTIF COMMERCIAL - SOYEZ DÉTAILLÉS ET SPÉCIFIQUES 11 VOUS PASSEZ L'APPEL 12 ANNEXE 1 : DÉFINITIONS ET UTILISATION DES CODES DE COMPTE 20 ANNEXE 2 : COMPTABILITÉ DE LA PROPRIÉTÉ 25 COMPTES BIBLIOTHÈQUE UNIQUEMENT : 25 PLUS GRAND OU ÉGAL À 10,000 25 $ ÉQUIPEMENT 25 DÉFINITIONS DES CODES DE COMPTE DE COMPTABILITÉ IMMOBILIÈRE 3 ANNEXE 29 : CATÉGORIES DU LIVRE D'EXPLOITATION 4 ANNEXE 30 : COMPTES ALIMENTAIRES 5 ANNEXE 31 : VOUS RÉPONDEZ À L'APPEL 2008 CLARIFIER CES CODES Si vous avez consulté le plan comptable de l'UNM récemment, vous avez remarqué qu'il y a un beaucoup de codes de compte de dépenses. Au cours de l'exercice 291, 50 codes, sans compter les sous-attributions ou les codes de paie, ont été utilisés pour catégoriser les articles achetés par l'UNM. Vous devez sélectionner le code le plus approprié pour chaque dépense que vous supervisez. Ce n'est pas toujours facile. Il y a 17 codes d'approvisionnement. Dans la zone Voyage, il existe XNUMX codes, dont UN est le meilleur pour une transaction donnée. Afin de vous faciliter la tâche, nous allons vous expliquer quelques principes directeurs pour sélectionner le code de compte de dépenses le plus approprié. Ces principes vous aideront à sélectionner un code qui sera généralement approuvé par les services financiers. Nous allons également revoir et pratiquer l'utilisation de ces principes, en particulier en ce qui concerne certains des codes les plus couramment utilisés à mauvais escient. Si vous apprenez à utiliser correctement ces principes directeurs, vous réduirez considérablement le nombre de documents refusés que vous rencontrez. CLASSIFICATION DES DÉPENSES – LES PRINCIPES DIRECTEURS LA DÉPENSE EST-ELLE ADMISSIBLE ? UNM Business Policy 4000 – Dépenses admissibles et non admissibles, explique ce qui est admissible et non admissible. Cela se trouve à http://www.unm.edu/~ubppm/ubppmanual/4000.htm. Ce qui suit est un bref résumé pour vous aider avec certaines des questions les plus courantes qui se posent.   LES FONDS DE L'UNIVERSITÉ NE PEUVENT PAS ÊTRE UTILISÉS POUR LES TYPES DE DÉPENSES SUIVANTS. Les fonds de l'Université ne peuvent PAS être utilisés pour payer l'entretien et l'entretien de véhicules privés, tels que l'assurance, le carburant, les mises au point, les lubrifiants, les pneus, les licences et autres réparations, même si ces véhicules peuvent être utilisés pour les affaires de l'Université. L'employé peut, cependant, être admissible au remboursement de l'indemnité de kilométrage en vertu de la politique de voyage de l'Université. approuvé par une autre politique publiée par l'Université (par exemple, les récompenses pour services aux employés). Les fonds de l'Université ne peuvent PAS être utilisés pour acheter des décorations de vacances pour les bureaux et les bâtiments de l'Université. L'achat de rafraîchissements de bureau (y compris les cafetières, la nourriture et les boissons) EST INTERDIT, sauf lorsque les rafraîchissements doivent être consommés principalement par des invités de l'Université ou lors de réunions d'affaires. Les divertissements des employés de l'Université (par exemple, les frais de repas), autrement que conformément à la politique de voyage de l'Université, EST INTERDIT. Des exemptions sont autorisées lorsque la fonction est un événement d'accueil qui comprend à la fois des employés de l'Université et des invités de l'Université. Conformément à la réglementation de l'Internal Revenue Service (IRS), toutes les demandes de remboursement de dépenses d'accueil ou de paiement de factures doivent être accompagnées d'une liste des personnes présentes à la réception. Pour les réceptions de plus de vingt (20) personnes ou ouvertes au public, une description de la fonction et la définition des invités sont suffisantes. L'achat de boissons alcoolisées EST INTERDIT, sauf lorsqu'il est engagé dans l'exécution des affaires de l'Université, comme un événement d'accueil pour les invités de l'Université. Lorsque des boissons alcoolisées sont servies sur le campus, la fonction doit être approuvée au préalable par écrit par le président. LE PAIEMENT OU LE REMBOURSEMENT POUR L'ACHAT DE BOISSONS ALCOOLISÉES NE SERONT PAS EFFECTUÉS À PARTIR DES FONDS APPROPRIÉS POUR LES INSTRUCTIONS ET GÉNÉRAUX OU LES FONDS DU CONTRAT ET DE LA SUBVENTION. Lorsque des boissons alcoolisées sont servies sur le campus, les restrictions de l'Université sur l'emplacement et la participation des étudiants doivent être respectées. L'achat d'une couverture d'assurance qui reproduit l'assurance de l'Université (par exemple, la couverture de gestion des risques de l'équipement de l'Université) EST INTERDIT. LA DÉPENSE « INSTALLATIONS ET DÉPENSES ADMINISTRATIVES EST-ELLE EXCLUSIVE » ? L'Université est tenue de suivre séparément les dépenses « F&A exclues » à des fins comptables. Les dépenses liées aux installations et à l'administration sont les dépenses qui, bien qu'autorisées par la politique de l'UNM, ne sont pas autorisées en tant que dépenses lorsque l'UNM calcule les taux de F&A fédéraux tous les 4 ans. L'UNM doit séparer ces dépenses afin qu'elles puissent être supprimées des calculs F&A lorsque ce taux est calculé. Les dépenses autorisées par la politique de l'UNM mais uniquement promotionnelles sont exclues des F&A. [Voir la circulaire fédérale A-21 pour une explication plus détaillée.] Si vous n'êtes pas sûr qu'une dépense soit exclue des F&A, appelez votre comptable ou votre contrôleur fiscal et demandez. Objet du compte 31B0-Food F&A Boissons alcoolisées exclues. Dépenses alimentaires pour les réceptions, la collecte de fonds et le marketing. Activités étudiantes et dépenses des anciens. 37Y0-Coûts d'approvisionnement F&A Excluable Fournitures utilisées pour des activités promotionnelles. 39Y0-Travel F&A Excluable Déplacements associés au lobbying, au divertissement. 6350-Promotional Exp F&A Excluable Gen Articles promotionnels, cadeaux et frais de publicité et de relations publiques conçus uniquement pour promouvoir l'Université. 69Y0-Service professionnel Services exclus F&A achetés pour des activités ou articles exclus F&A. LA BONNE CATÉGORIE DE LIVRE D'EXPLOITATION ? Quelques catégories seulement sont utilisées pour organiser les informations financières contenues dans les rapports Hyperion Operating Ledger : Dans les rapports récapitulatifs, les codes de compte individuels sont classés en revenus ou en dépenses, tandis que les rapports détaillés organisent les codes de compte sous les trois catégories de revenus, dépenses salariales et autres. Frais. Sur les deux rapports, chaque code de compte ayant une activité financière au cours de la période sélectionnée sera répertorié. Aux fins de cette introduction, le reste de notre discussion se concentrera sur les codes de compte classés comme « Autres dépenses ou comme « autres dépenses d'exploitation » (comme sur le rapport de hiérarchie des comptes ePrint). Les principales sous-catégories utilisées comprennent : les fournitures, les déplacements, les coûts des étudiants, les coûts de recherche, les coûts des soins aux patients, les frais de communication, les services, l'entretien des installations, les services publics, les dépenses en capital et les autres dépenses. Dans chacune de ces sous-catégories se trouvent des codes de compte spécifiques. En règle générale, pour les contrats et les subventions, le code de compte approprié à utiliser sera celui contenant votre budget approuvé. Voici un principe directeur : choisissez un code de compte qui relève de la catégorie la plus appropriée. Si vos dépenses concernent des repas achetés pour une réunion d'affaires à laquelle assistent des employés non membres de l'UNM et que l'achat a été effectué par un employé lors d'un voyage, le code que vous utilisez doit figurer sous la rubrique Voyage. Si la dépense implique le même type de réunion d'affaires, mais qu'il s'agit d'un achat pour une réunion d'affaires locale, la dépense ne doit PAS être sous Déplacement, mais plutôt sous Fournitures. Sous Voyage, vous trouverez le code 3860-Bus Meals and Hospitality Gen. Sous Fournitures, vous trouverez le code 31A0-Bus Food-Local. La meilleure façon de décider quel code de compte utiliser est de se familiariser avec la structure du code de compte telle qu'elle est contenue dans le rapport sur la hiérarchie des comptes (et d'autres sources énumérées ci-dessous), puis de suivre le principe directeur. Si l'achat est associé à un voyage, il y appartient. S'il n'est pas associé au voyage, il appartient aux fournitures. Si l'achat est un service (avoir des brochures reliées pour vous) plutôt qu'un bien (acheter le papier utilisé pour imprimer des brochures), il appartiendra à la sous-catégorie Services. Les catégories du grand livre d'exploitation et des conseils utiles se trouvent à l'annexe 3. O TROUVER LES LISTES DE CODES DE COMPTE Les définitions des codes de compte du grand livre d'exploitation indiquent tous les comptes actifs à l'UNM et donnent une définition et une utilisation pour chaque compte. Pour afficher ou imprimer cette liste, accédez à http://www.unm.edu/~gacctng/resources/OpLegAcctDef 6-23-08.pdf . Le site Web à l'adresse http://www.unm.edu/~gacctng/ contient une liste de « codes de compte fréquemment utilisés ». Pour la plupart de vos besoins, cette liste suffira. Il est nettement plus court et contient des définitions pour les comptes répertoriés. Vous pouvez obtenir une liste de tous les codes de compte en exécutant le rapport ePrint FGRACTH. Ce rapport est trouvé en se connectant à ePrint, en allant dans le répertoire fin banp - Finance Banner - Production (banp) et en sélectionnant FGRACTH dans la liste des rapports dans la petite liste déroulante en bas de la page.   Ce rapport ne donne pas de définition ou d'utilisation pour les comptes. STRUCTURE DE BASE DU COMPTE Notez que les comptes de revenu commencent par un zéro. Quel que soit leur nom, ils ne doivent pas être utilisés pour les dépenses. Premier chiffre du code de compte Type de compte 0 Revenu 1 Revenu et transferts 2 Dépenses de main-d'œuvre 3 Fournitures et déplacements 4 Coûts des étudiants et de la recherche 5 Coûts des soins aux patients 6 Frais et services de communication (voir Services ci-dessous) 7 Maintenance de l'usine (c.-à-d. La peinture. Fréquemment un type de service.) 8 Autres dépenses, dépenses de contrats spéciaux et de subventions 9 Dépenses en capital, en bons et autres qu'en espèces Les services sont quelque chose qui est fait pour votre ministère, moyennant des frais. Ils peuvent inclure une composante « marchandises », mais ne sont principalement pas une « chose ». Un exemple serait les services d'impression. Oui, vous vous retrouvez avec des documents imprimés, mais la principale chose achetée est le service d'impression du papier, pas le papier. Des difficultés sont fréquemment rencontrées dans ce domaine. En cas de doute, appelez votre comptable ou votre contrôleur fiscal, expliquez la situation et laissez-les vous aider à choisir un compte. CODES DE COMPTE FRÉQUEMMENT MAL UTILISÉS Fournitures 3100-Gén. Se compose principalement de consommables, mais comprend également un inventaire d'outils de bureau à faible coût, tels que des agrafeuses. TRÈS SOUPLE. Ce compte est souvent utilisé comme compte par défaut de Pcard. 3140-Computer Software Gen Inclut les logiciels sur disques, sous licence ou téléchargés qui sont nécessaires pour faire fonctionner les ordinateurs internes. La plupart des logiciels informatiques sont passés en charges ici. La seule exception serait les achats de logiciels extrêmement importants, qui ne peuvent pas être considérés comme une fourniture, mais en raison de leur taille et de leur durée de vie, doivent être passés en charges sous la rubrique Dépenses en capital. 3150-Fournitures et serveurs informatiques < 5,001 5,001 $ Comprend les accessoires d'ordinateur et d'imprimante, les périphériques et les imprimantes de moins de 5,001 5,001 $, tels que les moniteurs, les protecteurs de surtension, les souris, les tablettes, le papier pour imprimante, le toner. Comprend les serveurs informatiques de moins de XNUMX XNUMX $. Si le coût est supérieur à XNUMX XNUMX $, voir la rubrique Dépenses en capital. 3189-Ordinateurs < 5,001 5,001 $ Les ordinateurs, tels que les ordinateurs portables et les ordinateurs de bureau, dont le coût unitaire est inférieur à 3150 5,001 $. Remarque : exclut les serveurs et les imprimantes, et les moniteurs s'ils sont détaillés séparément. Lors du codage du bon de commande, les systèmes informatiques doivent, si possible, être décomposés en leurs composants individuels. Si les frais pour le moniteur et les autres accessoires sont indiqués séparément, ces frais doivent être codés au compte XNUMX. Cependant, si les systèmes ne peuvent pas être décomposés et que le coût est supérieur à XNUMX XNUMX $, voir la rubrique Dépenses en capital. 3180-Équipement non capital < 5,001 XNUMX $ À utiliser pour les fonds non affectés. L'équipement avec un article coûte moins de 5,001 XNUMX $. Exemples : chaises, étagères, déchiqueteuses, instruments de musique, classeurs. FOURNITURE OU SERVICE ? LA RÉPONSE GUIDE LA SÉLECTION DU CODE DE COMPTE Fourniture : Nous avons acheté le matériel. Exemple : nous avons acheté du papier spécial, de la colle et des attaches pour créer des brochures non promotionnelles. Nous avons payé quelqu'un d'autre pour faire le travail Exemple - Nous avons payé Kinkos pour imprimer et/ou relier notre brochure Utilisation : 31-Promotional Exp F&A Excludable Gen Utilisé lorsque la brochure a été conçue uniquement pour promouvoir l'université OU 0-Printing/Copying/Binding Gen Le coût de tous les formulaires et documents imprimés non promotionnels. Comprend des billets et des programmes pour des événements sportifs ou des représentations sur scène, des catalogues d'expositions d'art, des bulletins et des revues de recherche, des publications étudiantes, des envois postaux, des cartes d'appel, de la papeterie, des formulaires de reçus et d'autres documents imprimés. Comprend également tous les coûts de reliure associés. OU Autre compte de service approprié utilisé par votre ministère Autres services 63A0-Frais de conférence Gen Frais payés pour assister à des conférences. 63A1-Frais d'événement Frais payés pour verrouiller un spectacle ou un événement. Exemple : événement du musée Maxwell. (PAS les frais payés pour assister à une conférence.) 70C1-Garanties d'équipement/contrats de service Garanties d'équipement et contrats de service pour l'équipement. 70D0-Equipment Repairs Maintenance Gen Coût de réparation et d'entretien de l'équipement UNM. MAINTENANCE DES INSTALLATIONS OU AMÉLIORATION D'IMMOBILISATIONS ? LA RÉPONSE GUIDE LA SÉLECTION DU COMPTE. Entretien de l'usine : Remplacement de routine des articles usés, même s'ils sont coûteux Exemple - Nous remplaçons tout le câblage électrique de notre bâtiment pour 250,000 XNUMX $. [Il s'agit du remplacement d'un article usé ou obsolète. Cela coûte moins de 500,000 70 $.] XNUMXxx comptes. Appelez la comptabilité immobilière si vous n'êtes pas sûr du compte exact. Amélioration des immobilisations : nouvel équipement ou rénovations coûteuses Exemple - Nous construisons un ajout de 1,000,000 500,000 9 $ à notre bâtiment, augmentant considérablement sa taille.[C'est un nouvel élément. Cela coûte plus de XNUMX XNUMX $] XNUMXxxx comptes. Appelez la comptabilité immobilière si vous n'êtes pas sûr du compte exact. ERREURS COURANTES Cette section fournit des exemples d'erreurs courantes dans l'utilisation du code de compte. 3189-ORDINATEURS Un ministère a acheté un ordinateur de bureau pour 4,000 3189 $. L'ensemble du système informatique a été passé en charges sous le code de compte 3189. Seul le processeur aurait dû passer à 3150. Le moniteur, la souris et le clavier auraient dû être passés en charges sous 3150. système qui comprenait une imprimante et un Palm Pilot pour le chef de service. Tout sauf le Palm Pilot a été passé en charges sous le code de compte 5,000. Le Palm Pilot a été passé en charges sous le code de compte 3189. Seul le CPU aurait dû être passé en charges sous le code de compte 3150. Le moniteur, la souris, le clavier, l'imprimante et le Palm Pilot auraient dû être passé en charges sous le code de compte 3189. ÉQUIPEMENT - GARANTIE OU ENTRETIEN ? 70C1-Garantie ou Contrat d'entretien. CONTRAT. 70D0-Réparation. Appels sporadiques pour la réparation d'équipements cassés ou défectueux. PAS DE CONTRAT. FOURNITURE OU SERVICE ? Un service a acheté 5 boîtes de papier à l'entreprise qui a conçu le logo de son service et les a passées en charges à 69Z0-Autres services professionnels, général. Le papier est une fourniture et ne doit pas être passé en charges sur un compte de service. Un ministère a acheté une nouvelle conception de logo de ministère et a passé en charges le coût sous 3100-Fournitures de bureau - Général. La conception du logo est un service et ne doit pas être passé en charges sur un compte d'approvisionnement. La plupart des fournitures de base sont facturées à 3xxx. La plupart des services sont facturés au 6xxx. Les services nécessitent un SPQ [Service Provider Questionnaire, disponible sur http://www.unm.edu/~gacctng/forms.html] si le fournisseur n'est pas un Universal Service Provider. Pour savoir si un fournisseur est un fournisseur de service universel (USP) désigné, utilisez le formulaire Banner FTIIDEN. Vous pouvez : • saisir l'ID du fournisseur et l'interroger. • Cliquez sur l'icône Web Xtender. • Si le formulaire SPQ est présent, il s'agit d'un USP approuvé. • Double-cliquez sur le document SPQ pour le consulter. Si vous comptez sur un SPQ universel, vous DEVEZ inclure la déclaration suivante dans le champ Objet commercial/Description détaillée de l'article lorsque vous remplissez votre demande dans LoboMart : « Le fournisseur a été approuvé en tant que fournisseur de services universels et, à ma connaissance, il n'y a pas de conflit de intérêts conformément à la politique 4325, article 3. CONCERNANT LA FISCALITÉ : ÉTUDIANTS ÉTRANGERS, VISITEURS, VENDEURS Si vous effectuez une transaction impliquant un étudiant, un visiteur ou un vendeur étranger, vous devez utiliser l'un des codes de compte suivants. Ces codes de compte indiquent le bon avis à des fins de retenue : Voyages 3850,4682,4683 4021 40 Récompenses 1 Frais de participation 4661A63 Allocations 1 Honoraires 63E1 Services 8081V88 Redevances 38 Sous-contrats 0XX (C&G uniquement) Frais de déménagement des employés La recherche d'un logement général est une dépense de déménagement qui ne peut pas être imputée à d'autres comptes de voyage. En cas de doute, demandez à votre comptable ou à votre contrôleur fiscal. EXIGENCES DE LA CARTE DE COMPTABILITÉ IMMOBILIÈRE Lors de l'achat d'un ordinateur avec une carte P, la comptabilité immobilière requiert certaines informations concernant l'achat de l'ordinateur. Pour fournir ces informations, veuillez utiliser le formulaire d'achat informatique de la comptabilité immobilière. Ce formulaire est disponible sur le site Web des achats à l'adresse : http://www.unm.edu/~purch/pcardtrain/computer.html. Ce formulaire Web est automatiquement transmis à la comptabilité immobilière afin qu'une étiquette d'équipement puisse être émise pour l'ordinateur. Des problèmes ou des questions avec le formulaire ? Appelez les Achats au 277-2036. ENTRETIEN, RÉPARATION OU RÉNOVATION ? Lorsqu'une entreprise est embauchée pour apporter des changements importants à un espace physique, vous avez une rénovation. Lorsqu'une entreprise est embauchée principalement pour améliorer l'apparence d'un espace usé en appliquant une nouvelle peinture ou en remplaçant les tapis usés, vous avez l'entretien. Lorsque des zones endommagées sont réparées, comme le remplacement de vitres sur une fenêtre cassée ou le remplacement de tuiles de plafond affaissées causées par une fuite de toit, vous avez une réparation. Si vous avez des doutes sur le bon compte, appelez Property Accounting, expliquez les détails de votre situation et demandez-leur le bon compte. CADEAUX/SOUVENIRS/PUBLICITE Les dépenses de ce type ne doivent être engagées que pour promouvoir l'Université. Les cadeaux ne peuvent pas être destinés au personnel ou au corps professoral, ni aux conférenciers extérieurs, même si les cadeaux bénéficient à l'Université. De plus, les fonds I&G ne peuvent jamais être utilisés pour acheter des cadeaux, des souvenirs ou de la publicité. Si l'un de ces articles est acheté, il fera l'objet d'un examen minutieux. Soyez très précis dans le texte de votre article. Expliquez comment les articles achetés ont fait la promotion de l'Université. Ces éléments appartiennent à un compte F&A Excludable tel que 6450 ou 37Y0. L'arrangement floral pour l'obtention du diplôme appartient à 37Y0. TEXTE DE L'ARTICLE ET OBJECTIF COMMERCIAL - SOYEZ DÉTAILLÉS ET SPÉCIFIQUES De nombreux documents sont refusés non pas parce que vous avez sélectionné le mauvais code de compte, mais parce que le texte de votre article ou votre objectif commercial n'expliquait pas suffisamment la transaction pour justifier votre choix de code de compte. Le principe directeur ici est, Expliquez la transaction!  Qui (étudiants, professeurs, personnel, noms, titres, UNM ou non)  Quoi (événement, activité, achat, contrat)  Quand (date)  Où (sur le campus vs hors campus)  Pourquoi (objectif commercial) Fournir l'original Numéros de document de bannière et dates de publication pour toutes les transactions que vous déplacez ailleurs. Indiquez votre nom et votre numéro de téléphone. Votre document ne sera PAS refusé si vous donnez plus d'informations que nécessaire. Il peut être refusé si vous ne donnez pas assez. Par exemple, vous avez soumis un DPI pour un achat de tapis oriental de 2,000 31 $. Vous choisissez le compte 1TXNUMX-Sets and Scenery. Votre objectif commercial se lit comme suit : « Tapis oriental ». Ce DPI va probablement être remis en question, et peut être refusé au cours de ce processus. Si, cependant, vous aviez écrit dans le domaine de l'objet commercial, « Tapis oriental budgétisé pour la production théâtrale Le Roi et moi donnée par le Dr. ABC de Howser de la classe de théâtre et utilisé comme décor dans la pièce », votre DPI sera probablement approuvé sans aucune question ni retard. Cela est également vrai pour le texte de l'article lors du transfert de dépenses avec une pièce justificative de journal. Soyez précis et détaillé. VOUS FAITES L'APPEL 1) Dr. Smith a fait produire une brochure publicitaire pour son bureau. Il a engagé Marty Johnson d'ABC Printing pour l'aider à concevoir le document et à le produire. Vous venez de recevoir la facture de Marty, qui se lit comme suit : Quel(s) compte(s) pourriez-vous utiliser pour passer en charges ces frais ? Pourquoi? A) Compte 3100-Fournitures de bureau générales. Nous avons acheté du papier imprimé dessus. Il s'agit d'une fourniture B) Compte 6370-Impression/Copie/Reliure Gen. Nous avons acheté la conception de la brochure. Il s'agit d'un service qui comprend l'impression et la reliure. C) Compte 6350 - Frais promotionnels F&A exclus. Il s'agit d'un service pour un article exclus F&A D) Compte 55Z0- Autres coûts d'approvisionnement des patients. Ces brochures sont destinées aux patients, elles sont donc classées dans la catégorie Coût des soins aux patients.   2) Popejoy a fait produire une brochure éducative à l'intention des enseignants du primaire afin de promouvoir la sensibilisation culturelle de leur programme. Il a embauché VanJohnson Designs, Inc. Vous venez de recevoir leur facture, qui se lit comme suit : Quel(s) compte(s) pourriez-vous utiliser pour passer en charges ces frais ? Pourquoi? A) Compte 6350 - Frais promotionnels F&A exclus. Il s'agit d'un service pour un article exclusif F&A B) Compte 6370-Printing/Copying/Binding Gen. Nous avons acheté la conception de la brochure. Il s'agit d'un service qui comprend l'impression et la reliure. C) Compte 3100-Fournitures de bureau générales. Nous avons acheté plus de papier (12,000 2,500 $) que de design (XNUMX XNUMX $). Il s'agit d'un approvisionnement. D) Compte A801-Inventaire Autre. Nous avons beaucoup de brochures, elles sont donc en inventaire maintenant.   3) Dr. RedMond avait besoin d'enquêtes pour ses patients. Il a engagé Ralph Getty pour concevoir les sondages et les a fait imprimer en interne. La facture manuscrite de Ralph, que le Dr. RedMond vient de vous donner, se lit comme suit : Quel(s) compte(s) pourriez-vous utiliser pour passer en charges ces frais ? Pourquoi? A) 20P0-Salaire temporaire Le général Ralph est un individu, pas une entreprise. Il a été temporairement employé par l'UNM pour concevoir cette enquête. B) 0280-Frais d'examen Général. Ces enquêtes seront utilisées pour tester les patients pour diverses maladies. C) 3100-Fournitures de bureau Général. Cette catégorie peut être utilisée pour tous les achats de fournitures de bureau. D) Compte 69Z0-Autres services professionnels. Ralph a fourni un service en concevant les brochures.   4) Vous faites votre réallocation PCard dans Banner. (FWAINVT). Vous réaffectez un achat pour votre département qui totalisait 3,527.32 2,006.00 $. Cette commande portait sur des rames de papier (892.17 629.15 $), des cartouches de toner pour plusieurs imprimantes (XNUMX $) et un nouveau copieur (XNUMX $). Le papier sera utilisé pour les différentes imprimantes et le copieur. Votre travail de routine consiste à faire des copies de formulaires, de fiches d'instructions et de brochures pour divers médecins de votre service. Quel(s) compte(s) pourriez-vous utiliser pour passer en charges ces frais ? Pourquoi? A) Compte 3100-Fournitures de bureau générales. Ce sont toutes des fournitures de bureau. C'est la catégorie la plus appropriée. B) Compte 3100-Fournitures de bureau générales pour le papier et le toner. Compte 3150 - Fournitures et serveurs informatiques < 5,001 XNUMX $ pour le copieur. C) Compte 3100-Fournitures de bureau générales pour le papier et le toner. Compte 9530-Amélioration du site général pour le copieur. Le copieur a grandement amélioré notre site de travail. D) Compte 3100-Fournitures de bureau générales pour le papier et le toner. Compte 3180-Équipement non capital < 5,001 XNUMX $ pour le copieur.   5) Votre service tient des registres sur l'utilisation des copieurs et facture l'index des utilisateurs en fonction du nombre de copies effectuées chaque mois à 5 cents/page. 4,000 exemplaires ont été réalisés par divers départements ce mois-ci. Quel(s) compte(s) de revenus pourriez-vous utiliser pour ces frais ? Pourquoi? A) Compte de revenus ? Je créditerai 3100-Office Supplies General pour le coût, afin de réduire le coût du papier et du toner que nous avons utilisés pour faire ces copies. B) Je créditerai le nouveau compte de revenus du centre de service interne, 0699-Services divers. C) Je créditerai le compte 08Z0-Divers Gen. pour ce petit chiffre d'affaires. D) Je créditerai 37Z0-Autres coûts d'approvisionnement Général, car il est actuellement trop dépensé et nous devons encore acheter plus de fournitures en utilisant ce compte. Quel(s) compte(s) de dépenses pourriez-vous utiliser pour passer en charges ces frais ? Pourquoi? A) Je passerai ces copies en charges à 3100-Office Supplies General. C'est du papier et du toner. B) Je passerai ces copies en charges à 69Z0-Autres services professionnels généraux. Nous avons rendu service aux autres départements en faisant ces copies pour eux. C) Je vais dépenser ces copies pour 63C0-Copying Gen. Nous vendons des copies. D) Notre département utilise le système de troc. Les copies sont compensées par des meubles usagés qu'ils ont donnés à notre département le mois dernier. Aucune entrée n'est requise.   6) Votre ministère a acheté un ordinateur de bureau avec un moniteur, un clavier et une souris. En même temps, vous avez également acheté auprès du même fournisseur deux nouvelles imprimantes. La facture est ci-dessous : Quel(s) compte(s) pourriez-vous utiliser pour passer en charges ces frais ? Pourquoi? A) J'utiliserai du matériel informatique 9020 pour tous ces frais. B) J'utiliserai 3189-Computers pour l'ordinateur et 3150-Computer Supplies and Servers pour le reste des éléments de la facture. C) Puisqu'il s'agit d'un seul achat, j'utiliserai 3189-Computers pour la totalité de la facture. D) J'utiliserai 3180-Non Capital Equipment pour tous les frais puisque le total est inférieur à 5,001 XNUMX $.   7) Votre bureau est en cours de rénovation. Une entreprise extérieure a été engagée pour abattre deux murs, remplacer six fenêtres, dont deux sont fêlées, et remplacer la moquette usée par une moquette neuve. Ils fournissent également 3 nouveaux postes de travail, au coût de 4,500 1,970 $ par poste. Chaque station comprend des parois de cabine (800 450 $), deux armoires supérieures (300 $ chacune) et une armoire inférieure (180 $), une surface de bureau (XNUMX $) et une chaise (XNUMX $). Leur facture est la suivante : quel(s) compte(s) pourriez-vous utiliser pour passer en charges ces frais ? Pourquoi? A) Je n'en ai aucune idée, donc je suppose que 9220-Building Improvement Gen est correct. Ça a l'air plutôt bien… B) Je n'en ai aucune idée, alors je vais tout répartir comme suit : peut-être que personne ne le remarquera…) C) Je n'en ai aucune idée, alors j'ai appelé mon ami dans un autre département qui a eu une dépense similaire l'année dernière. Nous avons décidé : Main-d'œuvre, fenêtres, tapis à 69-Réparations d'usines Meubles à 0-Équipement/meubles > 9000 5,000 $ D) Je n'en ai aucune idée, alors j'ai appelé la comptabilité de la propriété, et je la passe en charges comme ils m'ont dit de : Main-d'œuvre, fenêtres , tapis à 7000-Réparations d'usines Meubles modulaires à 9000-Équipement/Meubles >5,000 7000 $ Chaises de bureau à 9000-Équipement non capital < 5,000 3180 $ 5,001) Votre ministère a acheté une pièce d'équipement.             Quel(s) compte(s) pourriez-vous utiliser pour passer en charges ces frais ? Pourquoi? Compte 9000-Equipment/Meubles >5,000 XNUMX $, car il s'agit d'équipements d'immobilisation et la totalité du montant est capitalisée. Compte 9000-Equipement/Mobilier pour tout sauf la Garantie. La garantie va dans le compte 70C1-Garanties d'équipement/contrats de service. Les garanties ne sont pas capitalisées. C'est méchant. L'équipement va dans 9000-Equipment/Meubles >$5,000, la garantie dans 70C1-Equipment-Garanties/Service Contracts, l'expédition dans 31D0-Freight In-Bound, l'installation dans 63X0-Technical Services Gen, et la formation dans 63T0-Contract Services Général. Un coup d'œil à ça et j'ai mal à la tête. Je suis rentré à la maison malade et mon superviseur a fait quelque chose avec. Où qu'il aille, ce n'est pas de ma faute !   ANNEXE 1 : DÉFINITIONS ET UTILISATION DES CODES DE COMPTE Université du Nouveau-Mexique Codes de compte les plus fréquemment utilisés Site Web de comptabilité générale où se trouve : http://www.unm.edu/~gacctng/ 07ZZ Remboursements des employés : Ces revenus sont utilisés lorsque les fonds sont reçus d'un employé et, dans certains cas, d'autres sources, mais doit être imputé sur une dépense via un journal. Doit avoir un solde nul à la fin de l'exercice. 08Z0 Génération de revenus divers : revenus non spécifiquement identifiés dans un code de compte distinct. 3100 Fournitures de bureau Général : Le coût des produits en papier, du matériel d'écriture et des fournitures diverses utilisés dans les fonctions de bureau administratif, non pour la revente. Se compose principalement de consommables, mais comprend également un inventaire d'outils de bureau à faible coût, tels que des agrafeuses. 3110 Livres Périodiques Gen : Magazines Livres, documents de référence. Ne comprend pas les manuels scolaires ou les livres de bibliothèque. 3131 Cassettes vidéo : Inclut les supports VHS ou DVD. 3140 Computer Software Gen : Comprend les logiciels et les disques nécessaires au fonctionnement des ordinateurs internes. 3150 Fournitures informatiques et serveurs de moins de 5,001 5,001 $ : comprend les accessoires d'ordinateur et d'imprimante, les périphériques et les imprimantes de moins de XNUMX XNUMX $, tels que les parasurtenseurs, les souris, les tablettes, le papier pour imprimante et le toner. Comprend les serveurs informatiques de moins de 5,001 XNUMX $.   3160 Générateur de fournitures de copieur : Inclut le papier, le toner et d'autres fournitures utilisées pour faire fonctionner un copieur 3170 Générateur de fournitures de conservation : Inclut les fournitures de nettoyage et d'entretien. 3180 Équipement non capital < 5,001 5,001 $ : L'équipement dont le coût par article est inférieur à XNUMX XNUMX $. Exemples : Chaises, imprimantes, étagères 3185 C&G Non Capital Equip 1,000 5,000 $ - 1,000 5,000 $ : L'équipement C&G non informatique avec un coût par article compris entre XNUMX XNUMX $ et XNUMX XNUMX $. À l'usage des fonds restreints. 3189 Ordinateurs de moins de 5,001 5,001 $ : ordinateurs, tels que les ordinateurs portables et les ordinateurs de bureau, dont le coût unitaire est inférieur à XNUMX XNUMX $. Remarque : exclut les serveurs et les imprimantes. 31A0 Nourriture commerciale locale : Nourriture consommée principalement par les invités de l'Université, ou lors d'une réunion d'affaires, où la nourriture est accessoire à la réunion. Les aliments enregistrés dans ce code de compte ne sont pas associés au voyage. 31B0 Alimentaire F&A Excluable Gen : Tous les paiements pour les boissons alcoolisées, à condition qu'ils répondent à toutes les autres exigences de l'Université, doivent être imputés à ce code de compte. Dépenses alimentaires engagées lors des réceptions, collecte de fonds, activités des anciens élèves et marketing, rafraîchissements au bureau non consommés principalement par les invités de l'université ou lors de réunions d'affaires. 31C0 Cotisations Adhésions Gen : Comprend les frais d'adhésion à des organisations telles que des organisations professionnelles, des associations régionales ou nationales. Comprend également les frais de licence professionnelle. 31K0 Postage Gen : comprend l'achat de timbres-poste, de cartes et d'enveloppes timbrées, ainsi que les factures internes du bureau de poste de l'UNM pour des services spéciaux tels que le courrier certifié. 31L0 Fournitures d'impression Gen : Coût des fournitures liées à l'impression, telles que l'encre, le papier, la matrice. 31M0 Recruitment Expense Gen: Comprend les coûts associés au processus d'entretien sur le campus tels que la publicité "aide recherchée", agence de placement, frais de communication, repas pour le comité de recherche encourus lors des visites du campus des candidats, (athlète, professeur, etc.) UBPP 4040 31M1 Recrutement du personnel Génération des dépenses : comprend les coûts associés au processus d'entretien sur le campus, tels que la publicité « aide recherchée », l'agence pour l'emploi, les dépenses de communication, les repas pour le comité de recherche encourus lors des visites sur le campus des candidats, (recrutement du personnel) 37Y0 exclus en vertu de la circulaire fédérale A-21. Fournitures de démarrage, coûts des activités des étudiants, activités des anciens élèves ; Collecte de fonds 37Z0 Autres coûts d'approvisionnement Gen : Coûts d'approvisionnement qui ne peuvent pas être classés dans les codes de compte 31xx.   3800 In State Travel Gen : Comprend tous les frais de déplacement dans l'État engagés par les employés lorsqu'ils voyagent au nom de l'UNM. Les dépenses spécifiques autorisées comprennent : le kilométrage depuis/vers l'aéroport, la location de véhicules, les transports en commun, les tarifs, les frais de stationnement, l'hébergement, les repas et autres. frais de déplacement. UBPP 4030 3820 Gen de voyage à l'extérieur de l'État : comprend tous les frais de voyage à l'extérieur de l'État engagés par les employés lorsqu'ils voyagent au nom de l'UNM N'inclut PAS les déplacements du personnel du département des sports à des fins de dépistage, de recrutement ou de voyage d'équipe, ou les frais de déménagement ou de réinstallation des employés . Les dépenses spécifiques autorisées comprennent : le kilométrage depuis/vers l'aéroport, la location de véhicules, les transports en commun, les tarifs, les frais de stationnement, l'hébergement, les repas et autres. frais de déplacement. UBPP 4030 3840 Gens de voyage à l'étranger : comprend tous les frais de voyage à l'étranger encourus par les employés lorsqu'ils voyagent au nom de l'UNM. Les dépenses spécifiques autorisées comprennent : le kilométrage depuis/vers l'aéroport, la location de véhicules, les transports en commun, les tarifs, les frais de stationnement, l'hébergement, les repas et autres. frais de déplacement. UBPP 4030 3850 Visiteur étranger à l'UNM Gen de voyage : Frais de voyage encourus par un ressortissant étranger (pas un employé). UBPP 2180. Comprend les déplacements des étudiants. 3860 Bus Repas and Hospitality Gen : Toutes les dépenses alimentaires liées à l'entreprise achetées pour les invités lors d'un voyage, à l'exclusion des dépenses de repas engagées dans le processus de recrutement. 3880 Gen Dépenses Véhicule : Remboursement kilométrique pour l'utilisation de véhicules personnels pour une utilisation en ville 38L0 Dépenses Déménagement des Nouveaux Employés Gen : Dépenses réelles de transport immédiat des effets ménagers, meubles et effets personnels, y compris l'emballage, la mise en caisse et l'assurance. UBPP 4020 38N0 Travel Recruiting Gen: Les frais de transport, d'hébergement et de repas pour les candidats se rendant sur le campus de l'UNM peuvent inclure leur conjoint si le responsable du recrutement le juge approprié. UBPP 4030 & 4040 39Y0 Frais de voyage F&A exclus : Dépenses de voyage associées au lobbying, au divertissement ou à d'autres frais F&A exclus. Voir la circulaire fédérale A-21. 39Z1 Déplacement des employés non UNM - Non étranger : comprend tous les frais de déplacement engagés par les employés non UNM lorsqu'ils voyagent au nom de l'UNM N'inclut PAS les déplacements du personnel du département des sports à des fins de dépistage, de recrutement ou de voyage d'équipe, ou les frais de déménagement ou de réinstallation des employés. Les dépenses spécifiques autorisées incluent : frais de déplacement. 6350 Promotional Exp F&A : Excluable Gen Articles promotionnels et souvenirs, y compris modèles, cadeaux et souvenirs ; les frais de publicité et de relations publiques destinés uniquement à promouvoir l'université. Circulaire fédérale A-21 Section J1. 6370 Impression/Copie/Reliure Gen : Le coût de tous les formulaires et documents imprimés. Comprend des billets et des programmes pour des événements sportifs ou des représentations sur scène, des catalogues d'expositions d'art, des bulletins et des revues de recherche, des publications étudiantes, des envois postaux, des cartes d'appel, de la papeterie, des formulaires de reçus et d'autres documents imprimés. Comprend également tous les coûts de liaison qui sont associés à ce qui précède.   63A0 Frais de conférence Gen : Frais payés pour assister à des conférences. 63A2 Séminaires/Frais de formation : Frais payés pour assister à des sessions de formation et/ou à des séminaires.   63C0 Génération de copie : Le coût des copies faites à l'extérieur du département, non destinées à la revente (par exemple, les copies faites par les services de duplication de l'Université). 63E0 Honoraria Gen : Un paiement à un individu de réalisation ou de renommée spéciale, en échange de la volonté de cet individu de visiter l'Université et de participer à un événement universitaire de courte durée (comme un conférencier, un évaluateur, un participant à un séminaire, etc.), avec le étant entendu que le paiement ne constitue pas une rémunération proportionnée aux services réellement fournis. SPQ non requis. NE PEUT PAS être payé à un employé. 63E1 Honoraires -Visiteur étranger : Un paiement à un individu de réalisation ou de renommée spéciale, en échange de la volonté de cet individu de visiter l'Université et de participer à un événement universitaire de courte durée (comme un conférencier, un évaluateur, un participant à un séminaire, etc.), étant entendu que le paiement ne constitue pas une indemnité proportionnée aux services réellement fournis. SPQ non requis. Particuliers étrangers uniquement. NE PEUT PAS être payé à un employé. 63V1 Honoraires de consultant - Visiteur étranger : Personne « étrangère » fournissant des services de consultation 69Y0 Service professionnel F&A : Services professionnels exclus exclus sous A-21. 69Z0 Autres services professionnels Génération : comprend le coût des services professionnels fournis par une source extérieure hors campus, comme convenu par contrat, à l'exclusion de ceux attribués aux autres codes de compte 63* ou 69*. 8045 Soutien interministériel : Voir le site Web de la comptabilité générale pour la politique et les procédures. Le code de compte 8045 DOIT être le côté débit ET crédit de toute entrée dans laquelle il est utilisé. 8060 Autres coûts d'exploitation Gen : Coût requis pour les opérations continues, à l'exclusion des coûts définis ailleurs dans le plan comptable. 9000 Équipement/meubles > 5,000 5,000.00 $ : Comprend le coût de l'équipement et du mobilier qui est capitalisé, avec un coût supérieur à XNUMX XNUMX $ par article.   9020 Matériel informatique > 5,000 5,000 $ : comprend le coût des ordinateurs et du matériel informatique qui sont capitalisés, avec un coût par article supérieur à 5,000 5,000 $ (par article serait le processeur et le moniteur combinés.) Exemples : ordinateur portable avec un coût unitaire > XNUMX XNUMX $, ordinateur de bureau avec un coût unitaire > XNUMX XNUMX $, serveurs informatiques. N'inclut pas les garanties, les accords de maintenance ou les logiciels supplémentaires non nécessaires au fonctionnement de l'ordinateur.   ANNEXE 2 : COMPTABILITÉ IMMOBILIÈRE Questions sur la comptabilité immobilière ?  Appel : 277-7715 Courriel : plantfun@unm.edu Site Web : http://www.unm.edu/~plantfun/ COMPTES UNIQUEMENT POUR LA BIBLIOTHÈQUE : Les comptes suivants ne peuvent être utilisés que par les bibliothèques principales, telles que la bibliothèque HSC, la bibliothèque Zimmerman, Bibliothèque paroissiale, Cent Engineering Library, etc. Ces comptes NE PEUVENT PAS ÊTRE UTILISÉS pour les bibliothèques départementales. 6312,6313,6314,6315 91 10,000, comptes commençant par 10,000** ÉQUIPEMENT SUPÉRIEUR OU ÉGAL À XNUMX XNUMX $ Le code d'approvisionnement du State of NM Higher Education Department (HED) exige que toute PIÈCE UNIQUE d'équipement dont le prix d'achat est supérieur ou égal à XNUMX XNUMX $ doit être imputé à un indice de fonds végétal. Les ministères doivent utiliser un indice de fonds d'usine pour ce type d'équipement. Le fonds aura un « P » dans la description. Par exemple, 2Pxxx, 3Pxxx, etc. Le code de programme pour l'index sera P501. Contactez la comptabilité immobilière si vous avez des questions. DÉFINITIONS DES CODES DE COMPTE DE COMPTABILITÉ IMMOBILIÈRE (disponibles sous http://www.unm.edu/~plantfun/, « Mémos et mises à jour ») Le service de comptabilité immobilière a récemment reçu des questions concernant les comptes à utiliser pour les achats d'équipement et d'ordinateurs. Cette note a pour but de clarifier l'utilisation de certains comptes pour ces achats et de compléter l'arbre de décision de code de compte d'équipement ci-joint. Si vous avez des questions sur ces informations ou sur le compte à utiliser pour un achat d'équipement ou d'ordinateur, veuillez contacter la comptabilité immobilière au 277-7715 ou par courrier électronique à plantfun@unm.edu. Compte 3140 Logiciels informatiques – Ce compte est utilisé pour les types d'achats suivants : • Logiciel Microsoft PowerPoint • Logiciel Adobe Acrobat REMARQUE : Il s'agit uniquement du logiciel d'application acheté pour les ordinateurs existants (c'est-à-dire l'ordinateur n'avait pas le logiciel déjà installé lorsque la machine a été achetée à l'origine). Compte 3150 Fournitures informatiques < 5,001 XNUMX $ – Ce compte est utilisé pour les types d'achats suivants : • Imprimantes • Ordinateurs de poche (c.-à-d. Palm Pilots) • Serveurs informatiques • Moniteurs (moniteurs de remplacement uniquement) • Accessoires informatiques (par ex. souris, clavier, etc.) achetés séparément d'un système informatique complet. REMARQUE 1 : Chacun des éléments ci-dessus devrait avoir un coût individuel de 5,000.00 XNUMX $ ou moins. REMARQUE 2 : Un système informatique complet signifie qu'il y a un (1) coût indiqué sur le devis/bon de commande pour l'ordinateur, le moniteur et tous les accessoires. Compte 3180 Équipement non capital < 5,001 5,000.00 $ - Ce compte est utilisé pour les types d'achats suivants : • Télécopieurs • Projecteurs • Équipement de laboratoire (centrifugeuses, balances) • Tout équipement dont le coût est de XNUMX XNUMX $ ou moins et qui ne répond pas aux critères de tout autre compte répertorié dans ce mémo. Compte 3189 Ordinateur < 5,001 5,000.00 $ – Ce compte est utilisé pour les types d'achats suivants : • Ordinateurs de bureau (UC uniquement) • Ordinateurs portables • Tablettes REMARQUE : Chacun des articles ci-dessus doit avoir un coût individuel de XNUMX XNUMX $ ou moins. Compte 70C1 Garanties d'équipement/contrats de service – Ce compte est utilisé pour les garanties ou les contrats de service dont le coût est indiqué séparément sur le bon de commande. Compte 70E0 Maintenance du matériel informatique - Ce compte est utilisé pour les réparations ou la maintenance du matériel informatique. Compte 70E1 Maintenance des logiciels informatiques – Ce compte est utilisé pour les réparations ou la maintenance des logiciels informatiques. Compte 9000 Équipement/meubles > 5,000 3 $ – Ce compte est utilisé pour les achats d'équipement/meubles qui présentent les trois (5,000.00) caractéristiques suivantes : • Il est mobile • Le coût de l'article lui-même est supérieur à 1 XNUMX $ • La durée de vie de l'article est supérieur à un (XNUMX) an. REMARQUE 1 : S'il y a des frais de transport ou d'installation (quel que soit le coût) associés à cet achat, ces frais doivent également être codés sur le compte 9000. REMARQUE 2 : S'il y a des mises à niveau d'un équipement existant qui sont supérieures à 5,000.00 9000 $ (pour chaque mise à niveau individuelle), ces achats doivent également être facturés sur le compte XNUMX. EXEMPLE : Si vous achetez 10,000 50 $ de chaises de bureau et que chaque chaise coûte 3180 $, l'intégralité de l'achat doit être imputée au compte 5,000.00 car chaque article individuel n'a pas un coût supérieur à XNUMX XNUMX $. Compte 9020 Matériel informatique > 5,000 3 $ – Ce compte est utilisé pour les ordinateurs et les serveurs (matériel uniquement) qui possèdent les trois (5,000.00) caractéristiques suivantes : • Il est mobile • Le coût de l'article lui-même est supérieur à 1 XNUMX $ • La durée de vie de l'article est supérieur à un (XNUMX) an. REMARQUE 1 : S'il y a des frais de transport ou d'installation (quel que soit le coût) associés à cet achat, ces frais doivent également être codés sur le compte 9020. REMARQUE 2 : S'il y a des mises à niveau d'un matériel informatique existant qui sont supérieures à 5,000.00 9020 $ (pour chaque mise à niveau individuelle), ces achats doivent également être facturés sur le compte XNUMX. EXEMPLE : Si vous achetez 10 ordinateurs pour un total de 6,000 600 $ (chaque ordinateur coûte 3189 $), l'intégralité de l'achat doit être imputée au compte 5,000.00 car chaque article individuel n'a pas un coût supérieur à XNUMX XNUMX $. Compte 9040 Équipement non intitulé UNM – Ce compte est utilisé si : • L'équipement est acheté dans le cadre d'un contrat ou d'une subvention qui stipule que l'équipement est la propriété de l'agence de financement. • L'UNM n'aura pas le titre de l'équipement acheté. • Il est mobile et a une durée de vie supérieure à un (1) an.   Compte 9060 Équipement fabriqué – Ce compte est utilisé si : • Des pièces sont achetées pour l'équipement devant être construit (fabriqué) à l'UNM. • Le coût total fini de l'équipement est supérieur à 5,000.00 XNUMX $. • L'équipement fini ne fera pas partie d'un bâtiment ni ne sera attaché à une structure. REMARQUE 1 : Ce compte n'est pas utilisé pour les coûts d'assemblage ou d'installation associés à un article qui n'est pas fabriqué à l'UNM. NOTE 2 : Lorsque le projet de fabrication (équipement) est terminé – veuillez en aviser le service de comptabilité immobilière afin que nous puissions capitaliser cet équipement. EXEMPLE : Un ministère achète des pièces qui seront utilisées pour construire une pièce d'équipement de laboratoire qui sera utilisée pour mener des expériences. Le prix de ces pièces serait débité de ce compte. Compte 9300 Équipement fixe – Ce compte est utilisé pour les types d'achats suivants : • Systèmes CVC • Systèmes d'alarme • Systèmes de gicleurs d'incendie. REMARQUE : Cet équipement est fixe et n'est pas mobile. Ce compte est utilisé pour l'équipement qui est attaché à une partie d'un bâtiment.   ANNEXE 3 : CATÉGORIES DU LIVRE D'EXPLOITATION Il s'agit des Catégories dans lesquelles vos dépenses doivent correctement s'inscrire. Notez que dans certains cas (la plupart sont notés dans ce document), les dépenses doivent également être dans un code de compte spécifique. À d'autres moments, le ministère peut choisir un code de compte DANS LA BONNE CATÉGORIE où il souhaite qu'une dépense tombe. Catégorie Remarque Salaires Redistribuer sur le même compte Salaires Avantages Seront redistribués sur le même compte Fournitures Soyez prudent avec les dépenses liées à l'informatique Voyage Soyez prudent avec les visiteurs étrangers. Tous les frais de déménagement DOIVENT être en 38L0 Coûts des étudiants Coûts de la recherche Coûts des soins aux patients Frais de communication Services Maintenance de l'usine Séparer les garanties des réparations Services publics Autres dépenses Dépenses liées aux contrats de subvention spéciale Principalement tous les sous-bénéficiaires Dépenses en capital En cas de doute, appelez la comptabilité des biens Conseils utiles pour coder les nouvelles dépenses : 1) Lisez les descriptions des codes de compte. 2) Regardez les dépenses précédentes qui sont similaires. Quel compte votre service utilise-t-il ? 3) Appelez votre comptable ou votre contrôleur fiscal en cas de doute. ANNEXE 4 : COMPTES ALIMENTAIRES Code de compte Description Objet 31A0 Entreprise Alimentaire-Local Aliments consommés LOCALEMENT, principalement par le personnel, les professeurs et leurs invités UNM dans des situations où le repas est accessoire à la réunion, la conférence, etc. Exemples : rafraîchissements pour le personnel (ou les étudiants) lors d'une retraite d'une journée, d'une conférence ou d'une session de formation, un repas avec un conférencier invité, des collations pour les bénévoles lors d'événements Popejoy. Veuillez fournir une liste détaillée avec les noms, les entreprises, les titres de poste si < 20 participants, ou une liste générale de qui d'où si > 20. 31B0 Alimentaire F&A Excluable Tout alcool. Nourriture pour les activités étudiantes (qui ne sont pas liées à l'enseignement) et les activités de marketing, de divertissement, de collecte de fonds et de promotion. Les événements impliquent le public/la communauté/les étudiants. Exemples : heure sociale barbecue avec les étudiants et les professeurs ; déjeuner avec des donateurs potentiels, divertissant la délégation commerciale brésilienne; dîner avec des étudiants diplômés et conférencier invité. Veuillez fournir une liste détaillée avec les noms, les entreprises, les titres de poste si < 20 participants, la liste générale de qui d'où si > 20. 3800, 3820, 3840, etc. Voyage Per diem ou frais de nourriture réels pour un voyageur, inclus avec le transport, l'hôtel, etc. 3860 Repas d'affaires et hospitalité Gen Toutes les dépenses de nourriture liées à l'entreprise achetées pour les invités lors d'un VOYAGE, à l'exception des repas pour le recrutement. Veuillez fournir des noms, des entreprises, des titres de poste. 31M0 Frais de recrutement/Nourriture du corps professoral achetés pour le recrutement du corps professoral. Veuillez fournir des noms, des entreprises, des titres de poste. Pas seulement pour la nourriture. 31M1 Frais de recrutement/Nourriture du personnel achetée pour le recrutement du personnel. Veuillez fournir des noms, des entreprises, des titres de poste. Pas seulement pour la nourriture. 40C0 Subventions C&G pour étudiants des services alimentaires, normalement, ou Athlétisme : Dépenses alimentaires spécifiquement subventionnées par l'agence de financement pour les étudiants participants. Veuillez fournir des noms, une description. Également utilisé pour les aliments de garderie. 4640 Incitatifs aux participants Subventions C&G, normalement, ou Recherche : Nourriture fournie comme « récompense ou cadeau » pour la participation à une étude ou à une expérience. Veuillez fournir des noms, une description.   ANNEXE 5 : VOUS RÉPONDEZ À L'APPEL 1) Les brochures ont été commandées et fournies par une société externe, ABC Printing. • Un compte de service sera utilisé. • Le meilleur compte est 6350 - Frais promotionnels F&A exclus. Un choix acceptable serait 69Y0-Professional Services F&A Excluable. Il s'agit d'une dépense F&A exclue dans la catégorie des services. Ce sont les seuls comptes F&A exclus dans la catégorie Services. • Inclure un texte d'article adéquat pour justifier le compte choisi. 2) Les brochures ont été commandées et fournies par une société externe, Van Johnson Designs, Inc. • Un compte de service sera utilisé. • Selon la façon dont cet élément a été budgétisé, la façon dont il est habituellement géré par le Dr. Service de Barstow, et d'autres détails connexes, le compte correct peut être l'un des suivants : 6370-Printing/Copying/Binding Gen, 63L0-Typesetting Printing Gen, 63L1-Graphic Design Gen, 63X0-Technical Services Gen, ou 69Z0-Other Professional Services . • Inclure un texte d'article adéquat pour justifier le compte choisi. 3) La conception de l'enquête a été commandée et fournie par une personne externe. L'enquête a été réalisée en interne par le Dr. Le département de RedMond. • Un compte de service sera utilisé pour payer Ralph. • Selon la façon dont cet élément a été budgétisé, la façon dont il est habituellement géré par le Dr. Le service de RedMond et d'autres détails connexes, le compte correct pour le coût de conception de Ralph peut être l'un des suivants : 63L1-Graphic Design Gen, 63X0-Technical Services Gen ou 69Z0-Other Professional Services. • Inclure un texte d'article adéquat pour justifier les comptes choisis. 4) Il s'agit des dépenses de fournitures et d'équipement. • Un ou plusieurs comptes dans la zone Fournitures seront utilisés pour le papier et le toner, tels que 3100-Office Supplies General. • Le compte 3180-Équipement sans capital < 9 5,001 $ sera utilisé pour passer en charges le copieur. • Inclure un texte d'article adéquat pour justifier les comptes choisis. 5) Il s'agit d'allocations de centre de service internes mineures (100,000 0699 $/an de ventes). Consultez les directives du centre de service interne pour plus d'informations sur : http://www.unm.edu/~gacctng/changesinternalservicecenterproc.html • Le compte de revenus est 63 • Le compte de dépenses est 0C3100-Copying Gen • Notez que vous n'utilisez PAS XNUMX -Fournitures de bureau comme compte de dépenses. Il s'agit d'un compte de fournitures et vous avez fourni un service. • Inclure un texte d'article adéquat pour justifier les comptes choisis. Mentionnez qu'il s'agit d'une allocation mineure au centre de service interne. 6) Il s'agit de l'achat d'un ordinateur de moins de 5,001 XNUMX $ et d'une imprimante. Les articles sont détaillés dans le reçu. • L'ordinateur (1,200 3189 $) sera passé en charges sous 750-Ordinateurs • Les deux imprimantes (400 $) et le moniteur (3150 $) seront passés en charges sous 5,001-Fournitures et serveurs informatiques < XNUMX XNUMX $. • Inclure un texte d'article adéquat pour justifier les comptes choisis. 7) Il s'agit de l'achat de rénovations de bureaux, de chaises et de meubles modulaires. • La main-d'œuvre, les fenêtres et le tapis seraient passés en charges pour tenir compte de 7000 500,000 réparations d'usine, entretien parce que les frais ne totalisent pas XNUMX XNUMX $ ou plus et ne constituent pas un projet majeur. • Les cabines, la surface du bureau, les chaises et les armoires, qui sont des meubles modulaires, seraient passés en charges pour le compte 9000-Équipement/meubles >5,000 5,000 $, puisque le coût combiné est > 5,000 3180 $. Si le coût combiné avait été inférieur à 5,000 XNUMX $, ils auraient été passés en charges à XNUMX XNUMX équipements autres que les biens d'équipement de moins de XNUMX XNUMX $. • Les trois chaises de bureau seraient passées en charges dans un compte de fournitures tel que 3180-équipement non capital <5,000 5,000 $, puisqu'ils sont inférieurs à XNUMX XNUMX $. 8) Il s'agit de l'achat d'équipement supérieur à 5,001 XNUMX $. Cet équipement doit être capitalisé. • Le Gizmo sera imputé au code de compte 9000-Equipement/Mobilier >5,000 9000 $ • L'expédition, l'installation et la formation du personnel seront également capitalisées dans le compte 5,000-Equipement/Mobilier>70 1 $ • La garantie sera imputée au compte XNUMXCXNUMX-Garanties d'équipement /Contrats de service, puisque les garanties ne sont pas capitalisées.

Clôture des subventions

Présentateur: Jessica Rosen
Date: 10-13-2008

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  Clôture des subventions Présenté par Jessica Rosen 10/13/08 préparé par Terry Shoebotham Spécialiste en gestion d'entreprise En collaboration avec : 3 Qu'est-ce qu'une liquidation de fonds ? 3 Pourquoi clôturer une subvention ou un fonds immédiatement après sa fin ? 4 Processus de flux de travail 4 Différences de clôture de la subvention : campus principal et HSC 6 Tâches du service de clôture de la subvention 6 La subvention ou le fonds prend-il fin ? 7 Dépenses correctes et complètes 7 Y aura-t-il une perte ? 7 Rapports/documents connexes complétés 8 Formulaire de rapprochement envoyé à la comptabilité des contrats et des subventions 8 Qu'en est-il des F&A ? 8 Est-il encore fermé ? 8 Bureau de comptabilité des contrats et des subventions Obligations de clôture de la subvention 8 Processus en une seule touche 10 La clôture commence avec votre formulaire de rapprochement retourné 10 Listes de contrôle 11 Éliminer les dépenses non autorisées 11 Corriger les F&A si nécessaire 11 Enregistrer le solde résiduel ou la perte 11 Fermer la subvention ou le fonds 11 Annexe 12A – Formulaire de rapprochement HSC rempli 1 Écrans connexes 13 Annexe 14B – Formulaire de rapprochement du campus principal rempli 1 Écrans connexes 16 Annexe 18 – Écrans de confirmation de clôture de la bannière 2 Annexe 22A-Liste de contrôle du département 3 Annexe 27B-Liste de contrôle des contrats et des subventions 3 Fin de la subvention par rapport au fonds Quelle est la différence entre une subvention et un fonds ? La structure comptable suivante vous aidera à voir la différence : Code de subvention XXXXX Fonds 28 Indice 1 Indice 1 Fonds 2 Indice 2 Fonds 1 Indice 3 Indice 1 Indice 2 Qu'est-ce qu'une clôture de subvention ? La clôture d'une subvention implique l'achèvement et l'examen de toutes les activités d'une subvention terminée, y compris : l'achèvement du programme ; • les rapports d'avancement et d'autres documents requis ; Lorsqu'une subvention est clôturée, tous les fonds et indices de cette subvention sont clôturés. Toutes les dépenses pour la subvention cessent à compter de la date de fin de la période de projet pour la subvention, que vous pouvez voir dans l'écran Bannière FRAGRNT. Les dépenses continues sont retirées de la subvention. Code de subvention XXXXX-Statut « C » Fonds 1-FROE Indice 1-fermé Indice 2-fermé Fonds 2-FROE Indice 1-fermé Fonds 3-FROE Indice 1-fermé Indice 2-fermé Indice 3- fermé Tous les rapports et autres documents sont dû. Lorsque la subvention est fermée, le statut de la subvention passe à « C » (fermé) dans FRAGRNT.   Qu'est-ce qu'une liquidation de fonds ? Quelle est la différence entre la clôture d'un fonds et d'une subvention ? Ce qui suit montre la différence : Code de subvention XXXXX-Statut « A » Fonds 1 FROE Indice 1 - Indice fermé 2-fermé Fonds 2 Indice 1 Fonds 3 Indice 1 Indice 2 Indice 3 Une subvention peut nécessiter un nouveau fonds pour chaque année de participation fonctionnement, ou pour d'autres périodes, selon les besoins de la subvention. Généralement, lorsqu'une subvention nécessite un nouveau fonds, l'ancien fonds est fermé. La subvention reste toutefois ouverte. Un nouveau fonds avec un nouvel indice sera émis pour cette subvention continue. À compter de la date de création du nouveau fonds, toutes les dépenses liées à la subvention seront imputées au nouveau fonds. Toutes les dépenses récurrentes seront également transférées vers le nouveau fonds.   L'ancien fonds/indice n'est plus utilisé pour les frais futurs. Il peut y avoir des éléments de rapprochement qui doivent être transférés dans ou hors des anciens indices avant que le fonds puisse être fermé. Un formulaire de rapprochement est rempli par le département pour les indices du fonds de clôture, et le fonds est fermé. Lorsque l'ancien fonds est fermé, l'écran FRAGRNT dans la bannière n'indiquera PAS « C » (fermé) pour la subvention. Le statut restera « A » (actif). Lorsque l'ancien fonds est fermé, l'écran FTMFUND dans Banner indiquera que la fermeture est terminée par « FROE » apparaissant dans le titre du fonds. La date de fermeture du fonds et le montant pour lequel le fonds a été fermé apparaîtront désormais également dans le champ titre. Le solde du compte A0CC, Claim on Cash, sera nul. Les rapports et autres documents continuent d'être dus en permanence. Pourquoi clôturer une subvention ou un fonds immédiatement après sa fin ? Il existe plusieurs raisons pour lesquelles les subventions et les fonds sont censés être fermés par les ministères dans les 60 jours suivant leur date de fin, mais la plus importante pour les ministères est que cela devrait réduire votre charge de travail. Lorsque tous les fonds d'une subvention sont fermés, les frais ne peuvent pas toucher accidentellement la subvention. Vous ne devriez plus avoir besoin de revoir les indices de la subvention mensuellement ou de déplacer les dépenses errantes. Cela peut se traduire par un gain de temps important. Vous resterez également en meilleurs termes avec votre parrain. Lorsque vous respectez les conditions de votre subvention, la perception du ministère par le parrain est bonne. La raison la plus importante pour laquelle l'UNM clôture les subventions en temps opportun est de rester en conformité avec les réglementations fédérales qui exigent que les subventions soient clôturées dans les 90 jours suivant la fin.   Processus de workflow Le processus de workflow de clôture des subventions est un système automatisé qui est programmé pour envoyer des e-mails à des personnes spécifiques à différents moments du processus de clôture. Workflow apporte également automatiquement des modifications de clôture à Banner lorsque certaines tâches sont terminées. Le workflow a été mis en ligne sur tous les campus le 9/30/08. Vous pouvez trouver Workflow sur votre écran MyUNM : Workflow est conçu pour augmenter l'efficacité du processus de clôture pour le chercheur principal, le département, les départements de pré-attribution et de contrat et de subvention. Le flux de travail améliore la communication, le suivi et la responsabilité au cours des différentes étapes du processus. Différences de clôture des subventions : campus principal et HSC Il n'y a aucune différence de processus dans la clôture des subventions entre les campus. Le flux de travail est le même pour le HSC et le campus principal. La clôture d'une subvention ou d'un fonds sur le campus principal ou sur le campus HSC implique les mêmes activités départementales. Pour les bureaux de comptabilité de base, il existe quelques variations procédurales, mais elles n'affectent pas les départements. Fonctions du service de clôture des subventions Vous devez suivre plusieurs étapes afin de clôturer rapidement et correctement votre subvention ou votre fonds. La subvention ou le fonds prend-il fin ? Lorsque vous recevez un e-mail de workflow indiquant que votre fonds se termine, vous devez déterminer si cela est correct ou non. Il existe de nombreuses façons de déterminer la date de fin de votre subvention ou de votre fonds. En voici quelques-uns : • Lisez votre avis d'attribution de subvention. Cela vous dira quand la subvention se termine. • Si vous avez une bourse SNAP [Processus de candidature simplifié et non compétitif], le fonds doit être prolongé si la subvention n'est pas terminée. • Pour les subventions du Centre des sciences de la santé, recherchez dans FRAGRNT sous l'onglet Défini par l'utilisateur. Il peut indiquer « a une autorité élargie », « ne dispose pas d'une autorité élargie », LOC, ou « la période budgétaire a besoin d'un nouvel index » • Discutez avec votre PI pour déterminer le statut • Demandez à votre moniteur financier. Assurez-vous que vous, votre contrôleur financier, le service de pré-attribution et le chercheur principal comprenez si la subvention se termine, si le fonds se termine ou si l'un ou les deux ne se terminent PAS. Si la subvention se poursuit, mais que le fonds se termine : • Renseignez-vous sur le statut du nouveau fonds pour la subvention. Vous aurez besoin du nouveau fonds avec un nouvel indice pour que la subvention se poursuive sans interruption. Si nécessaire, soumettez un formulaire de demande de dépense de fonds (RTSF). • Déplacez toutes les dépenses récurrentes, comme les salaires, les cartes P ou les frais STI (téléphone) vers l'indice du nouveau fonds avec la date d'entrée en vigueur correcte dès que possible. Vous devrez peut-être également ajuster l'ordre permanent CRLS pour les bons de commande internes de Central Lab Supplies. Assurez-vous que cela correspond à la date de début de la nouvelle récompense. • Passez en revue toutes les dépenses du fonds et déplacez ou retirez toutes les dépenses qui doivent être déplacées. Si vous réconciliez votre index tous les mois, ce sera une tâche simple. Si la subvention se termine : • Déplacez toutes les dépenses récurrentes, comme les salaires, les cartes P ou les frais STI (téléphone) vers un nouvel index, avec la date d'entrée en vigueur correcte. N'oubliez pas d'ajuster l'ordre permanent CRLS pour les bons de commande internes de Central Lab Supplies. • Retirez toutes les charges inutilisées dès que vous déterminez qu'elles ne seront pas nécessaires. • Passez en revue toutes les dépenses du fonds et déplacez ou retirez toutes les dépenses qui doivent être déplacées. Si vous réconciliez votre index tous les mois, ce sera une tâche simple. Les dépenses sont-elles correctes et complètes ? Lorsque les dépenses sont correctes dans FRIGITD, en utilisant le workflow, renvoyez le formulaire de rapprochement rempli avant la date d'échéance. Y aura-t-il une perte ? Pour éviter une perte, ne laissez pas les dépenses directes de votre poste sur une subvention de remboursement des coûts dépasser votre budget des coûts directs de votre poste. Les dépenses directes sont toutes les dépenses de tous les comptes, à l'exception du compte 89Z0-F & A Dépenses. La seule exception à cette règle est si vous avez budgétisé des dépenses pouvant être exclues et que vous avez plutôt transféré des dépenses non exclues sur la subvention. Cela peut entraîner une augmentation de votre F&A au-delà de ce qui a été budgété pour F&A. Si vous pensez faire cela, calculez votre changement F&A ou demandez de l'aide à votre Fiscal Monitor. Avec les contrats de rémunération à l'acte, vos revenus dépendent des services fournis. Si les coûts dépassent ces revenus, vous aurez une perte. Les dépenses directes sur le rapprochement que vous envoyez doivent correspondre aux dépenses directes dans Banner. Attendez jusqu'à ce que vos pièces justificatives pour les frais de déménagement aient été envoyées et que vos charges soient effacées [égales à zéro]. Votre formulaire de rapprochement, une fois signé, indique que vous avez examiné les transactions de dépenses sur la subvention et certifiez qu'elles sont correctes. La comptabilité des contrats et des subventions n'est pas responsable de la détection des erreurs ; tu es. Les rapports/documents connexes sont-ils complets ? • PI soumet un rapport d'avancement directement au sponsor • D'autres documents sont soumis si nécessaire • L'administrateur de compte documente que cela a été fait dans le flux de travail. • Le Contrôleur Financier envoie le Formulaire de Rapprochement et le formulaire de brevet le cas échéant au Ministère pour qu'il les remplisse. Le formulaire de rapprochement a-t-il été correctement rempli et envoyé à la comptabilité des contrats et subventions ? Le formulaire de rapprochement doit être rempli et retourné à votre service de comptabilité des contrats et subventions avant la date d'échéance. Les numéros de dépenses directes sur ce formulaire DOIVENT CORRESPONDRE aux numéros de dépenses directes dans le système de comptabilité Banner avant que le fonds puisse être fermé. Toutes les dépenses doivent être corrigées et soumises avant de remplir et de retourner ce formulaire. Toutes les charges doivent être retirées de la subvention avant de retourner ce formulaire. Et F&A ? Une fois votre formulaire de rapprochement renvoyé, Contract and Grant Accounting apportera les corrections nécessaires aux F&A. Si vos dépenses directes réelles de poste pour une subvention de remboursement des coûts ne dépassent pas vos dépenses directes de poste budgétisées, vous n'aurez pas de perte lorsque la comptabilité des contrats et des subventions ajustera votre F&A. Est-il encore fermé ? Une fois que vous aurez terminé vos tâches de clôture, vous voudrez savoir quand la comptabilité des contrats et des subventions aura terminé la clôture. Ceci est facile à vérifier. Vous trouverez ci-dessous deux écrans de bannière qui vous indiqueront si la subvention ou le fonds est fermé. Si la totalité de la subvention (pas seulement un fonds au sein de la subvention) est censée être fermée, vous pouvez consulter FRAGRNT et FGITBAL. Si la case Statut est « C » (fermée) et que le compte A0CC, Claim on Cash, a un solde de zéro, la subvention est fermée. Vous pouvez voir le compte A0CC sur FGITBAL, ou n'importe quel écran de bannière affichant les comptes de bilan. Si le statut est toujours « A » (actif), il n'a pas été fermé. Un ou plusieurs fonds peuvent être fermés, mais si des fonds sont actifs, la subvention affichera un statut actif.   Cette subvention est fermée.   Si un seul fonds de la subvention est censé être fermé, vous pouvez le voir sur plusieurs écrans. L'un de ces écrans est FGITBAL. Si « FROE » et un montant en dollars et une date apparaissent après le fonds et le compte A0CC, Claim on Cash a un solde de zéro, le fonds a été fermé. Si un fonds est fermé, vous verrez toujours la description « FROE » avec le montant en dollars et la date de clôture dans le nom du fonds sur n'importe quel écran qui affiche cette information. Cela est vrai que la totalité de la subvention ait été fermée ou seulement ce fonds. Bureau de comptabilité des contrats et des subventions Tâches de clôture des subventions Processus en une seule touche La comptabilité des contrats et des subventions de HSC utilise un processus « une seule touche » dans la mesure du possible pour clôturer une subvention. « One Touch » signifie que toutes les informations nécessaires sont rassemblées et que le fichier n'est touché qu'une seule fois. Tout le travail de clôture est terminé en une seule session. Le concept est simple, et vous pouvez l'utiliser aussi. • Faites des rapprochements mensuels pour chaque subvention. Résoudre tous les problèmes mensuellement. • Conservez toutes vos informations de subvention organisées et à jour dans un dossier. • À mesure que la date de fin de la subvention approche, déplacez de manière proactive tous les frais récurrents, y compris les frais de paie et de téléphone, vers un nouvel index avec une date future correcte. • Une fois la subvention terminée, récupérez le formulaire de rapprochement UNE FOIS. Remplissez le formulaire et renvoyez-le immédiatement. Accorder le travail effectué. La clôture commence avec votre formulaire de rapprochement retourné En règle générale, le processus de clôture ne commence pas vraiment dans la comptabilité des contrats et des subventions tant que vous n'avez pas retourné ce formulaire. Le retour rapide de ce formulaire aidera la comptabilité des contrats et des subventions à clôturer rapidement votre subvention. Listes de contrôle Certains départements ont élaboré leurs propres listes de contrôle de clôture. L'annexe 3A a intégré les meilleures idées actuellement utilisées par plusieurs ministères. Cette liste de contrôle du département peut vous être utile. Modifiez-le en fonction des besoins de votre département. Vous trouverez ce formulaire, Liste de contrôle de clôture du service, affiché sur les sites Web de comptabilité des contrats et des subventions sous la rubrique « Formulaires ». L'URL HSC est http://hsc.unm.edu/financialservices/postaward/forms.shtml . L'URL du campus principal est http://www.unm.edu/~cgacctng/forms.html . La comptabilité des contrats et des subventions dispose d'une liste de contrôle détaillée que leur personnel peut utiliser lors de la clôture des subventions. Vous pouvez voir les nombreuses étapes par lesquelles ils passent à l'annexe 3B. Déplacer le contrat de dépenses non autorisées et la comptabilité des subventions n'est pas responsable de trouver les dépenses non autorisées imputées à votre subvention. Le département, sous la direction du chercheur principal, est responsable de s'assurer que seules les dépenses admissibles sont imputées à la subvention. Néanmoins, la comptabilité des contrats et des subventions examinera le caractère raisonnable des dépenses de votre subvention. Si des dépenses qui semblent inadmissibles sont constatées, votre contrôleur fiscal vous posera des questions à leur sujet. S'ils ne sont pas admissibles, il vous sera demandé de les retirer de la subvention. L'argent que le sponsor a déjà payé pourrait être retourné au sponsor. Assurez-vous que cela ne vous arrive pas. Rapprochez vos subventions mensuellement et ne laissez pas des dépenses inadmissibles s'infiltrer. Corrigez les F&A si nécessaire Le calcul des F&A fait l'objet d'un autre cours. Votre Fiscal Monitor vérifiera vos F&A et les corrigera, si nécessaire, à ce stade du processus de clôture. Ne présumez pas que votre F&A est correct à moins que vous ne sachiez exactement comment le calculer. Si vos dépenses directes réelles ne dépassent pas vos dépenses directes budgétées, vous n'aurez pas de perte lorsque la comptabilité des contrats et des subventions ajustera votre F&A. Enregistrez le solde résiduel ou la perte Après avoir certifié que les dépenses de la subvention sont correctes et que votre contrôleur financier a corrigé les F&A, le contrôleur financier examinera le solde dans les comptes financiers de la subvention. S'il existe un solde résiduel (gain) que votre département est autorisé à conserver, il sera déplacé vers l'index non restreint identifié par votre département. Les pertes sont enregistrées dans le fonds de subvention comme une perte. La perte est imputée au compte 8600 et l'indice utilisé est l'indice sans restriction fourni par le ministère. Fermez la subvention ou le fonds Lorsque toutes vos entrées sont enregistrées, votre moniteur fiscal s'assurera que tous les revenus dus ont été collectés et que le compte A0CC, Claim on Cash a un solde de zéro. Peu de temps après ce point, votre Fiscal Monitor clôturera la subvention ou le fonds. Lorsque chaque fonds de votre subvention est fermé, le nom du fonds est modifié. Le nom de tous les fonds fermés commence par « FROE » et est suivi du montant en dollars des revenus reçus dans ce fonds et de la date de fermeture du fonds. Vous pouvez voir ce changement sur n'importe quel écran de bannière qui affiche le nom du fonds. Certains de ces écrans sont FTMFUND, FGITBAL et FGITBSR. Lorsque tous les fonds d'une subvention sont clôturés, la subvention elle-même est clôturée. Le statut de la subvention dans FRAGRNT est modifié en « C » (fermé). Le compte A0CC, Claim on Cash a un solde de zéro. Annexe 1A – Formulaire X de rapprochement des FSS rempli Écrans connexes Veuillez noter que les F et A ont été laissés au bureau central pour effectuer le rapprochement ci-dessus. Le total ci-dessus (rouge) ne correspond PAS au total de la bannière ci-dessous (rouge). Si vous regardez le détail du rapprochement (vert), cependant, le total des dépenses directes dans le rapprochement [26,348.79 XNUMX $] correspond au total des dépenses directes de Banner (vert), ligne par ligne. La seule différence est F&A. REMARQUE IMPORTANTE : N'oubliez pas que si vos dépenses directes réelles [26,348.79 29,763 $, ci-dessous] ne dépassent pas votre budget de dépenses directes [XNUMX XNUMX $ ci-dessous], vous n'aurez pas de perte lorsque F&A est ajusté. Les dépenses directes sont toutes les dépenses sauf F&A.       FGITBAL vous montrera les soldes des subventions. Notez que le fonds est fermé. Compte A0C, Claim on Cash est nul. Le titre du fonds indique maintenant « FROE… » Annexe 1B – Formulaire de rapprochement du campus principal rempli La signature en bas indique la certification par le département que tous les frais sont corrects.     Notez que cette feuille de calcul répertorie les charges qui doivent être transférées hors de la subvention. Il donne des numéros d'identification afin que la transaction d'origine puisse être identifiée.   Écrans connexes Pour déterminer quel fonds est fermé, accédez à FTMACCI. Sélectionnez « Entrer une requête ». Saisissez l'index [vert]. Sélectionnez « Exécuter la requête ». Cela vous indique que le fonds fermé est 272H1, sur la subvention 2R72H.   Vous pouvez maintenant aller sur FRIGITD et voir à quoi ressemblent les dépenses de ce fonds. Cochez la case « Résumé du fonds ».   Maintenant, sélectionnez Bloc suivant.   Notez que le fonds 272H1 est mis en évidence dans la partie supérieure de l'écran. Cela indique que les dépenses dans la moitié inférieure de l'écran sont des dépenses 272H1.   Que pouvez-vous dire en regardant le budget et l'activité tels qu'ils sont maintenant indiqués pour cette subvention ? 1) La dépense totale est INFÉRIEURE au budget total (voir le montant total net encerclé de 288.54 $). La subvention n'est pas dépassée. Il reste un solde disponible de 288.54 $, qui aurait pu être dépensé mais ne l'a pas été. [rouge] 2) Une fois que le Bureau de la comptabilité des marchés et des subventions a collecté toutes les recettes impayées et vérifié que les comptes de bilan sont corrects (zéro), il clôturera la subvention. Toutes les subventions avec un solde restant n'entraînent pas un solde résiduel (« profit ») pour le département. Les subventions de remboursement des coûts n'entraînent jamais un solde résiduel (« profit »). De nombreux autres types de subventions n'entraînent pas non plus de gain pour le ministère. Demandez à votre contrôleur financier de vous expliquer si vous pensez que vous auriez dû recevoir un solde résiduel et ne l'avez pas fait.     Ce fonds est-il fermé ? Pour le déterminer, nous allons à FGITBAL. Le fonds est-il fermé ?   Réponse: Non. Il existe deux façons de déterminer que le fonds est toujours ouvert à partir de cet écran. 1) Le nom du fonds ne dit pas « FROE » avec un montant en dollars et une date. Il a toujours un nom de fonds normal, "MR-Native Language Tribal 2006-2007" [rouge] 2) Le compte A0CC, Claim on Cash n'a pas un solde de zéro.   Annexe 2 – Écrans de confirmation de clôture de la bannière FRAGRNT Confirmation de clôture – Subvention entière Notez que vous devez également vérifier que le compte A0CC, Claim on Cash a un solde de zéro [écran FGITBAL].  FRIGITD – vérifiez les blocs « Résumé des fonds », sélectionnez le bloc suivant. FRIGITD affiche quatre fonds : accédez à FTMFUND. Sélectionnez Enter Query [ou F7] et placez le premier fonds dans le bloc Fund Select Execute Query [ou F8]. Notez que le titre dit « FROE » et que la date de résiliation est une date antérieure. Vous pouvez répéter pour chaque index. Si le fonds n'est pas fermé, vous pouvez toujours voir si le fonds est actif ou non en regardant la date de clôture [vert]. Si la date de résiliation est AVANT la date d'aujourd'hui, le fonds est inactif. Vous pouvez vérifier le solde de A0CC, Claim on Cash dans FGITBAL, comme indiqué précédemment. C'est zéro. Annexe 3A-Liste de contrôle du département Subvention/Contrat___________ Chercheur principal _________________________ Fonds ____________________ Département Closer _________________________________ Index ____________________ Terminé (signer et dater) _________________________ Date de fin _________________ Révisé (signer et dater) ____________________________ Initiale à la fin Date à la fin de l'élément Commentaires La subvention ou le contrat se termine-t-il? Le Fonds ferme-t-il? Si le fonds (mais pas la subvention ou le contrat) est en cours de clôture, le nouveau fonds/indice est-il mis en place ? Tous les frais récurrents sont retirés de la subvention/du contrat avec la date d'entrée en vigueur correcte (y compris Telecom/ITS). Toutes les dépenses sont des frais de subvention/contrat corrects. Tous les frais incorrects ont été supprimés. Il ne manque pas de frais de subvention/contrat corrects. Tous les frais manquants ont été transférés dans le bon fonds de subvention. Toutes les charges sont à zéro. Le PI a confirmé que tous les rapports d'avancement ont été remis. Tous les autres documents requis ont été remplis (liste sous commentaires). Le formulaire de rapprochement a été rempli et envoyé au bureau de comptabilité des contrats et subventions. (HSC uniquement) les dépenses directes correspondent aux dépenses directes de Banner. Confirmez que la subvention/le contrat ou le fonds a été clôturé par le bureau central. Annexe 3B-Liste de contrôle des contrats et des subventions (utilisée par les contrôleurs fiscaux pour clôturer une subvention ou un fonds) Code de la subvention de rapprochement : Code du fonds : Numéro d'index : Agence de financement : Date de fin : Chercheur principal : Selon nos dossiers, la subvention mentionnée ci-dessus a pris fin. Veuillez remplir, signer et retourner ce Rapprochement de clôture de contrat et de subvention avant le _______________________________________________. Si vous ne répondez pas avant cette date, Contract & Grant Accounting procédera à la clôture de la subvention/fonds/index ci-dessus OMB Circular A-4, Sec. D.71 exige que les fonds fédéraux soient fermés dans les 90 jours suivant la date de fin de la période budgétaire. Veuillez saisir cette occasion pour aider la comptabilité des contrats et des subventions. Si vous avez des questions concernant ce formulaire, veuillez contacter votre contrôleur financier au numéro de téléphone ci-dessus. Si des modifications doivent être apportées, veuillez traiter les formulaires de redistribution hérités ou les redistributions de main-d'œuvre (PZAREDS) appropriés pour toutes les dépenses salariales et/ou les pièces justificatives de journal pour d'autres dépenses dans Banner Finance. Si nécessaire, veuillez soumettre toute note de service de 90 jours avec le rapprochement de clôture. Veuillez énumérer tous les frais non encore enregistrés dans la bannière (FRIGITD) dans la colonne A. Veuillez énumérer tous les articles qui ont été transférés et non encore enregistrés dans la bannière (FRIGITD) dans la colonne B. (A) (B) Frais supplémentaires dans Frais supplémentaires sortis 1. _____________________________________ 1. _____________________________________ 2. _____________________________________ 2. _____________________________________ 3. _____________________________________ 3. _____________________________________ 4. _____________________________________ 4. _____________________________________ 5. _____________________________________ 5. _____________________________________ En outre, les éléments cochés ci-dessous sont requis pour la clôture : ________ Documentation pour le partage des coûts (en nature, contrepartie par un tiers, etc.) ________ Certification PI/documentation requise par l'agence ________ Modification du bon de commande pour annuler ou transférer les engagements ouverts en cours ________ Autre : ___________________________________________________ Le cas échéant, transférez le solde résiduel/la perte à Banner Index : _________________________________ Préparé par : _________________________________________________________ Date : _______________ En tant que PI, je certifie que toutes les dépenses rapportées ci-dessus sont à des fins appropriées et conformément à l'accord parrainé. Sur les indices de remboursement des coûts, ce sera le montant final de la facture. Aucun autre changement n'est autorisé par le ministère autre que ceux mentionnés ci-dessus. Certification PI : ________________________________________________________ Date : _______________ ANNEXE 4B- Feuille de rapprochement HSC RÉCONCILIATION DE CLTURE DE CONTRAT OU DE SUBVENTION RETOURNER À FSD PAR : Retour à : MSC09 5220 Code de subvention : Code de fonds : N° de compte FRS NA Budget total : Date de fin : Autorité élargie ? (cocher si oui) Agence de financement : Investigateur principal : Département Administrateur de compte : Département : Cette section est remplie par le Département   Ajustements cumulatifs du projet ABCD Explication totale finale de (exemples; utilisez ce qui est sur FRIGITD) Montants en date du (Ajouts / des ajustements de dépenses Code de compte Description 1/0/00 Soustractions) 2000 Salaires des professeurs $ - 2020 Salaires de l'administrateur $ - 2040 Salaires des techniciens $ - 20A0 GA TA RA PA Sal $ - 20F0 Salaires du personnel de maison $ - 20J0 Salaires des étudiants $ - 20L0 Fédéral Travail Études $ - 20P0 Salaires temporaires $ - 21E0 Exemption des frais de scolarité $ - 21J0 Autres avantages $ - 3100 Fournitures de bureau $ - 3150 Ordinateur Fournitures - 3180 $ Équipement non capitalisé - 31K0 $ Frais d'affranchissement général - 31M0 $ Re Dépenses d'urgence $ - 3800 $ Voyage $ - 4600 $ Dépenses animales $ - 4640 Incitatifs pour les participants $ - 50E0 Fournitures de laboratoire/médicales $ - 55Z0 Autres dépenses patient $ - 63C0 Copie $ - 70D0 Location d'équipement $ - 8060 Autres frais de fonctionnement $ - 9000 Équipement - Mobilier - 9020 $ Équipement - Ordinateur $ - 89Z0 F&A $ - Vérifié par HSC FSD TOTAL 0.00 0.00 0.00 S'il y a lieu, transférez le solde/la perte résiduelle à Banner Index : ___________________ Le rapprochement doit être retourné et les frais transférés sur/hors du Fonds à l'échéance date précisée ci-dessus. La date d'échéance est de 60 jours après la date de fin de la période budgétaire du Fonds, à moins que les exigences de l'agence ne soient plus strictes. OMB Circulaire A-110, Sec. D.71 exige que les fonds fédéraux soient fermés dans les 90 jours suivant la date de fin de la période budgétaire. Préparé par : Administrateur de compte du département Date : En tant que PI, je certifie que toutes les dépenses rapportées ci-dessus sont à des fins appropriées et conformément aux accords énoncés dans les documents de candidature et d'attribution. Sur les indices de remboursement des coûts, ce sera le montant final de la facture. Aucun autre changement n'est autorisé par le ministère que ceux indiqués ci-dessus.     

Directives relatives aux bons de journal

Présentateur: Terry Shoebotham
Date: 07-14-2008

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Directives relatives aux pièces justificatives pour les entrées de réserves, d'allocation et de transfert Terry Shoebotham Spécialiste de la gestion des affaires En collaboration avec : HSC Bureau du budget Bureau du budget du campus principal Comptabilité générale du campus principal HSC Comptabilité et rapports sans restriction 7/14/08 Mise à jour 10/2011 Table des matières Définitions d'utile Termes et articles :................................................................................................................................ .................................................. 3 Saisie de l'allocation :................................................. .................................................................. ......................... 3 Transfert d'entrées :................................................. .................................................................. .......................... 3 Transferts de fonds d'usine :................................................. .................................................................. ..................... 3 1900 -Réserves :................................................ .................................................................. ........................... 4 1903 -Changement dans l'inscription des réserves : ................................................. .................................................................. .. 4 1901 - Utilisation budgétisée des réserves :................................................ .................................................................. . 4 8045 – Entrées de soutien interministériel ................................................ ........................................ 5 Rappels relatifs aux écritures budgétaires :.................................................. .................................................. 5 FORH008 Allocation de transferts HSC, un rapport Hyperion :.................................. ..................... 6 Transfert vs. Répartition : comment le savoir .................................................. .................................................. 6 Comment faire les entrées : ................................................. .................................................................. ..................... 6 Saisie des réserves : ................................................. .................................................................. ........................... 6 Saisie de l'allocation :................................................. .................................................................. ......................... 8 Saisie de transfert :................................................. .................................................................. ............................ 9 8045 Entrée de soutien interministériel : ................................................ ........................................ 10 écritures budgétaires :................................................................ .................................................................. .......................... 10 erreurs courantes relatives aux pièces justificatives à éviter : ....................................... ............................... 12 Organigramme - Transfert ou attribution ? .................................................. ........................................... 13 Annexe 1-Exceptions de saisie des allocations............................................... ......................................... 14 Codes de compte des réserves............................................... .................................................................. ........... 15 Attribution des codes de compte .................................................. .................................................................. ........ 15 Transférer les codes de compte .................................................. .................................................................. ........... 16 Codes de compte d'affectation des revenus cliniques .................................................. ............................... 19 Annexe 3-Structure du fonds sans restriction du CSS .................................................. ..................................... 20 Structure du fonds sans restriction du campus principal .................................................. ........................................ 23 Annexe 4-Éléments FOAPAL............................................... .................................................................. .... 29 Annexe 5-FORH008A -Transfert.................................................. .................................................................. 30 FORH008A -Affectation............................................... .................................................................. ............... 31 Annexe 6 - Formulaire de transfert de fonds d'usine de HSC .................................. ..................................... 32 Annexe 7 – Liste de contrôle pour les entrées de réserves/d'allocation/de transfert.................................. ......... 33 Définitions des termes et éléments utiles : Entrée d'allocation : Les entrées d'allocation sont couramment utilisées pour déplacer le financement réel d'un indice pour aider à soutenir un autre indice. Les écritures d'allocation doivent être budgétisées ; soit dans le budget initial, soit en tant que révision budgétaire. Il est utilisé entre les indices d'un même fonds de niveau 2. Il est utilisé pour transférer les revenus non cliniques vers les départements. Une écriture de répartition utilise des comptes de répartition des revenus et n'affecte pas directement les réserves. Le niveau 2 du programme doit être le même, à quelques exceptions près [voir Annexe 1]. Les entrées d'allocation ne traversent PAS les campus. Si le montant n'est pas déjà budgétisé, une écriture budgétaire doit également être préparée. La liste des codes de compte d'affectation se trouve en annexe 2. La liste des Fonds se trouve à l'Annexe 3. Les entrées d'allocation utiliseront des codes de compte d'allocation dans la plage 1600-1666 [voir l'Annexe 2]. La personne qui crée le Journal Voucher doit avoir le rôle de sécurité « Journaliste du service » ou elle ne peut pas terminer l'entrée. Utilisez le code de classe de règles BD4 pour les écritures de budget d'affectation et JE2 pour l'écriture de financement réel. Entrées de transfert : une entrée de transfert est utilisée lorsqu'une entrée d'allocation n'est pas autorisée. Il est utilisé pour déplacer le financement entre les programmes Banner [c.-à-d. I&G, la fonction publique, etc.] ou entre les campus. Il permet le transfert de financement d'un fonds Banner niveau 2 ou programme niveau 2 à un autre niveau de fonds 2 ou programme niveau 2. Tous les transferts doivent être budgétisés ; dans le budget initial ou révisé. La date limite pour toutes les écritures budgétaires liées aux transferts est le 31 mars . Après cette date, les virements non budgétisés ne pourront plus être effectués. Les entrées de transfert utiliseront des codes de compte de transfert dans la plage 1100 – 12T0 [voir l'annexe 2]. La personne qui crée le journal doit avoir le rôle de sécurité « Cédant départemental » ou elle ne peut pas terminer l'entrée. Le code de classe de règles BDT doit être utilisé pour budgétiser les transferts. Appelez votre bureau du budget de base avant d'essayer l'un d'entre eux. Transferts de fonds pour les plantes : lorsque vous transférez des fonds vers un fonds pour les plantes sur HSC, vous devez remplir le formulaire de fonds pour les plantes qui se trouve à l'annexe 6 ou sur le site Web du bureau du budget de HSC [http://hsc.unm.edu/about/budget/budget. shtml] sous « Formulaires du bureau du budget du CSS ». Ce formulaire doit être signé comme indiqué avant que le transfert ne soit approuvé. 1900 -Réserves : pour les indices sans restriction, le montant restant [c'est-à-dire les fonds restant à dépenser] ou le déficit de trésorerie [c'est-à-dire les fonds que vous avez dépensés mais que vous n'aviez pas] à la fin de l'exercice est reporté dans le système comptable dans le nouveau année. Il s'agit du montant des réserves pour l'année. Il s'apparente au solde de départ de votre chéquier. Ce roll forward est une entrée générée par le système et effectuée par Finance Systems Management (FSM) dans le compte 1900. Les écritures au journal ne peuvent pas être effectuées à l'aide du code de compte 1900. Les réserves représentent les dollars réels, pas le budget. Le code de classe de règles JBF est utilisé par FSM pour déplacer ces excédents ou déficits réels de fin d'année dans tous les indices non restreints. 1903 - Modification de l'entrée des réserves : L'entrée la plus courante effectuée sur les comptes de réserves implique un mouvement de solde d'un indice à un autre pour couvrir un déficit de l'indice ou pour financer un indice. Une autre raison courante pour une entrée de réserves est de fermer un indice qui a un solde mais n'a eu aucune activité dans l'année en cours ; le seul compte avec un solde est 1900 dans ce cas. Une autre raison des entrées de réserves est de corriger les entrées de l'année précédente. Lorsqu'une erreur est trouvée dans un index libre après la clôture des registres comptables de l'exercice qui n'affecte que les index libres, une modification de l'écriture de réserves est la méthode utilisée pour corriger l'erreur. Ces écritures utilisent le compte 1903 des deux côtés de l'écriture. Les indices concernés doivent appartenir au même niveau de fonds 2 et niveau de programme 2. Si une erreur se produit entre les codes de compte au sein du même index, aucune entrée n'est requise. Ces écritures augmentent (ou réduisent) le solde restant à la fin de l'année précédente dans les indices concernés. Ils n'affectent pas les comptes de dépenses où les écritures ont été initialement effectuées. Ces entrées doivent être bien documentées afin que l'entrée originale qui est corrigée puisse être identifiée. 1901 - Utilisation budgétisée des réserves : Le financement des réserves qui devrait être dépensé au cours de l'exercice en cours est budgétisé dans le code de compte 1901. Le code de classe de règles BD4 est utilisé pour ajuster le budget. Les réserves négatives, ou la réduction des fonds à dépenser dans l'année en cours pour combler le déficit, doivent également être traitées dans le budget en utilisant le code de compte 1901. 8045 – Entrées de soutien interministériel Ces entrées peuvent parfois être utilisées lorsque les entrées d'allocation et de réserves ne peuvent pas être utilisées. Ces entrées éviteront l'utilisation d'une entrée de transfert plus compliquée. Comme pour les écritures d'affectation, de transfert et de réserves, le même code de compte [8045 dans ces écritures] doit être utilisé à la fois pour le débit et le crédit de l'écriture. L'entrée doit être nette à zéro. En outre: .  Les éléments de ligne affectant d'autres codes de compte ne peuvent pas être utilisés dans une coentreprise dans laquelle le code de compte 8045 est utilisé. .  Il y a une limite de 5,000 20,000 $ par transaction et de XNUMX XNUMX $ par an, par indice. Cela signifie que le total de la transaction du document ne peut pas dépasser 10,000 5,000 $, 5,000 XNUMX $ pour le débit et XNUMX XNUMX $ pour le crédit. .  Toute exception à ces limites doit être approuvée par la comptabilité centrale avant qu'une écriture ne soit soumise. . Les salaires ne peuvent pas être déplacés à l'aide du code de compte 8045. . Aucun budget n'est autorisé pour ce compte. . Le code de compte 8045 ne peut pas être utilisé avec des index restreints. . Il doit y avoir une description détaillée du type de dépense facturée, comme c'est le cas pour les écritures d'affectation, de transfert et de réserves. . Le code de compte 8045 ne peut pas être utilisé pour acheter sur les marchés supérieurs. . Le code de compte 8045 ne peut pas être utilisé pour réaffecter les transactions P-Card. Rappels relatifs aux écritures budgétaires : POUR LES ENTREES DE TRANSFERT : . Le champ de description de chaque séquence de la JV doit inclure l'index de décalage et le code de compte comme premier jeu de caractères dans le champ. . Toutes les entrées doivent être simples et non composées. . Le texte du document requis doit être fourni. . EN GÉNÉRAL: . Le financement à déplacer doit être budgétisé. S'il n'est pas inclus dans le budget d'origine, préparez les écritures budgétaires nécessaires en même temps que l'affectation réelle ou l'écriture de transfert . Pour budgétiser l'utilisation des réserves, le code de compte 1901 doit être utilisé . Seule la partie des réserves réelles que vous prévoyez dépenser au cours de l' exercice en cours est budgétisée dans le code de compte 1901 . Utilisez le code de classe de règles BD4 pour les réserves et les écritures de budget d'allocation. Utilisez le code de classe de règles BDT pour les écritures de budget de transfert . Utilisez l' état FORH008 pour déterminer l' écriture budgétaire correcte pour les transferts et les affectations . N'oubliez pas que le compte de dépenses 8060 est un rapport par défaut ; utiliser le bon compte de dépenses. Les codes de compte 1900 ou 1903 ne peuvent pas être utilisés dans les écritures budgétaires.  Les réserves négatives doivent également être prises en compte dans le budget à l'aide de 1901 et réduiront le total des revenus et des dépenses budgétisés. Ce rapport est essentiel car il vous donne la description requise pour les écritures de virement. Il vous montrera quel index/compte utiliser pour les dollars réels et le budget. Il vous dira si l'entrée doit être une entrée de transfert ou d'allocation, ou si l'entrée n'est pas autorisée. Il se trouve sous Brio/Finance Reports/F Dept_School_College/F HSC/FORH008 dans votre annuaire Hyperion. Transfert vs. Allocation : comment savoir Le mouvement de fonds entre les programmes, comme entre les programmes d'enseignement et les programmes de recherche, est un transfert. Les mouvements à l'intérieur des programmes, comme le transfert des fonds d'enseignement et généraux du programme d'enseignement et général en sciences infirmières du HSC au programme d'enseignement et général en pharmacie du HSC, constituent une allocation. La structure comptable utilisée par UNM vous aidera à déterminer le type de transaction que vous envisagez, et le rapport FORH008 vous aidera à préparer l'écriture. Comment effectuer les saisies : Saisie des réserves : . Ces entrées déplacent les revenus d'un indice à un autre. . Ces entrées sont également effectuées pour corriger les erreurs de l'année précédente trouvées après la clôture de l'année. . Les entrées de réserves sont UNIQUEMENT utilisées lorsque tous les index concernés ne sont pas restreints. . Déterminer s'il s'agit de l'entrée correcte à faire : o Déplacez-vous des revenus qui sont des réserves ? Si c'est le cas, les dollars réels seront dans le compte 1900. Si budgétisé, il sera budgétisé dans le compte 1901. o Tous les indices sont-ils impliqués dans le même niveau de fonds 2 et le niveau 2 de programme ? .  Vous déplacerez l'argent avec le compte 1903. L'entrée aura 1903 à la fois pour le débit et le crédit, donc l'activité totale pour le code de compte est de zéro. Les deux côtés d'une entrée de réserves utiliseront toujours le code de compte 1903. Ils seront toujours à zéro sur 1903. .  Exemple : Mary Smith a trouvé une erreur d'achat d'équipement de 14,000 XNUMX $ dans l'un de ses indices sans restriction. Il a été attribué au mauvais index non restreint [34xxxx] l'année précédente. Elle souhaite corriger les deux indices impliqués en déplaçant la dépense vers l'indice non restreint correct, 21xxxx. Les deux indices appartiennent au même niveau de fonds 2 et au niveau de programme 2. .  Compte de réserves : o Déterminez quel indice a trop d'argent. Dans ce cas, l'index 34xxxx a 14,000 XNUMX $ de trop de dépenses. Il leur manque 14,000 XNUMX $ d'argent dans leur compte de réserve. Si la dépense avait été correctement comptabilisée au cours de l'année précédente, ils auraient eu 14,000 XNUMX $ de plus de fonds à reporter. Ces 14,000 34 $ en espèces appartiennent légitimement à l'indice XNUMXxxxx, puisque ce sont eux qui ont effectivement payé l'équipement par erreur. o Calculez ce qui reste dans le compte Réserves de l'indice qui doit céder les fonds : • Pour calculer ce qui reste dans le compte Réserves, faites la somme de 1900 et 1903. Par exemple, s'il y a 20,000 21 $ dans l'index 1900xxxx, code de compte 1903, mais que le code de compte 8,000 a -12,000 20,000 $, il vous reste 8,000 12,000 $ dans le code de compte Réserves que vous pouvez déplacer [XNUMX XNUMX $ - XNUMX XNUMX $ = XNUMX XNUMX $] Notez que le signe +/- les codes de compte de recettes sont à l'opposé des signes +/- sur les codes de compte de dépenses. Ce solde de 12,000 XNUMX $ représente de l'argent qui peut être dépensé. Soldes actuels en 21xxxx : Code de classe de crédit de débit du compte de règle d'indexation o 21xxxx JE2 1900 20,000 21 o 2xxxx JE1903 8,000 XNUMX XNUMX . o Net des deux codes de compte : 12,000 14,000 o Vous devez déménager XNUMX XNUMX $. C'est 2,000 XNUMX $ de plus que ce que vous avez dans les codes de compte liés aux réserves. • D'abord, déplacez les 12,000 XNUMX $ que vous avez dans le compte Réserves. .  Indice de débit 21xxxx, code de compte 1903, pour 12,000 8,000 [vous avez XNUMX XNUMX $ dedans pour commencer]. Vous allez maintenant ajouter -12,000 20,000 $, pour un total de -XNUMX XNUMX $ une fois le bon journal publié. Cela équivaut aux 20,000 1900 $ que vous avez en XNUMX. C'est le maximum que vous pouvez déplacer à partir de ce code de compte. Créditez l'indice obtenant les revenus de 12,000 XNUMX $. .  Déplacez les 2,000 XNUMX $ restants dont vous avez besoin avec une entrée d'allocation. Index Rule Account Debit Credit Class Code Code o 21xxxx JE2 1903 12,000 34 o 2xxxx JE1903 12,000 0 1903 o Effet de l'entrée sur les codes de compte : XNUMX Notez que le débit et le crédit pour cette entrée en XNUMX entraînent le déplacement de « zéro » dollar dans ou hors du compte. Cela doit toujours être vrai pour une entrée Réserves, allocation ou 8045. Effet de l'inscription sur l'indice 21xxxx : Indice Compte Code Débit Crédit o 21xxxx 1900 20,000 21 [existant] o 1903xxxx 8,000 21 1903 [existant] o 12,000xxxx 0 34 34 [cette écriture] o Montant restant dans les codes de compte Réserves : 1900 $ Effet de l'inscription sur l'indice 34xxxx : Index Code de compte Débit Crédit o 1903xxxx 12,000 o 34xxxx 12,000 XNUMX XNUMX o Montant du financement transféré à XNUMXxxxx : XNUMX XNUMX $ Saisie de l'allocation : .  Déterminez s'il s'agit de la saisie correcte : o Vous transférez des revenus qui sont alloués au sein du même niveau de fonds 2 et de niveau de programme 2, mais vers des indices différents. o Vous déplacez des fonds qui ne sont pas dans un code de compte Réserves. o Si vous déplacez les revenus cliniques vers un index départemental subsidiaire, voir l'annexe 2 - Codes de compte d'affectation des revenus cliniques, et l'explication connexe. .  Vous utiliserez généralement le code de compte 1660 comme débit et crédit pour cette entrée. Regardez dans la liste des codes de compte [voir l'annexe 2] pour les autres codes de compte. Sélectionnez le code de compte qui correspond au type de financement alloué. . Votre saisie entraînera toujours la remise à zéro de l'activité totale du code de compte. . L'indice (pas le compte) a-t-il le montant en dollars que vous souhaitez allouer, restant en dollars budgétaires non dépensés ? . Dans l'exemple ci-dessus, vous débiterez le code de compte 21xxxx1660 pour 2,000 XNUMX $. Vous créditerez l'indice recevant le financement de 2,000 XNUMX $. Index Rule Account Debit Credit Class Code Code o 21xxxx JE2 1660 2,000 34 o 2xxxx JE1660 2,000 0 21 o Effet de l'inscription sur le compte : 2 Effet total de ces deux inscriptions sur les deux indices : Index Rule Account Debit Credit Class Code Code o 1903xxxx JE12,000 21 2 1660 o 2,000xxxx JEXNUMX XNUMX XNUMX XNUMX .   Index Rule Account Debit Credit Class Code Code o 34xxxx JE2 1903 12,000 34 o 2xxxx JE1660 2,000 2,000 21 Il doit y avoir au moins XNUMX XNUMX $ d'allocations budgétées et de fonds non dépensés dans l'index XNUMXxxxx ; sinon, la partie allocation de cette entrée ne peut pas être effectuée. Notez qu'AUCUN COMPTE DE DÉPENSES n'a été affecté, même s'il s'agit d'une correction de dépenses par rapport à l'année précédente. Entrée de transfert : .  Déterminez s'il s'agit de la bonne entrée à faire. o Déplacez-vous des dollars qui sont affectés à un autre niveau de fonds 2 et/ou programme de niveau 2 ? Ensuite, vous ferez une entrée de transfert. o Vous utiliserez un code de compte de transfert, compris entre 11xx et 12xx. .  Utilisez le code de compte approprié pour effectuer l'entrée. Aucune écriture de report de budget ou d'allocation ne peut être effectuée qui croise les codes de niveau 2 du fonds et/ou les codes de niveau 2 du programme. Exemple : Le vice-président du département de recherche de Mary Smith a accepté de soutenir un projet de sensibilisation clinique avec un financement de 5,000 XNUMX $. Le financement du vice-président proviendra de l'indice 406009, fonds 3U0023, programme P161. Le projet de sensibilisation clinique est mis en œuvre par le Département de médecine familiale et communautaire Index 160010, Fonds 3U0029, Programme P171. Ce soutien ne figurait pas dans le budget initialement présenté. . Exécutez le rapport FORH008 pour les deux index. Suivez les directives du rapport pour effectuer l'entrée. Utilisez exactement le texte descriptif imprimé sur le rapport. . L'entrée : Réel : Index Rule Account Debit Credit JV Short Class Code Code Description 406009 JET 11E0 5,000 160025 11-0C160025 11 JET 0C5,000 XNUMX XNUMX. 406009-11E0 Budget : Index Rule Account (-)Bud (+) Bud JV Short Class Code Code Description Diminution Augmentation 406009 BDT 11E0 -5,000 160025 11-0C406009 8060 BDT 5,000* -160025 8060 160025-11* 0 BDT 5,000C406009 11 0 160025-8060E5,000 XNUMX BDT XNUMX* XNUMX XNUMX. 406009-8060* * notez que 8060 est un code de compte par défaut. Utilisez le code de compte approprié ici. 8045 Saisie de soutien interministériel : .  La limite de 8045 entrées est de 20,000 5,000 $/an par index. Aucune inscription ne peut dépasser XNUMX XNUMX $. .  Parfois, des fonds doivent être déplacés, mais ils ne peuvent pas être effectués avec une entrée Réserves ou Allocation. Ils sont suffisamment petits pour respecter les lignes directrices 8045. Lorsque cela se produit, vous pouvez parfois faire une entrée 8045-Interdepartmental Support, au lieu d'un transfert. .  Cela se produira parfois lorsque vous corrigez des transactions de l'année précédente. .  Exemple : Roger Jones a un indice 49xxx3, fonds 3U0023 ; Programme P161 qui doit être fermé. Il a un solde de perte existant de 87.52 $. Il ne peut pas être clôturé tant que le solde de l'indice n'est pas à zéro. Le département souhaite fermer l'indice en finançant le déficit avec les fonds non affectés des directeurs de département dans l'indice 49xxx7, fonds 3U0303, programme P171. L'indice du directeur de département se trouve dans un programme et un fonds de niveau 2 différent de l'indice qui doit être fermé. .  Roger soumet l'entrée suivante : Crédit de débit du compte d'index o 49xxx7 8045 87.52 o 49xxx3 8045 87.52. Cela ramène le solde 49xxx3 à zéro et l'indice peut être fermé. Saisies budgétaires : . Les écritures budgétaires doivent être en dollars entiers. Pas de centimes. . L'indice « donner » les fonds [cette écriture de débit est inscrite dans l'écriture du Journal avec un signe négatif ; le budget diminue pour ce compte] doit avoir assez d'argent pour couvrir l'entrée. [c'est-à-dire, si le budget actuel est de 9,000 500 $ et que les dépenses réelles sont de 1,500 $ et qu'il y a un encombrement de 7,000 9,000 $, il ne reste que 500 1,500 $ (7,000 7,000 $ - XNUMX $ - XNUMX XNUMX $ = XNUMX XNUMX $) et seulement XNUMX XNUMX $ peuvent être déplacés]. .  RAPPELEZ-VOUS : Si vous transférez des fonds hors (ou vers) un indice, vous devez également transférer le même montant de dépenses hors (ou vers) l'indice. Le budget doit rester équilibré. .  Dans le cas des montants des réserves, utilisez le code de compte 1901 et la classe de règles BD4 pour déplacer le financement d'un indice à un autre. Si vous souhaitez dépenser de l'argent des réserves non budgétisé en 1900, vous devez budgétiser l'utilisation du financement dans le code de compte 1901. Reportez-vous à votre rapport Hyperion pour connaître la quantité d'utilisation des réserves actuellement budgétisée. .  Dans le cas des montants d'allocation qui utilisent des codes de compte 16xx, utilisez le MÊME code de compte avec un code de classe de règles BD4 pour déplacer suffisamment de budget pour couvrir l'écriture. Vous souhaitez transférer 3,000 XNUMX $ de dépenses réelles de l'année précédente dans l'indice en tant qu'entrée de répartition. Vous prévoyez toujours que les dépenses initialement prévues de 2,000 1,000 $ se produiront plus tard dans l'année. Vous DEVEZ déplacer 3,000 XNUMX $ de l'argent du budget pour couvrir les XNUMX XNUMX $ de dépenses que vous déménagez. Les 1,000 2,000 $ ajoutés aux 3,000 XNUMX $ existants équivaudront aux XNUMX XNUMX $ dans lesquels vous emménagez. Vous DEVRIEZ déplacer 3,000 3,000 $ de l'argent du budget pour couvrir la totalité des 2,000 XNUMX $ de dépenses, et laisser le montant actuel du budget de XNUMX XNUMX $ rester. Cela couvrira les 2,000 XNUMX $ de dépenses prévues plus tard dans l'année. .  Dans le cas des montants virés qui utilisent les codes de compte 11xx à 12xx, utilisez le code de compte approprié avec un code de classe de règles BDT pour déplacer suffisamment de budget pour couvrir l'écriture. Utilisez le rapport FORH008 pour déterminer comment saisir votre écriture budgétaire. .  La date limite pour toutes les écritures budgétaires liées aux transferts est le 31 mars. Exemple 1 : Un ministère a des réserves réelles dans un indice de la fonction publique de 25,000 15,000 $. Ils ont l'intention de dépenser XNUMX XNUMX $ du solde au cours de l'exercice en cours. L'entrée du budget, en utilisant le code de classe de règle BD4, serait complétée comme suit : Index Code de compte Augmentation Diminution 3-XXXXX 1901 +15,000 3 Augmentation des revenus 3100-XXXXX 5,000 + 3 3820 2,000-XXXXX 15,000 + 3 8060 Les dépenses augmentent également 8,000 2 $ 15,000-XXXXX XNUMX + XNUMX XNUMX Exemple XNUMX : Un ministère a des réserves réelles négatives dans un indice de la fonction publique de -XNUMX XNUMX $. Ils prévoient combler 5,000 XNUMX $ de ce déficit au cours de l'exercice en cours. L'entrée du budget, à l'aide du code de classe de règle BD4, serait complétée comme suit : Index Code de compte Augmentation Diminution 3-XXXXX 1901 Diminution des revenus -5,000 3 3100-XXXXX 4,000 -3 3820 1,000-XXXXX 5,000 Diminution des dépenses -XNUMX XNUMX de XNUMX XNUMX $ Erreurs courantes dans les pièces de journal éviter: .  N'utilisez pas « allouer » dans le texte d'une écriture de journal de transfert. .  N'utilisez pas « transfert » dans le texte d'une écriture de journal de répartition. .  Création d'une entrée Réserves ou allocation qui traverse des fonds de niveau 2 ou des programmes de niveau 2. .  Soumettre une écriture de journal de répartition des réserves qui utilise différents codes de compte utilisés dans la même écriture. .  Utiliser des codes de compte d'affectation qui ne reflètent pas le type de financement qui est affecté.  Essayer de déplacer un solde plus important que ce qui est disponible. .  Essayer de déplacer sans restriction les entrées de correction de l'année précédente dans leur code de compte d'origine. Ceux-ci doivent être déplacés dans le code de compte de réserve [1903] au débit et au crédit des indices concernés. .  Les débits ne sont pas égaux aux crédits. .  Soumettre des écritures d'allocation, de réserves ou de transfert au lieu de déplacer les dépenses de l'année en cours vers l'index approprié. .  Dans les écritures budgétaires, les recettes ne sont pas égales aux dépenses. .  Dans les écritures budgétaires, 16xx ne correspond pas à zéro. .  Dans les écritures budgétaires, les fonds de l'index et du code de compte sont transférés « de » n'a pas de fonds suffisants. Un solde négatif NE PEUT PAS résulter. Organigramme - Transfert ou attribution ? Exécutez F Index Lookup Aucun rapport Hyperion. Notez le Fonds et le Programme pour chaque indice.   TRANSFERT Oui Le code du programme niveau 2 est-il le même pour les deux indices ? Non Non Les codes de programme de niveau 2 sont-ils inclus dans l'instruction et le général ? Oui TRANSFERT Annexe 1 - Exceptions à l'inscription aux allocations Niveau du fonds Exceptions au niveau du programme 2 2 Les programmes d'enseignement et généraux P09 à P14 sont autorisés ; cependant, ne peut pas traverser les campus. Annexe 2-Codes de compte Réserves Codes de compte Code de compte Titre Description 1900 Réserves À l'usage du système uniquement. Montant gagné résiduel reporté de l'exercice précédent. Pour les données réelles uniquement, pas pour le budget. 1901 Utilisation budgétée des réserves Utilisation budgétée des réserves. Le montant de l'excédent ou du déficit reporté qu'il est prévu de dépenser ou de recouvrer au cours de l'année en cours. 1903 Modification des réserves Utilisé pour déplacer le montant des réserves résidant dans le code de compte 1900 (Réserves) d'un index vers un autre index. Les indices concernés doivent appartenir au même niveau de fonds 2 ou niveau de programme 2. Le code de compte 1903 doit être utilisé pour le débit et le crédit dans une telle écriture. Contact your accounting office if you have questions.  Allocation Account Codes  Account  Code  Title  Description  1600  Allocations Earned Revenue Gen  To allocate revenues that are credited to a School or College index but are “earned” by departments (Example: Course Fee Revenue) OR to allocate from department primary indices to secondary “faculty” indices.  1601  F&A Allocations  To allocate F&A revenues from a School or College to departments; Account code must equal zero.  1610  Allocations SOM Gen  To allocate Dean’s Funding revenues to departments.  1620  Allocations Subsidy Gen  Definition under review  1640  Allocations Pooled Allocations Gen  Allocation of I&G only.  Restricted to Budget office use.  1650  Allocations UNM Bond Proceeds Gen  Used to distribute UNM Bond Proceeds in Plant Funds from the Construction Project Index to the appropriate individual Construction Project.  1660  Allocations Other Gen  Allocations for general purposes not itemized above.  1661  Overhead-Internal Allocation  Definition under review  1665  Regent’s Reallocation  Allocation of the 1.1% Regents’ Tax (mandated by the Regents for Main Campus Unrestricted I&G, Public Service, and Research), decreasing I&G budget and actual allocations for FY 2006.  1666  Interdepartmental Allocations  Allocations within a department  Transfer Account Codes  Account  Code  Title  Description  1100  Trsfr To I G Gen  The debit, source of funds, or “transfer to” side of an entry for a movement of revenue to an Instruction and General Program Code Index from: a non Instruction and General Program Code index; an Instruction and General index from another Campus; or a Restricted Instruction and General index.  For tracking purposes, the offset index and account code must be included in the journal entry description and journal entries should be simple not compound.  1120  Trsfr From I G Gen  The credit, increase of funds, or “transfer from” side of an entry for movement of revenue from an Instruction and General Program Code index to: a non Instruction and General Program Code index; an Instruction and General Index from another campus; or a Restricted Instruction and General index.  For tracking purposes, the offset index and account code should be included in the journal entry description using the first 10 spaces of the description field and journal entries should be simple not compound.  1140  Trsfr Contract Services Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  1160  Trsfr To Student Social Cultura Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  1180  Trsfr From Student Social Cultu Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  11A0  Trsfr To Research Gen  The debit, source of funds, or “transfer to” side of an entry for a movement of revenue between Research level one and or level two funds or between level two Program Codes.  For tracking purposes, the offset index and account code should be included in the journal entry description using the first 10 spaces of the Description field and journal entries should be simple not compound.  11C0  Trsfr From Research Gen  The credit, increase of funds, or “transfer from” side of an entry for a movement of revenue between Research level one and or level two funds or between level two Program Codes.  For tracking purposes, the offset index and account code should be included in the journal entry description using the first 10 spaces of the Description field and journal entries should be simple not compound.  11E0  Trsfr To Public Service Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  11F0  Trsfr From Public Service Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  11H0  Trsfr To Internal Service Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  11J0  Trsfr From Internal Service Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  11L0  Trsfr To Student Aid Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  11N0  Trsfr From Student Aid Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  11P0  Trsfr To Auxiliaries Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  11R0  Trsfr From Auxiliaries Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  11T0  Trsfr To Athletics Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  11V0  Trsfr From Athletics Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  1200  Trsfr To Independent Operations Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  1220  Trsfr From Independent Operations Gen  The credit, increase of funds, or “transfer from” side of an entry for a movement of revenue between Independent Operations level one and or level two funds or between level two Program Codes.  For tracking purposes, the offset index and account code should be included in the journal entry description using the first 10 spaces of the Description field and journal entries should be simple not compound.  1240  Trsfr To Plant Fund Minor Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  1260  Trsfr From Plant Fund Minor Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  1280  Trsfr To Plant Fund Major Gen  The debit, source of funds, or “transfer to” side of an entry for a movement of revenue between Plant Fund Major Gen level one and or level two funds or between level two Program Codes.  For tracking purposes, the offset index and account code should be included in the journal entry description using the first 10 spaces of the Description field and journal entries should be simple not compound.  12A0  Trsfr From Plant Fund Major Gen  The credit, increase of funds, or “transfer from” side of an entry for a movement of revenue between Plant Fund Major Gen level one and or level two funds or between level two Program Codes.  For tracking purposes, the offset index and account code should be included in the journal entry description using the first 10 spaces of the Description field and journal entries should be simple not compound.  12C0  Trsfr To Renewal Replacement Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  12E0  Trsfr From Renewal Replacement Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  12F0  Trsfr To Debt Service Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  12H0  Trsfr From Debt Service Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  12N0  Unitized Trsfr To Endowments Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  12N1  Not Unitized Trsfr To Endowments Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  12P0  Unitized Trsfr From Endowments Gen  The credit, increase of funds, or “transfer from” side of an entry for a movement of revenue between Endowment level one and or level two funds or between level two Program Codes.  For tracking purposes, the offset index and account code should be included in the journal entry description using the first 10 spaces of the Description field and journal entries should be simple not compound.  12P1  Not Unitized Trsfr From Endowments Gen  DEFINITION UNDER REVIEW  12R0  Trsfr To Agency Funds Gen  The debit, source of funds, or “transfer to” side of an entry for a movement of revenue between Agency level one and or level two funds or between level two Program Codes.  For tracking purposes, the offset index and account code should be included in the journal entry description using the first 10 spaces of the Description field and journal entries should be simple not compound.  12T0  Trsfr From Agency Funds Gen  The credit, increase of funds, or “transfer from” side of an entry for a movement of revenue between Agency level one and or level two funds or between level two Program Codes.  For tracking purposes, the offset index and account code should be included in the journal entry description using the first 10 spaces of the Description field and journal entries should be simple not compound.  Clinical Revenue Allocation Account Codes Revenue Code  Distribution Code  Definition and Usage  0380  “FOM” revenue from UNM Medical Group to the School of Medicine (SOM) Clinical Departments  0381  Distribution of FOM revenue from department primary indices to secondary indices.  Account code must equal zero  0320  “Special Arrangements” revenue from UNM Medical Group to the School of Medicine (SOM) Clinical Departments  0321  Distribution of “Special Arrangements” revenue from department primary indices to secondary indices.  Account code must equal zero.  0330  Revenue generated  through Locum Tenens services (temporary primary care physicians) activities  0331  Distribution of Locum Tenens revenue from the Locum Tenens office to various SOM Clinical Departments.  Account code must equal zero.  0340  Revenue from University Hospital to the SOM  0341  Distribution of University Hospital revenue from department primary indices to secondary indices.  Account code must equal zero.  0350  CRTC patient revenue posted from the global billings  0351  Distribution of CRTC patient revenue to various SOM Clinical Departments.  Account code must equal zero.  0370  Revenue generated by Specialty Extension Services (temporary physician specialists) activities  0371  Distribution of Specialty Extension Services revenue from the Specialty Extension Services office to various SOM Clinical Departments.  Account code must equal zero.  The allocation of clinical revenue from a department to a secondary index (faculty specific index) is done from the distribution account code that corresponds to where the  revenue was initially recorded. Comme pour toutes les écritures d'allocation, l'écriture doit être nette à zéro. Le montant débité du compte principal doit être égal au montant crédité du compte/indices secondaires. Par exemple, l'indice 7xxxx0 a reçu des distributions FOM d'un montant de 10,000 XNUMX $ en avril. La répartition des revenus du département pour des professeurs spécifiques indique que 7xxxx1 devrait recevoir 4,000 7 $ et 2xxxx3,000 a droit à 3,000 XNUMX $. Le ministère retient XNUMX XNUMX $ pour les opérations administratives. Account Code  Index  Debit(+)  Credit(-)  0381  7xxxx0  $7,000  0381  7xxxx1  $4,000  0381  7xxxx2  3,000  Totals:  (+)$7,000  (-)$7,000  = $0    Appendix 3-HSC Unrestricted Fund Structure UPDATED 9/6/07 HSC Unrestricted Fund Structure Level 1  Level 2  Level 3  3U1  HU Instruction and General  3U1G  HU General I and G  3U0044  HU I and G  3U2  HU Research  3U2G  HU General Research  3U0023  HU Research General  3U0047  HU F&A  3U0053  Genomics Software  3U0081  HU Endowed Spending Research  3U0298  UNM Tumor Registry (SEER) Billing  3U0299  HU Research Residuals  3U0312  HU CRTC State Appropriations  3U3  HU Education  3U3G  HU General Education  HU Non Endowed Spending  3U0002  Education  3U0003  HU Endowed Spending Education  3U0005  HU Housestaff Operations  3U0050  HU CME Conferences  3U0080  HU SOM Student Fees  3U0084  HU EMS Academy Billing  3U0089  HU Housestaff Billings  3U0123  HU Housestaff UNMH AR  3U0300  HU Education General  3U4  HU Clinical Service  3U41  HU UPA  3U0032  HU UPA Fom  3U0033  HU UPA Special Arrangements  3U42  HU UNMH  3U0006  HU Childrens Psychiatric Hospital  3U0007  HU Carrie Tingley Hospital  3U0011  HU UNMH AR & AP General  3U0034  HU UNMH-SOM General  3U56  HU General Clinical Service  HU Non Endowed Spending  3U0001  Research  3U0004  HU Medical Investigator Billing  3U0029  HU Clinical Residuals  3U0030  HU Locum Tenens Billing  3U0031  HU Specialty Ext Services  3U0038  HU Neonatology Transport Billing  3U0048  HU Peds Onc Patient Billing  3U0051  HU VA Contracts  3U0054  HU Clinical Service Contracts  3U0064  HU CRTC Patient Billing  HU Non Endowed Spending Clinical  3U0301  Service  HU Endowed Spending Clinical  3U0302  Service  3U0303  HU Clinical Service General  3U5  HU Other  3U53  HU HSC Monitoring Funds  1U0277  IU-System Clearing HSC AR  3U0008  HU HSC Monitoring  3U0037  HU Cost Reimbursement Billing  3U0046  HU Payroll Suspense  3U0056  HU Payroll Accrual Monitoring  3U0108  HU Allowance C&G A R  3U0280  HU HSC Accrued Annual Leave  3U0282  HU HSC Insurance Reserve  3U0292  HU HSC Travel Advances  3U0294  HU HSC Facility Planning  3U54  HU Internal Services  3U0014  HU Program Evaluation  3U0015  HU Experimental Biotech  3U0020  HU Animal Resource Facility  3U0035  HU Internal Services Contingency  3U0036  HU PPD Maintenance & Planning  3U0049  HU HRRC Industry Revenue  3U0055  HU DNA Services  3U0057  HU EBL Services  3U0058  HU BRAIN Center  3U0059  HU Ctr for Development & Disability  3U0103  HU Mass Spectrometry  3U0105  HU Niehs FC 4  3U0306  HU Biomedical Communications  3U0313  HU Radiology Services  3U55  HU Petty Cash and Deposit Funds  3U0109  HU Pediatrics Development  3U0110  HU EMS Academy  3U0111  HU Dental Programs  3U0112  HU Pediatrics Hematology  3U0113  HU College of Nursing  3U0114  HU Pharmacy  3U0115  HU Petty Cash Fund  3U0118  HU Medical Center Library  3U0121  HU Duplication Cash  3U0283  HU Mental Health Center  HU Teacher & Ed Development  3U0295  Workshop  3U0296  HU NBICO Family Emergency Fund  HU Internal Services ­ 3U57  Shared Facilities  3U0016  HU Flow Cytometry  3U0017  HU Kugr Genomics  3U0022  HU Florescent Microscopy  3U0040  HU Electron Microscopy  3U0082  HU Proteomics  3U0307  HU Bioinformatics  3U0308  HU Biostatistics  3U0309  HU Medical Informatics  3U0310  HU Tissue Banking  3U0311  HU Experimental Therapeutics  3U5G  HU General Other  3U0106  HU Student Aid    Main Campus Unrestricted Fund Structure UPDATED 07/1/08 Level 1 Level 2 Level 3 MU Instruction & 2U1 General 2U1G MU General I & G 2U0224 MU I & G 2U2 MU Research 2U2G MU General Research 2U0005 MU Department Research 2U0006 MU Idc 2U0237 MU IDC Recovery for Special Program 2U3 MU Public Service 2U3G MU General Public Service 2U0007 MU Non Endowed Spending 2U0016 MU Vp Academic Affairs 2U0203 MU Public Service 2U0204 MU KUNM FM 2U0205 MU Inst & Conf Continuing Ed 2U0206 MU Summer Professional Development 2U0207 MU Summery Story of NM 2U0208 MY Summer Personal Enrichment 2U0209 MU Summer Extension 2U0210 MU Summer Independent Study 2U0211 MU Summer Conference Center 2U0212 MU Summer Computers 2U0213 MU Deferred Tuition-San 2U0214 MU Dental Continuing Ed 2U0215 MU Ethnobiology Conference 2U0216 MU Philosophy Internation 2U0217 MU Hardwood Foundation 2U0218 MU UNM Press 2U0219 MU Accounts Receivable Lobo 2U0220 MU American Studies 2U0221 MU Maxwell Museum Publication 2U0222 MU Architecture Crd 2U0223 MU Knme Tv Public Service 2U0238 Deferred Comp Clearing 2U0247 112380-Accessibility Services 2U0252 MU Self-Insurance Reserve Level 2 Level 3 2U5 MU Other Institutional Activities MU 2U51 Auxiliaries 2U0077 MU Bookstore AR 2U0078 MU Bookstore 2U0079 MU Golf Courses 2U0080 MU La Posada Dining 2U0081 MU Citation Allow Ps 2U0082 MU Housing Business Services 2U0083 MU Popejoy Hall Pemg 2U0084 MU Yound Ranch Property 2U0085 MU Parking and Transportation Svcs 2U0086 MU Taos & Lawrence Ranch 2U0087 MU Concessions 2U0088 MU Copy Media Services 2U0089 MU Facilities Rental 2U0090 MU Student Family Housing 2U0091 MU Art and Art History Paper Closet 2U0092 MU UNM Tennis Club 2U0093 MU Tennis Club UBIT 2U0094 MU Maxwell Museum 2U0095 MU Maxwell Zuni 2U0096 MU Maxwell Gift Shop 2U0097 MU Art & Maxwell Store 2U0098 MU Art Museum Shop 2U0099 MU Art Museum Shop Prod 2U0100 MU Accounts Receivable Copy Service 2U0101 MU Library Copy Center 2U0102 MU Lodestar Gift Shop 2U0103 MU Food Services 2U0104 MU Prepaid Expenses N 2U0105 MU Student Fees Designation 2U0106 MU Lodestar Operation 2U0107 MU UNM Ticketing Services 2U0108 MU Maxwell San Felipe 2U0109 MU Student Health 2U0110 MU NM Union UBIT 2U0111 MU NM Union 2U0112 MU Nsf Conf Ms 2U0234 MU Lobo Cash 2U0248 MU Auxiliaries Contingency 2U0258 Harwood Gift Shop 2U52 MU General Athletics 2U0025 MU Athletics 2U53 MU Student Social and Cultural 2U0001 MU Other Student Social Cultural 2U0002 MU Book Co-op 2U0003 MU Other Student Social Cultrural 2U0004 MU Debate Team Level 2 Level 3 2U54 Internal Services 2U0113 MU Microprobe Sem Lab 2U0114 MU ECRF OTV Cost Center 2U0115 MU Mathematics & Statistics 2U0116 MU Mathematics & Statistics Kyner 2U0117 MU Stat Consulting Clinic 2U0118 MU Physics Shops 2U0119 MU Media Tech Service 2U0120 MU SIMS Laboratory 2U0121 MU Ce Shop Account 2U0122 MU Ce Hydraulics Lab Fee 2U0123 MU NMERI Auto 2U0124 MU MTTC Cleanroom Operation 2U0125 MU NMERI Recharge 2U0126 MU NMERI Computer Cost 2U0127 MU TEM Laboratory 2U0128 MU Electrical Wood Metal Shop 2U0129 MU Mechanical Engineering Shop 2U0130 MU Academy for T&C 2U0131 MU Contingency Internal Services 2U0132 MU Employee Occupational Health Svc 2U0133 MU Continuing Ed Workforce Labs 2U0134 MU Cars 2U0135 MU International Scholarships 2U0136 MU Chemistry Research Lab Supplies 2U0137 MU Chemistry & Nuclear Lab 2U0138 MU X Ray Structure 2U0139 MU Paleomagnetism Lab 2U0140 MU Analytical Chemistry Lab 2U0141 MU X Ray Diffraction Lab 2U0142 MU Unix Computer Facility 2U0143 MU Stable Isotope Lab 2U0144 MU Icp Ms Lab 2U0145 MU Quaternary Lab 2U0146 MU Radiogenic Iso Lab 2U0147 MU NMR Facility 2U0148 MU HR Benefits Cobra 2U0149 MU X Ray Photoel Spectr 2U0150 MU Xrd Lab 2U0151 MU SAXS 2U0152 MU Pcl 2U0153 MU MCSC Materials Characterization 2U0154 MU Cirt 2U0155 MU Cirt 2U0156 MU Supercomputing 2U0157 MU Hardware Maintenance 2U0158 MU Incubator Lab Maintenance 2U0159 MU Information Tech 2U0160 MU Ctr Micro-Engineering Ceramics 2U0161 MU Rodey Theatre Rental Level 2  Level 3  2U0162 2U0163 2U0164 2U0165 2U0166 2U0167 2U0169 2U0170 2U0171  MU MRC Computer Charges MU Temporary Employee MU Excess Sick Leave MU Retiree Health Benefits MU Dependent Tuition Program MU Employee Tuition Remission MU Bookstore Wholesale MU Telecommunications MU Taxation UBIT GGRT  2U0172 2U0173 2U0174 2U0175 2U0176 2U0177 2U0178 2U0179 2U0180 2U0181 2U0182 2U0183 2U0184 2U0185 2U0186 2U0187 2U0188  MU Safety Health & Environment MU Internal Med EHPP MU Chtm Crystal Growth MU Materials Management MU Payroll Tax Subsidy MU Chtm Clean Room MU UNM Copy Center MU Casaa Project Evaluation MU Cng Fueling Center MU Materials Management MU Printing Plant MU Sub Campus Images MU Quick Copy Centers MU Materials Management MU Premiums Risk Management MU Radioactive Waste Disposal MU Hazardous Chemical Waste  2U0189 2U0190 2U0191  MU Ticket Discounts MU Pes Midas MU Casaa Data Services  2U0192 2U0193 2U0194 2U0195 2U0196 2U0197 2U0198 2U0199 2U0200 2U0201 2U0202 2U0229 2U0230 2U0231 2U0232 2U0233 2U0236 2U0239 2U0240 2U0241 2U0242  MU Casaa Internal Services MU Ppd Engineering Services MU Auto Rental Fleet MU Ppd Alarms MU Cogeneration Plant MU Ford Utilities MU Ppd Automotive MU Ppd Custodial Services MU Ppd Engineering Services MU Maui Project MU Ppd-Remodeling MU High Pressure Exp MU IFL INTERFEROMETRIC LITHOGRAPHY MU MBE-MOLECULAR BEAM EPIT0XY MU Special Program Services MU Banner Tax MU Catastrophic Leave MU LIDAR Lab MU PPD Maintenance and Planning MU PPD Environmental Services MU PPD Work Control  Level 2 Level 3 2U0243 MU Employee and Org Development 2U0244 MU Univ Library Internal Svcs 2U0245 MU Continuing Education 2U0246 MU Confocal Laser Scanning Lab 2U0249 ITS Computing Services 2U0250 ITS Communications Network Services 2U0253 Capital Projects Ofc 2U0254 COE Publication Center 2U0255 MU-Benefits 2U0256 CHTM-Technical Support 2U0258 A&S Biology Service Centers 2U0260 EDAC Internal Services 2U0262 MU NMIRA Laboratories 2U5G MU General Student Aid 2U0008 MU Endowed Spending 2U0226 MU Student Aid 2U0261 Tribal Student Aid 2U55 MU Other 2U0009 MU Masters Of Management 2U0010 MU Santa Fe Graduate Center 2U0011 MU Accepted Applicants 2U0012 MU Books & Serials 2U0013 MU Books From Mexico 2U0014 MU Library Prepaid 2U0015 MU Books Argentina 2U0017 MU Ims 2U0018 MU Photo Service Ms 2U0019 MU Special Programs Int 2U0020 MU Arts & Sciences 2U0021 MU Anthropology 2U0022 MU Chemistry Breakage C 2U0023 MU Economics Rac 2U0024 MU English Key Deposits 2U0025 MU London Semester 2U0026 MU Astrophysis 2U0027 MU Psychology 2U0028 MU Psychology Gluck 2U0029 MU Psychology Dougher 2U0030 MU Psycholog 2U0031 MU Communications & Journalism 2U0032 MU German Summer School 2U0033 MU Speech & Hearing Science 2U0034 MU Linguistics Petty Cash 2U0035 MU Institute for Public Policy 2U0036 MU Computer Usage 2U0037 MU Womens Studies 2U0038 MU Institute Criminal Justice 2U0039 MU Media Tech Svc Cashd 2U0040 MU Architecture & Planning 2U0041 MU Hppelp Therapy Pool Level 2  Level 3  2U0042 2U0043 2U0044 2U0045 2U0046 2U0047 2U0048 2U0049 2U0050 2U0051 2U0052 2U0053 2U0054  MU Family Development Program MU Petty Cash-Soe Copy Center MU Chemical & Nuclear Engineering MU Ce Key Accounts MU Eece Key Deposits MU Mechanical Engineering MU Mfg Engineering Petty Cash MU NMERI MU Minority Engineering Petty Cash MU Cs Key Deposits MU Space Nuclear Power Systems MU Cfa Key Deposits MU Tamarind Institute  2U0055 2U0056 2U0057 2U0058 2U0059 2U0060 2U0061 2U0062 2U0063 2U0064 2U0065 2U0066 2U0067 2U0068 2U0069 2U0227  MU Clinical Operations-Law MU Zimmerman Fiscal Service MU General Library Key Deposits MU General Library Key Deposits MU Recreational Services MU Outreach Services MU Student Fees MU Police Petty Cash MU Admission Petty Cash MU UNM Child Care Center MU Student Publications MU Physical Plant MU Maui High Perform Computing Ctr MU Casaa MU Casaa Crb Petty Cash MU Political Science Pc  2U0228 2U0235 2U0251 2U0259  MU Midweek Movie Pc MU Books From Brazil MU Law Library MU New Media & Ext Learn NMLN  2U0263  MU IPL-JEC Fees  Appendix 4-FOAPAL Elements   FOAPAL Elements -Quick Reference Guide Begins Program FUND PROGRAM DESCRIPTION ACCOUNT CODES With Level 2 Institutional Funds 1 Instruction and General OPERATING REVENUE Begins With Instructional and General Revenue P09 Tuition Revenue 01 Main Campus 2 Instruction Unrestricted Ex 10 P10 Student Fees 02 Main Endowments 2E Sponsored Instr Restr Ex 10 P10R Mandatory Student Fees 02Z1 Main Plant Funds 2P Academic Support Unrestr Ex 11 P11 Patient Services 03 Main Restricted 2R Sponsored Acad Support Restr Ex 11 P11R Grants & Contracts 04 Main Unrestricted 2U Student Services Ex 12 P12 Sales & Services 05 Sponsored Student Srvc Restr Ex 12 P12R INTERNAL SALES HSC Campus 3 Institutional Support Ex 13 P13 (USED ONLY IN P18 INTERNAL SERVICES) HSC Endowments 3E Sponsored Inst Support Restr Ex 13 P13R Appropriations 07(number) HSC Plant Funds 3P Operations and Maintenance Ex 14 P14 Sales & Services 07Z HSC Restricted 3R Other Operating Revenue 08 HSC Unrestricted 3U NON-OPERATING REVENUE Student Social and Cultural Ex 15 P15 Bond Revenue 09 Gallup Campus 4 Research Unrestr Ex 16 P16 Gifts, Investment Income & Gallup Endowments 4E Sponsored Research Restr Ex 16 P16R Other 10 Gallup Plant Funds 4P Transfers 11 or 12 Gallup Restricted Funds 4R Allocations Non Sponsored Pub Svc Unrestr Ex 17 P17 Gallup Unrestricted 4U Sponsor Public Service Restr Ex 17 P17R Earned Revenue 1600 F&A Allocation 1601 Los Alamos Campus 5 Internal Services Ex 18 P18 (USED ONLY IN P16 Research) Los Alamos Endowments 5E Allocations SOM Gen 1610 Los Alamos Plant Funds 5P Student Aid Unrestr Ex 19 P19 Pooled Allocation 1640 Los Alamos Restricted Funds 5R Sponsored Student Aid Restr Ex 19 P19R (Only used by depts. Pour le budget initial) Los Alamos Unrestricted 5U UNM Bond Product 1650 Auxiliaries Ex 20 P20 Allocations générales 1660 Valencia Campus 6 Overhead Internal 1661 Valencia Endowments 6E Athletics Ex 21 P21 (UTILISÉ UNIQUEMENT DANS P16 Research) Valencia Plant Funds 6P Réaffectation de Regent 1665 Valencia Restricted Funds 6R Réserve Opérations indépendantes Ex 22 P22 Valencia Illimité Réserves 6U 1900 Autres programmes institutionnels P50 (NON UTILISÉ PAR les départements JAMAIS) Taos Campus 7 Immobilisations corporelles P501 Utilisation budgétée des réserves 1901 Taos Endowments 7E Agences P502 (À DES FINS BUDGÉTAIRES UNIQUEMENT) Taos Plant Funds 7P Étudiant Programmes de prêts P503 Modification des réserves 1903 Fonds restreints Taos Programmes de dotation 7R P504 (RÉSERVES MOBILES UNIQUEMENT) DÉPENSES Taos Unrestricted 7U Salaires 20 UNM Hospital 8U Prestations salariales 21 Autres dépenses 31 à 99 Soutien interdépartement 8045 Contingence budgétaire 80E0 29 Annexe 5-FORH008A -Transfert * * * Notez que 8060 est un code de compte de dépenses par défaut. Vous ne pouvez pas supprimer des fonds budgétés d'un code de compte qui n'a pas de solde budgétaire. Remplacez 8060 par le code du compte de dépenses qui contient les fonds budgétés que vous déplacez. Remplacez 8060 de l'autre côté de l'entrée par le(s) code(s) de compte où vous comptez dépenser les fonds. FORH008A -Allocation ** * Notez que 8060 est un code de compte de dépenses par défaut. Vous ne pouvez pas supprimer des fonds budgétés d'un code de compte qui n'a pas de solde budgétaire. Remplacez 8060 par le code du compte de dépenses qui contient les fonds budgétés que vous déplacez. Remplacez 8060 de l'autre côté de l'entrée par le(s) code(s) de compte où vous comptez dépenser les fonds. Annexe 6 - Formulaire de transfert des fonds de l'usine du HSC Ce formulaire de transfert vers l'usine est disponible sur le site Web du budget et de l'administration du HSC des services financiers [http://hsc.unm.edu/about/budget/budget.shtml], sur le bureau du budget du HSC Onglet Formulaires. Annexe 7 – Liste de contrôle pour les entrées de réserves/allocations/transferts .   S'agit-il d'une dépense de l'année en cours ou d'une année précédente que je corrige ? .   S'il s'agit d'une correction de l'année précédente, est-ce que j'utilise le code de compte Réserves ? .   S'il s'agit de la correction de l'année en cours, est-ce que j'utilise les bons codes de compte de dépenses ?   .   L'indice des dons [« de »] a-t-il un solde restant adéquat ? .   Est-ce budgété ? .   Si non, ai-je inclus une écriture budgétaire ? .   Mon entrée de budget est-elle en dollars entiers ? .   Si cela est budgétisé, l'indice a-t-il un solde restant suffisant pour couvrir les dollars réellement déplacés ?   .   Ai-je utilisé le rapport Hyperion FORH008A ? Ce rapport vous indiquera si vous avez une écriture d'affectation ou de transfert, quels codes de compte utiliser et quel texte de ligne d'objet JV doit être utilisé (très important pour les écritures de transfert). .